Microsoft ist bekannt dafür, seine Produkte immer wieder neu zu erfinden: Und das gilt auch für sein weltweit führendes Office-Paket: Mit der Einführung von Office 365 gibt es die beliebte Bürosoftware erstmals in einem Abo-Modell. Das ist mit vielen Vorteilen verbunden. Doch was nun die konkreten Unterschiede zur klassischen Kauf-Software sind, die Microsoft unter dem Namen Office 2016 anbietet, ist vielen Endanwendern und Unternehmen nicht klar. Unser umfassender Vergleich von Office 365 und Office 2016 soll das ändern. Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Vor- und Nachteile beider Modelle.
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Die wesentlichen Unterschiede zwischen Office 365 und Office 2016 betreffen den Vertriebsweg, den Funktionsumfang und die Gültigkeit der erworbenen Lizenz. Interessant: Viele Anwendungen aus Office 2016 sind – zumindest bis die nächste große Nachfolgerversion veröffentlicht wird – in dem Abo-Umfang von Office 365 enthalten. Durch die zahlreichen einzelnen Bundles von Office 2016 und Office 365 wird es für die Interessenten noch komplizierter, den Überblick über die unterschiedlichen Angebote zu behalten.
Entscheidet man sich als Endanwender für Office 2016, gibt es beim Kaufprozess kaum Unterschiede zu früheren Office-Versionen. Das heißt: Man erwirbt Office im Laden oder online für eine einmalige Gebühr und erhält – wie gehabt – die Vollversion der Software. Microsoft stellt die Software-Pakete in fünf unterschiedlichen Versionen zur Verfügung, die sich jeweils im Umfang unterscheiden: Immer enthalten sind die gewohnten Einzelanwendungen Word, Excel, PowerPoint und OneNote (so etwa auch im kleinsten Paket „Home & Student“). Größere Pakete (wie „Home & Business“) enthalten auch den E-Mail-Client Outlook. Noch mehr bietet „Office 2016 Professional“, das auch die Anwendungen Publisher und Access beinhaltet. Verfügbar ist Office 2016 sowohl für Windows-PCs (ab Windows 7) wie auch für Mac OS.
Dabei ist zu beachten, dass Office 2016 nicht mehr auf klassischen Datenträgern vertrieben wird. Stattdessen erwirbt man eine Einzellizenz, die für den Download der Software auf einem Rechner berechtigt. Achtung: Die Lizenz gilt nur für PC oder Mac! Daher sollten Sie genau darauf achten, für welches Betriebssystem Sie die Software erwerben. Der Vertriebsweg als Download bedeutet, dass man für die erstmalige Installation und Einrichtung von Office 2016 einen Internetanschluss benötigt. Ist die Software auf dem Rechner installiert, muss allerdings keine Internetverbindung mehr bestehen, um sie nutzen zu können. So können Sie die Anwendungen auch mobil verwenden – etwa auf dem Laptop. Selbst dann, wenn Sie beispielsweise in Bus oder Bahn nicht mit dem Internet verbunden sind.
Preislich gibt es zwischen den einzelnen Versionen von Office 2016 teils deutliche Unterschiede: Die etwas abgespeckte „Home & Student Version“ ohne Outlook 2016 kostet derzeit je nach Anbieter rund 120 bis 130 Euro. Gewerbliche Anwender zahlen für die „Home & Business“ rund hundert Euro mehr, dürfen die Software dann aber auch für geschäftliche Zwecke nutzen und erhalten Outlook obendrauf. Neben den relativ hohen Anschaffungskosten ist der große Nachteil an diesem Modell, dass man lediglich mit den nötigsten Sicherheitsupdates versorgt wird. Neue Features, die nachfolgende Office-Veröffentlichungen ergänzen, entfallen – zumindest solange, bis man die neue Nachfolgesoftware abermals zum Vollpreis erwirbt. Dementsprechend fehlt Office 2016 auch eine Upgrade-Funktion. Die Software steht für sich und lässt sich nach dem Kauf kaum erweitern.
Office 2016 eignet sich vorwiegend für private Gelegenheitsnutzer, die nicht darauf angewiesen sind, auf mehreren Geräten arbeiten zu können, und die wenig Wert auf regelmäßige Feature-Updates legen. Sicherheitsupdates bekommt man trotzdem. Das Modell ist zudem für Anwender sinnvoll, die den Einmalkauf gegenüber monatlicher oder jährlicher Abbuchungen bevorzugen.
Im Gegensatz zu einem Einmalkauf von Office 2016 zahlt man für die Nutzung von Office 365 eine monatliche oder jährliche Gebühr und erhält ebenso die Büroanwendungen Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook. Für PC ist zudem Publisher und Access enthalten – im Gegensatz zum Einmalkauf von beispielsweise der Office-2016-Einsteigerversion „Home & Student“ sind diese Programme auch in den günstigen Paketen „Office 365 Personal“ und „Office 365 Home“ enthalten. Entscheidet man sich für die jährliche Abbuchung, ist das etwas günstiger als die monatliche Zahlung. Die einzelnen Lizenzmodelle und die zugehörigen Preise haben wir bereits in diesem Artikel im Detail vorgestellt.
Einer der wesentlichsten Unterschiede zwischen Office 365 und Office 2016 ist, dass man mit dem Abo-Modell neben dem vollen Anwendungsumfang stets auch die neuesten Versionen der gesamten Office-Umgebung zur Verfügung gestellt bekommt. Das heißt: Sobald eine neue Office-Version erscheint, können Abo-Nutzer upgraden, ohne erneut zahlen zu müssen. Auch regelmäßige Feature-Updates sind dabei inbegriffen – selbstverständlich ebenso die in Office 2016 enthaltenen Sicherheits-Updates.
Für viele Nutzer ebenfalls entscheidend dürfte sein, dass man die Office-Software mit nur einem einzelnen Abo auf mehreren Geräten installieren kann. Beispielsweise kann man mit „Office 365 Home“ die Einzelanwendungen auf bis zu fünf Geräten verwenden – ganz gleich, ob es sich um einen Mac oder PC handelt. Wer nicht alle Lizenzen benötigt, teilt sie ganz legal mit anderen Haushaltsmitgliedern.
Auch auf Tablets und Smartphones mit Android und iOS ist der Funktionsumfang gegenüber einer einmalig gekauften Version von Haus aus erweitert. So können Sie mit Office 365 auch auf mobilen Geräten in Word mit „Änderungen nachverfolgen“ arbeiten, Kopf- und Fußzeilen bearbeiten oder Abschnitts- und Seitenumbrüche einfügen. Mit Excel können Sie zudem Schatten- und Spiegelungseffekte nutzen oder WordArt einfügen, während die Funktionen von PowerPoint auch Freihandanmerkungen oder Sprechernotizen beinhalten. Dieser erweiterte Funktionsumfang gilt für fünf Smartphones und fünf Tablets. Darüber hinaus gibt es pro Benutzer 1 TB OneDrive Cloudspeicher obendrauf, der bei Office 2016 nicht enthalten ist. Technischen Support von Microsoft erhält man während der gesamten Abolaufzeit, statt nur während des Installationsprozesses.
Office 365 ist im Vergleich zu Office 2016 mit dem günstigen Abo-Modell ideal für anspruchsvolle Endanwender und Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern geeignet. Der dauerhafte technische Support von Microsoft, die Upgrade-Funktion, der großzügig enthaltene Cloudspeicher und die endgerätunabhängige Installation sprechen ebenso für das Abonnement.
| Office 365 | Office 2016 | |
| Bezahlmodell | Abonnements (monatlich/jährlich) | Kaufversion |
| Enthaltene Anwendungen | Office-Suite inklusive Outlook für alle Endgeräte. Access und Publisher sind nur für PC verfügbar | Office-Suite mit Word, Excel, PowerPoint und OneNote für PC oder Mac. Outlook, Access und Publisher nur in ausgewählten Versionen |
| Updates und Upgrade-Möglichkeiten | • Sicherheitsupdates • Feature-Updates • Upgrades zu neueren Office-Versionen | • Sicherheitsupdates |
| Installation auf mehreren Endgeräten mit einer einzelnen Lizenz | Ja. Mit „Office 365 Home“ auf bis zu 5 PCs und/oder Macs. | Nein. Ein PC oder ein Mac pro Lizenz. |
| Maximale Benutzerzahl | Pro Office-365-Home-Lizenz sind bis zu 5 Nutzer möglich. Für Unternehmen bietet Microsoft spezielle Angebote mit unbegrenzter Nutzerzahl an | Ein Benutzer pro gekaufter Lizenz |
| Arbeiten auf mobilen Endgeräten | Mit „Office 365 Home“ auf bis zu 5 Smartphones und 5 Tablets mit Zusatzfunktionen | Nur mit grundlegenden Bearbeitungsfunktionen |
| Enthaltener Cloudspeicher | 1 TB OneDrive-Cloudspeicher pro Benutzer | Keiner |
| Enthaltene Skype-Gesprächsminuten in Fest- und Mobilfunknetzen | 60 Minuten pro Monat und Benutzer | Keine |
| Microsoft-Support | Während des gesamten Abonnement-Zeitraums | Nur für die Installation |
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