Videokonferenz: Wie Sie virtuelle Meetings erfolgreich gestalten

Wie ist der aktuelle Projektstand? Worauf fokussieren wir uns in der nächsten Woche? In Zeiten von New Work, länderübergreifenden Teams und Homeoffice werden Videokonferenzen ein immer wichtigerer Bestandteil der Arbeitskultur. Statt für Absprachen und persönlichen Austausch ins Auto oder Flugzeug zu steigen, können sich Mitarbeiter in ihren Büros in New York, Berlin und Singapur zur gemeinsamen Videokonferenz einloggen.

Das vereinfacht die Zusammenarbeit. Das Unternehmen spart Reisekosten, die Mitarbeiter sparen Zeit. Doch damit die virtuellen Meetings erfolgreich ablaufen, sollten Unternehmen professionelle Technik wählen und Teilnehmer mit den Besonderheiten der Konferenzen vertraut sein.

An Technologie für Videokonferenzen wurde seit den 1930er Jahren geforscht. Doch erst mit dem Aufkommen leistungsstarker Computer, in denen Kamera und Mikrofon bereits integriert sind, wurde die Anwendung auch für Laien unkompliziert. Ende der 1990er Jahre war diese Art der Kommunikation in den meisten Unternehmen allerdings noch unbekannt. Der Weg in den Mainstream begann für die Videokonferenz erst Anfang der 2000er Jahre, als Breitbandnetze aufkamen und immer höhere Datenübertragungsraten im Internet Bild und Ton in guter Qualität ermöglichten.

Dass Videokonferenzen heute zum Business-Alltag gehören, ist nicht nur der technologischen Entwicklung zu verdanken. Parallel haben gesellschaftliche Veränderungen seit der Jahrtausendwende, die globale Vernetzung der Wirtschaft und der Trend hin zu flexiblen Arbeitsmodellen und New Work den Einsatz von Videotelefonie notwendig gemacht, damit Teams auch aus der Ferne effektiv zusammenarbeiten können.

Videokonferenzen sind für jedes Unternehmen eine relevante Alternative zu persönlichen Zusammentreffen. Je höher der Anteil an Remote-Arbeit ist und je häufiger Sie mit Partnern oder Dienstleistern an weit entfernten Standorten zusammenarbeiten, desto wirtschaftlicher ist der Einsatz von Videokonferenzen. Doch der Kommunikationskanal hat nicht nur Vorteile, er bringt auch Herausforderungen mit sich.

Eine Videokonferenz ist aus diversen Gründen attraktiv. Doch nicht für jeden Gesprächsanlass sind die virtuellen Meetings der richtige Rahmen. In einigen Fällen braucht es die persönliche Zusammenkunft, selbst wenn dies mit einem Mehraufwand an Zeit und Kosten verbunden ist.

Videokonferenzen sind gut geeignet für:

• Statusmeetings in Projektteams (Kommunikation von Arbeitsfortschritten, Klärung offener Fragen)
• Briefing von Mitarbeitern (Aufgabenverteilung)
• Virtuelle Sprechstunden (Klärung von Fragen im 1:1-Gespräch)
• Bewerbungsgespräche in der ersten Phase des Bewerbungsprozesses (Kennenlernen)
• Zuschaltung von Mitarbeitern, die an einer Vor-Ort-Konferenz nicht teilnehmen können

Persönliche Gespräche sind zu bevorzugen bei:

• Mehrstündigen (Strategie-)Meetings
• Gesprächen mit schwierigen und emotionalen Themen (Geschäftsentwicklung, Stellenabbau, Strategieveränderungen etc.)
• Bewerbungsgesprächen in einer fortgeschrittenen Phase des Bewerbungsprozesses

Sie haben sich entschieden, eine Videokonferenz abzuhalten? Dann bleibt nur noch die Wahl der passenden Software. Denn die nötige Hardware hat jeder Mitarbeiter bereits in Benutzung: Smartphone, Computer oder Tablet – jedes Gerät verfügt über ein internes Mikrofon und eine Kamera. Mehr braucht es nicht.

Grundsätzlich stehen On-Premises- und browserbasierte Anwendungen zur Wahl. Welche Variante besser ist, lässt sich pauschal nicht entscheiden. Die Webanwendungen bieten jedoch eine größere Flexibilität, da sich Teilnehmer auch von fremden Geräten einloggen können.

Einfache Videokonferenz-Software können Sie kostenlos herunterladen oder im Browser verwenden. Vor allem wenn Sie Meetings mit einer überschaubaren Teilnehmerzahl (zwei bis ca. zehn Personen) abhalten wollen, lohnt sich ein Blick auf das Angebot. Ein Klassiker der Videokonferenz-Software ist Skype. Doch mittlerweile existieren diverse Skype-Alternativen, die mindestens genauso einfach zu bedienen sind und teilweise einige Vorteile mitbringen.

Wenn Sie regelmäßig Videokonferenzen veranstalten wollen – und dies auch in größeren Runden –, kommen Sie mit den kostenlosen Tools möglicherweise an eine Grenze. In diesen Fällen sollten Sie das Upgrade auf Pro-Versionen oder den Kauf von Business-Anwendungen wie Cisco Webex Meetings oder GoToMeeting nachdenken. Der Funktionsumfang, die Preismodelle sowie die intuitive Nutzbarkeit sollten Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen.

Bei häufigen virtuellen Meetings mit mehreren Teilnehmern an einem Standort ist es empfehlenswert, die Ausstattung eines Konferenzraums mit Beamer und Kameras in Erwägung zu ziehen, um ein Gruppensetting professionell übertragen zu können.

Neben der Technik gibt es eine Reihe organisatorischer Aspekte, die Sie und alle Teilnehmer beachten sollten, um Videokonferenzen erfolgreich für die Arbeitskommunikation einzusetzen.

Ankündigung: Verschicken Sie mit einigen Tagen Vorlauf per E-Mail Einladungen an die Teilnehmer und geben Sie, wenn möglich, einen Überblick über die Agenda, damit sich Ihre Mitarbeiter vorbereiten können. Integrieren Sie direkt einen Link zum digitalen Konferenzraum und bieten Sie die Option, den Termin mit einem Klick im Kalender zu speichern. Je nach verwendeter Software können Sie solche Einladungen direkt aus der Anwendung versenden.

Techniktest: Damit produktive Gespräche möglich sind, muss jeder Teilnehmer sicherstellen, dass seine Technik einsatzbereit ist. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter vor der Konferenz prüfen, ob Kamera, Mikrofon und Login problemlos funktionieren. Wichtig: Der Test sollte mit ausreichend zeitlichem Abstand vor dem Termin durchgeführt werden, um bei auftretenden Problemen noch reagieren zu können.

Umgebung wählen: Wenn Sie von außerhalb des Büros an einer Videokonferenz teilnehmen, wählen Sie eine ruhige Umgebung, in der Sie nicht gestört werden. Grelles Gegenlicht sollten Sie vermeiden. Vor allem im Homeoffice gilt: Achten Sie auf einen ruhigen, professionellen Hintergrund. Dekoartikel, unaufgeräumte Regale oder Kinderspielzeug gehören vorab aus dem Sichtfeld der Kamera entfernt. Auch reflektierende Gegenstände sollten Sie außer Sichtweite positionieren, um Blendeffekte zu vermeiden.

Kleidung: Laut einer Studie sitzen elf Prozent der Teilnehmer bei Videokonferenzen ohne Hose am Schreibtisch. Das mag bequem sein, ist aber nicht zu empfehlen. Denn Kleidung und Psyche stehen in Wechselwirkung. Wählen Sie auch für Videokonferenzen ein Business-Outfit. Hemd und Blazer können Ihre Überzeugungskraft und Autorität stärken. Kleinkarierte Kleidung und reflektierender Schmuck sorgen in der Übertragung für Flimmern oder unangenehme Lichtblitze, sodass Sie aus Rücksicht auf andere Teilnehmer darauf verzichten sollten.

Moderation: Benennen Sie im Vorfeld einen Moderator, der das Meeting effizient leitet und das Rederecht erteilt. Letzteres ist im digitalen Raum besonders wichtig, da es zu Übertragungsverzögerungen kommen kann, die im freien Gespräch zu zeitgleichen Antwortversuchen und parallelen Redebeiträgen führen könnten, was den effizienten Ablauf der Konferenz behindern würde.

Störquellen: Jeder Teilnehmer sollte während der Videokonferenz dafür sorgen, dass er mit seiner vollen Aufmerksamkeit beim Meeting ist. Stellen Sie Telefon und Handy lautlos und produzieren Sie auch selbst keine Störgeräusche: Die Mikros sind heute so empfindlich, dass beispielsweise Papierrascheln oder das Abstellen von Kaffeetassen unangenehm laut übertragen wird. Vermeiden Sie solche Geräusche und schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie selbst keinen Wortbeitrag leisten. Es ist eine Frage des Respekts, während der Konferenz nicht mit Kollegen oder Menschen vor Ort zu sprechen oder in anderer Form Multitasking zu betreiben.

Protokoll: Lassen Sie im Anschluss ein Ergebnisprotokoll über das Meeting anfertigen, das von allen Teilnehmern, z. B. auf der gemeinsamen Projektplattform, eingesehen werden kann oder ihnen per E-Mail geschickt wird. Damit schaffen Sie Verbindlichkeit, geben dem virtuellen Meeting die gleiche Bedeutung wie einem persönlichen Termin und verhindern Missverständnisse über getroffene Absprachen.

Aufzeichnung: Nutzen Sie die Möglichkeit, die Aufzeichnung als Videofile zugänglich zu machen, wenn Teilnehmer aus Krankheitsgründen kurzfristig absagen mussten oder Sie einen größeren Mitarbeiterkreis informieren möchten.

Eine Videokonferenz ist heute für jedes Unternehmen ein praktisches Mittel für gute Kommunikation im Beruf. Es vereinfacht die Zusammenarbeit von Remote-Teams und reduziert Reisekosten. In der Effizienz unterscheiden sich die Meetings meist nicht von persönlichen Terminen, wenn sich alle Beteiligten gut vorbereiten und im Meeting selbst konzentriert und präsent sind.

Die technische Umsetzung ist längst keine Hürde mehr. Ob Soloselbstständiger, Kleinunternehmen, Mittelstand oder Weltkonzern – einfache Software ist kostenlos verfügbar, leistungsstärkere Anwendungen mit Zusatzfunktionen lassen sich oft im Abo-Modell beziehen und sind nicht komplizierter in der Anwendung.

So attraktiv Videokonferenzen sind: Sie sind nicht für alle Gesprächsanlässe geeignet und bergen auch Nachteile. Statt aus falschem Kostenkalkül oder Bequemlichkeit eine Videokonferenz anzusetzen, sollten Sie daher immer kritisch prüfen, ob das Format wirklich dem Anlass angemessen ist. Denn die persönliche Begegnung kann keine Videokonferenz ersetzen.