Angebot schreiben: Was Sie bei der An­ge­bots­er­stel­lung beachten sollten

Un­ter­neh­men benötigen Aufträge, um Einnahmen zu erzielen. Mit einem Angebot reagieren Sie auf Kun­den­an­fra­gen oder machen im Zuge der Kalt­ak­qui­se auf Ihre Dienste auf­merk­sam. Wenn Sie ein schrift­li­ches Angebot erstellen, sollte dieses bestimmte Stan­dard­an­for­de­run­gen erfüllen, denn es kann später die Grundlage der ge­schäft­li­chen Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden bilden.

Ob sich jemand für oder gegen ein Angebot ent­schei­det, hängt in vielen Fällen vom Preis-Leistungs-Ver­hält­nis ab. Al­ler­dings können Sie Ihre Aus­gangs­po­si­ti­on erheblich ver­bes­sern, indem Sie nach­ste­hen­den Tipps zu den Inhalten, der Glie­de­rung und der For­mu­lie­rung eines Angebots be­her­zi­gen. Ein präzises und gut struk­tu­rier­tes An­ge­bots­schrei­ben un­ter­streicht eine pro­fes­sio­nel­le Ar­beits­wei­se und erhöht die Chancen, dass sich der Adressat für Ihr Leis­tungs­pa­ket ent­schei­det.

Die An­fer­ti­gung eines Angebots gehört zum Vertrieb und zur Akquise und somit zum be­ruf­li­chen Alltag zahl­rei­cher Firmen und Dienst­leis­ter. Auch viele Frei­be­ruf­ler müssen immer wieder Angebote for­mu­lie­ren. Letzt­end­lich sichert man sich so seine Aufträge und damit auch seine Einnahmen. Dem­entspre­chend sollte hier eine pro­fes­sio­nel­le Vor­ge­hens­wei­se oberste Priorität haben. Bei einem schrift­li­chen Angebot kann man sich im Gegensatz zu einer rein verbalen Absprache immer und für alle Seiten nach­voll­zieh­bar auf die ge­trof­fe­ne Abmachung beziehen. Generell sollte ein An­ge­bots­schrei­ben sämtliche für das Geschäft re­le­van­ten Fakten, Leis­tun­gen und Kosten umfassen. Dies ist auch deshalb so wichtig, weil das Angebot rechtlich bindend ist und die Basis für einen Vertrag zwischen Ihnen und dem Kunden bilden kann. Der Vertrag kommt zustande, sobald ein Kunde das Angebot annimmt oder eine ent­spre­chen­de Be­stel­lung aufgibt und Sie ihm eine Auf­trags­be­stä­ti­gung aus­stel­len. Ein schrift­li­ches Angebot verliert seine recht­li­che Bindung erst, wenn die An­nah­me­frist ab­ge­lau­fen ist oder – sofern diese fehlt – eine Antwort nicht mehr erwartet werden kann. Um hier die Kontrolle zu behalten, sollten Sie die Frist zur Annahme selbst bestimmen. Zudem sollten Sie stets die finale Version auf ihre Rich­tig­keit prüfen – ins­be­son­de­re die genannten Preise sowie Angaben zum Lie­fer­um­fang und -datum.

Vor jedem An­ge­bots­schrei­ben steht die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Ihrem po­ten­zi­el­len Kunden. Ein münd­li­ches Gespräch ist hier einfacher und schneller, als im Schrift­ver­kehr über die An­ge­bots­kon­di­tio­nen zu ver­han­deln. Der verbale Austausch macht es Ihnen zudem leichter, die Wünsche und Be­dürf­nis­se Ihres Kunden nach­zu­voll­zie­hen. Dabei hilft es auch, sich seine bisherige Customer-Journey vor Augen zu führen.

Wenn Sie sich mit Ihrem po­ten­zi­el­len Kunden über die Details Ihres Angebots aus­tau­schen, rückt der Ver­trags­ab­schluss schon in greifbare Nähe. Denn dies ist ein Indiz dafür, dass der Kunde Ihr Angebot tat­säch­lich in Betracht zieht. Um Ihre Chancen auf den Auftrag zu erhöhen, sollten Sie nun so aus­führ­lich wie möglich über die konkreten Anliegen und Absichten des Kunden sprechen: Welchen Nutzen können Sie ihm mit Ihren Leis­tun­gen bieten? Welches Produkt bzw. welche Dienst­leis­tung passt am besten zu seinen Vor­stel­lun­gen?

Darüber hinaus spielen auch die Rah­men­be­din­gun­gen eine wichtige Rolle für Sie – etwa welchen fi­nan­zi­el­len und zeit­li­chen Spielraum Ihr Ge­schäfts­part­ner für den Auftrag hat. Nur so können Sie ein passendes und at­trak­ti­ves Angebot erstellen, in dem Sie Ihr Gegenüber mit hand­fes­ten Ar­gu­men­ten davon über­zeu­gen, dass die In­an­spruch­nah­me Ihrer Dienste die richtige Ent­schei­dung ist.

Als Nächstes bietet es sich an, eine Übersicht zu erstellen, in der Sie alle wichtigen Aspekte des Angebots bündeln. Die Zu­sam­men­fas­sung er­leich­tert Ihnen die Suche nach schlüs­si­gen Ar­gu­men­ten, die den Kunden zur Annahme des Angebots bewegen. Außerdem hilft Ihnen die Auf­lis­tung dabei, das Schreiben sinnvoll zu struk­tu­rie­ren. Die folgenden Fragen können hierzu eine gute Ori­en­tie­rung sein:

• Wofür benötigt der Kunde Ihre Waren und/oder Dienst­leis­tun­gen? Welche Ziele verfolgt er hiermit?

• Welche Vorteile, die Sie von der Kon­kur­renz abheben, können Sie dem Kunden bieten?

• Über welchen Zeitraum kann der Kunde Ihre Produkte und/oder Dienst­leis­tun­gen nutzen bzw. in Anspruch nehmen?

• Muss der Kunde damit rechnen, dass es ggf. zu weiteren Kosten kommen könnte?

• Welche Ab­rech­nungs­art ist sinnvoll: Ge­samt­preis, Zahlung auf Stun­den­ba­sis oder bei Erreichen gewisser Mei­len­stei­ne innerhalb des Projekts?

Mithilfe Ihrer Zu­sam­men­fas­sung beginnen Sie nun das An­ge­bots­schrei­ben.

Zunächst widmen Sie sich dem formalen Aufbau des Schrei­bens. Ihr Logo sollten Sie unbedingt verwenden: Das Logo ist Ihr Mar­ken­zei­chen, gehört damit zum Corporate Design Ihres Un­ter­neh­mens und wird dem­entspre­chend prominent platziert.

Un­ver­zicht­bar sind die gängigen Formalien eines Kun­den­an­schrei­bens: Das Angebot muss sowohl den Namen Ihres Un­ter­neh­mens (mit Rechts­form und Adresse) sowie Ihren Vor- und Nachnamen als auch die ent­spre­chen­den Daten Ihres Kunden enthalten. Nennen Sie des Weiteren An­ge­bots­num­mer und -datum, Lie­fer­da­tum, Kun­den­num­mer und den ver­ant­wort­li­chen An­sprech­part­ner Ihres Un­ter­neh­mens. Wichtig sind zudem der Ort und das Datum, an dem Sie das Angebot ver­schi­cken.

In der Über­schrift benennen Sie präzise den Ge­gen­stand und Zweck Ihres Angebots. Die nach­fol­gen­de Anrede richten Sie an den ver­ant­wort­li­chen An­sprech­part­ner des Kunden. Eine per­sön­li­che Anrede zeugt von Respekt und Pro­fes­sio­na­li­tät. Ver­ge­wis­sern Sie sich im Vorfeld auch darüber, ob der ent­spre­chen­de An­sprech­part­ner auch zeich­nungs­be­rech­tigt ist, d. h. ob er von seinem Un­ter­neh­men dazu au­to­ri­siert ist, Angebote ein­zu­ho­len und Aufträge rechts­wirk­sam zu erteilen.

Den an­schlie­ßen­den Fließtext sollten Sie so kurz wie möglich halten und in kompakte Absätze von nicht mehr als vier Zeilen aufteilen. In­halt­lich be­schrei­ben und erläutern Sie hier Ihre Dienste gegenüber dem Kunden. Weiterhin besteht ein An­ge­bots­schrei­ben aus einer über­sicht­li­chen Auf­stel­lung Ihrer Leis­tun­gen und der ver­ein­bar­ten Eckdaten. Führen Sie hier auch den Umfang (Stückzahl bei Waren, Ar­beits­stun­den bei Dienst­leis­tun­gen) und die ent­spre­chen­den Preise an. Dies kann z. B. in Ta­bel­len­form oder als Auf­zäh­lung geschehen.

Damit der Kunde die Zu­sam­men­set­zung Ihres Angebots besser nach­voll­zie­hen kann, sollten Sie den Ge­samt­preis in Form von Zwi­schen­sum­men auf­schlüs­seln – nennen Sie z. B. den Net­to­preis, die an­fal­len­de Um­satz­steu­er und ggf. die Lie­fer­kos­ten. Außerdem ist es ratsam, eine An­ge­bots­frist zu setzen – so legen Sie fest, für welchen Zeitraum die genannten Kon­di­tio­nen gültig sind.

Das ei­gent­li­che An­ge­bots­schrei­ben sollte idea­ler­wei­se nur eine einzige Seite umfassen. Al­ler­dings passen nicht immer alle not­wen­di­gen In­for­ma­tio­nen auf eine Seite. Falls Sie Ihrem Kunden viele Details nennen müssen und diese mehr Platz benötigen, können Sie weitere Er­läu­te­run­gen zum An­ge­bots­in­halt in ein Be­gleit­schrei­ben auslagern.

In der Regel steigen Sie in den Fließtext damit ein, den Nutzen der an­ge­bo­te­nen Leistung für den Kunden her­aus­zu­stel­len. Heben Sie hier die Vorteile und positiven Aspekte hervor – schließ­lich möchten Sie Ihren po­ten­zi­el­len Kunden davon über­zeu­gen, dass der Auftrag bei Ihnen in besten Händen ist.

Versuchen Sie, we­nigs­tens ein Al­lein­stel­lungs­merk­mal zu finden, durch das Ihr Angebot her­aus­sticht. Bei Gütern können Sie bei­spiels­wei­se auf die Wer­tig­keit des Materials, die gute Ver­ar­bei­tung, die Option auf eine Maß­an­fer­ti­gung etc. eingehen. In Bezug auf Dienst­leis­tun­gen lassen sich hingegen Dinge wie eine au­ßer­ge­wöhn­li­che Betreuung des Projekts oder die ständige Er­reich­bar­keit des Kun­den­ser­vices un­ter­strei­chen.

Wenn sich die Qualität Ihrer Dienste mit ein­drucks­vol­len Re­fe­ren­zen und/oder Kun­den­mei­nun­gen belegen lässt, können Sie auch diese (inklusive Namen sowie ggf. Un­ter­neh­men und Position der je­wei­li­gen Person) im An­ge­bots­schrei­ben anführen. In einem Angebot steht aber nie das Eigenlob im Fokus. Die Beispiele sollen Ihrem po­ten­zi­el­len Kunden lediglich zeigen, dass schon andere von Ihren Diensten pro­fi­tiert haben.

Nennen Sie aus­sa­ge­kräf­ti­ge Argumente, um Ihren Adres­sa­ten vom ihm vor­lie­gen­den Angebot zu über­zeu­gen. Gehen Sie dabei auf die in­di­vi­du­el­len Be­dürf­nis­se Ihres Kunden ein und vermeiden Sie, in Fach­spra­che zu verfallen: Die Inhalte sollten für den Leser jederzeit ver­ständ­lich bleiben. Wie­der­ho­lun­gen von bereits genannten Aspekten sind ebenfalls tabu, da diese das Schreiben nur unnötig in die Länge ziehen.

Damit Ihre Ge­schäfts­be­zie­hung eine ein­wand­freie Grundlage besitzt, müssen Sie gewisse Inhalte Ihres Schrei­bens exakt benennen bzw. aus­zeich­nen.

• An­ge­bots­ge­gen­stand präzise be­zeich­nen: Be­zeich­nen Sie Ihre Waren und/oder Dienst­leis­tun­gen so genau wie möglich, damit keinerlei Miss­ver­ständ­nis­se über den An­ge­bots­in­halt aufkommen. Wenn Ihr Angebot zeitlich begrenzt ist, do­ku­men­tie­ren Sie auch dies.

• Preise und Menge bzw. Dauer der an­ge­bo­te­nen Leis­tun­gen: : Nicht immer lassen sich die vor­aus­sicht­li­che Ar­beits­zeit und die nötigen Pro­duk­ti­ons­kos­ten im Vorfeld exakt angeben. Deshalb kann es sich anbieten, einen Stun­den­satz zu ver­ein­ba­ren. Falls Sie Ihrem Kunden einen Rabatt oder sonstige Ver­güns­ti­gun­gen gewähren (ein Preis­nach­lass wirkt sich in jedem Fall positiv auf die Wahr­neh­mung des Angebots aus), sollten Sie dies ebenso im Schreiben fest­hal­ten. Gleiches gilt für die Ent­ste­hung von (even­tu­el­len) Zu­satz­kos­ten.

• Um­satz­steu­er: Geben Sie bei Preis­an­ga­ben stets an, ob es sich um Brut­to­prei­se (inklusive Mehr­wert­steu­er) oder Net­to­prei­se (ohne Mehr­wert­steu­er) handelt. Auch die Angabe des Steu­er­sat­zes ist zu empfehlen, um späteren Miss­ver­ständ­nis­sen vor­zu­beu­gen.

• Pro­duk­ti­ons- und Lie­fer­zeit: Machen Sie Angaben dazu, wie viel Zeit die Her­stel­lung und Aus­lie­fe­rung der an­ge­bo­te­nen Leis­tun­gen in Anspruch nimmt. Falls Sie dies im Vorfeld nicht genau ein­schät­zen können, da es sich um ein längeres Projekt o. ä. handelt, sprechen Sie mit Ihrem Kunden darüber und finden Sie eine ge­mein­sa­me Lösung. In be­stimm­ten Fällen bietet sich dann die Angabe eines Zeit­kor­ri­dors an, innerhalb dessen die Leis­tun­gen aus­ge­führt werden sollen.

• Liefer- und Ver­pa­ckungs­kos­ten: Beim Versand von Waren sollten Sie alle dadurch ent­ste­hen­den Kosten anführen. Nennen Sie hier auch die Ver­sand­art.

• Spesen: Falls Ihnen etwa durch eine Fahrt zu einem Kun­den­ter­min oder durch die Über­nach­tung und Ver­pfle­gung vor Ort zu­sätz­li­che Kosten entstehen, können Sie diese ebenfalls fest­hal­ten.

• Zah­lungs­be­din­gun­gen: Es ist immer sinnvoll, fest­zu­le­gen, wann und wie die Bezahlung zu erfolgen hat. Bei Auf­trags­ar­bei­ten, die sich über einen größeren Zeitraum er­stre­cken, ist bei­spiels­wei­se die etap­pen­wei­se Zahlung üblich.

• Hinweis auf die AGB und den Ge­richts­stand: Sofern Ihr Un­ter­neh­men über All­ge­mei­ne Ge­schäfts­be­din­gun­gen verfügt, sollten Sie diese dem Angebot beifügen. In­for­ma­tio­nen aus den AGB, die eine zentrale Bedeutung für Ihren Kunden haben, sollten Sie al­ler­dings auch gesondert im An­ge­bots­schrei­ben nennen. Den Ge­richts­stand führen Sie allein für den Fall auf, dass es zum ju­ris­ti­schen Streit zwischen Ihnen und dem Abnehmer kommen sollte.

• Hinweise auf Er­fül­lungs­ort, Ei­gen­tums­vor­be­halt, Nut­zungs­recht am End­pro­dukt: Stellen Sie klar, wo der Auftrag durch­ge­führt wird und ab wann die erbrachte Leistung in den Besitz des Abnehmers übergeht (oftmals erst mit der voll­stän­di­gen Bezahlung). Falls Sie sich nach Er­le­di­gung des Auftrags noch bestimmte Nut­zungs­rech­te am End­pro­dukt einräumen möchten, halten Sie dies ebenso im Angebot fest.

• Hinweise auf das Vorgehen bei be­schä­dig­ten Lie­fe­run­gen bzw. Liefer-, Annahme- und Zah­lungs­stö­run­gen: Mitunter kann es schnell (auch ohne Ei­gen­ver­schul­den) zu Kom­pli­ka­tio­nen kommen. Für diesen Fall halten Sie mit ent­spre­chen­den Klauseln eine bestimmte Vor­ge­hens­wei­se fest, mit der sich beide Parteien ein­ver­stan­den erklären.

Auch wenn es etwas Zeit in Anspruch nimmt, ein hieb- und stich­fes­tes An­ge­bots­schrei­ben auf­zu­set­zen: Der Aufwand lohnt sich, da Sie das Schreiben als Vorlage für weitere Angebote verwenden können. Viele Formalien und Be­stand­tei­le gelten für jedes An­ge­bots­schrei­ben – mit einem ge­lun­ge­nen Angebot haben Sie oder Ihre Mit­ar­bei­ter stets ein Mus­ter­ex­em­plar zur Hand, das die grund­le­gen­den An­for­de­run­gen an Form und Inhalt erfüllt. Dieses müssen Sie dann nur noch ent­spre­chend in­di­vi­dua­li­sie­ren.

Wer sich den damit ver­bun­de­nen Aufwand sparen möchte, kann hierfür auch diverse Entwürfe aus dem Internet beziehen. Auch unser Ratgeber bietet Ihnen ein solches Mus­ter­bei­spiel: In einem weiteren Artikel stellen wir eine pro­fes­sio­nel­le An­ge­bots­vor­la­ge vor (sowohl für Microsoft Word als auch für Excel), die Sie kostenlos her­un­ter­la­den können.

Obwohl ein An­ge­bots­schrei­ben einen über­schau­ba­ren Umfang besitzen sollte, gibt es in Bezug auf dessen Inhalt und Aufbau viele Aspekte, die Sie beachten müssen. Die nach­ste­hen­de Prüfliste fasst noch einmal das We­sent­li­che zusammen:

✓ In­for­mie­ren Sie sich möglichst umfassend über die Wünsche und Rah­men­be­din­gun­gen des Kunden für den Auftrag.

✓ Stellen Sie den Nutzen Ihres Angebots und die Vorteile Ihrer Leistung gegenüber der Kon­kur­renz heraus.

✓ Ein schrift­li­ches Angebot sollte leicht ver­ständ­lich und so kurz wie möglich sein, ohne dabei wichtige Aspekte zu ver­nach­läs­si­gen.

✓ Sprechen Sie im Schreiben Ihren Adres­sa­ten per­sön­lich an.

✓ Zeichnen Sie den An­ge­bots­preis mit und ohne Um­satz­steu­er aus.

✓ Befristen Sie Ihr Angebot.

✓ Prüfen Sie alle In­for­ma­tio­nen, Hinweise und Angaben zu Ihrem Un­ter­neh­men und den an­ge­bo­te­nen Leis­tun­gen bis ins Detail auf ihre Rich­tig­keit.

Bei einem An­ge­bots­schrei­ben zählt auch der Be­ar­bei­tungs­zeit­raum: Je schneller Sie auf das Interesse Ihres Ge­gen­übers mit einem Angebot reagieren, desto höher sind die Chancen, dass Sie den Zuschlag hierfür erhalten. Wenn Sie innerhalb von 24 Stunden das Angebot an den Kunden senden, sind Sie bestens in der Zeit.

Nach dem Versand sollten Sie dem Empfänger Zeit lassen, das Angebot zu prüfen und sich zu ent­schei­den. Falls Sie auch nach einer längeren Weile keine Rück­mel­dung erhalten haben, kon­tak­tie­ren Sie erneut den ver­ant­wort­li­chen An­sprech­part­ner. Wie viel Zeit genau vergehen muss, damit Sie beim Kunden nachhaken können, ohne auf­dring­lich zu wirken, hängt vom Auftrag ab (grobe Richt­li­nie: 1–2 Wochen).

Falls Ihr Angebot abgelehnt wird, können Sie sich nach den Gründen er­kun­di­gen. Häufig ist der Preis aus­schlag­ge­bend für die Zu- oder Absage – al­ler­dings können auch andere Gründe eine Rolle spielen. Nicht immer wird Ihnen Ihr Gegenüber mitteilen wollen, woran genau es lag. Lassen Sie Ihr An­ge­bots­schrei­ben deshalb bei Bedarf von einem un­ab­hän­gi­gen Sach­ver­stän­di­gen prüfen (sensible In­for­ma­tio­nen können Sie hierbei aussparen oder schwärzen). Dies kann Ihnen wertvolle Ein­sich­ten und Ver­bes­se­rungs­an­sät­ze für Ihre künftigen Schreiben liefern.

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