Obgleich es also möglich ist, völlig kostenlos ein PDF zum Ausfüllen zu erstellen, schwört so mancher User trotzdem auf die professionelle, wenn auch kostenintensive Standardlösung: Adobe Acrobat.
Das mag einerseits daran liegen, dass womöglich nicht jeder Kunde oder Kollege über eine MS-Office-Lizenz verfügt oder OpenOffice bzw. LibreOffice verwenden will. Zudem bietet Adobe mit seinem hauseigenen Programm einige spezielle Features, mit denen die Konkurrenz nicht mithalten kann. Das hervorstechendste: das automatische und überraschend zuverlässige Erkennen von Formularfeldernin digitalen Dateien und sogar eingescannten Papier-Dokumenten. Mit der Adobe-Software können Sie sogar Ihr in MS-Word angefertigtes Formular doch noch in ein ausfüllbares PDF umwandeln.
Das funktioniert folgendermaßen:
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf „Formulare“ à „Formularassistenten starten“ (Vorgehensweise und Menübezeichnungen können sich von Version zu Version stark unterscheiden; unsere Anleitung bezieht sich auf Adobe Acrobat 9).
- Im sich öffnenden Fenster wählen Sie nun die Quelle Ihres Formulars aus. Acrobat kann sowohl bereits vorhandene, elektronische Formulare (PDF-, Word-, oder Excel-Dateien sowie vielen andere Formate) öffnen als auch eingescannte Papierdokumente in ein Formular konvertieren (alternativ können Sie auch mittels Vorlagen ein völlig neues Formular erstellen).
- Der Formularassistent erkennt nun automatisch alle statischen Formularfelder und benennt sie anhand des sie umgebenden Texts. Dieser Prozess passiert innerhalb eines Augenblickes und hat eine hohe Erfolgsquote. Es kann aber auch vorkommen, dass Acrobat ein Feld vergisst oder aber eine visuelle Trennlinie als Unterschriftsfeld missinterpretiert. In diesem Fall können Sie den Fehler schnell beseitigen, indem Sie Formularelemente selbst einfügen, verschieben oder löschen.
Abgesehen von diesem praktischen Hilfsmittel ähnelt die Auswahl und Funktionsweise der Werkzeuge in Adobe Acrobat stark denen in MS Word, OpenOffice und LibreOffice: Textfelder, Kontrollkästchen, Options-, Listen-, Kombinationsfelder und Schaltflächen lassen sich mittels Fadenkreuzanzeige bequem anordnen und per Doppelklick konfigurieren.
Darüber hinaus bietet das Programm interessante Zusatzfunktionen, von denen einige nachfolgend genauer vorgestellt werden:
- Interaktive Formulare lassen sich schneller ausfüllen, indem man mit der Tab-Taste von Eingabefeld zu Eingabefeld springt, anstatt jedes Element einzeln mit der Maus anzuklicken. In Adobe Acrobat lässt sich die Tab-Reihenfolge festlegen, um diesen Vorgang möglichst effizient zu gestalten.
- In Kombination mit Adobe Sign ist es möglich, Formularen ein Feld für eine digitale Unterschrift hinzuzufügen.
- Ein weiteres Zusatzwerkzeug in Acrobat ist das Barcode-Feld. Dieses setzt sämtliche Formulareingaben automatisch in einen einzigartigen Strichcode um, der sich mit entsprechender Hardware einlesen und interpretieren lässt. Das erleichtert die Auswertung und Archivierung von Formularen, wenn diese in Papierform per Post oder via Fax an Sie zurückgesendet werden.
- Fertige PDF-Formulare lassen sich mit Adobe Acrobat auch an Ihre Kunden und Kollegen verteilen, und zwar per E-Mail oder über einen internen Server. Das Programm ermöglicht es zudem auch, den Status der Rückmeldungen zu verfolgen und bei Terminversäumnissen automatische Erinnerungsmitteilungen zu verschicken.
Für sämtliche Zusatzfunktionen bietet Adobe auf seiner Webseite umfangreiche Tutorials an. Zudem gibt es eine kostenlose Testversion von Adobe Acrobat, die 14 Tage gültig ist und neben der Erstellung auch die Bearbeitung von PDFs sowie die Verkleinerung von Dokumenten dieses Dateityps erlaubt.
Abgesehen davon existieren zahlreiche Alternativen zu Adobe Acrobat mit ähnlichem Funktionsumfang. Die Erstellung von ausfüllbaren PDF-Formularen ist meist aber nur in den Pro-Versionen dieser Programme (z. B. Qoppa PDF Studio, PDF-XChange Editor) oder aber im Rahmen einer kostenpflichtigen Trialware (z. B. Foxit Phantom PDF, Nitro Pro) möglich.