Es gibt einige Situationen, in denen sich die Konvertierung von HTML zu PDF anbietet: Beispielsweise wenn Sie einen Artikel, eine Routenbeschreibung oder anderweitige Inhalte aus dem Netz speichern möchten, um später auch ohne Internetverbindung darauf zugreifen zu können. Das Portable Document Format bietet sich für die Verwahrung von Website-Inhalten an, da es zu den meistgenutzten Dateiformaten überhaupt gehört und plattformunabhängig ist.
Demzufolge können Sie PDFs auf beinahe jedem Rechner und jedem Betriebssystem aufrufen – das Dokument lässt sich zudem schnell via Wechseldatenträger (USB-Stick, Speicherkarte etc.), Online-Speicher oder E-Mail auf einen anderen Computer übertragen. Das ist beispielsweise dann nützlich, wenn an Ihrem Rechner kein Drucker angeschlossen ist und Sie die Inhalte der Webseite über einen anderen Computer ausdrucken möchten.
Des Weiteren bietet es sich auch für die Archivierung von Online-Inhalten an, die gewünschten Webseiten als PDF zu speichern. Doch welche Vorteile hat es, über ein spezielles Programm den Inhalt einer Website in eine PDF-Datei zu konvertieren? Schließlich könnte man im Webbrowser auch einfach per Rechtsklick oder Tastenkürzel [Strg] + [S] den Befehl „Seite speichern“ ausführen. Oder man nutzt die Standarddruckfunktion des Browsers, um dann über einen virtuellen Drucker (der von einigen PDF-Programmen angeboten wird) die Inhalte als PDF sichern. Selbst über einen Screenshot kann man die Informationen einer Webseite abspeichern.
Für den Einsatz einer spezifischen Anwendung gibt es jedoch gute Gründe: Im Unterschied zur Druckversion eines Browsers bleibt bei den gleich vorgestellten Anwendungen das Layout der Seite auch in seinen Details deutlich besser erhalten. Ein Nachteil der „Seite speichern“-Funktion ist hingegen, dass über diesen Browser-Befehl neben einer HTML-Datei der aufgerufenen Seite auch viele separate Dateien der jeweiligen Seitenelemente gespeichert werden. Dagegen erhalten Sie über ein PDF-Konvertierungsprogramm für Webseiten nur eine einzige PDF-Datei. Und im Gegensatz zu einem Screenshot beinhaltet das Dokument stets die komplette Webseite und nicht nur den Bereich, der auf dem Display angezeigt wird.