GoBD: Die Grund­sät­ze der ord­nungs­ge­mä­ßen elek­tro­ni­schen Buch­füh­rung

GoBD steht als Abkürzung für „Grund­sät­ze zur ord­nungs­ge­mä­ßen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Da­ten­zu­griff“. In diesen Grund­sät­zen erklärt das Fi­nanz­mi­nis­te­ri­um, welche formalen An­for­de­run­gen es an die elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nung und Ar­chi­vie­rung von steu­er­recht­lich re­le­van­ten Daten stellt.

Was versteht man unter GoBD?

Die GoBD wurden am 14. November 2014 vom Bun­des­mi­nis­te­ri­um für Finanzen in einem Schreiben be­kannt­ge­ge­ben und waren wenige Wochen danach – zum 1. Januar 2015 – gültig. Die GoBD sind in Zu­sam­men­ar­beit der Fi­nanz­ver­wal­tun­gen von Bund und Ländern sowie in Ko­ope­ra­ti­on mit Wirt­schafts­ver­bän­den und Steu­er­be­ra­tern ent­stan­den. Durch sie sind die zuvor be­stehen­den Grund­sät­ze zum Da­ten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digitaler Un­ter­la­gen (GDPdU) sowie die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer DV-ge­stütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me (GoBS) abgelöst worden. Die GoBD stellt al­ler­dings kein Ersatz für die im HGB fest­ge­leg­ten Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung (GoB) dar. Das Mi­nis­te­ri­um reagierte mit den GoBD auf neue Tech­no­lo­gien im Kontext der Buch- und Kas­sen­füh­rung – na­ment­lich PC-Software und digitale Kas­sen­sys­te­me.

Kontrolle und Pro­to­kol­lie­rung

Für Kas­sen­sys­te­me ent­schei­dend ist, dass alle steu­er­re­le­van­ten Daten im Gerät selbst ge­spei­chert werden müssen. Dazu gehören folgende Vorgänge:

• alle Buchungen inklusive Datum und Uhrzeit sowie einer fort­lau­fen­den Be­leg­num­mer
• Ta­ges­ab­schluss
• Stor­nie­run­gen
• Retouren
• Kas­sen­ent­nah­men

Das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um legt dabei aber kaum ver­bind­li­che tech­ni­sche Standards an. Prin­zi­pi­ell sollen al­ler­dings für die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung die gleichen Regeln gelten, die man auch von manuell er­stell­ten Büchern kennt, also die Grund­sät­ze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung (GoB).

Die Fi­nanz­ver­wal­tung verlangt von einem elek­tro­ni­schen System, dass Beleg und Buchung nach­voll­zieh­bar mit­ein­an­der verknüpft sind. Das bedeutet, dass der digitale Beleg mit den Angaben der Kon­tie­rung versehen sein muss.

Werden elek­tro­ni­sche Ge­schäfts­vor­fäl­le nach­träg­lich verändert, müssen diese Än­de­run­gen nach­voll­zieh­bar pro­to­kol­liert werden. Die Fi­nanz­be­hör­de muss die Mög­lich­keit haben, bei der Kontrolle Än­de­run­gen an Da­ten­sät­zen lückenlos nach­zu­voll­zie­hen. Ur­sprüng­li­che Inhalte müssen immer weiterhin einsehbar bleiben.

Alle Daten müssen nicht nur auf­ge­ho­ben werden, sondern auch dem Finanzamt zur Über­prü­fung übergeben werden können. Während das bei Do­ku­men­ten in Pa­pier­form kaum Fragen über den Prozess aufwirft, ist das Gleiche bei digitalen Daten nicht so klar. Deshalb ist über die Grund­sät­ze auch eine Mit­wir­kungs­pflicht des Un­ter­neh­men­den geregelt. Dazu zählt auch, dass man Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter des Fi­nanz­amts in das ver­wen­de­te System einweist.

Sowohl Hardware als auch Software müssen der Behörde zur Verfügung gestellt werden. Bei Bedarf muss der Un­ter­neh­men­de die steu­er­re­le­van­ten Daten auf einem Da­ten­trä­ger an das Finanzamt übergeben. Seit den GoBD-Neue­run­gen 2024 werden für die Über­las­sung der auf­zeich­nungs- und auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Un­ter­la­gen nicht mehr nur Da­ten­trä­ger, sondern auch Da­ten­aus­tausch­platt­for­men zu­ge­las­sen, wobei das Finanzamt jedoch nicht zur Nutzung un­ter­neh­mens­in­ter­ner Da­ten­aus­tausch­platt­for­men ver­pflich­tet werden kann.

Da­ten­in­te­gri­tät

Dabei ist also auch wichtig, welches Da­tei­for­mat Sie für die Spei­che­rung Ihrer Daten verwenden. Dies hängt grund­sätz­lich davon ab, wie das Dokument oder der Datensatz ent­stan­den ist bzw. verwendet wurde. Sollten Sie eine Rechnung mit einem Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm erstellen und dem Empfänger diese aus­schließ­lich per Post zu­schi­cken, reicht die Auf­be­wah­rung einer Pa­pier­ko­pie. Die Datei, in der Sie das Dokument erstellt haben, können Sie löschen.

Anders sieht es bei einer elek­tro­ni­schen Über­tra­gung aus: Wird die Rechnung per E-Mail versandt, müssen Sie die Ori­gi­nal­da­tei auf­be­wah­ren. Die E-Mail an sich (also abgesehen vom Anhang der Rechnung) müssen Sie nicht aufheben – es sei denn, sie enthält relevante In­for­ma­tio­nen.

Be­son­de­ren Wert legen die GoBD auf Kas­sen­sys­te­me jeglicher Art. Wichtig ist der Fi­nanz­be­hör­de hierbei, dass alle In­for­ma­tio­nen, die während des Ge­schäfts­pro­zes­ses entstehen, un­ver­än­der­bar ge­spei­chert werden. Die Un­ver­än­der­bar­keit wirkt sich auch auf den Export der Dateien aus. Es ist nicht zulässig, Daten aus dem System zu ziehen und dann in einem Office-Programm zu öffnen, um sie an­schlie­ßend wieder in das System ein­zu­spei­sen. Das würde Ihnen die Mög­lich­keit geben, steu­er­re­le­van­te Daten zu verändern.

Auch gegen den Zugriff von Dritten soll man sein System schützen: Ein GoBD-konformes Da­ten­ver­ar­bei­tungs­sys­tem hat somit eine Zu­gangs­kon­trol­le in­te­griert, sodass nur befugte Personen auf die Daten zugreifen können. Die Da­ten­si­cher­heit geht aber weiter: Auch gegen Verlust und Ver­nich­tung müssen alle In­for­ma­tio­nen geschützt sein. Die GoBD-Ak­tua­li­sie­rung 2024 erlaubt explizit auch die Nutzung von Cloud-Diensten zur Da­ten­spei­che­rung, enthält al­ler­dings de­tail­lier­te Re­ge­lun­gen, wie diese in die Buch­füh­rung in­te­griert werden können. Ein be­son­de­rer Fokus liegt dabei auf Si­cher­heit der Daten und Re­vi­si­ons­si­cher­heit.

Für die Da­ten­sät­ze an sich gilt, dass diese nicht un­pro­to­kol­liert verändert werden dürfen. Alles, was geschieht, muss im Sinne einer His­to­ri­sie­rung auf­ge­zeich­net werden. Die In­te­gri­tät wird zudem dadurch gesichert, dass man jede Buchung an einen Beleg knüpft.

Für das Finanzamt bzw. den Buch­prü­fer in diesem Kontext noch relevant: die Les­bar­ma­chung. Jeder Steu­er­pflich­ti­ge ist selbst dafür ver­ant­wort­lich, dass alle Daten auch pro­blem­los ein­ge­se­hen werden können.

Do­ku­men­ta­ti­on

Die GoBD fordern eine aus­führ­li­che Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on. Gemeint ist damit, dass für jedes genutzte System nie­der­ge­schrie­ben ist, wie dieses funk­tio­niert und wie die Auf­zeich­nun­gen zu verstehen sind.

In diesem Kontext ist es für die GoBD auch wichtig, dass Belege so abgelegt werden, dass sie ma­schi­nell aus­wert­bar sind. Hierfür hat sich das PDF/A-3-Format zu einem be­vor­zug­ten Standard ent­wi­ckelt. Dieses hat den Vorteil, dass die Dateien zum einem aus einem Bild bestehen, das mensch­li­che Nutzende ohne Probleme erfassen können, und zum anderen aus einem XML-Anteil, den ein Computer einfach auswerten kann.

Ma­schi­nen­les­bar ist ein Dokument, wenn es eine ma­the­ma­tisch-tech­ni­sche Aus­wer­tung und eine Voll­text­su­che er­mög­licht. Auf der anderen Seite dürfen Sie Dateien, die in Ihrer Buch­hal­tungs­soft­ware oder Ihrem Kas­sen­sys­tem ent­stan­den sind, aus­schließ­lich als PDF auf­be­wah­ren. Sonst würden auch hier wichtige In­for­ma­tio­nen verloren gehen.

Mi­gra­ti­ons­be­stän­dig­keit

Sollten Sie Ihr System ändern, z. B. zur Software eines anderen Her­stel­lers wechseln, müssen Sie si­cher­stel­len, dass alle Daten un­ver­än­dert mit umziehen. Auf keinen Fall darf sich der Inhalt durch die Migration verändern.

Darüber hinaus fordern die GoBD Sie dazu auf, bei der elek­tro­ni­schen Ar­chi­vie­rung einen Index zu verwenden. Dateien müssen hierüber eindeutig zu­zu­ord­nen sein, z. B. in Form einer fort­lau­fen­den Do­ku­men­ten-ID. Nur wenn Sie schlüssig nach­wei­sen können, dass Sie zur Ver­wal­tung der Dateien keinen Index brauchen, dürfen Sie auf einen solchen ver­zich­ten.

Das Finanzamt gibt Ihnen zu­sätz­lich die Mög­lich­keit, Dokumente im Pa­pier­for­mat zu di­gi­ta­li­sie­ren. Die Di­gi­ta­li­sie­rung ist seit der GoBD-Ak­tua­li­sie­rung 2019 auch durch Foto- oder Scan­funk­tio­nen von Smart­phones und Tablets möglich, was das orts­un­ab­hän­gi­ge Di­gi­ta­li­sie­ren von Belegen er­leich­tert. Nach der Di­gi­ta­li­sie­rung können Sie auf das Original ver­zich­ten. Das ver­ein­facht die Ar­chi­vie­rung und spart sehr viel Platz im Büro. Dabei müssen Sie al­ler­dings beachten, dass Sie beim Scannen das Optical-Character-Re­co­gni­ti­on-Verfahren (OCR) ak­ti­vie­ren.

Die Mög­lich­keit, das originale Pa­pier­do­ku­ment zu ver­nich­ten, besteht nicht für alle Un­ter­la­gen: Spen­den­be­le­ge bei­spiel­wei­se müssen in jedem Fall im ur­sprüng­li­chen Format auf­be­wahrt bleiben. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie Originale in keinem Fall ver­nich­ten – vor allem im Hinblick auf andere Gesetze. Die Grund­sät­ze empfehlen zudem, eine Or­ga­ni­sa­ti­ons­an­wei­sung zu erstellen: Diese legt fest, welche Mit­ar­bei­ten­den zu welchen Zeit­punk­ten welche Art von Do­ku­men­ten scannen dürfen. Außerdem schreiben Sie in der Anweisung fest, in welchem Umfang Qua­li­täts­prü­fun­gen statt­fin­den müssen und wie und wo Fehler ver­zeich­net werden.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für alle Un­ter­neh­men­den, Selbst­stän­di­gen, Frei­be­ruf­li­chen und Klein­un­ter­neh­men­den – und zwar ganz aus­drück­lich nicht nur für die­je­ni­gen, die zur Bi­lan­zie­rung ver­pflich­tet sind. Demnach müssen sich auch kleinere Selbst­stän­di­ge, die nur eine Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung (EÜR) an­fer­ti­gen, an die Grund­sät­ze halten. Auch wenn Ihnen Ihre Software und Ihr Hardware-System GoBD-Kon­for­mi­tät ver­spre­chen, bleiben Sie gegenüber dem Finanzamt ver­ant­wort­lich. Sie müssen sich ver­ge­wis­sern, dass die von Ihnen ver­wen­de­ten Systeme den Grund­sät­zen ent­spre­chen, und vor allen Dingen Ihre elek­tro­ni­sche Auf­be­wah­rung den Vorgaben der Fi­nanz­ver­wal­tung anpassen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie die Schuld dem Finanzamt gegenüber nicht auf den Her­stel­ler schieben.

Was hat sich geändert?

Auf den ersten Blick hat sich im Vergleich zur GDPdU nicht viel verändert. Auch die alten Grund­sät­ze – ab 2002 in Kraft – regelten die Auf­be­wah­rung von steu­er­re­le­van­ten Daten in digitaler Form. Dennoch sind in den GoBD ein paar we­sent­li­che Än­de­run­gen bzw. Kon­kre­ti­sie­run­gen im Vergleich zu den vor­an­ge­gan­ge­nen Grund­sät­zen enthalten.

Zeit­ge­rech­te Erfassung

Im Gegensatz zu früheren Re­ge­lun­gen werden die GoBD konkreter, wenn es um den Zeitpunkt der Buchung geht. Zwar benutzt das Schreiben des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Finanzen den eher schwam­mi­gen Begriff „zeitnah“, wird aber vor allem mit zwei Zeit­an­ga­ben konkreter: Vorgänge sollen in der Regel nach 10 Tagen verbucht werden. Das gilt nur nicht für Bar­ein­nah­men oder -ausgaben. Hier sieht die Behörde eine tägliche Buchung vor.

Sie können von dieser Vorgabe al­ler­dings abweichen, wenn Sie pe­ri­odisch buchen, also z. B. einmal pro Monat. Dabei müssen Sie aber durch ein klares System si­cher­stel­len, dass keine Belege verloren gehen können.

Un­ver­än­der­bar­keit von Auf­zeich­nun­gen

Egal, ob es sich um elek­tro­ni­sche oder physische Dokumente handelt, nach der erst­ma­li­gen Er­stel­lung sollen diese nicht mehr ab­ge­än­dert werden. Dies beziehen die GoBD aus­drück­lich auch auf Auf­zeich­nun­gen der so­ge­nann­ten Vor- und Ne­ben­sys­te­me. Dazu gehören u. a. Zeit­er­fas­sun­gen, das Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem oder die Software, mit der Lohn­ab­rech­nun­gen erstellt werden. Müssen Fehler kor­ri­giert werden, dann sind die Kor­rek­tu­ren nach­voll­zieh­bar zu pro­to­kol­lie­ren.

Die Da­tei­for­ma­te der bekannten Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gram­me und Ta­bel­len­kal­ku­la­tio­nen (egal, ob von Microsoft, Apple oder im Open-Source-Bereich) sind im Kontext der GoBD mit Vorsicht zu genießen. Die Formate sind darauf angelegt, jederzeit verändert werden zu können. Das heißt aber nicht, dass Sie diese Programme nicht benutzen dürfen: Durch Ver­wen­dung eines Schreib­schut­zes und einer or­dent­li­chen Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on lassen sich auch solche Dateien verwenden. Für das Finanzamt besser ist es al­ler­dings, wenn Sie die Dateien in das PDF-Format ex­por­tie­ren und auch diesen Schritt do­ku­men­tie­ren.

In der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on, die mit der GoBD-Ak­tua­li­sie­rung 2024 noch ver­schärft wurde, legen Sie dar, wie Ihr Un­ter­neh­men die Da­ten­ver­ar­bei­tung im Kontext eines be­stimm­ten Systems durch­führt. Die Do­ku­men­ta­tio­nen müssen so gestaltet sein, dass sach­ver­stän­di­ge Dritte diese nach­voll­zie­hen können:

• Wie entstehen die Daten?
• Wie werden Dokumente ge­spei­chert und ar­chi­viert?
• Auf welche Art können die In­for­ma­tio­nen wie­der­ge­fun­den werden?
• Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, damit Daten nicht ver­fälscht werden oder verloren gehen?
• Inwiefern ist eine ma­schi­nel­le Aus­wert­bar­keit möglich?
• Welche Versionen der Dokumente gab es (Ver­si­ons­his­to­rie)?

Um dies um­zu­set­zen, besteht eine or­dent­li­che Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on in der Regel aus vier Teilen:

• all­ge­mei­ne Be­schrei­bung
• An­wen­der­do­ku­men­ta­ti­on
• tech­ni­sche Sys­tem­do­ku­men­ta­ti­on
• Be­triebs­do­ku­men­ta­ti­on

Auf­be­wah­rungs­pflicht von Daten

Laut GoBD müssen Sie grund­sätz­lich digitale Belege (oder solche, die Sie selbst di­gi­ta­li­siert haben), Grund­buch­auf­zeich­nun­gen, alle Buchungen, steu­er­lich relevante Un­ter­la­gen und Stamm­da­ten sowie Ihre Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on auf­be­wah­ren. Dazu zählen auch Dokumente, die zwar für sich genommen nicht steu­er­lich relevant sind, aber zum Ver­ständ­nis von be­stimm­ten Vorfällen geeignet sind. Da die GoBD sich auch auf Vor- und Ne­ben­sys­te­me beziehen, müssen diese ebenfalls dazu geeignet sein, die lang­fris­ti­ge Spei­che­rung der Daten zu ge­währ­leis­ten.

Alle Un­ter­la­gen müssen über die volle Dauer der Auf­be­wah­rungs­pflicht ge­spei­chert oder an­der­wei­tig ar­chi­viert bleiben. Für Dokumente, die nicht in Ihrem Un­ter­neh­men ent­stan­den sind, sondern Ihnen zugesandt wurden, gilt: Sie bewahren die Daten in dem Format auf, in dem Sie die Dokumente oder Da­ten­sät­ze erhalten haben. Alle re­le­van­ten Daten müssen von der Fi­nanz­be­hör­de ein­ge­se­hen werden können. Wenn Sie Daten zwischen dem ei­gent­li­chen System (z. B. der Kasse) und einem Archiv aus­tau­schen, dürfen sie nicht verändert werden.

Konkrete An­for­de­run­gen an Belege

Damit im Sinne der GoBD ein Dokument als recht­mä­ßi­ger Beleg gelten kann, müssen bestimmte An­for­de­run­gen erfüllt sein. Jeder Beleg muss Angaben darüber enthalten, wie der Vorfall kontiert wird und wie das Ord­nungs­kri­te­ri­um für die Ablage lautet. Außerdem muss selbst­ver­ständ­lich jeder Beleg mit einem Datum versehen sein. Bei elek­tro­ni­schen Belegen sehen die Grund­sät­ze aber Ausnahmen: So ist es nicht notwendig, dass das Dokument selbst die Angaben zur korrekten Kon­tie­rung erhält. Es ist möglich, eine Ver­knüp­fung zu einem Datensatz ein­zu­fü­gen, in dem diese Angaben zu finden sind.

E-Mail-Ar­chi­vie­rung und GoBD

E-Mails können (müssen aber nicht) als Ge­schäfts­brie­fe gewertet werden. Abhängig vom Inhalt der Nachricht gelten also auch für E-Mails besondere Auf­be­wah­rungs­pflich­ten. Immer wenn per E-Mail ein Geschäft durch­ge­führt, ab­ge­schlos­sen, vor­be­rei­tet oder auf­ge­ho­ben wurde, ist diese Nachricht als Ge­schäfts­brief zu werten. Sowohl versandte als auch emp­fan­ge­ne E-Mails müssen – gemeinsam mit ihren Da­tei­an­hän­gen – recht­si­cher ar­chi­viert werden. Deshalb ist für Un­ter­neh­men eine ver­nünf­ti­ge Ar­chi­vie­rung für ge­schäft­li­che Mails mehr als sinnvoll.

Die elek­tro­ni­schen Briefe müssen dauerhaft und ma­ni­pu­la­ti­ons­si­cher ab­ge­spei­chert werden. Dieser An­for­de­rung durch manuelle Eingaben über eine ge­wöhn­li­che Mail-Software gerecht zu werden, ist schwierig bis unmöglich. Deshalb ist es ratsam, zu­sätz­li­che Tools ein­zu­set­zen. Eine ent­spre­chen­de Ar­chi­vie­rungs-Software er­mög­licht es, genau fest­zu­le­gen, welche Mails ar­chi­viert werden und welche nicht. Außerdem wird nach einer ent­spre­chen­den Kon­fi­gu­ra­ti­on jeder Vorgang au­to­ma­tisch pro­to­kol­liert. Alles kann somit auch nach Jahren noch nach­voll­zo­gen werden.

Wenn Sie solche zu­sätz­li­che Software nutzen möchten, sollten Sie auf die Zer­ti­fi­zie­rung achten. Über diese si­gna­li­siert der Her­stel­ler, dass die E-Mail-Ar­chi­vie­rung nach GoBD-Vorgaben geregelt ist. Doch die Recht­si­cher­heit ist nicht der einzige Vorteil, den ent­spre­chen­de Programme bieten: Wenn Mails mit einem guten System ar­chi­viert werden, sind die Nach­rich­ten zudem jederzeit wieder aufrufbar und vor allem auch durch­such­bar. Eine ent­spre­chen­de Software ist somit praktisch, wenn man nach­träg­lich In­for­ma­tio­nen zu Ge­schäfts­pro­zes­sen finden muss. Gleich­zei­tig ent­spricht sie den GoBD bei der Mail-Ar­chi­vie­rung.

Nicht GoBD-konform? Kon­se­quen­zen bei Miss­ach­tung

Die Richt­li­ni­en des Fi­nanz­amts sind bindend. Sollten Sie die Grund­sät­ze innerhalb Ihres Un­ter­neh­mens nicht be­rück­sich­ti­gen oder Software verwenden, die nicht mit den GoBD konform ist, kann das schwer­wie­gen­de Kon­se­quen­zen für Sie haben. Bei einer Be­triebs­prü­fung kon­trol­liert das Finanzamt, ob Sie Ihre elek­tro­ni­schen Dokumente im Sinne der GoBD auf­be­wah­ren und die Buch­füh­rung korrekt durch­füh­ren. Sollte dies nicht der Fall sein, werden re­gel­mä­ßig Nach­schät­zun­gen durch­ge­führt, die dann zu er­heb­li­chen zu­sätz­li­chen Be­las­tun­gen führen können.

Für Sie auch wichtig zu wissen: Sie können die Kon­for­mi­tät nicht nach­träg­lich her­bei­füh­ren. Sollten Sie einen Vorgang einmal falsch auf­ge­zeich­net haben, kann dies nicht mehr rück­gän­gig gemacht werden.

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