Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine: Fristen und Ausnahmen
Welche Aufbewahrungsfrist für einen Lieferschein gilt, hängt von der Funktion und der einschlägigen Rechtsgrundlage ab. Einen Überblick über die allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen bietet ein gesonderter Ratgeber. Als Buchungsbeleg ist er grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei Kaufleuten kann ein Lieferschein außerdem als Handelsbrief einer sechsjährigen handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Steuerrechtlich endet die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion dagegen grundsätzlich mit Erhalt bzw. Versand der zugehörigen Rechnung.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Lieferscheine?
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine in Unternehmen hängen davon ab, welche Funktion das Dokument erfüllt und welche gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften im konkreten Fall greifen.
Vor der Neuregelung durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II) galten für Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion grundsätzlich die Aufbewahrungsvorschriften für Handels- und Geschäftsbriefe. Diese mussten sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen oder versendet wurden.
Mit dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II) wurde die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO für bestimmte Lieferscheine jedoch erleichtert. Seit 2017 endet die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist bei empfangenen Lieferscheinen ohne Buchungsbelegfunktion grundsätzlich mit Erhalt der Rechnung und bei abgesandten Lieferscheinen mit Versand der Rechnung. Eine davon unabhängige handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB kann für Kaufleute jedoch fortbestehen.
Für Lieferscheine mit Buchungsbelegfunktion gelten die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die reguläre Aufbewahrungsfrist mit Wirkung ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
| Einordnung des Lieferscheins | Regelmäßige Aufbewahrung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lieferschein mit Buchungsbelegfunktion | grundsätzlich 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; für Kaufleute zusätzlich § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB |
| Lieferschein ohne Buchungsbelegfunktion – steuerrechtlich | grundsätzlich nur bis Erhalt der Rechnung bei empfangenen bzw. Versand der Rechnung bei abgesandten Lieferscheinen | § 147 Abs. 3 AO |
| Lieferschein als Handelsbrief eines Kaufmanns | 6 Jahre | § 257 Abs. 1–4 HGB |
| Buchungsbeleg bestimmter Finanzinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB; steuerrechtliche Übergangs-/Sonderregel in Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO |
Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist kann im Einzelfall länger laufen. Nach § 147 Abs. 3 AO endet sie nicht, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Dies kann beispielsweise bei einer laufenden Außenprüfung oder einem noch offenen Rechtsbehelfsverfahren relevant sein. Für bestimmte Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gelten für Buchungsbelege außerdem weiterhin zehn Jahre.
Eine pauschale Aufbewahrungsfrist für alle Lieferscheine gibt es daher nicht. Unternehmen müssen jedes Dokument danach bewerten, welche Rolle es im jeweiligen Geschäftsprozess spielt.
Wann gilt ein Lieferschein als Buchungsbeleg?
Ein Lieferschein besitzt eine Buchungsbelegfunktion, wenn er für die Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsvorgangs in der Buchhaltung erforderlich ist. Dies ist häufig bei bilanzierenden Unternehmen der Fall. Zum Beispiel:
- Der Wareneingang wird bereits bei Lieferung buchhalterisch erfasst.
- Der Lieferschein wird mit einem Kontierungsvermerk versehen.
- Der Lieferschein dient als Nachweis für eine konkrete Buchung.
Ein solcher Lieferschein darf auch dann nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege vernichtet werden, wenn später eine Rechnung mit identischen Angaben vorliegt.
Welche Unterschiede gibt es zwischen EÜR- und bilanzierenden Unternehmen?
Die Frage, ob Unternehmen Lieferscheine aufbewahren müssen, hängt häufig auch von der Art der Gewinnermittlung ab.
Bei Unternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) werden Betriebsausgaben grundsätzlich nach dem Zufluss- und Abflussprinzip berücksichtigt. Lieferscheine besitzen daher häufig keine direkte Buchungsfunktion. Entscheidend ist jedoch nicht die Gewinnermittlungsart, sondern die tatsächliche Verwendung des Dokuments im Geschäftsprozess.
Bei bilanzierenden Unternehmen können Lieferscheine häufiger Bestandteil des Buchführungsprozesses sein, beispielsweise wenn sie als Grundlage für eine Buchung oder zur Dokumentation eines Geschäftsvorgangs dienen. Auch hier entscheidet jedoch die konkrete Verwendung des Dokuments.
Die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine gewerblicher Unternehmen lässt sich daher nicht allein anhand der Unternehmensform bestimmen. Entscheidend ist, ob der Lieferschein im konkreten Fall eine Buchungsbelegfunktion erfüllt.
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Welche Aufbewahrungsfrist gilt für digitale Lieferscheine?
Die Aufbewahrungsfrist für digital gespeicherte Lieferscheine unterscheidet sich grundsätzlich nicht von der für Papierdokumente. Entscheidend ist auch hier die Funktion des Lieferscheins.
Für die digitale Archivierung gelten jedoch die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hier sollten Unternehmen folgende Aspekte beachten:
- Dokumente müssen vollständig und unverändert gespeichert werden
- Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben
- eine schnelle Suche und Zuordnung sollte möglich ist
- Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben.
Eine bloße Ablage in einem E-Mail-Postfach oder beliebigen Dateiordner gewährleistet die GoBD-Anforderungen nicht automatisch. Aufbewahrungspflichtige elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen insbesondere während der Aufbewahrungsdauer verfügbar und nach den GoBD nachvollziehbar archiviert werden. Eingehende elektronische Unterlagen sind grundsätzlich im empfangenen Format aufzubewahren.
Wie unterstützt KI bei der Archivierung von Lieferscheinen?
Die manuelle Prüfung zahlreicher Lieferscheine kann insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zeitaufwendig sein. Häufig fehlt die Zeit, jedes Dokument einzeln daraufhin zu prüfen, ob es als Buchungsbeleg gilt und welche Aufbewahrungsfrist angewendet werden muss.
KI-gestützte Systeme können diesen Prozess automatisieren. Spezialisierte KI-Systeme mit WORM-Archiv (Write Once, Read Many) speichern Dokumente unveränderbar und unterstützen Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen bei der digitalen Aufbewahrung einzuhalten.
In einem mittelständischen Handelsunternehmen, das täglich zahlreiche Lieferscheine erhält, könnte ein spezialisierter KI-Agent wie folgt genutzt werden:
- Ein neuer Lieferschein wird automatisch im Archiv erkannt und ausgelesen.
- Das KI-System analysiert Informationen wie Lieferant, Warenpositionen, Mengenangaben, Rechnungsbezug und buchhalterische Zusammenhänge.
- Das System unterscheidet zwischen verschiedenen Dokumenttypen.
- Anschließend kann das System eine passende Aufbewahrungsfrist vorschlagen oder anhand hinterlegter Regeln anwenden und das Dokument entsprechend archivieren.
Gerade für KMU kann eine solche Automatisierung hilfreich sein, da sich gesetzliche Anforderungen und Aufbewahrungsregeln ändern können. Ein digitales Archiv mit hinterlegten Compliance-Regeln kann dabei unterstützen, Archivierungsprozesse effizienter zu gestalten. Die Verantwortung für die korrekte Umsetzung gesetzlicher Vorgaben bleibt jedoch beim Unternehmen.
Was passiert, wenn Unternehmen Lieferscheine nicht richtig aufbewahren?
Wer gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht einhält, riskiert Probleme bei Betriebsprüfungen. Fehlende oder nicht nachvollziehbare Unterlagen können dazu führen, dass Geschäftsvorgänge nicht ausreichend dokumentiert werden können und ggf. steuerliche Risiken entstehen.
Unternehmen sollten daher regelmäßig prüfen:
- welche Lieferscheine aufbewahrungspflichtig sind,
- welche Frist für das jeweilige Dokument gilt,
- ob die Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Eine strukturierte digitale Dokumentenverwaltung hilft dabei, relevante Unterlagen übersichtlich zu verwalten und Aufbewahrungsfristen zuverlässig einzuhalten.
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.
Reviewers
Anne-Laure Wolber
Anne-Laure begleitet den IONOS Digital Guide bereits seit seiner Geburtsstunde im Jahr 2016. Als Expertin für die Startup-Kategorie konzentriert sie sich primär auf die strategische Verzahnung von SEO, GEO und Conversion-Rate-Optimierung.
Christian Heldmaier
Christian Heldmaier ist ein erfahrener Online-Marketing- und SEO-Spezialist aus Karlsruhe. Seit Juli 2020 ist er als SEO Manager bei IONOS tätig.