Copilot-Prompts: Tipps und Beispiele für den Ar­beits­all­tag

Ein Copilot-Prompt ist eine Eingabe oder Anweisung, mit der Sie dem KI-As­sis­ten­ten von Microsoft mitteilen, welche Aufgabe er erledigen soll. Gute Prompts enthalten neben der Aufgabe auch re­le­van­ten Kontext, die Ziel­grup­pe, das ge­wünsch­te Aus­ga­be­for­mat und den passenden Ton. Je präziser diese Angaben sind, desto brauch­ba­rer fällt das Ergebnis aus.

Was ist ein Copilot-Prompt?

Ein Prompt ist eine Frage, Anweisung oder Be­schrei­bung, die Sie in Microsoft Copilot eingeben. Damit können Sie die KI bei­spiels­wei­se auf­for­dern, einen Text zu verfassen, In­for­ma­tio­nen zu­sam­men­zu­fas­sen, Daten zu ana­ly­sie­ren oder Ideen für eine Prä­sen­ta­ti­on zu ent­wi­ckeln.

Die Qualität der Antwort hängt we­sent­lich davon ab, wie eindeutig Sie Ihre An­for­de­run­gen be­schrei­ben (auch Prompt En­gi­nee­ring genannt). Ein Prompt wie „Schreibe eine E-Mail“ lässt viele Fragen offen: An wen richtet sie sich? Welches Ziel verfolgt sie? Wie aus­führ­lich und wie förmlich soll sie sein? Je mehr relevante Angaben Sie ergänzen, desto weniger muss Copilot selbst in­ter­pre­tie­ren.

Microsoft un­ter­schei­det bei guten Prompts die vier Elemente Ziel, Kontext, Quelle und Er­war­tun­gen. Für die prak­ti­sche Arbeit lassen sich diese Elemente in ein leicht ver­ständ­li­ches Schema über­tra­gen:

• Aufgabe: Was soll Copilot konkret erledigen?
• Kontext: Welche In­for­ma­tio­nen, Daten oder Hin­ter­grün­de soll die KI be­rück­sich­ti­gen?
• Format: Wie soll das Ergebnis aufgebaut und wie lang soll es sein?
• Ton: Wie soll der Text auf die Ziel­grup­pe wirken?

Ein voll­stän­di­ger Prompt kann bei­spiels­wei­se so aussehen:

Fasse den folgenden Projektbericht für die Geschäftsleitung zusammen. Konzentriere dich auf Kosten, Verzögerungen und offene Entscheidungen. Gib das Ergebnis in fünf Bulletpoints und einer kurzen Handlungsempfehlung aus. Formuliere sachlich, präzise und ohne technische Detailbegriffe.

Copilot-Prompts richtig for­mu­lie­ren: Die wich­tigs­ten Regeln

Ein guter Prompt muss nicht lang sein. Ent­schei­dend ist, dass die ent­hal­te­nen Angaben für die jeweilige Aufgabe relevant und eindeutig sind.

Spe­zi­fisch statt vage for­mu­lie­ren

Verwenden Sie konkrete Verben wie „ana­ly­sie­re“, „ver­glei­che“, „kürze“, „prio­ri­sie­re“ oder „erstelle“. Be­schrei­ben Sie außerdem, worauf Copilot besonders achten soll.

Statt „Ana­ly­sie­re die Zahlen“ schreiben Sie bei­spiels­wei­se:

Analysiere die Umsatzentwicklung der vergangenen zwölf Monate. Identifiziere die drei größten monatlichen Abweichungen und nenne mögliche Ursachen.

Re­le­van­ten Kontext mit­lie­fern

Copilot kennt nicht au­to­ma­tisch alle Hin­ter­grün­de Ihrer Aufgabe. Ergänzen Sie deshalb In­for­ma­tio­nen zur Ziel­grup­pe, zum Zweck und zur Aus­gangs­si­tua­ti­on. Verweisen Sie ge­ge­be­nen­falls auf eine E-Mail, ein Dokument oder eine Tabelle.

Aus­ga­be­for­mat festlegen

Geben Sie vor, ob Sie einen Fließtext, eine Tabelle, eine Liste, eine E-Mail oder eine Prä­sen­ta­ti­ons­struk­tur benötigen. Auch Angaben zur Länge helfen, bei­spiels­wei­se „maximal 150 Wörter“ oder „fünf Folien mit jeweils drei Stich­punk­ten“.

Schritt­wei­se nach­bes­sern

Der erste Prompt muss noch kein perfektes Ergebnis liefern. Microsoft empfiehlt aus­drück­lich, das Gespräch mit Rück­fra­gen fort­zu­füh­ren und Antworten schritt­wei­se zu prä­zi­sie­ren.

Positiv- und Ne­ga­tiv­bei­spie­le

Copilot-Prompts für E-Mails und Kom­mu­ni­ka­ti­on

Copilot kann in Outlook unter anderem E-Mail-Entwürfe erstellen, Antworten vor­be­rei­ten und längere Nach­rich­ten­ver­läu­fe zu­sam­men­fas­sen. Außerdem kann die Funktion „Coaching by Copilot“ Hinweise zu Ton, Klarheit und möglicher Wirkung eines Entwurfs geben. Die konkrete Ver­füg­bar­keit hängt von der ver­wen­de­ten Outlook-Version und der vor­han­de­nen Lizenz ab.

Die folgenden Vorlagen lassen sich direkt über­neh­men und anpassen:

• E-Mail-Verlauf zu­sam­men­fas­sen:

Fasse diesen E-Mail-Verlauf in maximal fünf Bulletpoints zusammen. Nenne das zentrale Anliegen, bereits getroffene Entscheidungen, offene Fragen, genannte Termine und die jeweils verantwortlichen Personen.

• Antwort auf eine Kun­den­an­fra­ge entwerfen:

Entwirf eine Antwort auf diese Kundenanfrage. Bedanke dich für die Nachricht, beantworte alle enthaltenen Fragen und nenne die nächsten Schritte. Der Ton soll freundlich, professionell und lösungsorientiert sein. Verwende maximal 180 Wörter.

• Follow-up nach einem Gespräch schreiben:

Verfasse eine Follow-up-E-Mail zu dem heutigen Gespräch. Fasse die drei wichtigsten Ergebnisse zusammen und liste die vereinbarten Aufgaben mit verantwortlicher Person und Termin auf. Beende die Nachricht mit der Bitte um kurze Bestätigung.

• Eine schwie­ri­ge Nachricht pro­fes­sio­nell for­mu­lie­ren:

Formuliere die folgende Nachricht professionell und wertschätzend um. Die inhaltliche Aussage soll erhalten bleiben, aber weniger vorwurfsvoll wirken. Verwende klare, sachliche Formulierungen und schlage am Ende einen konkreten nächsten Schritt vor: [Nachricht einfügen]

• Lange E-Mail kürzen:

Kürze diese E-Mail auf maximal 120 Wörter. Erhalte alle wichtigen Fakten, Termine und Handlungsaufforderungen. Entferne Wiederholungen und formuliere verständlich und höflich: [E-Mail einfügen]

Copilot-Prompts für Analyse und Berichte

Bei Ana­ly­se­auf­ga­ben sollte der Prompt genau benennen, welche Daten Copilot auswerten, welche Ver­glei­che es durch­füh­ren und wie es die Er­geb­nis­se dar­stel­len soll. Kon­trol­lie­ren Sie an­schlie­ßend, ob Be­rech­nun­gen, Schluss­fol­ge­run­gen und Quel­len­an­ga­ben korrekt sind.

• Trends in einer Tabelle erkennen:

Analysiere die vorliegende Tabelle und identifiziere wichtige Trends, Ausreißer und saisonale Muster. Berücksichtige den Zeitraum [Zeitraum]. Fasse die fünf wichtigsten Erkenntnisse zusammen und belege jede Aussage mit den dazugehörigen Werten.

• Kenn­zah­len für einen Mo­nats­be­richt zu­sam­men­fas­sen:

Erstelle aus diesen Daten eine Zusammenfassung für den Monatsbericht. Berücksichtige Umsatz, Kosten, Gewinn, Neukunden und Kündigungsrate. Vergleiche die Ergebnisse mit dem Vormonat und dem gleichen Monat des Vorjahres. Gib das Ergebnis zunächst als Tabelle und anschließend als kurze Bewertung aus.

• Ursachen für Ab­wei­chun­gen un­ter­su­chen:

Untersuche die Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Werten. Sortiere sie nach finanzieller Bedeutung und nenne für jede größere Abweichung eine mögliche Ursache sowie eine geeignete Gegenmaßnahme. Kennzeichne Vermutungen ausdrücklich als Annahmen.

• Executive Summary erstellen:

Erstelle eine Executive Summary dieses Berichts für die Geschäftsleitung. Beschränke dich auf maximal 250 Wörter. Nenne die wichtigsten Ergebnisse, Risiken, Chancen und Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Vermeide Fachdetails und beginne mit der wichtigsten Erkenntnis.

• Prä­sen­ta­ti­ons­struk­tur aus einem Bericht ent­wi­ckeln:

Erstelle aus diesem Bericht eine Präsentationsstruktur mit sechs Folien. Formuliere für jede Folie eine Überschrift, drei zentrale Stichpunkte und einen Vorschlag für eine geeignete Visualisierung. Die Zielgruppe ist die Geschäftsleitung, die Präsentationszeit beträgt zehn Minuten.

• Daten in eine Ent­schei­dungs­vor­la­ge über­tra­gen:

Erstelle aus den vorliegenden Daten eine Entscheidungsvorlage. Vergleiche die Optionen [Option A], [Option B] und [Option C] anhand von Kosten, Nutzen, Risiken und Umsetzungsdauer. Stelle den Vergleich in einer Tabelle dar und gib anschließend eine begründete Empfehlung ab.

Copilot-Prompts für Meetings und Teams

Copilot in Microsoft Teams kann wichtige Ge­sprächs­punk­te zu­sam­men­fas­sen, Aussagen be­stimm­ten Personen zuordnen, Aufgaben vor­schla­gen und Fragen zum Meeting be­ant­wor­ten. Bei auf­ge­zeich­ne­ten oder tran­skri­bier­ten Meetings kann die Teams-Zu­sam­men­fas­sung unter anderem Tran­skript, Notizen, Agenda und Fol­ge­auf­ga­ben bündeln.

• Meeting zu­sam­men­fas­sen:

Fasse dieses Meeting in maximal zehn Bulletpoints zusammen. Trenne zwischen besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und noch offenen Fragen. Lasse Small Talk und Wiederholungen weg.

• Aufgaben aus dem Meeting ex­tra­hie­ren:

Erstelle aus dem Meeting eine Aufgabenliste. Nenne zu jeder Aufgabe die verantwortliche Person, den vereinbarten Termin und gegebenenfalls bestehende Abhängigkeiten. Markiere Aufgaben ohne eindeutig festgelegte Zuständigkeit.

• Ent­schei­dun­gen do­ku­men­tie­ren:

Liste alle Entscheidungen aus diesem Meeting auf. Ergänze jeweils den dazugehörigen Hintergrund, mögliche Einschränkungen und die nächsten erforderlichen Schritte. Gib keine bloßen Vorschläge als endgültige Entscheidung aus.

• Sta­tus­up­date für Stake­hol­der erstellen:

Erstelle aus dem Meeting ein Statusupdate für Stakeholder, die nicht teilgenommen haben. Gliedere es in Fortschritte, aktuelle Probleme, Entscheidungen und nächste Schritte. Verwende einen sachlichen Ton und maximal 200 Wörter.

• Offene Fragen iden­ti­fi­zie­ren:

Welche Fragen wurden in diesem Meeting nicht abschließend beantwortet? Liste sie nach Dringlichkeit auf und nenne, sofern erkennbar, wer die notwendigen Informationen liefern kann.

• Be­spre­chung kritisch auswerten:

Analysiere das Meeting im Hinblick auf Zielerreichung und Effizienz. Welche Punkte wurden geklärt, welche Diskussionen blieben ohne Ergebnis und welche Themen sollten im nächsten Termin erneut behandelt werden? Formuliere drei konkrete Verbesserungsvorschläge.

Sind Copilot-Prompts auch für andere KI-As­sis­ten­ten geeignet?

Die Grund­prin­zi­pi­en guter Copilot-Prompts sind nicht an Microsoft-Produkte gebunden. Auch andere KI-As­sis­ten­ten verstehen Aufgaben besser, wenn Sie Ziel, Kontext, Format und Ton eindeutig angeben.

Ein Prompt für Copilot kann deshalb in der Regel auch als Aus­gangs­punkt für ChatGPT, Google Gemini oder IONOS GPT verwendet werden. Je nach Anwendung müssen lediglich Verweise auf bestimmte Programme oder Da­ten­quel­len angepasst werden. Ein Outlook-Prompt könnte sich bei­spiels­wei­se auf einen ein­ge­füg­ten E-Mail-Verlauf beziehen, während eine andere KI die Nachricht als hoch­ge­la­de­nes Dokument erhält.

IONOS GPT un­ter­stützt bei­spiels­wei­se unter anderem das Verfassen von Texten, die Recherche, die Do­ku­men­ten­ana­ly­se und die Aus­wer­tung von Daten. Dokumente können als Kontext hoch­ge­la­den werden. Die Daten werden auf eu­ro­päi­scher In­fra­struk­tur ver­ar­bei­tet, nicht für das Training von KI-Modellen verwendet und nicht an Dritte wei­ter­ge­ge­ben.

Wer die grund­le­gen­den Prompt-Techniken einmal be­herrscht, kann sie auf un­ter­schied­li­che KI-Werkzeuge über­tra­gen. Welcher Assistent am besten geeignet ist, hängt unter anderem von den be­nö­tig­ten Funk­tio­nen, der vor­han­de­nen IT-In­fra­struk­tur, dem Budget und den An­for­de­run­gen an Da­ten­schutz und Da­ten­ver­ar­bei­tung ab.

Häufige Fehler bei Copilot-Prompts und wie man sie vermeidet

Auch ein aus­führ­li­cher Prompt ga­ran­tiert nicht au­to­ma­tisch ein korrektes Ergebnis. Drei Fehler treten bei der Arbeit mit KI-As­sis­ten­ten besonders häufig auf.

Zu viele Aufgaben gleich­zei­tig stellen

Ein Prompt kann außerdem zu um­fang­reich werden. Wenn Copilot gleich­zei­tig re­cher­chie­ren, ana­ly­sie­ren, schreiben, kürzen und eine Prä­sen­ta­ti­on erstellen soll, werden einzelne An­for­de­run­gen mög­li­cher­wei­se nur ober­fläch­lich erfüllt. Teilen Sie komplexe Prozesse deshalb in Ar­beits­schrit­te auf:

• Schritt 1: Fasse den Bericht zusammen und nenne die wich­tigs­ten Er­kennt­nis­se.
• Schritt 2: Ordne die Er­kennt­nis­se nach ihrer Bedeutung für die Ge­schäfts­lei­tung.
• Schritt 3: Erstelle daraus eine Prä­sen­ta­ti­ons­struk­tur mit fünf Folien.

Unklare Begriffe verwenden

Be­zeich­nun­gen wie „kurz“, „pro­fes­sio­nell“ oder „über­sicht­lich“ lassen großen In­ter­pre­ta­ti­ons­spiel­raum. Ergänzen Sie messbare Vorgaben:

• statt „kurz“: „maximal 100 Wörter“
• statt „über­sicht­lich“: „als Tabelle mit vier Spalten“
• statt „einfach“: „ohne Fach­be­grif­fe und für Ein­stei­ger ver­ständ­lich“
• statt „pro­fes­sio­nell“: „sachlich, höflich und lö­sungs­ori­en­tiert“

Fehler nicht gezielt kor­ri­gie­ren

Ent­spricht die erste Antwort nicht Ihren Er­war­tun­gen, müssen Sie nicht mit einem voll­stän­dig neuen Prompt beginnen. Nennen Sie statt­des­sen genau, was geändert werden soll:

• Die Zu­sam­men­fas­sung ist noch zu allgemein. Ergänze konkrete Zahlen aus dem Bericht und ordne jede Zahl dem passenden Zeitraum zu.
• Der Ton wirkt zu werblich. For­mu­lie­re neutral und trenne nach­prüf­ba­re Fakten klar von Ein­schät­zun­gen.
• Die Hand­lungs­emp­feh­lung ist nicht aus­rei­chend begründet. Nenne zu jeder Emp­feh­lung den er­war­te­ten Nutzen und ein mögliches Risiko.

Fazit: Klare Copilot-Prompts liefern bessere Er­geb­nis­se

Gute Copilot-Prompts folgen einem klaren Muster aus Aufgabe, Kontext, Format und Ton. Be­schrei­ben Sie möglichst genau, was Sie benötigen, für wen das Ergebnis bestimmt ist und wie es aufgebaut sein soll. Bei kom­ple­xe­ren Aufgaben führen mehrere auf­ein­an­der­fol­gen­de Prompts häufig zu besseren Er­geb­nis­sen als eine einzige um­fang­rei­che Anweisung. Un­ab­hän­gig davon, ob Sie Microsoft Copilot oder einen anderen KI-As­sis­ten­ten nutzen, sollten Sie die erzeugten Inhalte an­schlie­ßend auf Rich­tig­keit, Voll­stän­dig­keit und einen an­ge­mes­se­nen Ton prüfen. So lassen sich Rou­ti­ne­auf­ga­ben be­schleu­ni­gen, ohne die Kontrolle über das end­gül­ti­ge Ergebnis abzugeben.