Videokonferenzen: 7 Software-Lösungen

Man kann und muss nicht immer an einem Ort zusammenkommen, um erfolgreich Meetings abzuhalten. Statt um die halbe Welt zu reisen, kann man inzwischen auch vieles online erledigen. Natürlich kann man theoretisch auch zum Telefonhörer greifen, doch sein Gegenüber zu sehen, hat klare Vorteile: Gerade bei Verhandlungen oder Feedback-Gesprächen muss man auf die Mimik des anderen achten, um den angemessenen Ton zu treffen.

Auf dem Software-Markt sind zahlreiche Lösungen für Videokonferenzen verfügbar. Außer im Preis (viele gute Lösungen bekommt man bereits kostenlos) unterscheiden sich die Dienste auch hinsichtlich des Datenschutzes, der verfügbaren Zusatzfunktionen und der maximalen Anzahl an Konferenzteilnehmern.

Videokonferenz-Software im Überblick

Es gibt eigentlich keinen klaren Gewinner auf dem Markt der Videokonferenz-Software. Die einzelnen Anbieter richten sich an unterschiedliche Zielgruppen und bieten teilweise verschiedene Features an. Die Wahl hängt also stark von den eigenen Anforderungen ab. Die folgende Übersicht kann bei der Entscheidungsfindung helfen:

Software

Max. Teilnehmer

Zielgruppe

Verschlüsselung

Open Source

Besonderes Feature

Zoom

1.000

KMU

256-Bit-TLS

x

Flexible Hintergründe

Skype

50

Privatpersonen & KMU

256-Bit-AES

x

Auch für klassische Telefonate geeignet

Teams

10.000

Große Unternehmen

?

x

Teil von Microsoft 365

Hangouts

250

Privatpersonen & KMU

?

x

Teil von G Suite

WebEx

40.000

Große Unternehmen

TLS

x

Viele Schnittstellen

Chime

16

KMU

256-Bit-AES

x

Wählbarer Serverstandort

Talk

skalierbar

KMU & Große Unternehmen

E2E

Self-Hosting

Richtige Videokonferenzen führen: Die Tools im Detail

Jedes Programm hat ganz individuelle Vor- und Nachteile. Manche sind perfekt für kleine Teams geeignet, andere sind nur für große Unternehmen sinnvoll.

Zoom

Mit Zoom können bis zu 1.000 Teilnehmer in einer Konferenz zusammenkommen. 49 der Konferenzteilnehmer lassen sich gleichzeitig in einem Bildschirm darstellen. Wenn es um Webinare geht, bei denen der größte Teil der Nutzer nur zuhören und zuschauen muss, ohne selbst aktiv zu werden, lassen sich sogar noch mehr Teilnehmer integrieren.

Solche Größenordnungen ermöglicht allerdings nur eines der kostenpflichtigen Pakete. In der Gratis-Version kann man aber immerhin 100 Teilnehmer in einem Meeting miteinander vereinen. Ein schöner Vorteil: Wird man zu einem Zoom-Meeting eingeladen, muss man nicht einmal einen eigenen Account bei dem Dienst eingerichtet haben, um teilnehmen zu können.

Beliebt ist die Software auch, weil sie viele zusätzliche Features bietet:

  • Text-Chat: Teilnehmer an Meetings und Konferenzen können auch über einen Chat miteinander kommunizieren.
  • Dateiübermittlung: Es lassen sich sehr leicht Dateien über Zoom teilen.
  • Screen-Sharing: Es ist möglich, den eigenen Bildschirm für andere Nutzer freizugeben.
  • Whiteboard: Während eines Meetings kann man gemeinsam an einem digitalen Whiteboard arbeiten.
  • Flexible Hintergründe: Statt Einblicke ins Büro oder das eigene Zuhause zu ermöglichen, kann man auch einen gesonderten Hintergrund einstellen.

Die Software ist als Desktop-Variante für Windows und macOS verfügbar, lässt sich auch auf iOS- und Android-Geräten installieren oder einfach über einen Browser ausführen. Zahlreiche Plugins, zum Beispiels auch für Microsoft Outlook, machen die Handhabung im Betriebsalltag sehr einfach.

In der Kritik steht Zoom allerdings immer wieder wegen des mangelnden Datenschutzes – und zwar in verschiedener Hinsicht. Auf der einen Seite können Administratoren einer Videokonferenz per Zoom mehr sehen, als Teilnehmer oft wissen. So kann man sich beispielsweise anzeigen lassen, wenn ein Nutzer in ein anderes Fenster wechselt. Auf der anderen Seite haben teilweise auch Dritte Zugriff auf sensible Daten: Meeting-Räume sind standardmäßig nicht ausreichend gesichert und können von Internet-Kriminellen gekapert werden. Zudem hat das US-Unternehmen erst nach ausführlicher Berichterstattung der Medien die Weitergabe von Daten an Facebook unterbunden.

Vorteile Nachteile
Sehr große Meetings, Konferenzen und Webinare möglich Kompletter Funktionsumfang nur in kostenpflichtiger Version enthalten
Zusätzliche Funktionen wie Screen-Sharing und der Wechsel von Hintergründen Datenschutzbedenken
Schnittstellen zu anderen Programmen verfügbar  

Skype

Das Urgestein der Videokonferenz-Software: Seit 2003 ist Skype, damals noch als Instant-Messaging-Dienst, am Markt vertreten. Nach und nach wurde das Tool erst für die IP-Telefonie und dann auch für Videokonferenzen weiterentwickelt. Seitdem Skype zu Microsoft gehört, wurde die Stabilität der Telefonate verbessert und der Funktionsumfang noch erweitert.

Das Programm ist gratis verfügbar, dennoch können Kosten anfallen – was allerdings mit einem der Vorteile zu tun hat: Über die Funktion „SkypeOut“ kann man den Dienst nutzen, um auch herkömmliche Telefonnummern anzuwählen. Besonders bei internationalen Telefonaten ist dies meist günstiger als gewohnt. Das geht sogar andersrum: Man kann auch eine richtige Rufnummer bei Skype beantragen, über die man dann auch per Telefon angerufen werden kann.

Skype hat also große Stärken bei der IP-Telefonie, doch auch Videokonferenzen lassen sich damit regeln. Bis zu 50 Teilnehmer können gemeinsam in einem sogenannten Gruppen-Videochat miteinander kommunizieren. Das Tool bietet für Videokonferenzen sogar mehrere zusätzliche Features:

  • Instant-Messaging: Natürlich kann man auch bei Videokonferenzen die Chat-Funktionen von Skype nutzen.
  • Weichzeichner: Skype erkennt den Hintergrund und stellt diesen automatisch unscharf, um die sprechende Person in den Fokus zu stellen.
  • Live-Untertitel: Während des Gesprächs kann man das Gesagte per Spracherkennung als Untertitel anzeigen lassen und damit für mehr Barrierefreiheit sorgen.
  • Bildschirmübertragung: Man kann ganz seinen eigenen Bildschirminhalt übertragen – sogar bei mobilen Geräten.

Ein großer Vorteil der Software ergibt sich zudem aus ihrer weiten Verbreitung und den zahlreichen Schnittstellen. Desktopversionen sind für Windows, macOS und Linux verfügbar. Mobile Apps kann man sowohl auf Android als auch auf iOS installieren. Sogar mit dem Sprachassistenten Alexa und der Spielekonsole Xbox arbeitet die Software zusammen. Da es sich um ein Microsoft-Produkt handelt, lässt sich Skype auch gut mit anderen Programmen des Herstellers kombinieren – allen voran mit Outlook.

Vorteile Nachteile
Stark verbreitet In erster Linie auf IP-Telefonie spezialisiert
Zusätzliche Funktionen wie Weichzeichner und Live-Untertitel vorhanden Nur 50 Gesprächsteilnehmer möglich
Auch für IoT-Geräte verfügbar  

Microsoft Teams

Während sich Skype eher an Privatkunden und kleinere Arbeitsgruppen richtet, hat Microsoft mit der Collaboration-Lösung Teams auch eine Videokonferenz-Software für größere Unternehmen im Angebot. Damit bildet Teams praktisch den Nachfolger von Skype4Business. Zweck des Programms ist es, die komplette interne Kommunikation einfacher zu gestalten.

Als Teil der Oficce-365-Produktpallette ist Teams mit vielen anderen Diensten des Anbieters verknüpfbar. So arbeitet die Anwendung beispielsweise sehr gut in Kombination mit Outlook und der Office-Suite. Denn Dokumente und Tabellen können direkt in die Arbeitsumgebung von Teams integriert und dort bearbeitet werden.

Teams stellt verschiedene Wege der Kommunikation zur Verfügung: Es gibt ausgereifte Chat-Features, IP-Telefonie ist möglich und auch Meetings lassen sich per Videokonferenz abhalten. Laut Aussage von Microsoft können bis zu 10.000 Teilnehmer einem solchen Online-Meeting beitreten. Es ist außerdem möglich, Videokonferenzen über den Kalender von Outlook zu planen und dann in Teams durchzuführen.

Die Software ist für Windows, macOS, Android und iOS verfügbar. Für Linux gibt es bereits eine Vorabversion. Wie alle Microsoft-365-Produkte kann man auch Teams komplett über den Browser bedienen. Die Software lässt sich zudem mit Geräten aus dem Bereich der Video-Telefonie verbinden.

Vorteile Nachteile
Bis zu 10.000 Teilnehmer möglich Keine Zusatzfunktionen
Bestandteil von Microsoft 365 und mit entsprechenden Programmen gut kombinierbar  
Ausgereifte Collaboration-Software  
Zusammenarbeit mit IoT-Geräten  

Google Hangouts

Auch der Online-Riese Google bietet eine Lösung, mit der sich Videokonferenzen organisieren lassen. Wie viele andere Produkte der G Suite ist auch Hangouts in erster Linie für die Verwendung im Browser optimiert. Das Tool ist zudem stark in die Google-Produktfamilie integriert und lässt sich daher beispielsweise direkt aus dem Gmail-Konto aufrufen. Bei Hangouts können in der kostenfreien Version 10 Teilnehmer gleichzeitig in einem Meeting miteinander sprechen. Wer sich für die kostenpflichtige G Suite entscheidet, kann die Anzahl aber auf bis zu 250 Nutzer erweitern.

Hinweis

Bezüglich Videokonferenzen herrscht etwas Chaos in Googles Produktportfolio. Hangout ist für normale Nutzer kostenfrei verfügbar. Daneben gibt es aber auch gleich zwei Produkte für professionelle Kunden innerhalb der G Suite: Hangout Chats ist für Instant-Messaging gedacht und mit Hangout Meet können Videokonferenzen geführt werden.

Wie auch bei anderer Videokonferenz-Software lässt sich ebenso bei Hangouts der Bildschirm teilen oder gleichzeitig chatten. Einer der Vorteile des Dienstes ist, dass man Menschen in ein Meeting einladen kann, die nicht selbst ein Konto bei Google haben. Bei Hangout Meet ist es sogar möglich, sich per Telefonanruf dazu zuschalten. Neben den Webanwendungen kann existieren auch mobile Apps zur Konferenzführung.

Vorteile Nachteile
Teil der G Suite In kostenloser Version nur für kleinere Meetings vorgesehen
Direkt im Browser aufrufbar Viele Daten gehen direkt an Google
Auch Personen ohne Google-Konto können eingeladen werden Keine Zusatzfunktionen

WebEx

Auch Cisco hat mit WebEx eine eigene Videokonferenz-Software entwickelt. Die Software richtet sich an große Unternehmen und versucht, genau wie Microsoft Teams, die komplette interne Kommunikation zu regeln. Mit WebEx sind Chats und Telefonate genauso möglich wie Videokonferenzen. Meetings lassen sich mit bis zu 40.000 Teilnehmern abhalten. Für Sicherheit wird dabei zum Beispiel durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesorgt. Weitere Funktionen machen das Produkt zu einer guten Lösung im Arbeitsalltag:

  • Screen-Sharing: Den eigenen Bildschirm kann man zur Ansicht für andere freigeben.
  • Whiteboard: Meetings und Präsentationen lassen sich durch ein für alle sichtbares Whiteboard aufwerten.
  • Dokumentenbearbeitung: Gemeinsam können mehrere Personen an Dokumenten arbeiten.

Vorteile ergeben sich bei WebEx auch durch die vielseitigen Anbindungsmöglichkeiten, die den Funktionsumfang der Videokonferenz-Software erweitern. Außer mit anderen Collaboration-Lösungen wie Teams oder Slack kann man WebEx auch mit verschiedenen Cloud-Speicher-Diensten verbinden oder das Tool mit Salesforce kombinieren. Interessant ist auch die Anbindung an Facebook: Hierdurch kann man Konferenzen und Webinare von WebEx zu Facebook umleiten und dort als Video-Stream anbieten. Cisco bietet zudem eigene IoT-Geräte an, mit denen Videokonferenzen noch einfacher gestaltet werden können.

Vorteile Nachteile
Videokonferenzen mit bis zu 40.000 Teilnehmern Nur für große Unternehmen geeignet
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung  
Hilfreiche Zusatzfunktionen  
Viele Schnittstellen  
Spezielle Hardware verfügbar  

Amazon Chime

Amazon hat mit AWS ein großes Server-Netzwerk. Über dieses bietet der Warenhändler eine eigene Videokonferenz-Software an, die sich an Unternehmen richtet. Es handelt sich um eine komplette Kommunikationslösung, weshalb auch Chatfunktionen und IP-Telefonie enthalten sind. Konferenzen kann man in der Desktop-Version mit bis zu 16 Personen halten; bei der mobilen App sind allerdings nur halb so viele Teilnehmer möglich. Wie bei vielen anderen Lösungen aus dem Bereich der Videokonferenzen kann man auch bei Amazon Chime den eigenen Bildschirminhalt mit seinen Kollegen teilen, um schnell und einfach Informationen zu vermitteln.

Amazon Chime lässt sich über die Web-Anwendung und damit im Browser nutzen oder auf Windows-, macOS-, iOS- und Android-Systemen installieren. Der Cloud-Service von Amazon steht zwar immer wieder in puncto DatenschutzinKritik, dies allerdings vor allem bezüglich der Rechenzentren in den USA. Es ist allerdings möglich, europäische Regionen als Serverstandort zu wählen. Als zusätzlicher Schutz steht eine komplexe Verschlüsselung zur Verfügung.

Vorteile Nachteile
Direkt im Browser aufrufbar Bedenken bezüglich Datenschutz
Lässt sich auch für IP-Telefonie einsetzen Nur geringe Teilnehmerzahl

Nextcloud Talk

Wer sichergehen möchte, dass keine sensiblen Daten weitergegeben werden, der sollte über eine Lösung auf dem eigenen Unternehmensserver nachdenken: Nextcloud Talk ist Open Source und kann exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Um ganz sicherzugehen, dass keine Informationen in falsche Hände gelangen, sind zudem alle Gespräche durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vor unerwünschten Mithörern gesichert. Ein großer Vorteil von Nextcloud sind also die verschiedenen Sicherheitsmechanismen:

  • Open Source: Offene Software ist oftmals sicherer, da mehr Personen den Quellcode überprüfen.
  • Self-Hosting: Das einsetzende Unternehmen behält alle Daten auf dem eigenen Server und hat die Sicherung damit auch selbst in der Hand.
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Alle Telefonate sind verschlüsselt und können deshalb nicht mitgehört werden.
  • Video Verification: Bevor man externe Personen den Beitritt in einen Meeting-Raum erlaubt, kann man sie per Video-Anruf überprüfen.

Doch auch abseits seiner Sicherheitstechniken bietet Nextcloud Talk einige Features, die sich bei Videokonferenzen gut einsetzen lassen. Neben der üblichen Chatfunktion kann man auch Screen-Sharing aktivieren und Präsentationen online halten. Um externe Personen einzuladen, muss man diesen nur einen Link zusenden. Wie viele Nutzer gleichzeitig an einer Videokonferenz teilnehmen können, hängt ganz von der eigenen Infrastruktur ab und ist somit skalierbar.

Talk ist Teil von Nextcloud Hub, einer umfassenden Groupware-Lösung. Neben dem Tool für Videokonferenzen bietet diese auch andere Anwendungen für die Zusammenarbeit sowie eine komplette Office-Umgebung. Man benutzt Nextcloud Talk entweder direkt über den Browser oder lädt sich eine App für iOS oder Android herunter.

Tipp

Nextcloud Hub, inklusive der Videokonferenz-Software Talk, können Sie auch bei IONOS bestellen. Dadurch haben Sie alles bereits korrekt in einer deutschen Cloud eingerichtet und können so Ihr ganzes Unternehmen miteinander vernetzen.

Vorteile Nachteile
Sehr hoher Datenschutz Muss selbst gehostet werden
Teilnehmeranzahlen lassen sich selbst skalieren  
Teil einer Groupware-Lösung  
Open Source  

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