Was ist ein Microsoft Exchange Server?

Microsoft Exchange Server ist eine eta­blier­te Groupware-Lösung für den un­ter­neh­mens­in­ter­nen E-Mail-Verkehr und die Zu­sam­men­ar­beit. Die Software kann sowohl lokal im eigenen Re­chen­zen­trum als auch über cloud­ba­sier­te Modelle betrieben werden. Wir erläutern die Funk­ti­ons­wei­se von Microsoft Exchange Server, stellen Editionen und Nut­zungs­mo­del­le vor und zeigen auf, welche Optionen nach dem Support-Ende von Exchange Server 2016 und 2019 bestehen.

Nut­zungs­mo­del­le des Exchange Servers

Microsoft Exchange Server kann in un­ter­schied­li­chen Be­triebs­mo­del­len ein­ge­setzt werden. Neben dem cloud­ba­sier­ten Betrieb als Software-as-a-Service (SaaS) steht auch die Nutzung als li­zen­zier­te Ser­ver­lö­sung im eigenen Re­chen­zen­trum oder über einen externen Hosting-Anbieter zur Verfügung:

• On-Premises: Möchten Sie Mi­cro­softs Groupware-Lösung in die eigene IT-In­fra­struk­tur in­te­grie­ren, benötigen Sie eine Ser­ver­li­zenz, die Sie zur In­stal­la­ti­on der Software auf der eigenen Hardware be­rech­tigt. Zu­sätz­lich benötigen alle zu­grei­fen­den Benutzer oder Geräte so­ge­nann­te Cli­ent­zu­griffs­li­zen­zen (Client Access Licenses, CALs). Beim On-Premises-Modell wird Exchange Server unter eigener Kontrolle betrieben. Betrieb und Wartung liegen voll­stän­dig in der Ver­ant­wor­tung des Un­ter­neh­mens. Der lokale Einsatz erfolgt heute in der Regel mit der Exchange Server Sub­scrip­ti­on Edition (SE).
• Exchange Online: Als Be­stand­teil von Microsoft 365 stellt Microsoft Exchange Server auch als Cloud-Dienst bereit. In diesem Fall wird Exchange Server nicht im eigenen Un­ter­neh­men betrieben, sondern in der Microsoft-Cloud gehostet. Die Nutzung basiert auf nut­zer­ba­sier­ten Abon­ne­ments, so­ge­nann­ten User Sub­scrip­ti­on Licenses (USL). Exchange Online kann auch parallel zu einem lokalen Exchange Server betrieben werden, etwa in hybriden Szenarien.
• Exchange-Server-Hosting: Bei diesem Nut­zungs­mo­dell stellt ein externer Dienst­leis­ter die Exchange-Funk­tio­nen bereit und übernimmt Betrieb, Wartung sowie Li­zen­zie­rung. Un­ter­neh­men greifen über Ta­rif­mo­del­le auf die Groupware zu, ohne selbst Ser­ver­in­fra­struk­tur betreiben zu müssen.

Tech­ni­sche Grund­la­gen einer Exchange-Ar­chi­tek­tur

Die Exchange-In­fra­struk­tur erstreckt sich in der Regel über mehrere physische oder virtuelle Server. Welche Funk­tio­nen auf den einzelnen Systemen be­reit­ge­stellt werden, ist durch so­ge­nann­te Ser­ver­rol­len definiert. Aktuelle Exchange-Versionen bündeln die zentralen Funk­tio­nen in der Rolle des Post­fach­ser­vers. Dieser übernimmt unter anderem die Ver­wal­tung der Post­fach­da­ten­ban­ken sowie die Annahme und Ver­ar­bei­tung von Cli­ent­ver­bin­dun­gen. Eine separate Client-Access-Rolle ist nicht mehr er­for­der­lich.

Als zu­sätz­li­che Ser­ver­rol­le kann ein Edge-Transport-Server ein­ge­setzt werden. Dieser wird üb­li­cher­wei­se in einem vor­ge­la­ger­ten Netz­werk­be­reich, der so­ge­nann­ten De­mi­li­ta­ri­zed Zone (DMZ), betrieben und dient der zu­sätz­li­chen Ab­si­che­rung des E-Mail-Verkehrs zwischen dem internen Netzwerk und dem Internet, etwa durch Anti-Spam-Me­cha­nis­men und Mail­fluss­re­geln.

In größeren Um­ge­bun­gen werden mehrere Post­fach­ser­ver häufig in einer Datenbank-Ver­füg­bar­keits­grup­pe (Database Avai­la­bi­li­ty Group, DAG) zu­sam­men­ge­fasst. Die Last­ver­tei­lung wird durch einen Load Balancer geregelt, um eine hohe Ver­füg­bar­keit si­cher­zu­stel­len.

Der Zugriff auf die Server erfolgt ty­pi­scher­wei­se über Microsoft Outlook, die Web­ober­flä­che Outlook im Web oder mobile Endgeräte. Die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwischen Client und Server erfolgt über stan­dar­di­sier­te Schnitt­stel­len und Pro­to­kol­le wie HTTP(S) und Exchange Web Services (EWS).

Das Funk­ti­ons­spek­trum des Exchange Servers

Microsoft Exchange Server stellt eine zentrale Groupware-Plattform bereit, mit der sich die un­ter­neh­mens­wei­te Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zu­sam­men­ar­beit or­ga­ni­sie­ren lässt. Zum Funk­ti­ons­um­fang gehören unter anderem E-Mail-Dienste, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen.

Darüber hinaus un­ter­stützt Exchange Server Funk­tio­nen zur Termin- und Res­sour­cen­pla­nung, zur Ver­wal­tung von Ver­tei­ler­lis­ten sowie zur ge­mein­sa­men Nutzung von Post­fä­chern und Kalendern. Si­cher­heits­funk­tio­nen wie Ver­schlüs­se­lung, Au­then­ti­fi­zie­rung und Richt­li­ni­en zur Da­ten­ver­ar­bei­tung sind fester Be­stand­teil der Plattform.

In Ver­bin­dung mit weiteren Microsoft-Diensten wie Share­Point oder OneDrive lassen sich Ar­beits­pro­zes­se zu­sätz­lich ver­ein­fa­chen, etwa durch den ge­mein­sa­men Zugriff auf Dokumente oder die Zu­sam­men­ar­beit in Teams.

Von Exchange 2019 zur Exchange Server Sub­scrip­ti­on Edition (SE)

Mit Exchange Server 2019 hat Microsoft die tech­ni­sche Grundlage für die heutige Exchange-Ar­chi­tek­tur ge­schaf­fen. Der Fokus lag dabei vor allem auf ver­bes­ser­ter Si­cher­heit, höherer Per­for­mance und einer stärkeren Aus­rich­tung auf moderne Ser­ver­um­ge­bun­gen.

Heute wird Exchange Server lokal in Form der Exchange Server Sub­scrip­ti­on Edition (SE) betrieben. Dabei handelt es sich um ein fort­lau­fend ge­pfleg­tes Lizenz- und War­tungs­mo­dell ohne klas­si­sche Ver­si­ons­sprün­ge. Technisch basiert Exchange Server SE auf der Ar­chi­tek­tur von Exchange 2019, wird jedoch fort­lau­fend wei­ter­ent­wi­ckelt.

Si­cher­heits­up­dates, Leis­tungs­op­ti­mie­run­gen und An­pas­sun­gen an aktuelle Be­triebs­sys­te­me werden re­gel­mä­ßig be­reit­ge­stellt. Für Un­ter­neh­men bedeutet dieses Modell eine lang­fris­tig planbare On-Premises-Nutzung, sofern die er­for­der­li­chen Lizenz- und Up­date­be­din­gun­gen ein­ge­hal­ten werden.

Wie ent­schei­de ich mich für das passende Exchange-Nut­zungs­mo­dell?

Welches Exchange-Nut­zungs­mo­dell geeignet ist, hängt vor allem von Be­triebs­ver­ant­wor­tung, Kon­troll­an­for­de­run­gen und internen IT-Res­sour­cen ab. Die folgenden Leit­fra­gen helfen bei der Ein­ord­nung:

Exchange Server SE (On-Premises) eignet sich, wenn

• eine eigene IT-Abteilung vorhanden ist,
• in­di­vi­du­el­le An­pas­sun­gen oder spezielle In­te­gra­tio­nen er­for­der­lich sind,
• Daten voll­stän­dig im eigenen Re­chen­zen­trum ver­blei­ben sollen,
• ge­setz­li­che oder or­ga­ni­sa­to­ri­sche Vorgaben einen Cloud-Betrieb ein­schrän­ken.

Exchange Online ist sinnvoll, wenn

• der Betrieb der E-Mail-In­fra­struk­tur möglichst aus­ge­la­gert werden soll,
• eine hohe Ska­lier­bar­keit ohne eigene Server gewünscht ist,
• Microsoft-365-Dienste bereits im Einsatz sind oder geplant werden,
• ein geringer Ad­mi­nis­tra­ti­ons­auf­wand im Vor­der­grund steht.

Ein ge­hos­te­ter Exchange Server bietet sich an, wenn

• Exchange-Funk­tio­nen genutzt werden sollen,
• aber keine eigene Ser­ver­in­fra­struk­tur betrieben werden kann oder soll,
• gleich­zei­tig mehr Kontrolle als bei einer reinen Cloud-Lösung gewünscht ist.

Exchange Server SE und Exchange Online im Überblick

Exchange Server SE und Exchange Online un­ter­schei­den sich vor allem hin­sicht­lich Betrieb, Ver­ant­wort­lich­kei­ten und Li­zen­zie­rung. Die folgende Übersicht zeigt die wich­tigs­ten Merkmale, Vorteile und Un­ter­schie­de beider Varianten im direkten Vergleich.

Migration zu Exchange Server SE oder Exchange Online

Nach dem of­fi­zi­el­len Support-Ende von Exchange Server 2016 und 2019 ist der Wei­ter­be­trieb dieser Versionen nicht mehr emp­feh­lens­wert. Un­ter­neh­men müssen ihre be­stehen­de Exchange-Umgebung daher auf eine un­ter­stütz­te Plattform migrieren. Ein direkter, einfacher Upgrade-Pfad von Exchange 2016 auf SE ist al­ler­dings immer nur über einen Zwi­schen­schritt mit Exchange 2019 möglich.

Grund­sätz­lich stehen dafür zwei Vor­ge­hens­wei­sen zur Verfügung:

• Migration zu Exchange Server Sub­scrip­ti­on Edition (SE): Dieses Szenario eignet sich für Or­ga­ni­sa­tio­nen, die weiterhin einen lokalen Exchange Server betreiben möchten. Be­stehen­de Exchange-2019-Um­ge­bun­gen können technisch als Basis für den Umstieg genutzt werden, sofern Be­triebs­sys­te­me und Sys­tem­vor­aus­set­zun­gen den aktuellen An­for­de­run­gen ent­spre­chen. Der Mi­gra­ti­ons­auf­wand bleibt dabei über­schau­bar, da be­stehen­de Struk­tu­ren weit­ge­hend erhalten bleiben.
• Migration zu Exchange Online: Beim Umstieg auf Exchange Online werden Post­fä­cher und Dienste in die Microsoft-Cloud verlagert. Häufig erfolgt dies schritt­wei­se über ein hybrides Szenario, bei dem lokale Exchange Server und Exchange Online zeitweise parallel betrieben werden. Dieses Vorgehen er­mög­licht eine kon­trol­lier­te Migration und reduziert Aus­fall­zei­ten.

Editionen und Li­zen­zie­rung von Microsoft Exchange Server

Der Microsoft Exchange Server steht in zwei Editionen zur Verfügung: Standard und En­ter­pri­se. Die Ser­ver­edi­tio­nen un­ter­schei­den sich vor allem hin­sicht­lich der Ska­lier­bar­keit. Zu­sätz­lich sind Cli­ent­zu­griffs­li­zen­zen (CALs) er­for­der­lich, die entweder benutzer- oder ge­rä­te­ba­siert vergeben werden. Eine En­ter­pri­se-CAL setzt stets eine Standard-CAL voraus.

Li­zenz­mo­del­le von Exchange Server im Vergleich

Je nach Be­triebs­mo­dell un­ter­schei­den sich auch die Lizenz- und Ab­rech­nungs­mo­del­le von Microsoft Exchange deutlich. Die folgende Übersicht zeigt, wie sich Exchange Server Sub­scrip­ti­on Edition (SE), Exchange Online und eine gehostete Exchange-Lösung hin­sicht­lich Li­zen­zie­rung, Ver­ant­wort­lich­kei­ten und Kos­ten­struk­tur un­ter­schei­den.

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Hosted Exchange als Al­ter­na­ti­ve: IONOS Exchange Server

Mit Hosted Microsoft Exchange stellt IONOS die er­for­der­li­che Exchange-In­fra­struk­tur bereit und übernimmt Betrieb, Wartung sowie Si­cher­heits­up­dates. Un­ter­neh­men nutzen die bekannten Funk­tio­nen von Microsoft Exchange, ohne eine eigene Ser­ver­um­ge­bung betreiben zu müssen.

Als Hosting-Anbieter mit eigener In­fra­struk­tur kom­bi­niert IONOS bewährte Microsoft-Software mit hohen Si­cher­heits­stan­dards und eu­ro­päi­schem Re­chen­zen­trums­be­trieb. Eine gehostete Exchange-Lösung eignet sich ins­be­son­de­re für Or­ga­ni­sa­tio­nen, die Exchange einsetzen möchten und dabei den ad­mi­nis­tra­ti­ven Aufwand sowie die Ver­ant­wor­tung für die In­fra­struk­tur möglichst gering halten wollen.

Nut­zungs­vor­aus­set­zun­gen des Microsoft Exchange Servers

Möchten Un­ter­neh­men Microsoft Exchange Server selbst betreiben, ist der ad­mi­nis­tra­ti­ve Aufwand deutlich höher. Vor­aus­set­zung für den On-Premises-Betrieb ist ein un­ter­stütz­tes Windows-Server-Be­triebs­sys­tem sowie eine vor­han­de­ne Active Directory-In­fra­struk­tur, da Exchange diesen Ver­zeich­nis­dienst zur Benutzer- und Res­sour­cen­ver­wal­tung nutzt.

Der lokale Betrieb erfolgt heute in der Regel mit der Exchange Server Sub­scrip­ti­on Edition (SE). Diese un­ter­stützt aktuelle Versionen von Windows Server (z. B. Windows Server 2019 oder neuer) und erfordert min­des­tens das .NET Framework 4.8. oder besser 4.8.1. Zu­sätz­lich sind aus­rei­chen­de Hardware-Res­sour­cen sowie re­gel­mä­ßi­ge Updates notwendig, um einen sicheren und stabilen Betrieb zu ge­währ­leis­ten.