Rechnung schreiben: Leitfaden für Un­ter­neh­mer und Selbst­stän­di­ge

Über ein Rech­nungs­schrei­ben in­for­mie­ren Sie Ihren Kunden über den Geld­be­trag, den er für eine Wa­ren­lie­fe­rung oder Dienst­leis­tung bezahlen muss. Zudem enthält das Dokument eine ent­spre­chen­de Zah­lungs­auf­for­de­rung. Rech­nun­gen erstellt man in­zwi­schen meist über Office-An­wen­dun­gen wie Microsoft Word oder mit spe­zi­el­len Tools, die oft als Cloud-Service angeboten werden.

Über Rech­nun­gen weisen Un­ter­neh­mer, Selbst­stän­di­ge und Frei­be­ruf­ler gegenüber dem Finanzamt Ihre Einnahmen und Ausgaben nach. Das Schreiben ist sowohl für das leistende Un­ter­neh­men als auch für Ge­schäfts­kun­den von Bedeutung. Denn nur mit einer ein­wand­frei­en Rechnung ist der Vor­steu­er­ab­zug zulässig, über den sich Un­ter­neh­mer die gezahlte Um­satz­steu­er und eventuell auch einen Teil der Ein­kom­men­steu­er vom Staat zu­rück­ho­len können. Falls Sie Ihre Rech­nun­gen nicht korrekt aus­stel­len, kann dies Konflikte mit Ihren Kunden und/oder dem Fiskus nach sich ziehen.

Vor allem Selbst­stän­di­ge und Klein­un­ter­neh­mer fragen sich oft: Wie schreibe ich eine Rechnung, die rechts­si­cher ist? Eine weitere Frage ist die, womit man das Schreiben am besten anfertigt – neben klas­si­schen Bü­ro­an­wen­dun­gen wie Microsoft Word und Excel gibt es in­zwi­schen auch viele Web­ap­pli­ka­tio­nen, mit denen Sie Ihre Rechnung online erstellen und or­ga­ni­sie­ren können. Wir fassen alles Wis­sens­wer­te darüber zusammen, wie Sie eine Rechnung (online) schreiben.

Ein Rech­nungs­schrei­ben un­ter­schei­det sich hin­sicht­lich der formellen Angaben nicht son­der­lich von einem An­ge­bots­schrei­ben, einer Auf­trags­be­stä­ti­gung oder einem Lie­fer­schein. Sie alle sind bis zu einem gewissen Grad ähnlich aufgebaut und enthalten an vielen Stellen die gleichen Pflicht­an­ga­ben.

Wie bei jedem anderen Geschäfts- oder Han­dels­brief sollten Sie Ihr Fir­men­lo­go auch bei einer Rechnung gut sichtbar und in guter Qualität auf dem Schreiben un­ter­brin­gen – meist wird es im oberen Teil des Dokuments platziert. Wenn Sie kein Logo haben oder verwenden möchten, können Sie al­ter­na­tiv Ihren Un­ter­neh­mens­na­men dort angeben.

Es folgen die üblichen For­ma­li­tä­ten eines un­ter­neh­me­ri­schen Schrei­bens an einen Kunden: Nennen Sie den Namen, die Rechts­form und die Anschrift Ihres Kunden sowie die ent­spre­chen­den Angaben zu Ihrem Un­ter­neh­men. Für even­tu­el­le Rück­fra­gen können Sie außerdem Ihre Kon­takt­da­ten (Telefon, E-Mail) auf der Rechnung fest­hal­ten. Es ist möglich, an dieser Stelle Ihre Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer (USt-IdNr. bzw. UID) oder Ihre private Steu­er­num­mer (z. B. wenn Sie diese als Klein­un­ter­neh­mer nutzen und dies dem Finanzamt mit­ge­teilt haben) an­zu­füh­ren – je nachdem, welche Nummer Sie für Ihr Un­ter­neh­men verwenden. Al­ter­na­tiv bietet es sich an, die Steu­er­num­mer mit weiteren Angaben zu Ihrer Firma (etwa den Kon­to­de­tails) in der Kopf- oder Fußzeile des Schrei­bens auf­zu­lis­ten.

Nach der Über­schrift (hier reicht die Aus­zeich­nung als „Rechnung“) beginnt der in­di­vi­du­el­le Teil des Rech­nungs­schrei­bens: Neben der fort­lau­fen­den Rech­nungs­num­mer sollten Sie zuerst auch die Kun­den­num­mer und das Datum angeben. Bedanken Sie sich in dem kurzen Fließtext des Schrei­bens für die Be­stel­lung bzw. Zu­sam­men­ar­beit und listen Sie nach­fol­gend die Leis­tun­gen auf, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Dann wird die Anzahl der ge­lie­fer­ten Produkte bzw. der Umfang der ver­ein­bar­ten Dienst­lei­tung genannt. In Form von Stich­wör­tern können Sie die Art Ihrer Waren bzw. Dienste be­zeich­nen und schließ­lich noch den Preis für jede in Rechnung gestellte Leistung nennen. Sollten Sie Produkt mehrfach an einen Kunden verkauft haben, geben Sie hier sowohl die Menge als auch den und Einzel- und Ge­samt­preis an.

Nach der Auf­lis­tung aller einzelnen Leis­tun­gen gilt es nun, den Ge­samt­be­trag der Rechnung aus­zu­zeich­nen. Zunächst listen Sie die Summe aller genannten Leis­tun­gen auf; danach den Steu­er­be­trag, der auf diese Net­to­sum­me auf­ge­schla­gen wird. Als letztes addieren Sie diese beiden Werte, wodurch der finale Rech­nungs­be­trag zustande kommt.

Unter der Brut­to­sum­me weisen Sie Ihren Kunden darauf hin, bis wann die Zahlung zu erfolgen hat (vergessen Sie in dem Rech­nungs­schrei­ben nicht die Angabe Ihrer Kon­to­da­ten) und halten das Liefer- bzw. Leis­tungs­da­tum fest.

In Deutsch­land ist ge­nau­es­tens geregelt, was ein Rech­nungs­schrei­ben alles umfassen muss – es exis­tie­ren dazu diverse in­halt­li­che Vorgaben. So muss eine ord­nungs­ge­mä­ße Rechnung unbedingt folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift Ihres Un­ter­neh­mens sowie des Leis­tungs­emp­fän­gers
   
• Ihre Steu­er­num­mer oder Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer
   
• Aus­stel­lungs­da­tum der Rechnung
   
• Fort­lau­fen­de, einmalige Rech­nungs­num­mer
   
• Menge bzw. Umfang und Be­schrei­bung der Wa­ren­lie­fe­rung bzw. der ver­han­del­ten Dienst­leis­tung
   
• Da­tums­an­ga­be über die Wa­ren­lie­fe­rung oder Er­brin­gung der Leistung (hier genügt die Mo­nats­an­ga­be)
   
• Ge­for­der­tes Entgelt: Auf­ge­teilt in Netto- und Steu­er­be­trag sowie summiert als Brut­to­be­trag (dies gilt nicht für Klein­un­ter­neh­mer, da diese keine Um­satz­steu­er ausweisen dürfen – hier ist brutto gleich netto)
   
• An­ge­wen­de­ter Steu­er­satz (in aller Regel 19 % oder 7 %) – falls eine Steu­er­be­frei­ung vorliegt, Sofern vorhanden und nicht bereits im Entgelt ein­be­rech­net: Angaben über ver­ein­bar­te Rabatte, Boni o. Ä.
   
• Im Falle einer Gut­schrift die Angabe „Gut­schrift“ statt „Rechnung“

Die Über­mitt­lung des Dokuments kann sowohl per Post oder auch auf digitalem Weg erfolgen – letzterem sollten Ihre Kunden al­ler­dings formlos zu­ge­stimmt haben. Dies kann über eine Klausel in den all­ge­mei­nen Ge­schäfts­be­din­gun­gen oder über eine Zu­stim­mung des Emp­fän­gers im Vor- oder Nach­hin­ein geschehen. Die Rechnung können Sie dann z. B. per E-Mail an den Kunden schicken oder per Download anbieten.

Die elek­tro­ni­sche Spei­che­rung einer Rechnung in Pa­pier­form ist erlaubt, wenn Sie das gedruckte Exemplar gut leserlich ein­scan­nen. An­ders­her­um müssen Sie al­ler­dings eine digitale Rechnung stets elek­tro­nisch auf­be­wah­ren – die alleinige Ver­wah­rung in aus­ge­druck­ter Form ist nicht erlaubt.

Stellen Sie bei Ihren elek­tro­nisch vor­lie­gen­den Rech­nungs­schrei­ben stets sicher, dass Sie diese auf Spei­cher­me­di­en mit einer hohen Le­bens­er­war­tung auf­be­wah­ren – moderne Fest­plat­ten eignen sich hierfür deutlich besser als weniger lang­le­bi­ge Da­ten­trä­ger wie CDs oder DVDs. Außerdem sollten Sie von Zeit zu Zeit Si­cher­heits­ko­pien Ihrer Rech­nun­gen (und allen anderen un­ter­neh­me­ri­schen Do­ku­men­ten, die einer Nach­weis­pflicht un­ter­lie­gen) auf ver­schie­de­nen Spei­cher­me­di­en machen.

Auch hierbei können Online-Tools mit Cloud-Funk­tio­na­li­tät von Vorteil sein, indem sie Ihre Rech­nun­gen auf Servern des Anbieters speichern und dort lang­fris­tig für Sie verwahren. Um si­cher­zu­ge­hen, dass Sie nicht gegen Re­ge­lun­gen der Auf­be­wah­rung verstoßen, sollten Sie dabei einen Anbieter mit deutschem Server-Standort wählen. Denn Sie benötigen eine Ge­neh­mi­gung der zu­stän­di­gen Fi­nanz­be­hör­de, wenn Sie digitale Un­ter­la­gen, für die eine Auf­be­wah­rungs­frist greift, im Ausland speichern wollen.

Sowohl für Rech­nun­gen in elek­tro­ni­scher als auch in aus­ge­druck­ter Form gilt die gleiche Auf­be­wah­rungs­frist: Un­ter­neh­mer müssen Rech­nun­gen (egal, ob ein­ge­hen­de oder aus­ge­hen­de) 10 Jahre, Pri­vat­per­so­nen hingegen 2 Jahre lang verwahren. Die Frist beginnt mit dem letzten Tag des Ka­len­der­jah­res, in dem Sie eine Rechnung ver­schickt oder erhalten haben. Wenn Ihnen Rech­nun­gen auf Ther­mo­pa­pier vorliegen, müssen Sie eine Kopie erstellen, da die Les­bar­keit dieses Papiers schnell abnimmt.

Eine Rechnung ist grund­sätz­lich von einer Quittung zu un­ter­schei­den.

• Eine Rechnung weist darauf hin, dass die Bezahlung eines Betrags noch aussteht. Sie gibt eine Übersicht über die Leis­tun­gen dar und listet die dadurch ent­ste­hen­den Kosten auf.

• Eine Quittung hingegen ist ein Beleg über eine erbrachte Leistung. In der Regel wird auf ihr auch ein Geld­be­trag fest­ge­hal­ten.

Al­ler­dings kann eine Rechnung auch als Quittung fungieren und umgekehrt. Sobald eine Quittung alle ge­setz­lich vor­ge­schrie­be­nen Angaben einer Rechnung enthält, kann sie auch als solche ein­ge­setzt werden. An­ders­her­um kann eine Rechnung auch als Quittung dienen, wenn auf ihr pro­to­kol­liert wird, dass der Zah­lungs­be­trag erhalten wurde und sich zudem eine Da­tums­an­ga­be sowie die Un­ter­schrift des Zah­lungs­emp­fän­gers auf ihr befinden.

Die Rech­nungs­er­stel­lung und -Or­ga­ni­sa­ti­on geschieht mitt­ler­wei­le über­wie­gend am Computer. Mit einem Mus­ter­ex­em­plar für Ihre Rech­nun­gen, das Ihr Logo sowie alle er­for­der­li­chen Angaben zu Ihrem Un­ter­neh­men enthält (z. B. Name und Anschrift sowie Steu­er­num­mer oder Um­satz­steu­er-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer), sparen Sie Zeit und Arbeit beim Schreiben aller weiteren Rech­nun­gen. Für die nach­fol­gen­den Rech­nun­gen müssen Sie dann nur noch die Angaben zum Kunden sowie zum Leis­tungs­um­fang hin­zu­fü­gen. Für die Er­stel­lung einer Rechnung eignen sich diverse Office-Lösung. Noch schneller verfassen, be­ar­bei­ten und or­ga­ni­sie­ren Sie Ihre Rech­nungs­schrei­ben, wenn Sie eine extra hierfür ent­wi­ckel­te Anwendung verwenden. Vor allem bei größeren Mengen an Be­stel­lun­gen und Aufträgen lohnt sich diese In­ves­ti­ti­on schnell. Besonders effizient sind hierbei Cloud-Ap­pli­ka­tio­nen, in denen Sie einmalig Ihre Kun­den­da­ten­sät­ze fest­hal­ten und dann im Hand­um­dre­hen Rech­nun­gen ver­voll­stän­di­gen und mit wenigen Klicks per E-Mail oder Post ver­schi­cken können. Die grund­sätz­li­chen An­for­de­run­gen ähneln sich aber stets – un­ab­hän­gig von der Anwendung, über die Sie die Rechnung schreiben: Ver­ge­wis­sern Sie sich, dass Sie alle Pflicht­an­ga­ben fest­ge­hal­ten haben, kon­trol­lie­ren Sie alle Angaben gründlich auf ihre Rich­tig­keit und senden Sie Ihren Kunden schnellst­mög­lich das Schrift­stück zu. Denn sowohl der Kunde als auch das Finanzamt erwarten, dass die Rechnung vor­schrifts­ge­mäß ge­schrie­ben wurde. Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.