Ar­beits­zeit­er­fas­sung – was ist zu beachten?

Die Ar­beits­zei­ten der Mit­ar­bei­ter zu erfassen, ist sowohl für Ar­beit­ge­ber als auch für Ar­beit­neh­mer sinnvoll. Dabei stellt die Umsetzung beide Seiten oftmals vor Probleme. Häufig scheitert die Erfassung der Ar­beits­zei­ten dann auch an den vielen recht­li­chen Grauzonen. Sogar das Auf­zeich­nen der Ar­beits­zeit selbst ist rechtlich nicht ganz eindeutig geregelt. Solange die Ar­beits­zei­ten al­ler­dings im Ar­beits­ver­trag fest­ge­hal­ten sind, hat der Ar­beit­ge­ber relativ freie Hand bei der Ar­beits­zeit­er­fas­sung.

In Deutsch­land sind nur Systeme zur Prüfung der An­we­sen­heit des Mit­ar­bei­ters üblich. Was der Mit­ar­bei­ter während seiner Ar­beits­zeit macht oder wie oft er während der Arbeit seinen Platz verlässt, um z. B. auf die Toilette zu gehen, wird üb­li­cher­wei­se nicht per System überprüft.

In der Be­triebs­wirt­schaft wird die Erfassung der Ar­beits­zeit dem Per­so­nal­we­sen zu­ge­ord­net.

Seit 1994 ist das Ar­beits­zeit­ge­setz (ArbZG) in Kraft. Grund­sätz­lich gilt dieses Gesetz für alle in Deutsch­land be­schäf­tig­ten Personen. Nur bei Min­der­jäh­ri­gen und be­son­de­ren Be­rufs­grup­pen gibt es laut § 18 ArbZG Ex­tra­re­ge­lun­gen zur Ar­beits­zeit, etwa im Ju­gend­ar­beits­schutz­ge­setz.

Dem Un­ter­neh­men ist es laut Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz (BDSG) und ArbZG selbst über­las­sen, wie es die Zeit­er­fas­sung durch­führt. Mögliche Optionen sind digital, schrift­lich oder über me­cha­ni­sche Stech­kar­ten.

Im ArbZG ist nur fest­ge­legt, dass Ar­beits­zeit­er­fas­sung statt­fin­den soll. Wie diese aus­ge­führt wird, ist den Vor­stel­lun­gen des Ar­beit­ge­bers über­las­sen. Durch den tech­ni­schen Fort­schritt ist es nunmehr möglich, viele Ar­beits­schrit­te des Mit­ar­bei­ters digital zu verfolgen, Daten zu sammeln und so die Ar­beits­zeit zu erfassen.

Ein ent­spre­chen­des System könnte bei­spiels­wei­se nach­voll­zie­hen, wie oft der Mit­ar­bei­ter das Büro oder seinen Ar­beits­platz verlassen hat, um zu rauchen oder die Toilette auf­zu­su­chen. Heut­zu­ta­ge lassen sich Ar­beits­vor­gän­ge penibel di­gi­ta­li­sie­ren. Das Sammeln von sensiblen Mit­ar­bei­ter­da­ten oder das Auf­zeich­nen von Ver­hal­tens­wei­sen der An­ge­stell­ten während der Arbeit sind zwar nicht illegal, trotzdem aber be­denk­lich.

Grund­sätz­lich muss der Ar­beit­ge­ber bei der Erfassung der Ar­beits­zeit Folgendes beachten:

• Der Ar­beit­neh­mer muss wissen, wo die Do­ku­men­ta­ti­on der Ar­beits­zeit zu finden ist und welcher Mit­ar­bei­ter dafür ver­ant­wort­lich ist.
• Sowohl Ar­beit­ge­ber als auch Ar­beit­neh­mer haben jederzeit Zugriff auf die Do­ku­men­ta­tio­nen der Ar­beits­zei­ten. Aus diesem Grund muss eine Ver­füg­bar­keit der Einsicht geregelt sein.
• Nur der Ar­beit­neh­mer, der Ar­beit­ge­ber und das zu­stän­di­ge Personal haben Zugriff auf die Ar­beits­zeit des Mit­ar­bei­ters. Anderen Personen sowie Ämtern oder der Polizei muss der Zugriff erst gewährt werden.
• Der Ar­beit­ge­ber muss stets darauf achten, dass bei der Ar­beits­zeit­er­fas­sung die EU-Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung befolgt wird.

Das ArbZG gibt bezüglich der Art der ge­sam­mel­ten Daten keine Vorgaben, al­ler­dings greift hier das 2018 über­ar­bei­te­te Bun­des­da­ten­schutz­ge­setz ein. Seit Mai 2018 gilt die dafür maß­geb­li­che EU-Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO). Die DSGVO besagt u. a., dass ohne Zu­stim­mung der be­tref­fen­den Person keine per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten gesammelt werden dürfen. Dieses Recht auf Selbst­be­stim­mung gilt selbst­ver­ständ­lich auch für Ar­beit­neh­mer.

Laut § 3 ArbZG beträgt die maximale Ar­beits­zeit 8 Stunden pro Werktag. Der Sonntag gehört laut Gesetz nicht zu den Werktagen. Somit darf ein Ar­beit­neh­mer pro Woche 48 Stunden arbeiten. Eine Aus­wei­tung auf 10 Stunden pro Tag ist nur dann möglich, wenn die durch­schnitt­li­che Ar­beits­zeit innerhalb von 6 Monaten die Regel von 8 Stunden nicht über­schrei­tet. Es müssen also zeitnahe Aus­glei­che ge­schaf­fen werden.

Da es viele Grauzonen im Gesetz der Zeit­er­fas­sung gibt, ist auch nicht genau geregelt, ob Ar­beits­zei­ten auf­ge­schrie­ben werden müssen, solange diese im Vertrag schrift­lich fest­ge­hal­ten sind. Nur die Mehr­ar­beit – so­ge­nann­te Über­stun­den – müssen Un­ter­neh­men zwingend do­ku­men­tie­ren. Aber wie sollen auf­zeich­nungs­pflich­ti­ge Über­stun­den do­ku­men­tiert werden, wenn es keine Auf­zeich­nun­gen von den ge­leis­te­ten Stunden gibt?

Beispiel: Bei Lehr­kräf­ten an Uni­ver­si­tä­ten oder Schulen werden die Ar­beits­zei­ten selten erfasst. Oft werden nur die Stunden, die eine Lehrkraft an der Bil­dungs­stät­te verbringt, als Ar­beits­zeit angesehen. Al­ler­dings arbeiten Lehrer und Pro­fes­so­ren nach „Fei­er­abend“ noch, indem sie Klas­sen­ar­bei­ten kor­ri­gie­ren, die nächsten Stunden vor­be­rei­ten oder Tests erstellen. Für diese Aufgaben der Lehr­kräf­te werden oft nicht genügend Ar­beits­stun­den ein­ge­rech­net. Auch können sie die Aufgaben nicht in der Bil­dungs­stät­te erledigen, da es besonders an Schulen selten einzelne Büros für Lehr­kräf­te gibt, um in Ruhe arbeiten zu können.

Im § 4 ArbZG ist geregelt, dass ab 6 Stunden Arbeit pro Tag eine Pause von 30 Minuten ein­zu­hal­ten ist. Bei 9 Stunden sind es min­des­tens 45 Minuten Pause für den Mit­ar­bei­ter. Ob diese Pause zur Ar­beits­zeit gehört, liegt im Ermessen des Un­ter­neh­mens. Generell ist es al­ler­dings so, dass Pausen nicht zur Ar­beits­zeit gehören. § 2 (1) des ArbZG erwähnt Pausen nicht gesondert, weshalb sich einige Juristen dafür stark machen, die Pau­sen­zeit zur Ar­beits­zeit zu zählen. Der Paragraf sagt schließ­lich aus, dass alles zwischen Beginn und Ende des Dienstes zur Ar­beits­zeit gehört. Darunter würden nach diesem Ver­ständ­nis auch Pausen fallen.

Wegen dieser Un­klar­heit gelten bei manchen Ar­beit­ge­bern ver­trag­lich täglich 30 Minuten Pause als Ar­beits­zeit. Al­ler­dings werden Rau­cher­pau­sen nicht ein­ge­rech­net. Diese können mit der ge­setz­li­chen Pause ver­rech­net oder vom Ar­beit­ge­ber auf die tägliche Ar­beits­zeit auf­ge­schla­gen werden. Auch der Ar­beits­weg gehört nicht zur Ar­beits­zeit. Das legt die ge­setz­li­che De­fi­ni­ti­on der Ar­beits­zeit fest.

Nimmt ein Mit­ar­bei­ter Aus­wärts­ter­mi­ne wahr, so zählt die Reisezeit zur Ar­beits­zeit, wenn sie innerhalb der regulären Dienst­zeit liegt. Reist der Ar­beit­neh­mer dagegen am Vorabend an, ist die Reisezeit nur dann Ar­beits­zeit, wenn der Ar­beit­ge­ber den Mit­ar­bei­ter anweist, wäh­rend­des­sen Ar­beits­auf­ga­ben zu erledigen (z. B. im Zug eine Be­spre­chung vor­zu­be­rei­ten). Reist der Ar­beit­neh­mer mit dem Auto an, ist die Reisezeit in der Regel Ar­beits­zeit. Letztlich kommt es hier aber immer auf die Regelung im Ar­beits­ver­trag an.

Sonn- und Feiertage sollen zur „see­li­schen Erhebung des Mit­ar­bei­ters“ dienen. Das bedeutet, dass der Ar­beit­neh­mer, abgesehen von einigen Branchen, an diesen Tagen nicht arbeiten darf. Wer seine Ar­beit­neh­mer doch arbeiten lässt, muss einen Ausgleich gewähren. Auch wie die Ar­beits­zeit an Sonn- und Fei­er­ta­gen erfasst wird, ist nicht genau fest­ge­legt, da diese nicht zur klas­si­schen Ar­beits­zeit gehören. Ebenfalls ist nicht ab­schlie­ßend geklärt, wie die Erfassung des Aus­gleichs do­ku­men­tiert werden soll. Dennoch ist es emp­feh­lens­wert, die Ar­beits­zei­ten von Sonn- und Fei­er­ta­gen sowie deren Ausgleich entweder analog oder digital zu do­ku­men­tie­ren. Der Mit­ar­bei­ter sollte alle Ar­beits­zei­ten sowohl für das Un­ter­neh­men als auch für die eigenen Notizen vermerken.

Bei der Ar­beits­zeit­er­fas­sung sollten Sie auch auf diese Punkte achten:

• Der Ar­beit­ge­ber ist für die korrekte Erfassung der Ar­beits­zeit zuständig.
• Die Ar­beits­zeit muss spä­tes­tens nach 7 Tagen erfasst werden und zum Nachlesen bereit sein.
• Bis auf die Ma­xi­mal­ar­beits­zeit, die identisch mit den Angaben im Gesetz sein muss (48 Stunden pro Woche), enthalten Ta­rif­ver­trä­ge oft Son­der­re­ge­lun­gen zur Ar­beits­zeit.
• Ar­beit­ge­ber und Ar­beit­neh­mer können Ver­ein­ba­run­gen treffen, die die ge­setz­li­chen Re­ge­lun­gen brechen. Nicht außer Kraft gesetzt werden können al­ler­dings auch hier die ge­setz­li­chen Ma­xi­mal­ar­beits- und Pau­sen­zei­ten, die immer zu beachten sind.

Um die Art der Ar­beits­zeit­er­fas­sung zu ändern, benötigt der Ar­beit­ge­ber die Zu­stim­mung des Be­triebs­rats. Ei­gen­mäch­tig kann der Ar­beit­ge­ber, sofern ein Be­triebs­rat vorhanden ist, keine Änderung vornehmen. An­ders­her­um gilt das Gleiche: Stimmt der Ar­beit­ge­ber einer Änderung der Zeit­er­fas­sung nicht zu, ist die Umsetzung nicht möglich.

Die schrift­li­che Variante der Ar­beits­zeit­er­fas­sung ist wohl die ge­läu­figs­te. Der Mit­ar­bei­ter trägt per Hand in eine Tabelle Ar­beits­be­ginn und Ar­beits­en­de ein. Auch Pau­sen­zei­ten werden so fest­ge­hal­ten. Einen Stun­den­zet­tel zu schreiben ist vor allem auf Bau­stel­len oder bei ge­son­der­ten Projekten üblich. Oft schreiben auch Aushilfen oder Teil­zeit­kräf­te ihre Ar­beits­zei­ten in Tabellen auf, die sie wö­chent­lich oder monatlich beim Ar­beit­ge­ber bzw. der Per­so­nal­ab­tei­lung abgeben. Dies ist eine beliebte Methode bei kleineren Un­ter­neh­men, in denen die Mit­ar­bei­ter­zahl über­sicht­lich ist.

Formulare für die schrift­li­che Ar­beits­zeit­er­fas­sung sind nicht genormt und können vom Un­ter­neh­men selbst erstellt werden. Es ist nur wichtig, dass die Ar­beits­zei­ten genau zu erkennen sind. Die Bögen müssen zwei Jahre auf­be­wahrt werden. Mit dieser Methode der Ar­beits­zeit­er­fas­sung ist es möglich, flexibel mit Gleit­zei­ten umzugehen. Setzt ein Un­ter­neh­men auf Ver­trau­ens­ar­beits­zeit, so ist diese Methode klar von Vorteil.

In vielen Branchen läuft die Ar­beits­zeit­er­fas­sung über ein Gerät, das wie eine Stem­pel­uhr aus früheren Zeiten funk­tio­niert. Zu Ar­beits­be­ginn und Ar­beits­en­de wird jeden Tag über ein Gerät ein- und aus­ge­checkt. Zu dem elek­tro­ni­schen System wird ein passendes PC-Programm mit­ge­lie­fert, über das die Daten ver­ar­bei­tet und ein­ge­se­hen werden können. In der Regel funk­tio­niert dies so, dass ein Mit­ar­bei­ter eine Karte, einen Chip oder ein Armband mit Chip, Name oder eigener Nummer bekommt, womit er sich täglich am Gerät re­gis­triert. Es gibt auch Systeme, bei denen der Mit­ar­bei­ter per Fin­ger­ab­druck eincheckt.

Es ist auch möglich, die Ar­beits­zeit­er­fas­sung durch ein Programm manuell oder über einen On­line­dienst aus­schließ­lich am Rechner oder per App vor­zu­neh­men. Dies ist quasi eine moderne Version der schrift­li­chen Zeit­er­fas­sung.

Bei der Auswahl des Ar­beits­zeit­er­fas­sungs­sys­tems sollten Sie ver­schie­de­ne Faktoren be­rück­sich­ti­gen:

In welcher Branche arbeiten Sie? Ist in der Branche, in der Ihr Un­ter­neh­men tätig ist, überhaupt eine Zeit­er­fas­sung sinnvoll? Oder handelt es sich um Ar­beits­zei­ten, die an Öff­nungs­zei­ten gebunden sind? Läden und Behörden haben bei­spiels­wei­se feste Öffnungs- und damit Ar­beits­zei­ten. Hier ist kein ge­son­der­tes System nötig. Ohne feste Öffnungs- oder Sprech­zei­ten können die Ar­beits­zei­ten der einzelnen Mit­ar­bei­ter un­ter­schied­lich sein, sodass ein System zur Zeit­er­fas­sung von Nutzen ist.

Wie ist Ihr Un­ter­neh­men or­ga­ni­siert? Handelt es sich um ein in­ter­na­tio­na­les Un­ter­neh­men, das an län­der­über­grei­fen­de Maßstäbe gebunden ist, oder um ein un­ab­hän­gi­ges, mit­tel­stän­di­sches Un­ter­neh­men? Auch die Anzahl der Mit­ar­bei­ter spielt hier eine Rolle. In Klein­be­trie­ben kann die Ar­beits­zeit­er­fas­sung lockerer ge­hand­habt werden als in großen Un­ter­neh­men, da bei­spiel­wei­se spontane Än­de­run­gen im Ar­beits­plan einfacher be­spro­chen und vor­ge­nom­men werden können. Der sprich­wört­li­che kleine Dienstweg er­leich­tert die Or­ga­ni­sa­ti­on. Damit aber die Rechte und Pflichten beider Parteien gewahrt bleiben, ist eine or­dent­li­che Do­ku­men­ta­ti­on sinnvoll.

Welches Ar­beits­mo­dell nutzen Sie? Wann, wo und wie ge­ar­bei­tet wird, hat Einfluss auf die Auswahl des Zeit­er­fas­sungs­sys­tems. Nicht überall herrschen Kern­ar­beits­zei­ten. Schicht­dienst, Kun­den­ser­vice, Arbeiten auf Abruf, Auf­trags­ar­bei­ten, Home-Office oder Job-Sharing müssen bei der Auswahl des Systems be­rück­sich­tigt werden.

Was sind Ihre Prä­fe­ren­zen? Jemand, der immer am selben Ort arbeitet, bevorzugt wahr­schein­lich eine digitale Zeit­er­fas­sung am Eingang des Gebäudes oder des Büros. Wo­hin­ge­gen ein Mit­ar­bei­ter, der oft unterwegs ist, eher eine App zur Ar­beits­zeit­er­fas­sung nutzen würde.

Beispiel: Wenn Sie einen mit­tel­stän­di­schen Blu­men­la­den mit 5 Mit­ar­bei­tern führen, könnten Sie eine analoge Liste mit den Ar­beits­zei­ten in Ihrem Laden führen. Sobald Ihre Mit­ar­bei­ter an einen Ort gebunden sind, um ihre Arbeit zu ver­rich­ten, ist diese Methode praktisch und einfach um­zu­set­zen. Erst mit zu­neh­men­der Mit­ar­bei­ter­zahl lohnt sich die In­ves­ti­ti­on in ein elek­tro­ni­sches System. Der Pa­pier­kram entfällt dadurch; zudem ist ein solches System weniger feh­ler­an­fäl­lig.

Anders ist es bei einem Un­ter­neh­men, das Kun­den­be­su­che tätigt oder Mit­ar­bei­ter auf Messen schickt. In diesem Fall sind die Mit­ar­bei­ter nicht an einen be­stimm­ten Ort gebunden, an dem sie ein- und aus­che­cken. Eine Zeit­er­fas­sungs-App wäre in diesem Fall optimal. Der Mit­ar­bei­ter kann in dieser App Ar­beits­be­ginn und -ende sowie Pausen eintragen. Auch wann er unterwegs war und wie viel Zeit er bei Kunden verbracht hat, lässt sich über eine solche App do­ku­men­tie­ren. So hilft das System nicht nur bei der Ar­beits­zeit­er­fas­sung, sondern auch bei der Analyse der Leis­tungs­fä­hig­keit. Diese Daten können helfen, Ar­beits­schrit­te zu op­ti­mie­ren.

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