Eine gute Kom­mu­ni­ka­ti­on legt den Grund­stein für eine effektive Zu­sam­men­ar­beit. Das gilt für die Kom­mu­ni­ka­ti­on innerhalb von Un­ter­neh­men ebenso wie für die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit au­ßen­ste­hen­den Personen. Un­ab­hän­gig davon, ob es Be­stel­lun­gen bei einem Zu­lie­fe­rer oder Pro­duk­ti­ons­hin­wei­se für aus­ge­wähl­te Kunden betrifft – Details te­le­fo­nisch oder per E-Mail zu klären ist mühselig und zeit­auf­wen­dig. Ein Extranet stellt eine Mög­lich­keit dar, In­for­ma­tio­nen einem aus­ge­wähl­ten Per­so­nen­kreis zur Verfügung zu stellen. Aber was genau ist ein Extranet überhaupt? Und wie funk­tio­niert es und für welche Zwecke können Sie es nutzen?

Extranet: De­fi­ni­ti­on und Ab­gren­zung

Das Wort Extranet setzt sich aus dem la­tei­ni­schen „extra“ (außerhalb) und dem eng­li­schen „net“ (Netz) zusammen. Es be­zeich­net ein kon­trol­lier­tes privates Rech­ner­netz, das die Tech­no­lo­gie des Internets nutzt, um eine fest­ge­leg­te Gruppe externer Nutzer mit­ein­an­der zu verbinden und ihnen Zugriff auf ein Rech­ner­netz zu ver­schaf­fen. Das Extranet dient der Be­reit­stel­lung von Res­sour­cen, die dem au­to­ri­sier­ten Nut­zer­kreis, aber nicht der Öf­fent­lich­keit zu­gäng­lich gemacht werden. Mögliche externe Nutzer sind Ge­schäfts­part­ner, Lie­fe­ran­ten und aus­ge­wähl­te Kunden. Durch den Aufbau eines Extranets lässt sich der In­for­ma­ti­ons­aus­tausch über die Un­ter­neh­mens­gren­zen hinaus ver­ein­fa­chen – das betrifft ins­be­son­de­re die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwischen un­ter­neh­mens­ei­ge­nen Mit­ar­bei­tern und Externen.

Ab­gren­zung zu anderen Rech­ner­net­zen

Das Extranet ist eine Er­wei­te­rung des Intranets, die die gleichen Techniken wie das Internet nutzt. Ein Vergleich auf Un­ter­neh­mens­ebe­ne ver­deut­licht die Un­ter­schie­de:

  • Intranet: Das Intranet ist ein Un­ter­neh­mens­netz­werk, das interne Teil­neh­mer mit­ein­an­der verbindet und so den Austausch innerhalb des Un­ter­neh­mens er­mög­licht. In der Regel ist es nur an einem Standort verfügbar. Die Zu­gangs­rech­te einzelner Teil­neh­mer werden durch Zu­gangs­kon­trol­len sowie Gruppen und Be­nut­zer­rol­len geregelt. So haben nicht alle Nutzer des Intranets Zugang zu sämt­li­chen Un­ter­neh­mens­be­rei­chen. Die Be­schrän­kung der Zu­gangs­rech­te lässt sich bei­spiels­wei­se nutzen, um In­for­ma­tio­nen nur einzelnen Ab­tei­lun­gen zur Verfügung zu stellen.
     
  • Extranet: Ein Un­ter­neh­mens­netz­werk, das interne und externe Teil­neh­mer über Subnetze mit­ein­an­der verbindet und so den Austausch von Be­triebs­an­ge­hö­ri­gen mit Personen außerhalb des Un­ter­neh­mens er­leich­tert. Der Zugriff auf das Extranet ist von mehreren Stand­or­ten aus möglich. Dabei erhalten externe Nutzer keinen Zugang zum gesamten Intranet, vielmehr werden ihnen nur bestimmte Bereiche zu­gäng­lich gemacht. Beim Extranet regeln ebenfalls Zu­gangs­kon­trol­len sowie Gruppen und Be­nut­zer­rol­len, auf welche In­for­ma­tio­nen Teil­neh­mer zugreifen können. So haben Lie­fe­ran­ten und Kunden bei­spiels­wei­se un­ter­schied­li­che Zu­gangs­rech­te.
     
  • Internet: Das Internet ist ein welt­wei­ter und öf­fent­lich ver­füg­ba­rer Verbund von Rech­ner­netz­wer­ken. Es ist kein homogenes Netzwerk, sondern besteht aus vielen, teilweise sehr un­ter­schied­li­chen Teil­net­zen.

Wie können Sie das Extranet nutzen?

Ob für private Un­ter­neh­men, Or­ga­ni­sa­tio­nen, Hoch­schu­len oder Vereine – durch den Aufbau eines Extranets schaffen Sie ein um­fas­sen­des In­for­ma­ti­ons­netz­werk, das sich auf un­ter­schied­li­che Arten in Un­ter­neh­mens­ab­läu­fe einbinden lässt:

  • Da­ten­über­tra­gung: Ein Extranet er­mög­licht den elek­tro­ni­schen Da­ten­aus­tausch (abgekürzt „EDI“ für „Elec­tro­nic Data In­ter­ch­an­ge“) von Do­ku­men­ten, wie bei­spiels­wei­se Be­stell­for­mu­la­re oder Lie­fer­schei­ne, zwischen Ge­schäfts­part­nern. Auf diese Weise können Daten über Un­ter­neh­mens­gren­zen hinweg aus­ge­tauscht und ohne manuelle Erfassung direkt wei­ter­ver­ar­bei­tet werden. Die Da­ten­über­tra­gung kann so un­ab­hän­gig von Wa­ren­wirt­schafts­sys­te­men ablaufen.

  • Da­ten­pfle­ge: Daten können innerhalb kurzer Zeit ak­tua­li­siert und be­rech­tig­ten Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Das ge­währ­leis­tet eine hohe Ak­tua­li­tät und Trans­pa­renz bei der Ver­ar­bei­tung von Daten.
  • Ko­ope­ra­ti­on: Ein Extranet er­mög­licht die ge­mein­sa­me Nutzung von Software-An­wen­dun­gen und damit die ko­ope­ra­ti­ve Zu­sam­men­ar­beit mit anderen Un­ter­neh­men.
  • In­for­ma­ti­ons­über­mitt­lung: Neu­ig­kei­ten, die für einen aus­ge­wähl­ten Per­so­nen­kreis von Interesse sind, kann man diesem innerhalb kurzer Zeit zur Verfügung stellen.
  • Wis­sens­ma­nage­ment: Ge­mein­sa­me Nutzung von Trai­nings­pro­gram­men oder ge­mein­sa­me Wei­ter­ent­wick­lung be­stimm­ter An­wen­dun­gen in Zu­sam­men­ar­beit mit anderen Un­ter­neh­men.  

Darüber hinaus können Un­ter­neh­men weitere Funk­tio­nen in das Extranet in­te­grie­ren, die den Austausch mit Externen er­leich­tern. Mögliche Funk­tio­nen wären bei­spiels­wei­se eine Such­ma­schi­ne, ein Per­so­nal­ver­zeich­nis oder ein Messenger-Dienst. Auch in­ter­ak­ti­ve Funk­tio­nen (wie die Durch­füh­rung von Umfragen und Ab­stim­mun­gen) sind möglich.

Wie funk­tio­niert das Extranet?

Technisch gesehen ist das Extranet wie das Internet aufgebaut: Die Kom­mu­ni­ka­ti­on erfolgt über eine Sammlung von etwa 500 Netz­werk­pro­to­kol­len, die festlegen, nach welchen Regeln und in welchem Format mit­ein­an­der kom­mu­ni­ziert wird. Das Internet Protocol (IP) und das Trans­mis­si­on Control Protocol (TCP) bilden die Grundlage für den Da­ten­aus­tausch.

Un­ter­neh­men haben mehrere Mög­lich­kei­ten, ein Extranet auf­zu­bau­en. Es kann ein voll­kom­men ei­gen­stän­di­ges Netzwerk sein, das nur durch eine separate Stand­lei­tung oder Einwahl er­reich­bar ist, oder über Schutz­me­cha­nis­men an das Internet an­ge­schlos­sen sein.

Wie wird ein Extranet ab­ge­si­chert?

Beim Austausch sensibler Daten sind Si­cher­heits­vor­keh­run­gen sehr wichtig. Dabei ist nicht nur zu ver­hin­dern, dass unbefugte Personen außerhalb des Un­ter­neh­mens auf ver­trau­li­che In­for­ma­tio­nen zugreifen. Auch innerhalb eines Un­ter­neh­mens müssen Si­cher­heits­lü­cken ge­schlos­sen werden. Um das Extranet ab­zu­si­chern und ver­trau­li­che Daten vor dem Zugriff Un­be­fug­ter zu schützen, setzt man vor allem auf zwei Si­cher­heits­vor­keh­run­gen:

  • Firewalls: Eine Firewall ver­hin­dert, dass Unbefugte außerhalb des Un­ter­neh­mens auf Daten im Extranet zugreifen können.
  • Pass­wör­ter: Pass­wör­ter ver­hin­dern, dass Unbefugte (auch innerhalb des Un­ter­neh­mens) direkten Zugang zu Daten haben, die auf dem Server ge­spei­chert sind.

Eine effektive Ab­si­che­rung des Extranets wird durch eine externe Firewall ge­währ­leis­tet. Sie wird zwischen ver­schie­de­nen Rech­ner­sys­te­men ein­ge­rich­tet und daher auch als Netzwerk- oder Hardware-Firewall be­zeich­net. Da sie anders als die Personal Firewall nicht auf dem zu schüt­zen­den System selbst läuft, lässt sie sich nur schwer ma­ni­pu­lie­ren.

Fakt

Oft werden zum Schutz so­ge­nann­te de­mi­li­ta­ri­sier­ten Zonen (DMZ) genutzt. Sie dienen als Puf­fer­zo­ne zwischen dem privaten Un­ter­neh­mens­netz und dem Internet und grenzen beide Netze durch strenge Zu­griffs­re­geln von­ein­an­der ab. Am ef­fek­tivs­ten sind DMZ mit zwei Firewalls. Eine äußere Firewall isoliert die DMZ vom öf­fent­li­chen Netz, eine innere die DMZ vom Intranet.

Einen möglichst sicheren Zugriff auf Daten können Sie auch über so­ge­nann­te Virtual Private Networks (VPN) ge­währ­leis­ten. Ein VPN ist ein privates Kom­mu­ni­ka­ti­ons­netz­werk, bei dem die Teil­neh­mer über einen vir­tu­el­len IP-Tunnel verbunden sind und so auf das un­ter­neh­mens­in­ter­ne Intranet zugreifen können. Um bei der Nutzung öf­fent­li­cher Leitungen für eine hohe Si­cher­heit der Daten zu sorgen, werden alle In­for­ma­tio­nen ver­schlüs­selt über­mit­telt (Tunneling). Dadurch sind die über­mit­tel­ten Daten für andere Teil­neh­mer des öf­fent­li­chen Netzwerks nicht sichtbar.

Wie kann man sein eigenes Extranet erstellen?

Grund­sätz­lich un­ter­schei­det man zwei ver­schie­de­ne Ansätze, ein Extranet zu erstellen und in die Un­ter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on zu in­te­grie­ren. Bei beiden Ansätzen handelt es sich um Portal-Lösungen:

  • En­ter­pri­se-Portale: Sie fassen un­ter­schied­li­che An­wen­dun­gen unter einer ein­heit­li­chen Be­nut­zer­ober­flä­che zusammen. Das ist vor allem dann vor­teil­haft, wenn viele ver­schie­de­ne Extranet-An­wen­dun­gen in­te­griert werden sollen. So müssen sich die Nutzer nicht mit un­ter­schied­li­chen Be­dien­kon­zep­ten aus­ein­an­der­set­zen. Zudem erfolgt die Iden­ti­fi­zie­rung nur einmal gegenüber dem Portal, nicht bei jeder einzelnen Anwendung.
  • Pro­zess­ori­en­tier­te Portale: Sie dienen vor allem dazu, bestimmte Ge­schäfts­pro­zes­se ab­zu­wi­ckeln. Mögliche Beispiele sind das Be­stell­we­sen oder die Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung. Die einzelnen Ge­schäfts­pro­zes­se können, aber müssen nicht in das Portal in­te­griert sein. Sie lassen sich auch über separate An­wen­dun­gen rea­li­sie­ren.

Ein Extranet lässt sich auch auf Basis eines Content-Ma­nage­ment-Systems (CMS) ein­rich­ten. Der Umfang der durch die Stan­dard­soft­ware ab­ge­deck­ten Funk­tio­nen variiert dabei je nach benutztem System. Werden die be­nö­tig­ten Funk­tio­nen nicht durch die Stan­dard­soft­ware abgedeckt, ist es oft möglich, diese durch Er­wei­te­run­gen zu ergänzen. Al­ler­dings sollten Sie bedenken, dass die Im­ple­men­tie­rung und Pflege komplexer Systeme ein gewisses Know-how erfordert.

Sind Sie sich unsicher, welche Lösung die richtige für Sie ist, empfiehlt es sich, einen Experten zurate zu ziehen.

Vor- und Nachteile des Extranets

Welche Vorteile bietet ein Extranet?

Die Im­ple­men­tie­rung eines Extranets ist für Un­ter­neh­men mit vielen Vorteilen verbunden: Dazu gehört unter anderem der schnelle Austausch von Daten zwischen Mit­ar­bei­tern im Innen- und Au­ßen­dienst sowie Externen. Da über ein Extranet selbst große Da­ten­men­gen in kurzer Zeit aus­ge­tauscht werden können, lassen sich viele Prozesse op­ti­mie­ren. Mit dem ge­rin­ge­ren zeit­li­chen Aufwand für manuell aus­ge­führ­te An­wen­dun­gen gehen oft eine Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­rung und eine Kos­ten­er­spar­nis einher. In­for­ma­tio­nen zum Be­stell­sta­tus müssen bei­spiels­wei­se nicht mehr per Mail an jeden einzelnen Kunden über­mit­telt werden. Der ent­spre­chen­de Kunde greift über den Zugang zum Extranet einfach auf den aktuellen Be­stell­sta­tus zu. Da das Extranet eine separate EDI-Software über­flüs­sig macht, lassen sich zu­sätz­lich Kosten einsparen. Dadurch, dass weniger manuelle Prozesse durch­ge­führt werden müssen, gibt es auch weniger mögliche Feh­ler­quel­len. 

Dass an­ge­pass­te oder neue Daten und In­for­ma­tio­nen schnell ein­ge­pflegt und sofort von den dazu be­rech­ti­gen Personen ein­ge­se­hen werden können, sorgt für eine hohe Trans­pa­renz. Das er­leich­tert nicht nur die Kom­mu­ni­ka­ti­on, sondern stärkt auch das beid­sei­ti­ge Vertrauen.

Sind ent­spre­chen­de An­wen­dun­gen in­te­griert, kann das Extranet auch die Funktion einer Groupware erfüllen und so das ko­ope­ra­ti­ve Arbeiten mit Ge­schäfts­part­nern er­mög­li­chen. Dann können die zu­gangs­be­rech­tig­ten User bei­spiels­wei­se auf Adress­bü­cher, Ter­min­ka­len­der oder To-do-Listen zugreifen, die sie sich teilen. Und das Extranet bietet auch Chancen für ge­mein­sa­mes Wis­sens­ma­nage­ment. Spe­zi­fi­sche Trai­nings­pro­gram­me, die für Mit­ar­bei­ter mehrerer Ge­schäfts­part­ner relevant sind, lassen sich bei­spiels­wei­se gemeinsam nutzen.

Welche Nachteile können aus einem Extranet re­sul­tie­ren

Den Vorteilen eines Extranets stehen auch einige Nachteile gegenüber. Dazu gehören etwa die An­schaf­fungs­kos­ten für eine ent­spre­chen­de Software. Dabei bleibt es jedoch nicht. Zu den eimaligen Kosten, die mit der Er­stel­lung ein­her­ge­hen, kommen noch Fol­ge­kos­ten hinzu. Software-Updates, Back-ups, Pro­blem­lö­sung – damit das Extranet seinen Zweck erfüllt, muss es re­gel­mä­ßig von internen Mit­ar­bei­tern oder einem externen Dienst­leis­ter gepflegt werden. Zudem kommt es durch die benötigte Ein­ar­bei­tungs­zeit von Mit­ar­bei­tern besonders bei Systemen mit komplexen An­wen­dun­gen zu ent­spre­chend hohen Op­por­tu­ni­täts­kos­ten. Sprich: Während der Ein­ar­bei­tung haben die Mit­ar­bei­ter keine Zeit, ihren ei­gent­li­chen Aufgaben nach­zu­ge­hen. Ins­be­son­de­re, wenn viele Mit­ar­bei­ter ge­leich­zei­tig geschult werden müssen, etwa bei der In­te­gra­ti­on eines Extranets, kann das den Umsatz des Un­ter­neh­mens senken.

Neben den Kosten sind auch die möglichen Si­cher­heits­ri­si­ken zu be­rück­sich­ti­gen. Um zu ver­hin­dern, dass Unbefugte auf sensible Daten zugreifen, sind hohe Si­cher­heits­stan­dards ein­zu­hal­ten. Das bezieht sich auf Zugriffe von außerhalb ebenso wie auf nicht au­to­ri­sier­te Zugriffe innerhalb des Un­ter­neh­mens.

Vor- und Nachteile auf einen Blick

Vorteile Nachteile
Schneller Austausch von Daten An­schaf­fungs- und Fol­ge­kos­ten
Stei­ge­rung der Pro­duk­ti­vi­tät Schulung von Mit­ar­bei­tern er­for­der­lich
Zeit- und Kos­ten­er­spar­nis Erhöhte Si­cher­heits­ri­si­ken
Hohe Ak­tua­li­tät durch einfache Da­ten­pfle­ge
Op­ti­mier­te Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Externen
Er­leich­te­rung des ko­ope­ra­ti­ven Arbeitens
Ver­bes­ser­tes Wis­sens­ma­nage­ment

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