Ankündigung: Verschicken Sie mit einigen Tagen Vorlauf per E-Mail Einladungen an die Teilnehmer und geben Sie, wenn möglich, einen Überblick über die Agenda, damit sich Ihre Mitarbeiter vorbereiten können. Integrieren Sie direkt einen Link zum digitalen Konferenzraum und bieten Sie die Option, den Termin mit einem Klick im Kalender zu speichern. Je nach verwendeter Software können Sie solche Einladungen direkt aus der Anwendung versenden.
Techniktest: Damit produktive Gespräche möglich sind, muss jeder Teilnehmer sicherstellen, dass seine Technik einsatzbereit ist. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter vor der Konferenz prüfen, ob Kamera, Mikrofon und Login problemlos funktionieren. Wichtig: Der Test sollte mit ausreichend zeitlichem Abstand vor dem Termin durchgeführt werden, um bei auftretenden Problemen noch reagieren zu können.
Umgebung wählen: Wenn Sie von außerhalb des Büros an einer Videokonferenz teilnehmen, wählen Sie eine ruhige Umgebung, in der Sie nicht gestört werden. Grelles Gegenlicht sollten Sie vermeiden. Vor allem im Homeoffice gilt: Achten Sie auf einen ruhigen, professionellen Hintergrund. Dekoartikel, unaufgeräumte Regale oder Kinderspielzeug gehören vorab aus dem Sichtfeld der Kamera entfernt. Auch reflektierende Gegenstände sollten Sie außer Sichtweite positionieren, um Blendeffekte zu vermeiden.