Die Philosophie von Asana ist das gemeinsame, offene Arbeiten. So kann jedes Teammitglied standardmäßig alle Informationen und Inhalte der Projekte und Aufgaben bearbeiten. Hierzu sollten natürlich klare Regeln gesetzt werden, denn solch eine Nutzerfreiheit kann immer auch zu Fehlern führen – etwa einem Datenverlust. Das Tool ist ideal geeignet für Teams mit flachen Hierarchien, die offen miteinander arbeiten. Traditionellere Arbeitskreise mit klar definierten Zuweisungsbefugnissen sind bei Asana hingegen eher schlecht aufgehoben.
Zusätzlich zum webbasierten Haupt-Tool bietet Asana Apps für Android und iOS, die jedoch relativ rudimentär gehalten sind. Mit der mobilen App können Sie Aufgaben erstellen und bearbeiten, neue persönliche Meldungen empfangen, Dateien anhängen und Zugriff auf Ihren individuellen Posteingang erhalten. Asana ist ohne Zweifel für den Browser am Computer optimiert. Dort können erfahrenere Nutzer auch mit vielen Keyboard-Shortcuts im Tool navigieren, um noch effizienter mit Asana zu arbeiten.
Ein Plus ist die Möglichkeit, externe Tools einzubinden. Viele verschiedene Mikrotools lassen sich auf Asana schnell und problemlos aktivieren – so beispielsweise die bekanntesten Cloud-Services wie Google Drive und Dropbox, Entwicklertools wie GitHub, CMS wie WordPress und viele mehr.
Hinsichtlich des Datenschutzes gilt Asana als relativ sicher: Personenbezogene Daten aus der EU bzw. der Schweiz werden gemäß der Richtliniendes EU-US Privacy Shield Frameworks bzw. des Swiss-US Privacy Shield Frameworks gesammelt, genutzt und gespeichert. Allerdings befinden sich die Rechenzentren, in denen diese Daten gespeichert werden, in den USA. Zugriff auf Sicherheitsfeatures wie Google SSO oder SAML erhalten Sie nur in den kostenpflichtigen Editionen. Doch wie bei den meisten SaaS/PaaS-Apps gilt auch bei Asana: Für die eigene Datensicherheit und die des Betriebs ist der Nutzer nach wie vor der Hauptverantwortliche.
Asana kann in der kostenlosen Variante nur bis zu 15 Teammitglieder aufnehmen, bietet aber alle Basisfunktionen. Für rund 9 Euro („Premium“-Edition) bzw. 18 Euro („Business“-Edition) pro Nutzer und pro Monat wird dieses Limit aufgehoben und viele Features wie Dashboards und die Suchfunktion gewinnen deutlich an Umfang. Es gibt noch eine Version für Großkunden, die mit persönlichem Support und mehr Datenkontrolle wirbt. Für diese muss der Preis mit Asana direkt verhandelt werden.
Vorteile | Nachteile |
Sehr übersichtlich und eingängig, äußerst einsteigerfreundlich | Keine Offline-Funktionalität |
Kostenlose Variante für kleine Teams mit umfassender Funktionalität | Für größere Teams mit mehr als 15 Mitgliedern in der kostenlosen Variante nutzlos |
Schnelle und flüssige Verwendung dank Keyboard-Shortcuts | Eingeschränkte Einbindung von Medien, sperriges Arbeiten mit Grafiken |
Umfangreiche Unterstützung externer Tools namhafter Anbieter | Keine echte Funktionalität für das Finanzen- und Ressourcenmanagement |
Personenbezogene Daten aus der EU/Schweiz werden gemäß EU-US bzw. Swiss-US Privacy Shield Framework behandelt | Server-Standort USA |