Kos­ten­vor­anschlag: Muster und Emp­feh­lun­gen für Un­ter­neh­men

Bau­un­ter­neh­mer, Kfz-Me­cha­ni­ker und Ver­si­che­rungs­agen­ten hören es jeden Tag: „Könnte ich bitte einen Kos­ten­vor­anschlag dafür haben?“. Das bedeutet meist einen Mehr­auf­wand, der leider nicht immer Früchte trägt – nämlich dann, wenn der Kunde am Ende doch bei einem Kon­kur­ren­ten bestellt. Aber können Sie es ihm wirklich verübeln?

Im freien Wett­be­werb gehört es zum legitimen Kon­sum­ver­hal­ten, erst mehrere Offerten von ver­schie­de­nen Anbietern ein­zu­ho­len und sie mit­ein­an­der zu ver­glei­chen, bevor man als Kunde eine end­gül­ti­ge Kauf­ent­schei­dung trifft. Der Kos­ten­vor­anschlag ist hierfür eine will­kom­me­ne Ori­en­tie­rungs­hil­fe; ihn be­reit­wil­lig (und viel­leicht sogar kos­ten­frei) an­zu­bie­ten, schafft Trans­pa­renz für den Kunden und stärkt dessen Vertrauen in das Un­ter­neh­men – ein nicht zu un­ter­schät­zen­der Wer­be­ef­fekt. Aber was müssen Sie beim Schreiben eines Kos­ten­vor­anschlags beachten?

Wenn Ihre Firma im Tech­nik­be­reich, im Fi­nanz­we­sen oder in der Medizin tätig ist und ent­spre­chend um­fang­rei­che, hö­her­prei­si­ge Dienst­leis­tun­gen anbietet, wird die erste Frage nach einem Kos­ten­vor­anschlag nicht lange auf sich warten lassen. Anstatt sich davon über­rum­peln zu lassen, sollten Sie also schon jetzt einige Vor­über­le­gun­gen anstellen und sich ein ent­spre­chen­des Kos­ten­vor­anschlag-Muster zu­recht­le­gen. Dabei gilt es, einige Sach­ver­hal­te zu bedenken.

Einen Kos­ten­vor­anschlag zu erstellen ist ein zeit- und ar­beits­in­ten­si­ver Mehr­auf­wand, den Sie sich womöglich gern vergüten lassen wollen – und auch dürfen. Aber Vorsicht: Kunden sehen den Kos­ten­vor­anschlag gern als selbst­ver­ständ­li­che Ba­sis­dienst­leis­tung und fühlen sich von einer Gebühr womöglich ab­ge­schreckt. Die ist aber sinnvoll für Ihre fi­nan­zi­el­le Li­qui­di­tät, denn manchmal geht ein Kos­ten­vor­anschlag mit einer auf­wen­di­gen Planung oder um­fang­rei­chen Be­rech­nun­gen einher. Stellt er außerdem schon einen we­sent­li­chen Teil der ei­gent­li­chen Dienst­leis­tung (z. B. die Feh­ler­su­che im Vorfeld der Reparatur eines Laptops) dar, haben Sie ein starkes Argument auf Ihrer Seite, das eine Ge­büh­ren­er­he­bung in jedem Fall recht­fer­tigt.

Diese müssen Sie aber auch explizit mit Ihrem Kunden aus­han­deln und ver­trag­lich fest­hal­ten, denn ge­setz­lich vor­ge­schrie­ben ist solch eine Ver­gü­tungs­pflicht laut § 632 Abs. 3 Bun­des­ge­setz­buch (BGB) nicht. Eine einfache Erwähnung einer Pau­schal­ge­bühr in den All­ge­mei­nen Ge­schäfts­be­din­gun­gen reicht somit nicht aus, wie das Ober­land­ge­richt Köln im Juni 2011 be­schlos­sen hat.

Am Markt üblich sind Pau­scha­len in Höhe von 15 bis 30 Euro oder aber 10 Prozent des Auf­trags­werts. Diese Beträge können Ihnen auch eine gewisse Si­cher­heit gegenüber Be­trugs­ma­schen bieten: Kunden, die in Wahrheit nicht wirklich vorhaben, bei Ihnen eine Dienst­leis­tung in Auftrag zu geben, werden sich wohl eher nicht auf eine Ge­büh­ren­er­he­bung einlassen. Denken Sie daran: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie einen Kos­ten­vor­anschlag nur deshalb erstellen sollen, damit Ihre Kon­kur­ren­ten Ihre eigenen Preise hinter die fein säu­ber­lich ge­ord­ne­ten Po­si­tio­nen schreiben können, haben Sie stets das Recht, sich dessen zu ver­wei­gern.

Damit Sie die ernst­haf­ten In­ter­es­sen­ten aber nicht mit Ihrer Forderung nach Vergütung ver­schre­cken, sollten Sie schon im Vorhinein darauf hinweisen, dass diese „Schutz­ge­bühr“ bei einer Auf­trags­er­tei­lung zu­rück­er­stat­tet bzw. mit dem Auf­trags­wert ver­rech­net wird.

Für den Er­fül­lungs­zeit­raum – also die Frist, in der ein Kos­ten­vor­anschlag gültig ist – gibt es keine all­ge­mei­ne Regelung. Dennoch sollten Sie grund­sätz­lich ein konkretes Datum festlegen, schließ­lich ist es möglich, dass ein Kunde erst dann auf Sie zu­rück­kommt, wenn die Kosten für ein be­stimm­tes Bauteil gerade gestiegen sind. Kal­ku­lie­ren Sie bei der Frist­set­zung auch nicht­fi­nan­zi­el­le Faktoren mit ein, etwa saisonale Un­ter­schie­de oder Engpässe in den Lie­fer­ket­ten zu den Fei­er­ta­gen. In jedem Fall sollte der Zeitraum eher kurz gewählt werden, Juristen empfehlen maximal sechs Wochen.

Kos­ten­vor­anschlä­ge sind im Gegensatz zu konkreten Fest­preis­an­ge­bo­ten grund­sätz­lich un­ver­bind­lich, auch wenn sie Teil einer ver­trag­li­chen Ver­ein­ba­rung, in Rechnung gestellt und vom Kunden un­ter­schrie­ben sind. Diese inhärente Un­ver­bind­lich­keit gilt glei­cher­ma­ßen für Sie: Gemäß § 650 BGB über­neh­men Sie als Un­ter­neh­mer keine Gewähr für die Rich­tig­keit der Angaben im Kos­ten­vor­anschlag. Das heißt: Fallen die tat­säch­li­chen Kosten aufgrund un­vor­her­seh­ba­rer Er­eig­nis­se (z. B. Ver­zö­ge­rung von Lie­fe­run­gen oder Preis­stei­ge­run­gen) höher aus als erwartet, dürfen die ver­an­schlag­ten Kosten in einem gewissen Rahmen über­schrit­ten werden.

Dieser Umstand ist aber nicht jedem Kunden bewusst, weshalb Sie ihn explizit darauf hinweisen sollten – ein ent­spre­chen­der Satz wie „Dieser Kos­ten­vor­anschlag ist un­ver­bind­lich.“ reicht schon aus. Dies schafft nicht nur ge­gen­sei­ti­ges Vertrauen, sondern erspart Ihnen auch spätere Konflikte. Al­ter­na­tiv können Sie sich darauf be­schrän­ken, in der Kos­ten­über­sicht Circa-Angaben zu machen – auf den Cent genaue Beträge sind bei Kos­ten­vor­anschla­gen sowieso eher unüblich.

Machen Sie sich bewusst, dass die Ab­wei­chung von einem Kos­ten­vor­anschlag grund­sätz­lich ein mögliches und sogar wahr­schein­li­ches Szenario ist. In einem Rahmen von unter 10 Prozent muss der Kunde dies in der Regel ak­zep­tie­ren. Aber ab einer we­sent­li­chen Über­schrei­tung von 15 bis 20 Prozent sieht die Recht­spre­chung (je nach Ein­zel­fall) Sie als Un­ter­neh­mer in einer gewissen Ver­ant­wor­tung:

Gemäß § 650 Abs. 2 BGB müssen Sie den be­trof­fe­nen Kunden un­ver­züg­lich über die Ver­än­de­rung in Kenntnis setzen und ihm die Mög­lich­keit einräumen, kraft seines au­ßer­or­dent­li­chen Kün­di­gungs­rechts vom Vertrag zu­rück­zu­tre­ten; zudem kann es sein, dass Sie nur einen Teil Ihrer Vergütung ent­spre­chend den bereits ge­leis­te­ten Arbeiten zuzüglich der nicht darin ent­hal­te­nen Auslagen ein­for­dern dürfen – vor­aus­ge­setzt, Sie haben Ihre In­for­ma­ti­ons­pflicht miss­ach­tet, den Kos­ten­vor­anschlag ab­sicht­lich zu tief angesetzt oder die Mehr­kos­ten wären ver­meid­bar gewesen.

Da der Kunde eine de­tail­lier­te Auf­stel­lung aller auf ihn zu­kom­men­den Kosten inklusive Be­rech­nungs­grund­la­ge erwartet, kann und sollte in Ihren Kos­ten­vor­anschlag genügend Zeit und Sorgfalt ein­flie­ßen. Ziel ist eine möglichst rea­lis­ti­sche Schätzung, die über­sicht­lich, voll­stän­dig und feh­ler­frei prä­sen­tiert wird. Dem­entspre­chen­de Pflicht­an­ga­ben umfassen:

• Art und Umfang der Arbeiten
• Ar­beits­zeit
• Ar­beits­kos­ten (Verdienst der Ar­beits­kräf­te)
• Be­nö­tig­tes Material und ent­spre­chen­de Ma­te­ri­al­kos­ten
• Etwaige Spesen, Lie­fer­kos­ten, sonstige Kosten
• Gül­tig­keits­zeit­raum des Kos­ten­vor­anschlags

Je nach Dienst­leis­tung und Ar­beits­auf­wand ist es auch ratsam, Ihrem Kunden mehrere ver­schie­de­ne Optionen und optionale Services zur Auswahl zu stellen, die er zum Kos­ten­vor­anschlag hinzu- oder abwählen kann (das ist z. B. bei Ver­si­che­rungs­pa­ke­ten üblich). Somit erhält er die Mög­lich­keit, den Auftrag und die damit ver­bun­de­nen Kosten besser an seine Be­dürf­nis­se und sein Budget an­zu­pas­sen – und ist viel­leicht eher dazu geneigt, Ihre Dienste anstatt die der Kon­kur­renz in Anspruch zu nehmen. Indem Sie außerdem Ihren Fir­men­na­men, Ihr Logo und Ihre Kon­takt­da­ten prominent auf dem Kos­ten­vor­anschlag plat­zie­ren, kann der Kunde diesen bei einem Preis­ver­gleich sofort zuordnen und hat gleich alle wichtigen In­for­ma­tio­nen vor Augen.

Sie können diese sowie eine Version für Microsoft Excel kostenlos bei uns her­un­ter­la­den (siehe Download-Bereich). Während vielen Nutzern die Hand­ha­bung von Word leichter fällt, haben Sie bei Excel einige prak­ti­sche Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons­funk­tio­nen zur Verfügung, etwa Formeln für die au­to­ma­ti­sche Be­rech­nung des Ge­samt­prei­ses Ihres Kos­ten­vor­anschlags.

Die an­ge­bo­te­nen Kos­ten­vor­anschlag-Muster sind bereits an­spre­chend for­ma­tiert und enthalten alle pflicht­mä­ßi­gen Be­stand­tei­le, die Sie nur noch anpassen und um Ihre eigenen Daten ergänzen müssen. Damit Ihnen beim Eintragen von Zah­len­wer­ten keine Fehler un­ter­lau­fen, haben wir die ent­spre­chen­den Stellen mit „XX,XX“-Werten versehen (andere Kos­ten­vor­anschlag-Vorlagen geben hier bei­spiel­haf­te Zahlen an).

In jedem Fall sollten Sie Ihren fertigen Kos­ten­vor­anschlag aber noch einmal ganz genau prüfen, um spätere Streit­fäl­le (z. B. um ver­rutsch­te Kom­ma­stel­len) zu vermeiden. Speichern Sie ihn daraufhin als Word- bzw. Excel-Datei, um ihn später noch einmal zu be­ar­bei­ten. Wollen Sie das Dokument an einen Kunden ver­schi­cken, sollten Sie es statt­des­sen als PDF for­ma­tie­ren oder gleich auf Papier aus­dru­cken – so kann nach­träg­lich nichts daran verändert werden.

Wie Sie die Kos­ten­vor­anschlag-Vorlagen an Ihre in­di­vi­du­el­len Be­dürf­nis­se anpassen können, erfahren Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Im Kopf des Musters können Sie das Vorlagen-Logo sowie die Fir­men­an­schrift durch Ihre eigenen Adress­da­ten ersetzen.
2. Geben Sie darunter die Kon­takt­in­for­ma­tio­nen des Emp­fän­gers ein.
3. Rechts daneben teilen Sie Ihrem Kunden eine ein­zig­ar­ti­ge Kos­ten­vor­anschlag-Nummer zu und ergänzen den Namen und die Kon­takt­ver­bin­dung des ihm zu­ge­wie­se­nen An­sprech­part­ners.
4. Darunter folgt das aktuelle Datum.
5. Im Betreff wie­der­ho­len Sie noch einmal die in­di­vi­du­el­le Kos­ten­vor­anschlag-Nummer des Kunden.
6. Der Kopftext muss lediglich einen höflichen und pro­fes­sio­nel­len Kurz­ein­stieg bieten. An dieser Stelle können Sie schon darauf hinweisen, dass es sich um einen un­ver­bind­li­chen Kos­ten­vor­anschlag handelt (oder Sie plat­zie­ren diese Anmerkung ans Ende des Dokuments).
7. In der nach­fol­gen­den Tabelle listen Sie nun alle Po­si­tio­nen durch­num­me­riert auf. Beginnen Sie mit dem Produkt oder der Dienst­leis­tung mit dem höchsten Preis, sodass der Kunde den größten Kos­ten­punkt sofort erkennen kann. Erwähnen Sie auch relevante Details wie Men­gen­zah­len und Ein­zel­prei­se.
8. In der nächsten Ta­bel­len­zei­le geben Sie den Ge­samt­preis an. Da es sich nicht um eine Rechnung handelt, müssen Sie auch keine Mehr­wert­steu­er auflisten. Bei Pri­vat­kun­den wird dies dennoch empfohlen.
9. Unter der Tabelle haben Sie nochmals Platz für etwas Text sowie Ihre Signatur.
10. Vergessen Sie nicht, Ihre voll­stän­di­gen Fir­men­da­ten, Bank­in­for­ma­tio­nen sowie Ihre Um­satz­steu

Bitte beachten Sie den recht­li­chen Hinweis zu diesem Artikel.