Ge­schäfts­brief schreiben: Aufbau und Inhalt (mit Vorlage)

In Deutsch­land un­ter­liegt der ge­schäft­li­che Schrift­wech­sel ge­setz­li­chen Re­ge­lun­gen – vor­aus­ge­setzt, die schrift­li­che Mit­tei­lung gilt rechtlich als Ge­schäfts­brief. Doch wie definiert der Ge­setz­ge­ber ei­gent­lich Ge­schäfts­brie­fe und welche Vorgaben müssen Sie beim Verfassen derselben beachten? Wir verraten es Ihnen.

Was ist ein Ge­schäfts­brief?

Ge­schäfts­brie­fe sind schrift­li­che Mit­tei­lun­gen, die sich an eine bestimmte Person oder einen be­stimm­ten Emp­fän­ger­kreis richten und dabei einen ge­schäft­li­chen Zweck verfolgen.

Nach deutschem Recht gelten sie als solche, wenn sie den Schrift­ver­kehr zwischen zwei Ge­schäfts­part­nern her­stel­len. Dabei spielt die äußere Form – etwa Brief, E-Mail, Fax oder Postkarte – keine Rolle (§§ 37a, 125a, 177a HGB; § 80 AktG; § 35a GmbHG).

Ge­schäfts­brie­fe un­ter­lie­gen je nach Un­ter­neh­mens­form be­stimm­ten ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen, den so­ge­nann­ten Pflicht­an­ga­ben. Diese sollen Ge­schäfts­part­nern er­mög­li­chen, sich über die we­sent­li­chen Ver­hält­nis­se des Absenders bzw. der Ab­sen­de­rin zu in­for­mie­ren, ins­be­son­de­re bei erst­ma­li­gem Kontakt. Beispiele dafür sind die Han­dels­re­gis­ter­num­mer oder die Ge­sell­schafts­form.

Wozu werden Ge­schäfts­brie­fe verwendet?

Ge­schäfts­brie­fe dienen der schrift­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on zwischen zwei Ge­schäfts­part­nern und beziehen sich auf ge­schäft­li­che An­ge­le­gen­hei­ten. Sie finden Ver­wen­dung in:

• Angeboten
• Auftrags- und An­fra­ge­be­stä­ti­gun­gen
• Rech­nun­gen und Quit­tun­gen
• Preis­lis­ten, Be­stell­schei­nen und Emp­fangs­be­stä­ti­gun­gen
• Wer­be­schrei­ben an na­ment­lich im An­schrif­ten­feld genannte Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger

Was gilt nicht als Ge­schäfts­brief?

Von den ge­setz­li­chen Vorgaben für Ge­schäfts­brie­fe aus­ge­nom­men sind schrift­li­che Mit­tei­lun­gen im Un­ter­neh­mens­kon­text, die sich einer der folgenden Ka­te­go­rien zuordnen lassen:

• Interner Schrift­ver­kehr innerhalb eines Un­ter­neh­mens
• Schrift­li­che Mit­tei­lun­gen an un­be­stimm­te Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger – bei­spiels­wei­se Post­wurf­sen­dun­gen oder Wer­be­mit­tel
• Schrift­li­che Mit­tei­lun­gen, die im Rahmen einer be­stehen­den Ge­schäfts­be­zie­hung mithilfe von Vor­dru­cken erstellt werden – bei­spiels­wei­se Lie­fer­schei­ne, Ver­sand­an­zei­gen oder Ab­hol­be­nach­rich­ti­gun­gen

Solche Schrift­stü­cke gelten nicht als Ge­schäfts­brie­fe.

Ge­schäfts­brie­fe dienen der schrift­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on zwischen zwei Ge­schäfts­part­nern und haben in der Regel ein Geschäft zum Inhalt. Dabei kann es sich um Geschäfte zwischen Un­ter­neh­men (Business-to-Business, kurz B2B oder zwischen Un­ter­neh­men und Pri­vat­per­so­nen (Business-to-Consumer, kurz B2C handeln. Deutlich ab­zu­gren­zen sind Ge­schäfts­brie­fe von Pri­vat­brie­fen, die dem Austausch per­sön­li­cher In­for­ma­tio­nen zwischen Pri­vat­per­so­nen dienen.

Pflicht­an­ga­ben in Ge­schäfts­brie­fen

Da Ge­schäfts­brie­fe der Kon­takt­auf­nah­me dienen, sollten ent­spre­chen­de Schrift­stü­cke alle Stan­dard­in­for­ma­tio­nen enthalten, die sich im Rahmen der Ge­schäfts­kom­mu­ni­ka­ti­on bewährt haben – auch wenn diese ge­setz­lich nicht vor­ge­schrie­ben sind. Zu den Stan­dard­in­for­ma­tio­nen auf Ge­schäfts­brie­fen zählen:

• Ort und Datum der Er­stel­lung
• Anschrift inklusive E-Mail- und In­ter­net­adres­se
• Bank­ver­bin­dung des Un­ter­neh­mens
• Um­satz­steu­er­iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer

Darüber hinaus schreibt der Ge­setz­ge­ber je nach Rechts­form ver­pflich­ten­de Angaben für Ge­schäfts­brie­fe vor, die den Emp­fän­gern und Emp­fän­ge­rin­nen erlauben, sich aus­rei­chend über po­ten­zi­el­le Ge­schäfts­part­ner zu in­for­mie­ren.

Im Folgenden führen wir die Pflicht­an­ga­ben für Un­ter­neh­men mit und ohne Han­dels­re­gis­ter­ein­trag sortiert nach Rechts­form auf.

Pflicht­an­ga­ben für Un­ter­neh­men ohne Han­dels­re­gis­ter­ein­trag

Bis März 2009 waren Ein­zel­un­ter­neh­mer ohne Han­dels­re­gis­ter­ein­trag – so­ge­nann­te Klein­ge­wer­be­trei­ben­de – und Ge­sell­schaf­ten bür­ger­li­chen Rechts (GbR, auch BGB-Ge­sell­schaft) bei der An­fer­ti­gung von Ge­schäfts­brie­fen an die Vorgaben in § 15b der Ge­wer­be­ord­nung (GewO) gebunden.

Nach Aufhebung des Pa­ra­gra­fen durch das Dritte Gesetz zum Abbau bü­ro­kra­ti­scher Hemmnisse ins­be­son­de­re in der mit­tel­stän­di­schen Wirt­schaft (Drittes Mit­tel­stands­ent­las­tungs­ge­setz, kurz MEG III) existiert derzeit keine zentrale ge­wer­be­recht­li­che Vor­schrift für Ge­schäfts­brie­fe von Nicht­kauf­leu­ten.

Ent­spre­chen­de Vorgaben ergeben sich jedoch sowohl aus dem Wett­be­werbs­recht, als auch aus § 2 der Dienst­leis­tungs-In­for­ma­ti­ons­pflich­ten-Ver­ord­nung (DLInfoV).

Klein­ge­wer­be­trei­ben­de und GbR-Ge­sell­schaf­ter sind daher gut beraten, in Ge­schäfts­brie­fen zumindest folgende Angaben zu machen:

• Vor- und Zunahme
• La­dungs­fä­hi­ge Anschrift

Bei einer BGB-Ge­sell­schaft sollten die genannten Angaben für jeden Ge­sell­schaf­ter auf­ge­führt werden.

Pflicht­an­ga­ben für Un­ter­neh­men mit Han­dels­re­gis­ter­ein­trag

Die Pflicht­an­ga­ben für Ge­schäfts­brie­fe von Un­ter­neh­men mit Han­dels­re­gis­ter­ein­trag ergeben sich sowohl aus dem Han­dels­ge­setz­buch sowie ge­ge­be­nen­falls aus dem der Ge­sell­schaft zu­grun­de­lie­gen­den Ge­set­zes­text.

Ein­zel­un­ter­neh­men mit Han­dels­re­gis­ter­ein­trag (Ein­zel­kauf­mann)

Ein­zel­un­ter­neh­men­de, die ins Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­gen sind, betreiben ihr Gewerbe als Kaufmann bzw. Kauffrau und sind bei der An­fer­ti­gung von Ge­schäfts­brie­fen an die Vorgaben in § 37a HGB gebunden. Diese verlangen folgende Pflicht­an­ga­ben:

• Fir­mie­rung (ent­spre­chend des im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­ge­nen Wortlauts)
• Rechts­form­zu­satz („ein­ge­tra­ge­ner Kaufmann“, „ein­ge­tra­ge­ne Kauffrau“ oder Abkürzung „e.K.“ oder „e.Kfr.“)
• Ort der Han­dels­nie­der­las­sung
• Zu­stän­di­ges Re­gis­ter­ge­richt
• Han­dels­re­gis­ter­num­mer

Offene Han­dels­ge­sell­schaft (OHG) / Kom­man­dit­ge­sell­schaft (KG)

Ge­schäfts­brie­fe, die im Namen offener Han­dels­ge­sell­schaf­ten oder Kom­man­dit­ge­sell­schaf­ten erstellt werden, müssen gemäß §§ 125 a, 177a HGB folgende Pflicht­an­ga­ben be­inhal­ten:

• Fir­mie­rung (ent­spre­chend des im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­ge­nen Wortlauts)
• Rechts­form­zu­satz (je nach Rechts­form OHG oder KG)
• Sitz der Ge­sell­schaft
• Zu­stän­di­ges Re­gis­ter­ge­richt
• Han­dels­re­gis­ter­num­mer

Ge­sell­schaft mit be­schränk­ter Haftung (GmbH) / UG (haf­tungs­be­schränkt)

Die Pflicht­an­ga­ben für die Ge­schäfts­brie­fe einer GmbH sind in § 35a GmbHG geregelt. Das Gesetz sieht folgende Angaben vor:

• Fir­mie­rung (ent­spre­chend des im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­ge­nen Wortlauts)
• Rechts­form­zu­satz (GmbH)
• Sitz der Ge­sell­schaft
• Zu­stän­di­ges Re­gis­ter­ge­richt
• Han­dels­re­gis­ter­num­mer

Die Un­ter­neh­mer­ge­sell­schaft (haf­tungs­be­schränkt), kurz UG (haf­tungs­be­schränkt), ist ein Ein­stiegs­mo­dell in die GmbH. Dieser Rechts­form liegt daher ebenfalls das GmbH-Gesetz zugrunde. Die Vorgaben für Ge­schäfts­brie­fe ent­spre­chen folglich denen der Ge­sell­schaft mit be­schränk­ter Haftung.

Ak­ti­en­ge­sell­schaft (AG)

Für Ak­ti­en­ge­sell­schaf­ten sind gemäß § 80 AktG folgende Pflicht­an­ga­ben auf Ge­schäfts­brie­fen vor­ge­schrie­ben:

• Fir­mie­rung (ent­spre­chend des im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­ge­nen Wortlauts)
• Rechts­for­men­zu­satz (AG)
• Sitz der Ge­sell­schaft
• Zu­stän­di­ges Re­gis­ter­ge­richt
• Han­dels­re­gis­ter­num­mer
• Vor- und Nachname aller Vor­stands­mit­glie­der inklusive Vermerk, wer Vor­stands­vor­sit­zen­der bzw. -vor­sit­zen­de ist
• Vor- und Nachname des bzw. der Auf­sichts­rats­vor­sit­zen­den mit dem Fa­mi­li­en­na­men und min­des­tens einem aus­ge­schrie­be­nen Vornamen

GmbH & Co. und AG & Co.-Ge­sell­schaf­ten

Ist an einer OHG oder KG keine na­tür­li­che, sondern eine ju­ris­ti­sche Person als haftender Ge­sell­schaf­ter beteiligt, schreiben §§ 125a, 177a HGB sowie § 35a GmbHG folgende Pflicht­an­ga­ben vor.

• Fir­mie­rung der Ge­sell­schaft (ent­spre­chend des im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­ge­nen Wortlauts)
• Rechts­form­zu­satz (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. KG oder AG & Co. OHG)
• Sitz der Ge­sell­schaft
• Zu­stän­di­ges Re­gis­ter­ge­richt
• Han­dels­re­gis­ter­num­mer

Darüber hinaus sieht der Ge­setz­ge­ber weitere Pflicht­an­ga­ben zur haftenden Ge­sell­schaft vor (je nach Rechts­form GmbH oder AG):

• Fir­mie­rung der haftenden Ge­sell­schaft (ent­spre­chend des im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­ge­nen Wortlauts)
• Alle Pflicht­an­ga­ben gemäß des der Ge­sell­schaft zu­grun­de­lie­gen­den Gesetzes (je nach Rechts­form § 35a GmbHG oder § 80 AktG)

Sei­ten­auf­bau und Ge­stal­tung – korrekte Ge­schäfts­brie­fe gemäß DIN 5008

Um eine rei­bungs­lo­se Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Ge­schäfts­part­nern zu ge­währ­leis­ten, ist es ratsam, Ge­schäfts­brie­fe, die Sie per Post oder im PDF-Format versenden, als Norm­brie­fe gemäß DIN 5008 zu verfassen. Eine Pflicht dazu besteht jedoch nicht.

Die Norm 5008 des Deutschen Instituts für Normung e. V. (DIN) umfasst Schreib- und Ge­stal­tungs­re­ge­lun­gen für die Text­ver­ar­bei­tung und wird vom Nor­men­aus­schuss In­for­ma­ti­ons­tech­nik und An­wen­dun­gen er­ar­bei­tet. Ihre letzte Über­ar­bei­tung fand im Jahr 2020 statt.

Sei­ten­rän­der

Ge­schäfts­brie­fe werden in der Regel als DIN-A4-Brief im Hoch­for­mat verfasst. DIN 5008 empfiehlt für Schrift­stü­cke dieser Art folgende Sei­ten­rän­der:

• Oberer Rand: 45 mm
• Unterer Rand: min­des­tens 25 mm
• Linker Rand: 25 mm
• Rechter Rand: 20 mm

Wie ein derart for­ma­tier­ter Ge­schäfts­brief aussieht, zeigt die folgende Grafik.

Schrift­art

DIN 5008 gibt für Ge­schäfts­brie­fe keine bestimmte Schrift­art vor. Un­ter­neh­mer haben hier freie Wahl. Beachten Sie jedoch, dass sich die Wahl des Fonts erheblich auf das Schrift­bild auswirkt – unter anderem aufgrund der Grö­ßen­un­ter­schie­de ver­schie­de­ner Schrift­ar­ten. Ori­en­tie­ren Sie sich daher an Standard-Fonts wie Times New Roman, Ariel oder Helvetica. Prin­zi­pi­ell sind jedoch alle leicht lesbaren Schrift­ar­ten mit aus­ge­wo­ge­nen Pro­por­tio­nen für Ge­schäfts­brie­fe geeignet.

Schrift­grö­ße

Verfassen Sie Ihre Ge­schäfts­brie­fe im Schrift­grad 12 Punkt. Bei Schrift­stü­cken mit um­fang­rei­chem Text­kör­per kann die Schrift­grö­ße bei Bedarf auf 11 Punkt reduziert werden. Der Richtwert basiert auf der Annahme, dass Sie eine der Stan­dard­schrift­ar­ten verwenden. Setzt Ihr Un­ter­neh­men im Rahmen des Corporate Designs auf eine exotische Schrift­art, empfiehlt es sich, die Schrift­grö­ße ent­spre­chend an­zu­pas­sen.

Briefkopf: An­schrif­ten­feld und In­for­ma­ti­ons­block

Der obere Teil des Brief­kopfs ent­spricht dem oberen Rand des Dokuments. Dort stehen Ihnen von der Do­ku­ment­kan­te ausgehend 4,5 cm zur freien Ge­stal­tung zur Verfügung. In der Regel plat­zie­ren Un­ter­neh­mer in diesem Bereich grafische Elemente wie Fir­men­lo­gos oder Slogans.

Auf den oberen Sei­ten­rand folgen nach 4,5 cm das An­schrif­ten­feld und der In­for­ma­ti­ons­block.

An­schrif­ten­feld

Das An­schrif­ten­feld – auch Fens­ter­be­reich genannt – beinhalte Name und Adresse des Emp­fän­gers sowie die Rücksende-Angaben. Plat­zie­ren Sie das An­schrif­ten­feld 4,5 cm unter der oberen Do­ku­ment­kan­te links­bün­dig mit einem Abstand von 2 cm zum linken Sei­ten­rand. Der Fens­ter­be­reich umfasst in der Breite 85 mm. Der An­schrif­ten­text beginnt mit einem Abstand von 0,5 cm zum linken Rand des An­schrif­ten­fens­ters. Die Höhe des An­schrif­ten­fel­des beträgt 4,5 cm zuzüglich 0,5 cm für die Rück­sen­de­an­ga­ben. Dies ent­spricht insgesamt 10 Text­zei­len.

Auf die Rück­sen­de­an­ga­be folgt eine 3-zeilige Zusatz- und Ver­merk­zo­ne mit einer Höhe von insgesamt 12,7 cm. Die rest­li­chen 6 Zeilen des An­schrif­ten­fel­des sind für die Emp­fän­ger­adres­se vor­ge­se­hen. Gestalten Sie das Adress­an­ga­ben ohne Leer­zei­len. Sofern Sie keine Vermerke machen, bleiben die 3 Zeilen zwischen der Rück­sen­de­an­ga­be und der Emp­fän­ger­adres­se frei.

In­for­ma­ti­ons­block oder Be­zugs­zei­chen­zei­le

Der In­for­ma­ti­ons­block beginnt 5 cm unterhalb der oberen Do­ku­ment­kann­te und somit auf gleicher Höhe wie die Zusatz- und Ver­merk­zo­ne des An­schrif­ten­fel­des. Mit einem Abstand von 12,5 cm zum linken Rand und einer maximalen Breite von 7,5 cm befindet sich der In­for­ma­ti­ons­block auf der rechten Seite des Brief­kopfs.

Ein DIN-gerechter Stan­dard­in­for­ma­ti­ons­block enthält folgende Leit­wör­ter:

• Ihr Zeichen:
• Ihre Nachricht vom:
• Unser Zeichen:
• Unsere Nachricht vom:
• Name:
• Telefon:
• Telefax:
• E-Mail:
• Datum:

Grup­pie­ren Sie diese gemäß DIN 5008 durch ein Leer­zei­chen vor „Name“ und „Datum“. Passen Sie die Leit­wör­ter bei Bedarf an die An­for­de­run­gen Ihres Ge­schäfts­be­triebs an. Man spricht in diesem Fall vom ge­stal­te­ten In­for­ma­ti­ons­block.

Die ent­spre­chen­den In­for­ma­tio­nen trennen Sie mit einem Dop­pel­punkt inklusive nach­fol­gen­dem Leer­zei­chen vom Leitwort ab. Der Rand an der rechten Seite beträgt im besten Fall 2 min­des­tens jedoch 1 cm.

Re­du­zie­ren Sie bei Bedarf die Schrift­grö­ße des In­for­ma­ti­ons­block – bei einer Aus­gangs­grö­ße von 12 Punkt bei­spiel­wie­se auf 10 Punkt.

Auf den In­for­ma­ti­ons­block folgt die Be­treff­zei­le mit einem Abstand von min­des­tens 2 Leer­zei­len.

Als Al­ter­na­ti­ve zum In­for­ma­ti­ons­block können Sie die ent­spre­chen­den Angaben auch in einer Be­zugs­zei­chen­zei­le zwei Leer­zei­len unterhalb des An­schrif­ten­fel­des plat­zie­ren.

Übliche Angaben in der Be­zugs­zei­chen­zei­le sind:

• Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom
• Unsere Zeichen, unsere Nachricht vom
• Telefon, Name
• Datum

Plat­zie­ren Sie das erste Wort in der Be­zugs­zei­chen­zei­le mit einem Abstand von 2,5 cm zum linken Sei­ten­rand. Die übrigen Leit­wör­ter folgen mit einem Abstand von 7,5 cm, 12,5 cm und 17,5 cm. Die ent­spre­chen­den In­for­ma­tio­nen werden (in der Regel ma­schi­nell) unterhalb der Leit­wör­ter bündig zum ersten Buch­sta­ben eines jeden Leit­wor­tes ein­ge­tra­gen.

Emp­foh­le­ne Da­tums­for­ma­te für den In­for­ma­ti­ons­block oder die Be­zugs­zei­chen­zei­le sind Jahr-Monat-Tag oder Tag.Monat.Jahr – letztere wahlweise mit aus­ge­schrie­be­nem Monat oder vier­stel­li­ger Abkürzung (inklusive Ab­kür­zungs­punkt).

2025-10-15 15.10.2025 15. Oktober 2025 15. Okt. 2025

Um die best­mög­li­che Les­bar­keit von Telefon- und Fax­num­mern zu ge­währ­leis­ten, empfiehlt DIN 5008, diese mit einem Leer­zei­chen zwischen Vorwahl und Rufnummer des Ziel­teil­neh­mers auf­zu­füh­ren. Durch­wahl­num­mern werden der ggf. mit einem Bin­de­strich angehängt. Für Mo­bil­num­mern gelten dieselben Vorgaben wie für Fest­netz­num­mern.

[Vorwahl] [Rufnummer]-[Durchwahl] 030 1234567-12 0176 1234567

Bei Ge­schäfts­brie­fen an aus­län­di­sche Empfänger und Emp­fän­ge­rin­nen ersetzen Sie die führende Null der Orts­vor­wahl durch die Län­der­vor­wahl Deutsch­lands: +49. Trennen Sie die Län­der­vor­wahl durch ein Leer­zei­chen von der Orts­vor­wahl ab.

+49 30 1234567-12

Be­treff­zei­le

Die Be­treff­zei­le wird 2 Leer­zei­len unterhalb des In­for­ma­ti­ons­blocks bzw. der Be­zugs­zei­chen­zei­le platziert, links­bün­dig aus­ge­rich­tet und in der Regel durch Fettdruck her­vor­ge­ho­ben. Der Abstand zur linken Sei­ten­kan­te beträgt 2,5 cm.

Der Betreff be­schreibt im besten Fall mit wenigen Worten Inhalt oder Anlass des Schrei­bens, kann ge­ge­be­nen­falls eine Vorgangs- oder An­ge­bots­num­mer umfassen und bei Bedarf auch über mehrere Zeilen gehen.

Anrede, Text­kör­per und Gruß­for­mel

Anrede und Text­kör­per werden gemäß DIN 5008 mit einem Abstand von 2,5 cm zum linken Sei­ten­rand platziert und links­bün­dig for­ma­tiert.

Die Anrede des Ge­schäfts­briefs folgt 2 Leer­zei­len nach der Be­treff­zei­le, endet mit einem Komma und wird durch eine nach­fol­gen­de Leerzeile von übrigem Text ab­ge­trennt.

Wie Sie die Anrede for­mu­lie­ren, ist Ihnen über­las­sen. DIN 5008 trifft dazu keine Aussage. Für die Ge­schäfts­kor­re­spon­denz empfehlen wir die förmliche Anrede:

„Sehr geehrte(r) Frau/Herr …,“

Bei be­stehen­den Ge­schäfts­be­zie­hun­gen sind weniger formelle For­mu­lie­run­gen möglich:

„Guten Tag, Frau/Herr …,“ „Liebe(r) Frau/Herr …,“

Prin­zi­pi­ell gilt der Grundsatz: Lieber förmlich als zu ver­trau­lich.

Gliedern Sie den Text­kör­per durch Leer­zei­len in über­schau­ba­re Sinn­ab­schnit­te. Umfasst Ihr Ge­schäfts­brief mehrere Seiten, brechen Sie den um­lau­fen­den Text 3 Zeilen vor der Fußzeile durch einen Sei­ten­um­bruch um. Der Briefkopf wird nur auf der ersten Seite auf­ge­führt.

Num­me­rie­ren Sie die Seiten durch – im besten Fall durch eine rechts­bün­di­ge Sei­ten­zahl in der Fußzeile aller Fol­ge­zei­ten.

Die Gruß­for­mel wird mit einer Leerzeile vom Text­kör­per abgesetzt. Folgt auf die Gruß­for­mel der Fir­men­na­me wird dieser mit einer weiteren Leerzeile von der Gruß­for­mel abgehoben. An­schlie­ßend folgen 3 Leer­zei­len für die Un­ter­schrift des Absenders.

Üblich ist die Gruß­for­mel „Mit freund­li­chen Grüßen“. Fest­ge­legt ist sie diese nach DIN 5008 nicht

An­la­gen­ver­merk

Plat­zie­ren Sie den An­la­gen­ver­merk genau 3 Leer­zei­len unterhalb der Gruß­for­mel oder ggf. eine Leerzeile unterhalb der ma­schi­nen­schrift­li­chen Wie­der­ho­lung der Un­ter­schrift.

Der An­la­gen­ver­merk wird durch das Wort „Anlagen“ ein­ge­lei­tet. Verwenden Sie dieses in Fettdruck und ohne Dop­pel­punkt. Führen Sie an­schlie­ßend jede Anlage in einer separaten Zeile auf.

Fußzeile

Die Fußzeile der ersten Seite des Ge­schäfts­briefs be­inhal­tet alle Ge­schäfts­an­ga­ben, zu denen Ihr Un­ter­neh­mer gemäß seiner Rechts­form ver­pflich­tet ist.

In der Regel werden hier für den Empfänger auch Angaben zu den Ge­schäfts­räu­men, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­teln und Kon­to­ver­bin­dun­gen des Absenders gemacht.

Dieser so­ge­nann­te Brief-Fuß wird mit einem Abstand von 2,5 cm zur linken und 2,0 cm zur rechten Sei­ten­kan­te platziert. Die Höhe ist variabel und ergibt sich aus dem Bedarf, sollte jedoch min­des­tens 2,5 cm betragen.

Der Les­bar­keit halber werden die Ge­schäfts­an­ga­ben im Brief-Fuß in der Regel zu the­ma­ti­schen Blöcken zu­sam­men­ge­fasst.

Ge­schäfts­brie­fe schreiben – Dos and Don’ts im Überblick Dos

Dos

• Kurz und prägnant: Fassen Sie sich kurz! In Ge­schäfts­brie­fen – egal, ob in pos­ta­li­schen oder per E-Mails – sollten Sie ohne Um­schwei­fe direkt auf den Punkt kommt. In der Regel werden Sie nicht der oder die Einzige sein, der den Empfänger oder die Emp­fän­ge­rin Ihres Schrei­bens in ge­schäft­li­cher Hinsicht kon­tak­tiert. For­mu­lie­ren Sie daher kurz, prägnant und mit aus­sa­ge­kräf­ti­ger Be­treff­zei­le. Ge­schäfts­brie­fe sollte eine DIN-A4-Seite nur in Aus­nah­me­fäl­len über­schrei­ten. Lagern Sie auf­wen­di­ge Tabellen, Ab­bil­dun­gen oder Rech­nungs­de­tails ggf. in die Anlagen aus.
• Per­sön­li­che Anrede: Sprechen Sie den Empfänger bzw. die Emp­fän­ge­rin des Ge­schäfts­briefs – wenn möglich – per­sön­lich an. Re­cher­chie­ren Sie bei Bedarf den Namen des zu­stän­di­gen An­sprech­part­ners und achten Sie auf die korrekte Schreib­wei­se von Vor- und Zunamen. Lässt sich kein konkreter Empfänger bzw. keine konkrete Emp­fän­ge­rin ermitteln, bietet sich eine neutrale Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ an.
• Post­skrip­tum: Das Post­skrip­tum, kurz PS, diente ur­sprüng­lich als Nachtrag in hand­ge­schrie­be­nen Briefen, hat im Zeitalter der ma­schi­nel­len Tex­terstel­lung jedoch eine neue Funktion erlangt. Dem ei­gent­li­chen Ge­schäfts­brief nach­ge­stellt, bietet sich das Post­skrip­tum für einen the­men­frem­den Zusatz oder zur Her­vor­he­bung wichtiger In­for­ma­tio­nen an. Das cha­rak­te­ris­ti­sche PS mit nach­ge­stell­tem Dop­pel­punkt springt ins Auge. Nutzen Sie den Nachtrag bei­spiels­wei­se, um auf aktuelle Angebote oder Ihre In­ter­net­prä­senz hin­zu­wei­sen.

Don’ts

• Floskeln und veraltete For­mu­lie­run­gen: For­mu­lie­ren Sie Ge­schäfts­brie­fe zeitgemäß und emp­fän­ger­ori­en­tiert. Vermeiden Sie ste­reo­ty­pe Text­bau­stei­ne, Floskeln und veraltete Re­de­wen­dun­gen. Schreiben Sie Ge­schäfts­brie­fe in klarer Sprache ohne unnötigen Zierrat. Bedenken Sie: Ge­schäfts­brie­fe trans­por­tie­ren Ihr Un­ter­neh­mens­image. Wer Kunden bzw. Kundinnen und Ge­schäfts­part­ner mit ab­ge­dro­sche­nen Phrase oder ge­stelz­tem Bü­ro­kra­ten­deutsch langweilt, der ver­schenkt die Chancen. Mit modernen, in­di­vi­du­ell auf den Empfänger zu­ge­schnit­te­nen Ge­schäfts­brie­fe hingegen si­gna­li­sie­ren Sie Interesse am Empfänger und bleiben nach­hal­tig in Er­in­ne­rung.

• Recht­schreib­feh­ler: Feh­ler­haf­te An­schrei­ben wirken un­pro­fes­sio­nell. Das gilt nicht nur für Aufbau und Ge­stal­tung, sondern ins­be­son­de­re für Or­tho­gra­fie und In­ter­punk­ti­on. Lesen Sie Ge­schäfts­brie­fe daher sorg­fäl­tig Korrektur oder ziehen Sie bei Bedarf pro­fes­sio­nel­le Hilfe hinzu.

• Negative For­mu­lie­rung: Vermeiden Sie Ver­nei­nun­gen und eine negative Wortwahl. Auch schlechte Nach­rich­ten lassen sich meist in positive Worte kleiden.

• Zeigen Sie Optionen auf, anstatt sprach­li­che Mauern auf­zu­bau­en: Ver­glei­chen Sie: „Das kann ich Ihnen leider nicht be­ant­wor­ten!“ und „Ich in­for­mie­re mich umgehend und melde mich dann bei Ihnen!“ Welchen Satz würden Sie lieber hören? Ersetzen Sie For­mu­lie­run­gen, die abwertend oder un­freund­lich wirken oder auf Fremd­be­stimmt­heit und Pro­blem­ori­en­tiert­heit hinweisen, durch eine freund­li­che und lö­sungs­ori­en­tier­te Al­ter­na­ti­ve, ohne dabei einer Schön­fär­be­rei zu verfallen.

• Pas­siv­kon­struk­tio­nen: Während passive Sätze jegliche Mo­ti­va­ti­on eli­mi­nie­ren, indem Sie das handelnde Subjekt ver­schlei­ern, betonen aktive For­mu­lie­run­gen die Handlung und wirken dadurch kraftvoll und dynamisch. Ver­glei­chen Sie: „Ihre Anfrage wird schnellst­mög­lich be­ar­bei­tet!“ und „Mein Kollege Herr Mus­ter­mann be­ar­bei­tet Ihre Anfrage schnellst­mög­lich!“ Bei Satz 1 bleibt ungewiss, wer sich der Be­ar­bei­tung Ihrer Anfrage widmet. Bei Satz 2 haben Sie ein besseres Gefühl, denn hier wissen Sie, dass Sie auf Herrn Mus­ter­mann zählen können.

• Schach­tel­sät­ze: Ein kom­pli­zier­ter Satzbau erschwert das Ver­ständ­nis und behindert somit die Kom­mu­ni­ka­ti­on. Ersetzen Sie aus­ufern­de For­mu­lie­run­gen mit mehreren Ne­ben­sät­zen oder ein­ge­bet­te­ten Par­ti­zi­pi­al­kon­struk­tio­nen durch einfache, klar ver­ständ­li­che Aussagen.

Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.