Die besten Projektmanagement-Apps

Projektmanagement beinhaltete früher Tafeln, Klebezettel, Projektmappen und meist auch ein großes Durcheinander im Büro. Doch so wie viele andere Bereiche des Arbeitslebens hat das Internet auch dieses Feld erheblich verändert. Heutzutage können Sie aus einer Vielzahl von Programmen wählen, die die Projektarbeit und Kommunikation am Arbeitsplatz leichter und übersichtlicher gestalten. Die meist SaaS/PaaS-basierten Internetplattformen können dabei von fast jedem Gerät aufgerufen und benutzt werden, was ein gemeinsames Arbeiten im Büro oder auch über räumliche Entfernung hinweg um ein Vielfaches vereinfacht.

Viele Projektmanagement-Apps kombinieren Features aus sozialen Netzwerken mit Planungstools und Projekt-Threads, sodass sie ein großes Aufgabenfeld abdecken. Oft laufen Planung, Kommunikation, persönliche Chats, Kalender, Termine, Nachrichten, Umfragen, E-Mails usw. komplett über eine Plattform. Dabei eignen sich die meisten Apps sowohl für größere Betriebe als auch für kleinere Teams oder gar Selbstständige, die als Projektplaner besser organisiert sein möchten. Während einige Anbieter ihre Plattformen lieber auf das wesentliche beschränkt und übersichtlich halten, bieten andere Entwickler zahlreiche innovative Lösungen für unterschiedlichste Herausforderungen im Arbeitsalltag.

Gerade weil es so viele unterschiedliche Projektmanagement-Apps auf dem Markt gibt, ist es oftmals schwierig, die passende Plattform für sich und sein Team zu finden. Auch preislich bestehen Unterschiede: Die meisten Entwickler bieten zwar kostenlose Versionen an, diese sind allerdings begrenzt auf einen gewissen Zeitraum oder sie sind hinsichtlich ihres Funktionsumfangs stark eingeschränkt. Daher gilt: Wer für den Arbeitsplatz eine Projektmanagement-Plattform einrichten möchte, der sollte bereit sein, dafür zu bezahlen. Wir stellen Ihnen 6 der besten Apps für die Projektplanung vor.

Die große Auswahl an Apps für Slack vergrößert das Potenzial der Plattform. Vor allem die Einbindung anderer Projektmanagement-Apps wie Asana und Trello (die wir auch vorstellen) ist hilfreich, wenn Sie beispielsweise die Kommunikation unter Kollegen über Slack, das Projektmanagement aber lieber über eine andere Plattform laufen lassen möchten. Slack nimmt dabei auch das Thema Datenschutz und Datensicherheit sehr ernst: So werden die Datenschutzanforderungen bei der Übertragung personenbezogener Daten aus der EU (EU-US Privacy Shield Framework) oder aus der Schweiz (Swiss-US Privacy Shield Framework) in die USA berücksichtigt – sowohl Transfer als auch Speicherung sind komplett verschlüsselt. Zudem ist Slack ISO 27001-, ISO 27017- und ISO 27018-zertifiziert und bietet auf Anfrage Unterstützung bei der Einhaltung der DSGVO.

Für Teams, die primär eine Chat-Plattform benötigen, ist Slack eine hervorragende Wahl. In puncto Umfang und Funktionalität für Arbeitsgruppen und Projektteams eignen sich womöglich andere Apps, die wir im weiteren Verlauf vorstellen werden, besser. Denn Kommunikation ist auch über die anderen Tools möglich, nur eben nicht so elegant und schnell wie auf Slack. Zudem ist Slack grundsätzlich auch in der kostenlosen Version für größere Teams gut nutzbar (bis zu 10 Apps und Back-ups von bis zu 10.000 Nachrichten), während die anderen Apps teilweise Geld kosten, wenn sie eine gute Funktionalität bieten – oder sie sind überhaupt nur bei kostenpflichtiger Nutzung sinnvoll. Daher gilt: Wenn Sie nach einer kostenlosen Kommunikationsplattform für Ihr Team suchen, sind Sie bei Slack gut aufgehoben.

Sie können dank den mobilen Apps (Android und iOS) auch unterwegs auf Slack zugreifen, wobei die Software dann aufgrund des kleineren Formats an Übersichtlichkeit und Funktionalität einbüßt. Wie bei anderen Projektmanagement-Plattformen gilt: Mobile Apps sollten als Unterstützung für unterwegs, aber niemals als primäre Software dienen. Denn die meisten Projektmanagement-Apps sind eindeutig für den Webbrowser am PC optimiert.

Es sind unterschiedliche Pakete der Software erhältlich: Die „Standard“-Version von Slack gibt es für ungefähr 6 Euro pro Nutzer und pro Monat. Neben einer unbegrenzten Anzahl Apps schalten Sie damit unter anderem auch die Videokonferenz-Funktion frei. Die „Plus“-Variante kostet etwa das Doppelte und bietet erhöhte Compliance sowie einen garantierten Service. Slack Enterprise Grid richtet sich an Großkunden und macht aus Slack eine mächtige Workspace-Plattform. Bei diesem Angebot muss der Preis mit Slack direkt verhandelt werden.

Die Philosophie von Asana ist das gemeinsame, offene Arbeiten. So kann jedes Teammitglied standardmäßig alle Informationen und Inhalte der Projekte und Aufgaben bearbeiten. Hierzu sollten natürlich klare Regeln gesetzt werden, denn solch eine Nutzerfreiheit kann immer auch zu Fehlern führen – etwa einem Datenverlust. Das Tool ist ideal geeignet für Teams mit flachen Hierarchien, die offen miteinander arbeiten. Traditionellere Arbeitskreise mit klar definierten Zuweisungsbefugnissen sind bei Asana hingegen eher schlecht aufgehoben.

Zusätzlich zum webbasierten Haupt-Tool bietet Asana Apps für Android und iOS, die jedoch relativ rudimentär gehalten sind. Mit der mobilen App können Sie Aufgaben erstellen und bearbeiten, neue persönliche Meldungen empfangen, Dateien anhängen und Zugriff auf Ihren individuellen Posteingang erhalten. Asana ist ohne Zweifel für den Browser am Computer optimiert. Dort können erfahrenere Nutzer auch mit vielen Keyboard-Shortcuts im Tool navigieren, um noch effizienter mit Asana zu arbeiten.

Ein Plus ist die Möglichkeit, externe Tools einzubinden. Viele verschiedene Mikrotools lassen sich auf Asana schnell und problemlos aktivieren – so beispielsweise die bekanntesten Cloud-Services wie Google Drive und Dropbox, Entwicklertools wie GitHub, CMS wie WordPress und viele mehr.

Hinsichtlich des Datenschutzes gilt Asana als relativ sicher: Personenbezogene Daten aus der EU bzw. der Schweiz werden gemäß der Richtliniendes EU-US Privacy Shield Frameworks bzw. des Swiss-US Privacy Shield Frameworks gesammelt, genutzt und gespeichert. Allerdings befinden sich die Rechenzentren, in denen diese Daten gespeichert werden, in den USA. Zugriff auf Sicherheitsfeatures wie Google SSO oder SAML erhalten Sie nur in den kostenpflichtigen Editionen. Doch wie bei den meisten SaaS/PaaS-Apps gilt auch bei Asana: Für die eigene Datensicherheit und die des Betriebs ist der Nutzer nach wie vor der Hauptverantwortliche.

Asana kann in der kostenlosen Variante nur bis zu 15 Teammitglieder aufnehmen, bietet aber alle Basisfunktionen. Für rund 9 Euro („Premium“-Edition) bzw. 18 Euro („Business“-Edition) pro Nutzer und pro Monat wird dieses Limit aufgehoben und viele Features wie Dashboards und die Suchfunktion gewinnen deutlich an Umfang. Es gibt noch eine Version für Großkunden, die mit persönlichem Support und mehr Datenkontrolle wirbt. Für diese muss der Preis mit Asana direkt verhandelt werden.

Den Überblick behält man in factro nicht nur durch die Wahl der passenden Ansichtsform der Projekte, sondern auch dank diverser weiterer Features für eine optimale Benutzerfreundlichkeit: So gibt etwa die Deadline-Ampel einen schnellen Überblick über einzuhaltende Termine und factro informiert – sofern gewünscht – in Echtzeit über wichtige Änderungen am Projekt. Zudem lassen sich alle Projekte und Aufgaben nach Priorität, Status, Dringlichkeit etc. ordnen und filtern. Damit Sie auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben, stellt der Anbieter die Software auch als App für iOS- und Android-Mobilgeräte zur Verfügung.

Die Projektmanagement-App stammt von einer deutschen Entwicklerfirma aus Bochum, weshalb die DSGVO-Konformität bei factro eine wichtige Rolle spielt. So sind sämtliche Nutzerdaten in zertifizierten Rechenzentren (ISO/IEC 27001 und DIN EN ISO 9001) in Deutschland gespeichert, die für die auftragsbezogene Datenverarbeitung zugelassen sind. Ein georedundantes Back-up-System und eine verschlüsselte (TLS/SSL) Übertragung sorgen dafür, dass die Daten vor unbefugten Zugriffen und Datenverlust geschützt sind. Auch die Einhaltung des neuen deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) hat beim factro-Team oberste Priorität.

Alle kleineren Teams mit bis zu zehn Mitgliedern, die nicht auf Funktionen zum Regeln von Zugriffen und Verantwortlichkeiten angewiesen sind, erhalten mit der kostenfreien Edition „Basic Cloud“ eine hervorragende Projektmanagement-Lösung. Sobald spezifische Rollen gefragt sind oder Ihr Team aus mehr als zehn Nutzern besteht, müssen Sie aber zu einem der drei kostenpflichtigen Abonnements wechseln, deren Kosten zwischen 7,99 Euro und 29,99 Euro pro Anwender und Monat liegen. Die teuerste Variante erweitert die Projektmanagement-App unter anderem auch um Features für die Leistungserfassung und das Controlling.

Allerdings können Sie in der kostenlosen Version von Trello nur ein einziges Power-Up aktivieren. Das schränkt den Funktionsumfang des Webtools erheblich ein. Um dieses Limit aufzuheben, ist ein Upgrade auf „Trello Business Class“ für etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat nötig. Diese Version bietet erweiterte Administratorfunktionen und einen verbesserten Überblick, wenn Sie Mitglied auf mehreren Boards sind.

Der Anbieter garantiert, dass Ihre Daten vertraulich behandelt werden und verschlüsseltnicht nur die Übertragung sämtlicher Daten, die in Trello eingetragen werden, sondern auch die Sicherheits-Back-ups via TLS/SSL. Darüber hinaus steht die Einhaltung der DSGVO auch bei Trello im Fokus, wenn personenbezogene Nutzerdaten aus der EU (bzw. aus der Schweiz) auf die Server im Nicht-EU-Ausland (Rechenzentren in den USA) übertragen und gespeichert werden. Basis bilden wie bei Slack und Asana das EU-US bzw. Swiss-US Privacy Shield Framework.

Basecamp wird als Allround-Lösung für Unternehmen beworben. Die Nutzeroberfläche ist ähnlich aufgeräumt und intuitiv bedienbar wie bei Trello, die einzelnen Funktionen gehen aber deutlich mehr in die Tiefe – zu Lasten der Einsteigerfreundlichkeit. Dabei eignet sich Basecamp sowohl für kleine als auch große Teams. Durch die Breite an Funktionen ist ein gewisses Training mit der Plattform notwendig, um sie wirklich effizient nutzen zu können. Das kann sich aber lohnen: Basecamp ist eine insgesamt mächtige Projektmanagement-App. Sie müssen jedoch bereit sein, über kurz oder lang zu zahlen, denn kostenlos können Sie Basecamp nur 30 Tage lang nutzen.

Von einer Teamseite aus erhalten Sie Zugriff auf alle wesentlichen Funktionen und einen personalisierten, scrollbaren Tagesfeed, der die wichtigsten Neuigkeiten und Aufgaben des Tages für das Team zusammenfasst. Die Funktionen umfassen Chat-Räume, die für die schnelle Kommunikation gedacht sind, Foren für das Teilen umfangreicherer Inhalte, To-do-Listen und einen Kalender für das strukturierte Arbeiten, ein Mediencenter sowie automatische Check-ins. Projektseiten sind nahezu identisch mit Teamseiten.

Über die obere Navigationsleiste können Sie Kurznachrichten an Mitglieder schicken („Pings“). Außerdem haben Sie ähnlich wie bei sozialen Netzwerken einen Benachrichtigungsbutton („Hey!“), der sich zudem individuell einstellen lässt – so können Sie Benachrichtigungen während Ihrer Freizeit beispielsweise ganz deaktivieren. „Activity“ fasst alle vergangenen Aktivitäten im Basecamp übersichtlich in einer Timeline zusammen. So können Sie bestens nachvollziehen, was während Ihrer Abwesenheit geschehen ist.

Auch Basecamp folgt den Richtlinien der Privacy Shield Frameworks, wenn es um die Verarbeitung, Nutzung und Speicherung von nutzerbezogenen Daten aus EU-Ländern geht. Die Übertragung der Daten zwischen Ihrem Browser und den Servern in den USA ist dabei via TLS/SSL verschlüsselt – allerdings verzichtet der Anbieter der Projektmanagement-App auf die Verschlüsselung der gespeicherten Daten.

Basecamp lässt sich nur einen Monat lang kostenlos testen, dann werden monatlich etwa 100 Euro bzw. 1.000 Euro jährlich (für ein gesamtes Team) fällig. Dafür ist dieses Modell sehr einfach: Sie schalten Basecamp einfach frei und können dann beliebig viele Projekte und Teams anlegen sowie beliebig viele Mitglieder in Ihr Basecamp aufnehmen.

Schmerzlich vermisst werden in Wrike umfassende Chat-Funktionen und eine schnelle Kommunikation zwischen Privatpersonen. In der jetzigen Form eignet sich die App gut für das Projektmanagement, allerdings würde eine Verbesserung der Kommunikationsstruktur das Programm insgesamt abrunden.

Für Wrike stehen mobile Apps (Android und iOS) zur Verfügung, die alle wichtigen Funktionen abdecken, die in der Handhabung allerdings noch komplexer sind als das webbasierte Haupttool. Hier gilt ebenso: Die mobilen Apps sollten Sie nur ergänzend und nicht primär nutzen. Wie alle anderen vorgestellten Projektplaner-Apps aus den USA verpflichtet sich auch Wrike dazu, nutzerbezogene Daten aus EU-Ländern und aus der Schweiz nach den Richtlinien der Privacy Shield Frameworks zu verarbeiten. Seit 2017 verfügt der Anbieter außerdem über ein Rechenzentrum in Amsterdam, das sich von Kunden in der EU als Speicherort für sämtliche Daten auswählen lässt (muss beantragt werden). Die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und Speicherung gewährleistet die erforderliche Datensicherheit.

Wrike ist in der kostenlosen Version nur 14 Tage nutzbar. Es ist zu bezweifeln, dass dieser Zeitraum genügt, das Tool umfassend auszuprobieren. Der Preis von Wrike hängt von der jeweiligen Teamgröße ab: Kleinere Teams mit bis zu 15 Mitarbeiter können die Projektmanagement-App schon für ca. 9 Euro im Monat nutzen; bei einer Teamgröße ab 15 Mitarbeitern ist die umfangreichere Business-Version zu empfehlen (monatlich rund 22 Euro pro Person). Ab 50 Mitgliedern braucht man die komplette Enterprise-Version, wobei hier die Kosten mit Wrike abgeklärt werden müssen.

Im Vergleich zur Konkurrenz ist Wrike eine eher teure Plattform, sowohl die Version für kleine Teams als auch die für mittelgroße Betriebe. Tendenziell finden kleinere Teams bis 10 Personen bei der Konkurrenz günstigere Apps, die obendrein auch weniger komplex sind. Schließlich werden viele Features von Wrike – beispielsweise Analysetools und das Workflow-Management – erst ab einer gewissen Betriebsgröße wirklich wichtig.