Zur Textformatierung stehen Ihnen alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, die Sie aus Textverarbeitungsprogrammen wie Word kennen. Außerdem gibt es eine Zeichenfunktion, mit der Sie entweder selbst zeichnen oder auf vorgegebene Formen wie Kreise, Rechtecke oder Pfeile zurückgreifen können. Die integrierte Suchfunktion erlaubt Ihnen, Ihre Notizen sehr leicht zu durchforsten. Noch schneller finden Sie Ihre Notizen, wenn Sie einzelne Wörter mit Tags priorisieren. Um Ihre Notizbücher vor unerwünschten Zugriffen zu schützen, können Sie zusätzlich Passwörter vergeben.
Auch in puncto Multimedialität zeigt sich Outline vielseitig: So fügen Sie nicht nur Bilder, Grafiken und Screenshots in Ihre Notizen ein, sondern auch Videos oder Sprachnachrichten. Sie können einzelne Notizen direkt ausdrucken oder im Word- bzw. PDF-Format speichern. PDF-Dokumente lassen sich zudem beschriften und kommentieren.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre Notizbücher mit Ihren Arbeitskollegen oder Freunden per E-Mail zu teilen und sie dazu einzuladen, gemeinsame Notizen anzulegen. Dazu wählen Sie eine beliebige Cloud-Lösung aus: Speichern Sie Ihre Notizen beispielsweise in iCloud Drive, Box, OneDrive, SharePoint oder in der Dropbox. Höchst sensible Notizen sollten Sie jedoch lokal und offline schützen.