Die besten Trello-Alternativen im Überblick

Trello ist ein simples und zugleich effektives Projektmanagement-Tool, das die Planung und Durchführung von Projekten im privaten und professionellen Bereich vereinfacht. 2011 veröffentlicht, verzeichnet Trello mittlerweile über 25 Millionen Nutzer. Die Software zeichnet sich durch ihr schlichtes Design und intuitiv verständliche Funktionen aus, die in der Regel keine Einarbeitungszeit voraussetzen. Trello nutzt Kanban, um aktuelle Aufgaben, Verantwortlichkeiten und den Fortschritt der Arbeit geordnet auf dem Board zu zeigen. Ob persönliche To-do-Liste oder unternehmensinterne Projektpläne – Trello stellt alle Projekte und deren Fortschritt übersichtlich dar.

Doch nahezu jede Software weist neben Vorteilen auch Nachteile auf. Und auch für das Projektmanagement-Tool Trello gilt, dass es für manche Projekte geeignetere Alternativen gibt. Die ausschlaggebenden Vor- und Nachteile hängen von persönlichen Anforderungen und vom Projekt ab. Warum eine Trello-Alternative sinnvoll sein kann und welche Alternativen es gibt, verrät dieser Artikel.

Trello ist eines der meistgenutzten Projektmanagement-Tools. Einer der wichtigsten Faktoren für seine weite Verbreitung ist die klare Strukturierung von Aufgaben auf Boards, Listen und Karten:

• Boards: Ein Board entspricht einem Projekt und lässt sich mit Teammitgliedern teilen.
• Listen: Auf den Boards lassen sich belieb viele Listen anlegen. Gängige Beispiele für Listen sind „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.
• Karten: Jede Karte ist einer Liste zugeordnet und enthält eine Aufgabe. Mit einem Klick lassen sich einer Karte weitere Informationen, Kommentare oder Anhänge hinzufügen.

Der Aufbau von Trello ist simpel und leicht verständlich, bietet zugleich aber auch umfangreiche Funktionen, die eine Organisation von Projekten im Team erleichtern. Der visuelle und intuitive Ansatz erleichtert die Projektarbeit ohne vorangehende Einarbeitungszeit. Trello ist auf dem Desktop, im Browser und als App verfügbar. Durch eine automatische Synchronisation sind alle Nutzer immer auf dem neuesten Stand.

Aber wie bereits angedeutet, hat Trello nicht nur Vorteile: Während der simple Aufbau für viele Nutzer ein großer Vorteil ist, wird diese Eigenschaft bei komplexen Aufgaben und Projekten schnell zum Nachteil. Das Projektmanagement-Tool ist auf das Kanban-Board beschränkt und ermöglicht keine andere Darstellung der Aufgaben. Auch bei Projekten mit großen Teams und umfangreicher Kommunikation kann eine Alternative zu Trello sinnvoll sein. Zudem sind in der kostenlosen Version Dateianhänge auf eine Größe von maximal 10 MB beschränkt. Auch bei der Pro-Version reicht es nur für bis zu 250 MB pro Anhang.

Das Projektmanagement-Tool Trello sowie die in diesem Artikel vorgestellten Trello-Alternativen sind alle als kostenlose Version verfügbar. Diese umfassen die wichtigsten Funktionen der Software und ermöglichen es Ihnen, verschiedene Projektmanagement-Tools zu testen und sich schließlich für einen Favoriten zu entscheiden. In den kostenpflichtigen Premium-Versionen stehen Ihnen dann umfangreichere Funktionen zur Verfügung. Im Folgenden stellen wir Ihnen sechs Alternativen zu Trello im Überblick vor, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern.

Airtable ist bereits ab der kostenlosen Version für den Desktop, als App und im Browser verfügbar und ermöglicht die Erstellung einer unbegrenzten Tabellen-Anzahl. Die kostenpflichtigen Versionen für 10 $ bzw. 20 $ pro Monat und Nutzer umfassen weitere Funktionen sowie zusätzlichen Speicherplatz. In der kostenlosen Version sind Anhänge auf maximal 2 Gigabyte beschränkt. Mit den Zusatzpaketen lässt sich diese Begrenzung auf 5 bzw. 20 Gigabyte erweitern.

Der Funktionsumfang von Asana ist durch die Integration anderer Tools erweiterbar. So lassen sich beispielsweise Gespräche von Microsoft Teams in Aktionspunkte umwandeln, Designs aus der Adobe Creative Cloud teilen oder Benachrichtigungen in Slack aktivieren, wenn in Asana Änderungen vorgenommen werden. Die Synchronisation mit anderen Tools bringt vor allem bei der Zusammenarbeit mehrerer Nutzer große Vorteile und gestaltet die Teamarbeit effizienter. Manche Integrationen, wie Salesforce oder Tableau, sowie das Anlegen von mehr als 15 Nutzern sind jedoch nur mit einer kostenpflichtigen Version möglich.

Zwar stehen bei Asana keine optionalen Add-ons zur Verfügung, dafür bietet die Trello-Alternative grundsätzlich mehr Funktionen, wie beispielsweise die Anzeige des Projektfortschritts sowie die Festlegung einer Interpendenz von einzelnen Aufgaben. Im Vergleich punktet Trello nach wie vor mit seiner besonders hohen Übersichtlichkeit, doch Asana eignet sich besser für Projekte mit mehr als 30 Aufgaben. Asana ist wegen seiner Darstellung, Integrationen und Funktionen dementsprechend besonders für größere Teams und umfangreiche Projekte eine sinnvolle Alternative zu Trello.

Die kostenlose Version dieser Trello-Alternative hat einen begrenzten Funktionsumfang: Zwar lassen sich unbegrenzt viele Projektmitarbeiter hinzufügen, jedoch stehen besondere Funktionen des Tools nur für einen Benutzer zur Verfügung. Dazu zählt zum Beispiel die Arbeitszeittabelle oder der Kosten- und Rechnungszugriff. Auch die Anzahl der Projekte ist auf maximal zehn begrenzt. Die kostenpflichtigen Versionen sind, wie bei den meisten hier vorgestellten Alternativen zu Trello, pro Nutzer zu bezahlen. Unter Umständen ist diese Lösung dennoch auch für größere Teams eine günstige Alternative, sofern sie die Funktionen verschiedener Programme zusammenführen.

Dennoch deckt die Alternative zu Trello nicht alle Funktionen ab, die bei Projekten und Teamarbeit notwendig oder zumindest hilfreich sind. Um die Arbeit mit verschiedenen Tools trotzdem möglichst effizient zu gestalten, ermöglicht ClickUp die Integration anderer Tools, wie Basecamp, Todoist, Excel oder Trello. Bei einem Wechsel zwischen den Projektmanagement-Tools haben Sie die Möglichkeit, Ihre bestehenden Projekte aus Trello ganz einfach in ClickUp zu übertragen.

Die kostenfreie Version stößt mit nur 100 MB Speicherplatz allerdings schnell an ihre Grenzen. Im Vergleich zu den anderen hier vorgestellten Trello-Alternativen ist die kostenpflichtige Version jedoch günstig. Mit nur 4,22 € pro Monat und Nutzer steht Ihnen unbegrenzter Speicherplatz sowie eine unbegrenzte Anzahl an Integrationen, Dashboards und Ansichten zur Verfügung. Anders als Trello ist dieses Tool jedoch nur in Englisch verfügbar.

Eine Besonderheit von Zenkit ist das inkludierte CRM-System, das die Erstellung einer Kundendatenbank ermöglicht. Damit lassen sich unter anderem Kommunikationsabläufe verfolgen und wichtige Kundenkennzahlen kalkulieren. Wenn Sie bisher Asana oder Trello genutzt haben, ermöglicht Zenkit einen einfachen Wechsel mit Importfunktion. Andernfalls bietet die Trello-Alternative auch die Möglichkeit, bestehende Projekte über einen CSV-Import zu übertragen.

Als kostenlose Version steht Zenkit inklusive 1 GB Datenspeicher bis zu drei Nutzern zur Verfügung. Um auch Gantt-Diagramme, Nutzerrollen, 50.000 Items, personalisierte Designs und 6 GB Datenspeicher zu nutzen, benötigen Sie den Plus-Tarif für 9 € pro Nutzer und Monat. Beim Business-Tarif für 25 € sind weitere Funktionen und 50 GB Datenspeicher inkludiert.

Mit der kostenlosen Version können Sie bis zu drei Projekte mit einer unbegrenzten Nutzeranzahl erstellen. Die Pro-Version kostet monatlich 8,25 € – unabhängig von der Anzahl der User – und ermöglicht das Anlegen unlimitierter Projekte, mehrerer Checklisten, von Projektgruppen sowie die Erstellung von Statistiken und Berichten. Damit ist Meistertask im Vergleich zu anderen Trello-Alternativen besonders bei der Nutzung durch große Teams sehr günstig.

Der deutschsprachige Support ist in allen Tarifen kostenfrei enthalten und kann per Telefon, E-Mail oder Chat erreicht werden. factro gibt es in vier verschiedenen Tarife: Die kostenfreie Basic Cloud kann mit bis zu 10 Nutzern und unbegrenzten Projekten eingesetzt werden. Die kostenpflichtigen Tarife Team, Business und Professional Cloud beginnen bei 7,99 € pro Nutzer im Monat und fügen unter anderem Sicht- und Bearbeitungsrechte, ein Gantt-Diagramm, eine Zeiterfassung oder eine Auslastungsübersicht hinzu.

Auf den ersten Blick weisen die vorgestellten Projektmanagement-Tools große Ähnlichkeiten auf. Das Kanban-Board ist eine beliebte und auch bewährte Darstellungsmethode, die Ihnen bei jeder vorgestellten Software zur Verfügung steht. Doch während Trello darauf beschränkt ist, erweitern Alternativen zu Trello die Optionen und bieten somit praktische Alternativen für komplexere Projekte und individuelle Anforderungen. Auch die Funktionen gehen bei einigen Alternativen deutlich über das Anlegen von Aufgaben hinaus und bieten Features zur Kostenkontrolle, zum Ressourcen-Management oder zum Customer-Relationship-Management.

Die folgende Tabelle zeigt einen Vergleich der vorgestellten Trello-Alternativen sowie ihrer Vor- und Nachteile.