Steu­er­erklä­rung für Selbst­stän­di­ge: Das müssen Sie beachten

Frei­be­ruf­le­rin­nen und Frei­be­ruf­ler zahlen ver­schie­de­ne Steuern wie die Ein­kom­men­steu­er und die Um­satz­steu­er. Welche Steuern Selbst­stän­di­ge im Detail zahlen müssen, hängt von der aus­ge­üb­ten Tätigkeit und den er­wor­be­nen Einnahmen ab. Wie bereitet man sich am besten vor und worauf kommt es bei der Steu­er­erklä­rung für Selbst­stän­di­ge an?

Selbst­stän­dig: Welche Steuern fallen an

Je nach Form der Selbst­stän­dig­keit fallen un­ter­schied­li­che Steuern an: Die Einkommen- und die Um­satz­steu­er (sofern nicht gemäß § 19 UStG von der Um­satz­steu­er befreit) sind für Frei­be­ruf­le­rin­nen und Frei­be­ruf­ler die wich­tigs­ten Steuern. Betreiben Un­ter­neh­mer ein Gewerbe, fällt zu­sätz­lich die Ge­wer­be­steu­er an.

Ein­kom­men­steu­er

Die Ein­kom­men­steu­er bezieht sich auf den er­mit­tel­ten zu ver­steu­ern­den Gewinn aus der Ge­schäfts­tä­tig­keit bzw. bei noch weiteren Ein­künf­ten auf das zu ver­steu­ern­de Ge­samt­ein­kom­men. Zur Erklärung dieser Steuer sind alle Selbst­stän­di­gen ver­pflich­tet. Woher Einkünfte bezogen werden, spielt keine Rolle:

• Ge­wer­be­be­trieb
• Miet­ein­nah­men
• Zins­ein­nah­men
• Einnahmen auf Be­tei­li­gun­gen
• frei­be­ruf­li­che Tätigkeit
• sonstige Einkünfte

Das bedeutet al­ler­dings nicht, dass alle Frei­be­ruf­le­rin­nen und Frei­be­ruf­ler Steuern auf ihr Einkommen zahlen müssen: Liegen die Einnahmen unterhalb des ge­setz­li­chen Grund­frei­be­trags, fällt keine Ein­kom­men­steu­er an. Im Jahr 2024 lag die Grund­frei­be­trags­gren­ze zum Beispiel bei 11.604 Euro für Al­lein­ste­hen­de und bei 23.208 Euro für Ver­hei­ra­te­te.

Um­satz­steu­er

Die Um­satz­steu­er, auch als Mehr­wert­steu­er bekannt, wird auf alle ge­han­del­ten Waren oder Dienst­leis­tun­gen erhoben. Das bedeutet in der Regel, dass Selbst­stän­di­ge diese Steuer ei­ner­seits beim Einkauf von Gütern selber zahlen (Vorsteuer) und sie an­de­rer­seits auf ihre ver­kauf­ten Waren und Leis­tun­gen erheben (Um­satz­steu­er) müssen. Die gezahlte Vorsteuer wird von der erhobenen Um­satz­steu­er abgezogen – der Rest­be­trag geht ans Finanzamt.

Die Um­satz­steu­er zahlen alle Selbst­stän­di­gen, sofern sie nicht von der so­ge­nann­ten Klein­un­ter­neh­mer­re­ge­lung Gebrauch machen. Diese sagt aus, dass man bei um­satz­steu­er­pflich­ti­gen Umsätzen die Schwelle von 22.000 Euro pro Jahr nicht über­schrei­tet. Un­ab­hän­gig davon, ob sie die Um­satz­steu­er zahlen müssen oder nicht, müssen Selbst­stän­di­ge die Um­satz­steu­er­erklä­rung aber in jedem Fall jährlich ein­rei­chen.

Ge­wer­be­steu­er und Lohn­steu­er

Für Ge­wer­be­be­trei­ben­de fällt zu­sätz­lich die Ge­wer­be­steu­er an. Hat ein Un­ter­neh­men An­ge­stell­te, muss es außerdem eine jährliche, mo­nat­li­che oder vier­tel­jähr­li­che Lohn­steu­er­vor­anmel­dung ans Finanzamt über­mit­teln und die an­fal­len­de Lohn­steu­er abführen. Genau genommen handelt es sich bei dieser nicht um eine eigene Steuer, sondern eine Er­he­bungs­form der Ein­kom­men­steu­er. Frei­be­ruf­ler wie Ärzte und Ärztinnen, Anwälte und An­wäl­tin­nen oder Künstler und Künst­le­rin­nen sind von der Ge­wer­be­steu­er befreit.

Steu­er­erklä­rung für Selbst­stän­di­ge – ein Leitfaden

Will man die Steuer für Selbst­stän­di­ge berechnen, gibt es einige Dinge, die man wissen und beachten sollten. Einfache Tipps und Tricks ersparen am Ende des Jahres viel Ar­beits­auf­wand und Stress. In der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erklären wir, wie man als Frei­be­ruf­ler oder Frei­be­ruf­le­rin ohne große Strapazen korrekt seine Steuern abführt.

Schritt 1: Einnahmen und Ausgaben do­ku­men­tie­ren (Übersicht)

Das Wich­tigs­te bei der Steu­er­erklä­rung ist eine gute Übersicht. Während Kaufleute meist ohnehin der Buch­füh­rungs­pflicht un­ter­lie­gen, gilt diese Regel für nicht ins Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­ge­ne Ge­wer­be­be­trei­ben­de und für Frei­be­ruf­ler und Frei­be­ruf­le­rin­nen nicht zwangs­läu­fig. Doch auch, wenn man nicht zum Führen von Büchern ver­pflich­tet ist, un­ter­liegt man immer gewissen Auf­zeich­nungs­pflich­ten. Daher sollten Selbst­stän­di­ge immer einen guten Überblick über die Einnahmen und Ausgaben ihrer Ge­schäfts­ak­ti­vi­tä­ten bewahren. Schließ­lich wird am Ende des Jahres ab­ge­rech­net, und je über­sicht­li­cher man zuvor seine Ausgaben do­ku­men­tier­te, desto weniger Arbeit macht die Steu­er­erklä­rung für Frei­be­ruf­ler später.

Um die Einnahmen und Ausgaben über­sicht­lich zu do­ku­men­tie­ren, genügen in der Regel zwei Excel-Tabellen: Eine für die Einnahmen und eine andere für die Ausgaben. In diesen Tabellen hält man in separaten Spalten folgende Werte fest:

• Datum
• Dienst­leis­ter/Dienst­leis­te­rin oder Verkäufer/Ver­käu­fe­rin
• Leistungs- oder Pro­dukt­be­zeich­nung
• Brut­to­be­trag
• Be­leg­num­mer
• Net­to­be­trä­ge (insofern um­satz­steu­er­pflich­tig)
• Vorsteuer (insofern um­satz­steu­er­pflich­tig)
• be­rech­ne­te Um­satz­steu­er (insofern um­satz­steu­er­pflich­tig)

Auch für eine mögliche Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung (EÜR) ist eine genaue Do­ku­men­ta­ti­on der Einnahmen und Ausgaben wichtig. Da diese nach dem Zu- und Ab­fluss­prin­zip erstellt wird, müssen alle Ausgaben und Einnahmen für den Monat und das Jahr verbucht werden, in dem sie entweder zu- oder ab­ge­flos­sen sind.

Schritt 2: Belege sammeln und sortieren (Or­ga­ni­sa­ti­on)

Einnahmen und Ausgaben zu do­ku­men­tie­ren ist das eine, diese auch belegen zu können das andere. Ge­schäfts­ak­ti­vi­tä­ten müssen immer mit einem Beleg versehen werden – grund­sätz­lich sollte man dafür besser zu viele Belege auf­be­wah­ren als zu wenige und sich dabei immer an die geltenden Auf­be­wah­rungs­fris­ten (zw. 6 und 10 Jahren) halten. Wichtige Belege sind:

• Quit­tun­gen für Bar­zah­lun­gen
• Kre­di­to­ren- und De­bi­to­ren­rech­nun­gen
• Über­wei­sungs­be­le­ge
• Lie­fer­schei­ne
• Ge­halts­lis­ten
• Tank- oder Be­wir­tungs­be­le­ge
• Bank­aus­zü­ge vom Ge­schäfts­kon­to und die Jah­res­be­schei­ni­gun­gen der Bank

Beim Umgang mit Belegen ist von Anfang an ein gutes System gefragt, das man re­gel­mä­ßig mit den neuen Un­ter­la­gen füttert. Dafür legt man un­ter­schied­li­che Ordner an, in denen die ge­sam­mel­ten Belege sys­te­ma­tisch ab­ge­hef­tet werden.

Ord­ner­sys­tem: Ge­winn­ermitt­lung mittels EÜR

Nimmt man am Ende des Jahres die Ge­winn­ermitt­lung mittels einer EÜR vor, genügen meistens zwei Ordner:

• Ordner für Kon­to­aus­zü­ge: chro­no­lo­gisch ab­ge­hef­tet; hinter jedem Kon­to­aus­zug wird der da­zu­ge­hö­ri­ge Beleg ab­ge­hef­tet (Ausnahme: mo­nat­li­che Kosten müssen nicht jedes Mal belegt werden, etwa durch die mo­nat­li­che Kopie eines Miet­ver­trags)
• Ordner für Barbelege: fort­lau­fend und mit einer Be­leg­num­mer

Ord­ner­sys­tem: Ge­winn­ermitt­lung im Rahmen eines Jah­res­ab­schlus­ses

Erfolgt die Ge­winn­ermitt­lung jedoch im Rahmen eines Jah­res­ab­schlus­ses (Bilanz und GuV), bietet sich eine dif­fe­ren­zier­te­re Variante der Be­leg­or­ga­ni­sa­ti­on an:

• Ordner für Aus­gangs­rech­nun­gen: fort­lau­fend und mit Be­leg­num­mer
• Ordner für Ein­gangs­rech­nun­gen: fort­lau­fend und mit Be­leg­num­mer
• Ordner für Kon­to­aus­zü­ge: voll­stän­dig und chro­no­lo­gisch sortiert
• Ordner für Kas­sen­buch samt Bargelege: chro­no­lo­gisch sortiert und do­ku­men­tiert

Schritt 3: Gewinn ermitteln (EÜR oder Bilanz)

Die Höhe der Ein­kom­men­steu­er richtet sich u. a. nach der Höhe des zu ver­steu­ern­den Gewinns, weshalb sich bei der Steu­er­erklä­rung für Selbst­stän­di­ge zunächst die Frage stellt, wie man den Gewinn korrekt ermittelt. Zwei Varianten kommen dabei in Frage:

1. Der Gewinn wird im Rahmen eines Jah­res­ab­schlus­ses (Bilanz und GuV) ermittelt.
2. Man erstellt eine Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung (EÜR).

Während Ge­wer­be­trei­ben­de in der Regel der Bi­lanz­pflicht un­ter­lie­gen, reicht dem Finanzamt in den meisten Fällen eine einfache EÜR – un­ab­hän­gig von Umsatz und Gewinn. Der große Vorteil der EÜR liegt in ihrer Ein­fach­heit. Eine einfache Ge­gen­über­stel­lung der Einnahmen und Ausgaben genügt hier zur Ge­winn­ermitt­lung: Einnahmen minus Ausgaben ergeben den Gewinn. Die Bilanz hingegen ist kom­pli­zier­ter und liefert dem Finanzamt eine de­tail­lier­te­re Übersicht über das vor­han­de­ne Vermögen zu einem be­stimm­ten Stichtag.

Schritt 4: Ausgaben absetzen

Es gibt ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten, im Rahmen der Erklärung Steuern zu sparen. Selbst­stän­di­ge können viele Be­triebs­aus­ga­ben voll­stän­dig oder teilweise von den Einnahmen abziehen. Dadurch sinkt das zu ver­steu­ern­de Einkommen und damit auch die Höhe der zu zahlenden Ein­kom­men­steu­er. Im Gegensatz zu Ar­beit­neh­mern und Ar­beit­neh­me­rin­nen genießen Selbst­stän­di­ge hier einen ver­hält­nis­mä­ßig großen Spielraum, tragen al­ler­dings auch das Un­ter­neh­mer­ri­si­ko.

Typische Kosten, die man voll­stän­dig oder teilweise abziehen kann, sind:

• Bü­ro­be­darf, Bücher
• Miete für Büroräume
• Fort­bil­dungs­kos­ten
• Gezahlte Löhne und Gehälter
• Pkw und andere An­la­ge­gü­ter (Ab­schrei­bung)
• Wa­ren­ein­kauf
• Spenden
• Be­wir­tungs­kos­ten (70 Prozent)
• Fahrt- bzw. Rei­se­kos­ten

Auch wenn die Details, z. B. die Ab­schrei­be­regeln, mit ein wenig Ein­ar­bei­tungs­zeit verbunden sind, sollten Frei­be­ruf­le­rin­nen und Frei­be­ruf­ler diese Vorteile bei der Steu­er­erklä­rung kei­nes­falls ver­nach­läs­si­gen.

Schritt 5: Formulare ausfüllen und Steu­er­erklä­rung abgeben (Ein­rei­chen)

Seit 2011 ist die Steu­er­erklä­rung für Frei­be­ruf­ler, Frei­be­ruf­le­rin­nen und Ge­wer­be­trei­ben­de in elek­tro­ni­scher Form abzugeben. Hierfür steht das Steu­er­por­tal ELSTER zur Verfügung, das alle wichtigen Formulare be­reit­hält und die Erklärung an das zu­stän­di­ge Finanzamt wei­ter­lei­tet.

Doch was müssen Selbst­stän­di­ge nun genau ausfüllen? Zum Pflicht­pro­gramm zählen diese Formulare:

1. Ein­kom­men­steu­er­erklä­rung (ESt 1 A bzw. ESt 1 C bei be­schränk­ter Steu­er­pflicht, da Wohnsitz im Ausland)
2. Um­satz­steu­er­erklä­rung (nach § 18 Absatz 3 UstG)
3. Ge­wer­be­be­trei­ben­de: Anlage G (Einkünfte aus Ge­wer­be­be­trieb)
4. Menschen in freien oder sonstigen selbst­stän­di­gen Berufen: Anlage S (Einkünfte aus selb­stän­di­ger Arbeit)
5. Fertigt man die Ge­winn­ermitt­lung mittels einer EÜR an: Anlage EÜR
6. Ge­wer­be­be­trei­ben­de:Ge­wer­be­steu­er­erklä­rung

Nun muss die Steu­er­erklä­rung nur noch frist­ge­recht abgegeben werden. Grund­sätz­lich erklären Selbst­stän­di­ge die Steuer nach dem Ablauf eines Ka­len­der­jah­res – bis zum 31. Juli des Fol­ge­jah­res räumt der Ge­setz­ge­ber Zeit dafür ein. Wird die Zeit dennoch knapp, ist auf schrift­li­chen Antrag eine Frist­ver­län­ge­rung möglich.

Schritt 6: Steu­er­be­scheid ge­gen­prü­fen

Die Be­ar­bei­tung der Steu­er­erklä­rung dauert in der Regel sechs bis acht Wochen. Ist der Steu­er­be­scheid da, sind viele Selbst­stän­di­ge von der Höhe der zu zahlenden Steuer über­rascht. Besonders für Neu­grün­der und Neu­grün­de­rin­nen kann die erste Forderung hoch ausfallen, denn das Finanzamt fordert nicht nur rück­wir­kend die Steuer des ersten Ge­schäfts­jah­res, sondern zu­sätz­lich eine Vor­aus­zah­lung für das laufende Ge­schäfts­jahr.

Auch, wenn die Höhe der Steuer meist be­rech­tigt ist, sollte man jeden Steu­er­be­scheid ge­gen­prü­fen (lassen). Schließ­lich können auch Fi­nanz­be­am­tin­nen und Fi­nanz­be­am­ten Fehler un­ter­lau­fen. Nach einem Monat wird ein Steu­er­be­scheid rechts­kräf­tig – bis dahin hat man Zeit, in gegebenem Falle Einspruch ein­zu­le­gen. Das Portal ELSTER stellt auch hierfür ein ent­spre­chen­des Ein­spruchs­for­mu­lar bereit, in dem man schrift­lich darlegen kann, warum man die Be­rech­nung für falsch hält.

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