Wie be­ar­bei­tet man ein PDF-Dokument?

Das von Adobe ent­wi­ckel­te „Portable Document Format“, kurz PDF, ist ein platt­form­über­grei­fen­des Da­tei­for­mat, das Dokumente un­ab­hän­gig vom ur­sprüng­li­chen An­wen­dungs­pro­gramm ori­gi­nal­ge­treu wie­der­gibt. Dadurch entfallen die bekannten Kon­ver­tie­rungs­pro­ble­me beim Austausch von Dateien, die in ver­schie­de­nen Pro­gram­men oder Pro­gramm­ver­sio­nen erstellt wurden. Viele verwenden das Format auch, um zu ver­hin­dern, dass ein Dokument nach­träg­lich be­ar­bei­tet wird. Doch was, wenn genau das nötig ist? Welche Mög­lich­kei­ten gibt es, eine PDF-Datei zu editieren? Mit gängigen Office-Pro­gram­men wie Word oder Excel lassen sich schon seit Längerem direkt aus der Anwendung heraus PDF-Dateien erstellen. An­ders­her­um geht das al­ler­dings nicht so einfach. Will man ein PDF-Dokument nach­träg­lich verändern, benötigt man in der Regel die Ori­gi­nal­da­tei, aus der man dann eine neue PDF ex­por­tiert. Aber was, wenn man diese Ori­gi­nal­da­tei nicht hat? Ist die PDF-Datei nicht durch ein Passwort geschützt, lässt sich das Dokument auch im Nach­hin­ein noch be­ar­bei­ten – vor­aus­ge­setzt, man hat ein ent­spre­chen­des Tool zur Verfügung. Es gibt sowohl Desktop-Programme zum Download als auch On­line­tools, mit denen man PDFs im Browser editieren kann. Daneben lässt sich ein PDF-Dokument auch be­ar­bei­ten, indem man es zurück in Word kon­ver­tiert.

Eine PDF-Datei in Word be­ar­bei­ten

Möchte man eine PDF-Datei im Word-Programm ändern, muss man diese erst einmal in ein Word-Dokument zu­rück­kon­ver­tie­ren. In den meisten Fällen ist das gar kein Problem, es sei denn, das Aus­gangs­do­ku­ment ist keine text­las­ti­ge Office-Datei, sondern eine Grafik. Dafür wäre Microsoft Word die falsche Anwendung. In einem solchen Fall sollten Sie lieber zu einem Gra­fik­pro­gramm wie Paint oder das bekannte Photoshop von Adobe greifen. Bei Word 2013 und Word 2016 kann man PDF-Dateien un­kom­pli­ziert umwandeln und be­ar­bei­ten. Dafür öffnet man die PDF-Dateien einfach in Word: Starten Sie zunächst die Anwendung und wählen Sie an­schlie­ßend das PDF-Dokument über „Datei“ und „Öffnen“ aus – achten Sie darauf, dass Sie sich alle Da­tei­for­ma­te anzeigen lassen. Al­ter­na­tiv können Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und über den „Öffnen mit“-Dialog Word auswählen. Word kon­ver­tiert die PDF-Datei von alleine in ein Dokument. Das Programm in­for­miert den Nutzer vor der Kon­ver­tie­rung darüber, dass diese einige Sekunden dauert und der Text danach be­ar­bei­tet werden kann. An­schlie­ßend arbeiten Sie in dem Dokument, wie Sie es bei Word gewohnt sind.

Es ist möglich, dass das neue Word-Dokument nicht ganz so aussieht wie in der PDF-Form. Vor allem bei Grafiken und For­ma­tie­run­gen kommen kleine Än­de­run­gen in der Text­struk­tur nach der Um­wand­lung vor: Rechnen Sie mit ver­scho­be­nen Bildern oder fehlenden in­ter­ak­ti­ven Elementen. Um das zu ver­hin­dern, gibt es bestimmte Programme abseits von Microsoft, die besser zur Kon­ver­tie­rung geeignet sind.

Eine PDF-Datei online be­ar­bei­ten

Um wichtige In­for­ma­tio­nen im Nach­hin­ein in einer PDF-Datei her­vor­zu­he­ben oder bei­spiels­wei­se eine we­sent­li­che Passage ein­zu­krei­sen, sind kos­ten­lo­se und einfach zu be­die­nen­de Online-PDF-Editoren eine gute Wahl. Bei diesen können Sie Dateien oftmals sogar per Drag-and-Drop kon­ver­tie­ren lassen. Die Mög­lich­kei­ten sind dabei al­ler­dings un­ter­schied­lich: Manche lassen nur ober­fläch­li­che Ver­än­de­run­gen zu, indem sie das Dokument wie ein Bild behandeln und somit nur grafische Elemente oder Text hin­zu­ge­fügt werden kann. Andere wandeln die PDF-Dokumente um und geben Ihnen die Frei­hei­ten einer Text­be­ar­bei­tung. Ex­em­pla­risch seien an dieser Stelle zum einen das Tool Smallpdf und zum anderen eine Mög­lich­keit von Google vor­ge­stellt.

Smallpdf

Mit dem PDF-Editor Smallpdf kann man PDFs kostenlos be­ar­bei­ten. Bei diesem Tool gibt es die Funktion, die PDF-Datei in ein Word-Dokument zu­rück­zu­kon­ver­tie­ren, um die Datei be­ar­bei­ten zu können. Dies funk­tio­niert prin­zi­pi­ell wie in Word selbst: Wählen Sie die Datei aus, und das Tool wandelt diese au­to­ma­tisch in ein Word-Dokument um. An­schlie­ßend steht die Datei zum Download bereit. Sie können PDF-Dateien aber auch direkt online be­ar­bei­ten. Dafür müssen Sie das Dokument al­ler­dings hochladen, was generell ein Si­cher­heits­ri­si­ko mit sich bringt. Smallpdf ist deshalb über eine mit SSL ver­schlüs­sel­te Ver­bin­dung aufrufbar. Darüber hinaus gibt der schwei­ze­ri­sche Her­stel­ler an, dass er die Dateien nicht län­ger­fris­tig speichert. Die Dateien sollen nach einer Stunde au­to­ma­tisch wieder gelöscht werden. Smallpdf ist für alle Windows-, Linux- und Mac-Geräte geeignet, erfordert keine In­stal­la­ti­on oder Re­gis­trie­rung und funk­tio­niert in allen beliebten Browsern wie Firefox, Safari, Chrome und IE.

Editor im Browser aufrufen

Smallpdf bietet ver­schie­de­ne Dienste rund um PDFs. So gibt es mehrere Werkzeuge für die Kon­ver­tie­rung, ein prak­ti­sches Tool, um PDF-Dateien zu kom­pri­mie­ren, und Features, mit denen man Seiten drehen kann oder mehrere Dateien zu einer zu­sam­men­führt. Um aber zum Editor zu gelangen, wechseln Sie über die Na­vi­ga­ti­on zum Punkt „PDF be­ar­bei­ten“.

Datei hochladen

Klicken, ziehen und loslassen – so einfach bekommen Sie die PDF-Datei in den Editor. Statt­des­sen können Sie die Dateien auch über „Datei auswählen“ auf der Fest­plat­te suchen oder das Tool sogar mit Dropbox oder Google Drive verbinden.

Text be­ar­bei­ten

Es öffnet sich direkt die PDF-Datei, und schon kann das Be­ar­bei­ten des Textes beginnen. In diesem Editor gibt es viele ver­schie­de­ne Be­ar­bei­tungs­werk­zeu­ge: „Add Text“ (Text hin­zu­fü­gen), „Add Image“ (Bild hin­zu­fü­gen), „Add Shape“ (Form hin­zu­fü­gen) und „Draw“ (Zeichnen). Je nachdem, welches Be­ar­bei­tungs­werk­zeug man wählt, ist die Funktion anders. Bei der Text­be­ar­bei­tungs­funk­ti­on kann man zu­sätz­li­chen Text in das Dokument einfügen und diesen ver­schie­ben. Für die For­ma­tie­rung dieses Textes stehen Ihnen zudem ver­schie­de­ne Text­grö­ßen, -farben und Schrift­ar­ten zur Verfügung.

Mit der Bild-Funktion kann man Bilder in den Text einfügen und deren Position be­ar­bei­ten. Selbst­ver­ständ­lich können Sie auch die Größe des Bildes anpassen. Be­schnei­den lässt sich die Grafik aber nicht.

Die Form-Funktion er­mög­licht es, grafische Formen in den Text ein­zu­bau­en, diese mit Farben zu gestalten und mit Text aus­zu­stat­ten. Man kann zwischen einem Kreis, einem Quadrat und einem Pfeil wählen. Mit der Zeichen-Funktion kann man hingegen Ver­bin­dun­gen ziehen, Wichtiges ein­krei­sen, markieren oder einfach etwas dazu skiz­zie­ren.

Speichern und Down­loa­den

Sobald Sie mit der Be­ar­bei­tung der Datei fertig sind, speichert Sie, indem Sie unten rechts auf den „Apply“-Button klicken. Auf der folgenden Seite haben Sie die Mög­lich­keit, die be­ar­bei­te­te Datei her­un­ter­zu­la­den oder in Google Drive und Dropbox zu speichern.

Google Docs

Auch mit den On­line­werk­zeu­gen von Google können Sie in PDFs kostenlos be­ar­bei­ten. Mit Google Drive und der Text­ver­ar­bei­tung Google Docs lässt sich der PDF-Text ganz einfach be­ar­bei­ten.

Bei Google anmelden

Um die PDF-Funktion von Google zu benutzen, brauchen Sie ein kos­ten­lo­ses Konto beim Such­ma­schi­nen­an­bie­ter. Nutzer, die den E-Mail-Dienst Gmail benutzen oder auf der Social-Media-Plattform Google+ aktiv sind, haben ohnehin schon einen Account, mit dem auch viele andere Dienste genutzt werden können. Ohne Re­gis­trie­rung geht es leider nicht: Um ein Konto bei Google zu erstellen, klickt man auf der Start­sei­te auf den Anmelden-Knopf und kann auf der nächsten Seite unter „Weitere Optionen“ ein Konto erstellen.

PDF-Dateien hochladen

Im ersten Schritt laden Sie die PDF-Datei in Ihr Google Drive. Den Webspace, den Google seinen Nutzern zur Verfügung stellt, erreichen Sie über einen Klick auf das Google-Apps-Symbol in der oberen rechten Ecke. In dem On­line­lauf­werk können Sie sich Ihre eigene Ord­ner­struk­tur anlegen. Um eine PDF zu be­ar­bei­ten, reicht es aber aus, die Datei in die Ablage zu laden. Mit einem Klick auf „Neu“ und dann „Datei hochladen“ kann man das Dokument auf der Fest­plat­te suchen. Haben Sie die PDF-Datei hoch­ge­la­den, erscheint diese in Ihrer Ablage. Über einen Rechts­klick auf die Datei können Sie auswählen, die Datei mit Google Docs zu öffnen.

Dokument be­ar­bei­ten

Google Docs sollte sich in einem neuen Tab oder Fenster des Browsers öffnen. Die Kon­ver­tie­rung zu einem ver­än­der­ba­ren Dokument geschieht au­to­ma­tisch. In Google Docs stehen Ihnen viele Funk­tio­nen zur Verfügung, die Sie auch aus anderen Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gram­men kennen. Der Editor gibt Ihnen die Mög­lich­keit, Text zu ändern, zu löschen oder neue Passagen hin­zu­zu­fü­gen. Auch For­ma­tie­rungs­ar­bei­ten lassen sich bis zu einem gewissen Maße mit der Online-Anwendung erledigen. Über die Me­nü­leis­te findet man zu­sätz­lich Werkzeuge zum Zeichnen, zum Erstellen von Tabellen und eine Recht­schreib­prü­fung.

Dateien speichern

Än­de­run­gen in Do­ku­men­ten speichert Google au­to­ma­tisch in Google Drive. Sie können die geänderte Datei aber auch in ver­schie­de­nen Formaten wieder her­un­ter­la­den. Über „Datei“ > „Her­un­ter­la­den als“ finden Sie Formate wie DOCX, ODT, HTML, EPUB oder eben auch PDF. Da die Datei aber in der Cloud liegt, lässt sie sich auch einfach mit anderen teilen: Oben rechts befindet sich der Freigeben-Button. Google erstellt einen Link, den Sie an andere wei­ter­ge­ben können, damit auch Kollegen oder Freunde auf das Dokument zugreifen können.

Desktop-Tools zur PDF-Be­ar­bei­tung

PDF-Dateien kann man nicht nur online im Browser be­ar­bei­ten, sondern auch offline. Dazu benötigt man nur ein Programm, das man zunächst in­stal­lie­ren muss.

Adobe Acrobat DC

Mit dem Editor Adobe Acrobat DC hat man viele Mög­lich­kei­ten, die PDF-Datei zu be­ar­bei­ten. Zwar erlaubt auch der kos­ten­lo­se Adobe Acrobat Reader DC in­zwi­schen, PDF-Dateien nicht nur zu lesen, sondern auch im geringen Umfang zu be­ar­bei­ten, den vollen Funk­ti­ons­um­fang bekommen Sie aber nur im kos­ten­pflich­ti­gen Adobe Acrobat DC.

Die richtige Version wählen

Wenn Sie bereits den Adobe Acrobat Reader DC benutzen, um PDF-Dokumente zu lesen, werden Sie die kos­ten­lo­sen Funk­tio­nen bereits kennen: Sie können Kom­men­ta­re einfügen, digitale Un­ter­schrif­ten in PDF ein­zu­fü­gen oder die Dateien an andere senden, damit diese das Dokument un­ter­schrei­ben. Wenn Sie aber wei­ter­ge­hen­de Ver­än­de­run­gen an dem Dokument vornehmen möchten, müssen Sie das kos­ten­pflich­ti­ge Adobe Acrobat DC wählen.

Dieses gibt es in zwei ver­schie­de­nen Varianten: Pro und Standard. Für beide müssen Sie ein Abon­ne­ment ab­schlie­ßen. Zu den Un­ter­schie­den zwischen beiden gehört, dass Sie in der teureren Version Ja­va­Script und Mul­ti­me­dia-Elemente einbauen, PDFs auf Bar­rie­re­frei­heit hin op­ti­mie­ren und zwei Dokumente mit­ein­an­der ver­glei­chen können. Darüber hinaus steht für Mac nur die Pro-Version zur Verfügung. Wenn Sie das Programm zunächst aus­pro­bie­ren möchten, können Sie auf der Homepage von Adobe auch eine 14-tätige Test­ver­si­on her­un­ter­la­den.

Datei laden

Um eine PDF-Datei be­ar­bei­ten zu können, öffnet man das ent­spre­chen­de Dokument wie man es auch von anderen Pro­gram­men gewohnt ist: Über den Menüpunkt „Datei“ finden Sie die Funktion, Dateien zu öffnen. Al­ter­na­tiv lässt sich Adobe Acrobat DC als Stan­dard­pro­gramm zum Öffnen von PDF-Dateien ein­stel­len. Noch einfacher öffnet man eine PDF-Datei, indem man diese per Drag-and-Drop in das Fenster des Programms zieht. Die Anwendung kann al­ler­dings nicht nur mit Do­ku­men­ten im PDF-Format umgehen: Sie können ebenfalls andere Formate wie etwa Word-Dateien direkt öffnen und so in PDF umwandeln.

Dateien be­ar­bei­ten

Um die PDF zu be­ar­bei­ten, stehen dem Nutzer einige Werkzeuge zur Verfügung. Man kann jederzeit zwischen den ver­schie­de­nen Tools hin und her wechseln. Im Online-Schrift­ver­kehr immer wichtiger ist die Mög­lich­keit, PDFs zu un­ter­schrei­ben. Dafür legen Sie sich eine digitale Un­ter­schrift an, die sich ganz einfach in ein Dokument einfügen lässt. Über den Menüpunkt „Ausfüllen und un­ter­schrei­ben“ haben Sie außerdem die Mög­lich­keit, Felder aus­zu­fül­len.

Der große Vorteil von Acrobat Pro DC findet sich aber im Werkzeug „PDF-Datei be­ar­bei­ten“: Hier ist es möglich, auch den bereits be­stehen­den Inhalt zu be­ar­bei­ten. Gänzlich ohne die Datei vorher zu kon­ver­tie­ren, können Sie Text be­ar­bei­ten, neuen Text hin­zu­fü­gen oder alten löschen – ganz wie Sie es aus einem Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm wie Word gewöhnt sind. Das Programm erkennt au­to­ma­tisch Textboxen und lässt den Nutzer Än­de­run­gen an diesen vornehmen.

Dokumente speichern

Das be­ar­bei­te­te Dokument kann als PDF ge­spei­chert oder wei­ter­ge­schickt werden – an Kollegen, Ge­schäfts­part­ner oder Freunde, damit diese kom­men­tie­ren oder signieren können. Das Programm gibt den Nutzern aber auch die Mög­lich­keit, das Dokument in andere Formate zu ex­por­tie­ren. So können Sie eine PDF-Datei bei­spiels­wei­se in ein Word-Dokument umwandeln.

FlexiPDF

Mit FlexiPDF kann man PDF-Dateien öffnen und direkt be­ar­bei­ten. Das kos­ten­pflich­ti­ge FlexiPDF ist auch in einer Test­ver­si­on er­hält­lich.

Programm in­stal­lie­ren

Das Werkzeug gibt es in zwei ver­schie­de­nen Versionen: Standard und Pro­fes­sio­nal. Für beide sind Fest­prei­se vor­ge­se­hen, d. h. Sie müssen kein Abon­ne­ment wie bei Adobe eingehen. Die Lizenz für das Programm ist für 3 PCs gültig. Die Stan­dard­ver­si­on bietet nahezu alle Funk­tio­nen, die man zum Erstellen und Be­ar­bei­ten einer PDF-Datei benötigt, z. B. das Einfügen von Bildern und Grafiken oder die Text­be­ar­bei­tung. Un­ter­schie­de finden sich aber bei­spiels­wei­se in den er­wei­ter­ten Funk­tio­nen der PDF-Er­stel­lung.

Dateien laden

Dank der einfachen Ge­stal­tung des Programms findet man sich schnell zurecht, und so ist auch das Öffnen von Dateien sehr leicht. Na­vi­gie­ren Sie entweder über die Me­nü­leis­te oder klicken Sie auf das Ord­ner­sym­bol in der Werk­zeug­leis­te. Auch hier können Sie in Ihrer Da­tei­struk­tur nach der ge­wünsch­ten PDF suchen.

PDF-Texte be­ar­bei­ten

Das Grund­ge­rüst des FlexiPDF Editors erinnert an eine der Microsoft-Word-Varianten und funk­tio­niert auch ähnlich.

In der Test­ver­si­on von FlexiPDF ist es möglich, den Fließtext zu verändern, also innerhalb des Textes Be­ar­bei­tun­gen vor­zu­neh­men. Das ist ein großer Vorteil, sollte man an dem Text in einer PDF-Datei im Nach­hin­ein nochmal etwas verändern wollen. Viele andere (meist kos­ten­lo­se) PDF-Editoren lassen es oftmals nur zu, dass man Absätze entfernen oder ver­schie­ben, aber nicht im Text selbst etwas verändern kann.

Dateien speichern

Auch das Speichern der Dateien läuft, wie man es von Text­ver­ar­bei­tungs­an­wen­dun­gen her kennt. Dabei arbeitet das Programm aber nicht nur mit PDF-Dateien, sondern kann Ihre Dokumente auch in zahl­rei­che andere Formate ex­por­tie­ren: HTML, TXT, RTF, EPUB und Word-Dateien stehen genauso zur Verfügung wie die Bild­for­ma­te JPEG, TIFF, BMP oder PNG.

PDF-XChange Editor

Der PDF-XChange Editor von Tracker Software aus der Schweiz ist laut eigener Aussage ein sehr schneller PDF-Editor. Dabei wartet das Programm auch noch mit einem recht großen Funk­ti­ons­um­fang auf.

Editor in­stal­lie­ren

Wie andere Programme zum Editieren von PDFs gibt es PDF-XChange sowohl in ver­schie­de­nen kos­ten­pflich­ti­gen Varianten als auch in einer kos­ten­lo­sen Version. Doch schon in der Freeware sind die meisten Funk­tio­nen enthalten, die Sie zum Be­ar­bei­ten einer PDF benötigen. Aber auch die Stan­dard­va­ri­an­te gibt es in einer kos­ten­pflich­ti­gen und einer kos­ten­lo­sen Version: Wenn Sie sich für eine Lizenz ent­schei­den, erhalten Sie zu­sätz­lich pro­fes­sio­nel­len Support. Noch mehr erhält man, wenn man die Plus-Variante wählt: Diese erlaubt u. a. Formulare zu erzeugen, PDF-Dokumente zu­sam­men­zu­fü­gen sowie einzelne Seiten zu ver­schie­ben oder zu löschen. Das volle Paket stellt PDF-XChange Pro zur Verfügung. Bei dieser Lizenz sind zu­sätz­lich zu den Funk­tio­nen des Editors auch noch ein PDF-Drucker zur Er­stel­lung von PDF-Dateien und die PDF-Tools enthalten, womit sich PDF-Dokumente schnell aus mehreren Quellen erstellen lassen. Auch PDF-XChange verfügt über ein deutsch­spra­chi­ges Menü, das nach der In­stal­la­ti­on des Programms al­ler­dings erst noch aktiviert werden muss. Über „Edit“ > „Pre­fe­ren­ces“ oder die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on [Strg] + [K] kann man die Sprache auf Deutsch umstellen.

Dateien öffnen

Neben den üblichen Mög­lich­kei­ten, eine PDF-Datei in einem Editor zu öffnen, können Nutzer in PDF-XChange Dokumente direkt im Be­ar­bei­tungs­fens­ter mit einem Dop­pel­klick laden. Per Drag-and-Drop lassen sich außerdem mehrere Dateien in die Be­ar­bei­tungs­an­sicht und damit zu einem be­stehen­den Dokument hin­zu­fü­gen. Außerdem können Sie das Programm mit Konten bei Google Drive, Office365 oder Share­Point verbinden.

PDFs editieren

Die Ober­flä­che des Programms ist, wie man sie auch von anderen Editoren kennt: sehr über­sicht­lich und daher leicht zu bedienen. Die Dateien werden in hoher Ge­schwin­dig­keit geöffnet und es gibt viele ver­schie­de­ne Werkzeuge, mit denen das PDF-Dokument be­ar­bei­tet werden kann.

Auch mit PDF-XChange können Sie den Text im Dokument be­ar­bei­ten: Verändern ist genauso möglich wie Löschen oder Hin­zu­fü­gen. Das gleiche gilt für Bilder oder andere Grafiken. Sogar Mul­ti­me­dia-Inhalte inklusive Ton un­ter­stützt das Programm.

Darüber hinaus lassen sich in dem Editor Dokumente mit Kom­men­ta­ren, Stempeln und eigenen gra­fi­schen Elementen versehen.

Dokumente sichern

Neben den üblichen Spei­cher­mög­lich­kei­ten (auch über das Dis­ket­ten­sym­bol in der Werk­zeug­leis­te aufrufbar) eines PDF-Editors können Nutzer die Dateien direkt in Word oder sogar Power­Point kon­ver­tie­ren, um sie dort wei­ter­zu­be­ar­bei­ten. Ebenso lassen sich die kom­plet­ten Dokumente oder nur aus­ge­wähl­te Seiten in ver­schie­de­ne Bild­for­ma­te ex­por­tie­ren.

PDF Expert für Mac

Um PDF-Dateien auf dem Mac zu be­ar­bei­ten, ist der PDF Expert ein gutes Programm. Der kos­ten­lo­se PDF-Editor kann PDF-Dateien kon­ver­tie­ren, Texte be­ar­bei­ten und Bilder hin­zu­fü­gen.

Ver­schie­de­ne Versionen zum Download

Auch bei diesem Programm sind ver­schie­de­ne Versionen verfügbar: Für die ei­gent­li­chen Be­ar­bei­tungs­funk­tio­nen müssen Sie zur kos­ten­pflich­ti­gen Variante greifen. Von dieser gibt es al­ler­dings eine ein­wö­chi­ge Test­ver­si­on. Sollte man sich nach der Testphase nicht für die Voll­ver­si­on ent­schei­den, bleibt dem Nutzer der kos­ten­lo­se PDF-Reader. Man kann das Produkt entweder über die Homepage kaufen oder im Mac App Store her­un­ter­la­den. Über die Desktop-Version hinaus bietet der Her­stel­ler aber auch noch eine mobile Variante für iPhone und iPad, die im App Store zu finden ist. Sie bietet die Mög­lich­keit, PDF-Dokumente auf dem Mo­bil­ge­rät zu be­ar­bei­ten, zu kom­men­tie­ren oder zu signieren.

Dateien öffnen

Es exis­tie­ren mehrere Wege, wie man in der Software PDF-Dokumente öffnen kann: Wenn Sie einen neuen Tab erstellen, können Sie entweder die ent­spre­chen­de Datei in das Fenster ziehen oder über den Button eine Datei auswählen. Drag-and-Drop geht sogar noch schneller: Auf dem Mac erscheint das geöffnete Programm im Dock. Ziehen Sie einfach die ge­wünsch­te Datei auf das Pro­gramm­sym­bol, und das Dokument wird in PDF Expert geöffnet. Selbst­ver­ständ­lich können Sie Dateien aber auch wie gewohnt über die Me­nü­leis­te über den „Öffnen“-Dialog in das Programm laden.

Dokumente be­ar­bei­ten

Im Funk­ti­ons­um­fang steht das Mac-Programm seiner Windows-Kon­kur­renz in nichts nach. Neben den Stan­dard­funk­tio­nen wie Kom­men­ta­re hin­zu­fü­gen oder Formulare ausfüllen können Nutzer er­wei­ter­te Features verwenden, mit denen sich auch die vor­han­de­nen Inhalte editieren lassen. Text kann komplett verändert werden, auch Bild­ele­men­te lassen sich be­ar­bei­ten. Beim Erstellen von PDFs können Sie mehrere Dokumente zu­sam­men­füh­ren, einzelne Seiten ex­tra­hie­ren oder diese un­ter­ein­an­der ver­schie­ben. Auch mit PDF Expert kann man Dokumente mit einer digitalen Un­ter­schrift versehen.

Besonders nützlich ist auch die Funktion, aus­ge­wähl­ten Text zu schwärzen: Diese Funktion (die sich ebenso in anderen PDF-Pro­gram­men findet) geht darüber hinaus, den Text einfach mit einer schwarzen Grafik zu übermalen, denn dies ist nicht besonders sicher. Statt­des­sen wird die Text­stel­le durch einen schwarzen Block ersetzt oder komplett gelöscht. Praktisch ist auch, dass Sie dies au­to­ma­tisch für bestimmte Begriffe oder Wort­grup­pen im ganzen Text durch­füh­ren lassen können. Wählen Sie hierfür die Funktion zum Zensieren und geben Sie den ver­trau­li­chen Inhalt ein. Achtung: Nach dem Schwärzen können auch Sie die Zensur nicht mehr rück­gän­gig machen – bewahren Sie also eine Kopie des Originals auf.

PDF speichern

Da es sich bei PDF Expert um ein Produkt für Geräte von Apple handelt, kann die Software (egal ob als Desktop-Anwendung oder als mobile App) mit der iCloud umgehen. So ist es sogar möglich, die Dateien direkt zwischen den ver­schie­de­nen Geräten aus­zu­tau­schen. Darüber hinaus funk­tio­niert die Software auch mit dem haus­ei­ge­nen Readdle Transfer. Dieser Dienst er­mög­licht es Ihnen, die Be­ar­bei­tung auf einem Gerät an­zu­fan­gen und auf einem anderen wei­ter­zu­füh­ren. Beim Speichern auf Ihrer Fest­plat­te können Sie zudem ent­schei­den, ob Sie eine ver­än­der­ba­re Datei behalten möchten oder eine ge­wöhn­li­che PDF.