Was ist Microsoft 365? Die Microsoft-Komplettlösung im Überblick

Microsoft 365 beinhaltet neben dem allseits bekannten Microsoft-Office-Paket eine Reihe verschiedener, vorrangig cloudbasierter Anwendungen. Unterschiedliche Abonnements und Pläne sorgen dafür, dass Microsoft 365 sowohl im Privatbereich als auch für Businesskunden attraktiv ist.

Stand der Informationen: Oktober 2022

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Microsoft 365 – was ist das eigentlich?

Unter dem Markennamen Microsoft 365, vertreibt Microsoft seine Produktivitäts-Software cloudbasiert im Abo-Modell. Die beliebte Office-Suite muss somit nicht länger als Desktop-Installation erworben werden, sondern steht in der Cloud als Software-as-a-Service zur Verfügung. Darüber hinaus enthält Microsoft 365 verschiedene Kommunikations- und Kollaborations-Tools.

Dieses Vertriebsmodell ist nicht neu, für langjährige Microsoft-Kunden jedoch ungewohnt. Zusätzliche Verwirrung stiften alternative Microsoft-Angebote wie Office Online und MicrosoftOffice sowie der Umfang der verfügbaren Lizenzmodelle.

Bei Office Online handelt es sich um die Office-Programme von Microsoft in Form von kostenlosen Web-Apps. Diese haben allerdings einen reduzierten Funktionsumfang. Microsoft Office hingegen ist die klassische Desktop-Installation: Nachdem Sie die Office-Suite einmalig erworben haben, können Sie diese auf Ihrem PC nutzen. Updates auf neuere Versionen erhalten Sie nicht.

Microsoft 365

Microsoft 365 schließt die Lücke zwischen den Web-Apps, die im Rahmen von Office Online angeboten werden, und der klassischen Desktop-Installation. Statt die Software einmalig zu erwerben, schließen Nutzerinnen und Nutzer ein Abonnement ab.

Für die Dauer der Vertragslaufzeit erhalten Sie damit uneingeschränkten Zugriff auf alle Anwendungen und Funktionen, die im jeweiligen Abo-Paket enthalten sind. Dazu steht Ihnen die Weboberfläche von Microsoft 365 im Webbrowser zur Verfügung. Hier haben Sie Zugriff auf die Office-Online-Apps.

Ausgewählte Versionen von Microsoft 365 enthalten zudem installierbare Vollversionen der bekannten Office-Anwendungen, Das Funktionsspektrum ist jedoch um weitere Cloud-Services wie Onlinespeicher und Internettelefonie erweitert.

Sofern eine lokale Version der Office-Suite im Produktumfang enthalten ist, finden Sie im Web-Interface eine Schaltfläche, über die sich die Installation auf einem beliebigen PC oder Mac sowie auf mobilen Endgeräten (Windows, Android oder OS X) aus der Cloud starten lässt.

Microsoft 365 arbeitet cloudbasiert. Datenspeicherung, Rechenprozesse und Software-Installationen erfolgen zum Großteil auf Servern des Microsoft-Rechenzentrums. Für Anwenderinnen und Anwender hat dies den Vorteil, dass Microsoft-365-Dienste praktisch überall verfügbar sind, wo eine Verbindung zum Internet besteht.

Der Nachteil dieser cloudbasierten Software-Nutzung ist jedoch, dass sensible Daten in Form von E-Mails, Dokumenten, Fotos oder Videos in einem externen Rechenzentrum gespeichert werden. Nutzende sind somit gezwungen, sich mit den Datenschutzbestimmungen von Microsoft zu arrangieren. Im Rahmen einer geschäftlichen Nutzung von Microsoft 365 können zudem weitere Schritte wie ein umfassender Auftragsdatenverarbeitungsvertrag erforderlich sein.

Tipp

Sie möchten Microsoft 365 im Abo erwerben, Ihre Daten aber nicht der Microsoft-Cloud und damit Servern im Ausland anvertrauen? Kein Problem, die beliebten Büroanwendungen finden Sie mit gleichem Funktionsumfang auch bei IONOS.
Als Rundum-Service-Provider für Microsoft 365 bietet IONOS Ihnen zwei speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen abgestimmte Produktpakete, auf Wunsch mit Einrichtungs-Service und Erstübertragung Ihrer Bestandsdaten. Alle Daten, die Sie mit Microsoft 365 im IONOS Hosting cloudbasiert verwalten, werden in einem unserer TÜV-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und unterliegen damit einem der strengsten Datenschutzgesetze der Welt.

Gibt es einen Unterschied zwischen Microsoft 365 und Office 365?

Grundsätzlich hat Microsoft 365 im Jahr 2020 Office 365 abgelöst. Durch das Rebranding sind die bestehenden Unterschiede zwischen Microsoft 365 und Office 365 verschwunden. Es existiert also nur noch Microsoft 365 mit seinen unterschiedlichen Plänen. Ungünstig in diesem Zusammenhang ist, dass Microsoft 365 auch Pläne mit dem Namen „Office 365“ beinhaltet, diese Pläne richten sich u. a. an Bildungseinrichtungen.

Was beinhaltet Microsoft 365?

Je nachdem, für welchen Plan Sie sich entscheiden, stehen Ihnen im Rahmen des Microsoft-365-Abonnements eine Reihe professioneller Microsoft-Anwendungen zur Texterstellung, Tabellenkalkulation, Präsentation und Datenbankverwaltung zur Verfügung. Darüber hinaus bietet die cloudbasierte Produktivitäts-Software Zugang zu E-Mail- und Groupware-Funktionen, eine zentrale Datenablage sowie ein leistungsstarkes Tool für Instant Messaging, Videokonferenzen, IP-Telefonie und Screen-Sharing.

Zahlreiche Neuerungen und Features werden exklusiv für das Abo-Modell angeboten und setzen ein Microsoft-365-Konto voraus.

Word

Microsoft Word ist der Klassiker unter den Textverarbeitungsprogrammen. Auch Microsoft 365 bietet Abonnentinnen und Abonnenten die Möglichkeit, Dokumente in der vertrauten Word-Benutzeroberfläche zu erstellen. Je nach Plan steht dafür die Web-App mit reduziertem Funktionsspektrum, die vollumfängliche Desktop-Installation oder eine an Mobilgeräte angepasste Version zur Verfügung.

Anders als die Version von Microsoft Office verknüpft Word im Abo-Modell professionelle Texterstellung mit diversen Cloud-Funktionen. Ein Microsoft-365-Konto bietet Anbindungen an den Cloud-Speicher OneDrive und das Content-Management-System SharePoint. Dies ermöglicht Nutzerinnen und Nutzern eine zentrale Verwaltung von Dokumenten und die Freigabe für andere Benutzerinnen und Benutzer. So können ganze Teams Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und sich dabei direkt in Word austauschen.

Excel

Microsoft Excel ist weltweit die meistgenutzte Software für professionelle Tabellenkalkulation. Wer numerische oder textbasierte Datensätze ordnen, filtern, formatieren, analysieren oder visualisieren möchte, greift zur Standardlösung von Microsoft. Das Programm umfasst umfangreiche Formelsammlungen und mathematische Funktionen – z. B. für kaufmännische oder statistische Berechnungen – und ist aus dem Büroalltag zahlreicher Nutzer nicht mehr wegzudenken.

Als Teil des Cloud-Dienstes Microsoft 365 bietet Excel Schnittstellen zu OneDrive und SharePoint. Nutzende haben so die Möglichkeit, Excel-Arbeitsmappen im Team freizugeben und in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Voraussetzung dafür ist ein Internetzugang und die Anmeldung mit einem Microsoft- oder Microsoft-365-Konto.

PowerPoint

Bei Microsoft PowerPoint handelt es sich um eine interaktive Präsentations-Software. Das Programm basiert auf einem seitenorientierten Konzept, bei dem Inhalte in Form von Textblöcken, Grafiken, Diagrammen oder Multimedia-Elementen auf nacheinander folgenden Folien dargestellt werden. Diverse Designvorlagen, Autoformen, Diagramme und Smartart-Elemente lassen sich individuell anpassen und bieten Anwendenden einen großen Gestaltungsfreiraum.

Wie bei Word und Excel setzt Microsoft auch bei PowerPoint auf eine zentrale Dateiverwaltung und synchrones Arbeiten im Team. Auch hier ist die Anbindung an OneDrive und SharePoint an ein Microsoft- oder Microsoft-365-Konto geknüpft.

OneNote

OneNote ist Microsofts digitales Notizbuch. Anwenderinnen und Anwender können mit der Software Notizen erstellen, ordnen und mit anderen teilen. Neben der Texteingabe über die Tastatur unterstützt OneNote Bilder sowie Audio- und Videodateien. Auf Touchscreen-Geräten lassen sich Notizen oder Zeichnungen mit einem Tablet-Stift oder der Fingerspitze anfertigen. Werden Inhalte aus anderen Anwendungen oder dem Internet integriert, fügt OneNote automatisch einen Link zur Quelle ein.

Als Teil von Microsoft 365 lässt sich OneNote mit den Cloud-Diensten OneDrive und SharePoint verknüpfen, um Notizen mit Freunden, der Familie oder Arbeitskollegen zu teilen oder gemeinsam zu bearbeiten. Erstellte Notizen werden automatisch gespeichert und in der Cloud synchronisiert, sodass Ihnen auf allen Endgeräten stets die aktuelle Dateiversion zur Verfügung steht.

Outlook

Outlook ist Microsofts E-Mail-Programm und Personal-Information-Manager (PIM). Mit der Software lassen sich E-Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben verwalten. In Unternehmensarchitekturen kommt Outlook in der Regel als Client für den Microsoft Exchange Server zum Einsatz. In der Kombination mit Microsofts Mailserver-Lösung steht Anwendenden ein erweitertes Funktionsspektrum der Software inklusive Abwesenheitsassistent, Postfachfreigaben und Stellvertretungen zur Verfügung.

Outlook ermöglicht es, Gruppen zu erstellen, um Dateien und Notizen zu teilen. In Kombination mit Microsoft Teams lassen sich Sprach- und Videoanrufe direkt aus Outlook heraus starten. Dank einer Schnittstelle zu OneDrive und OneDrive for Business kann man Anlagen direkt aus der Cloud laden und mit Freundinnen und Freunden, der Familie oder Geschäftspartnerinnen und -partnern teilen.

Access

Access ist Microsofts Datenbank-Management-System für Endbenutzerinnen und -benutzer. Die Software kombiniert die Datenbank-Engine Jet mit einer integrierten Entwicklungsumgebung (Integrated Development Environment, IDE). Diese steht über eine grafische Benutzeroberfläche zur Verfügung.

Nutzende erstellen mit Access auch ohne Programmierkenntnisse benutzerdefinierte Datenbank-Apps als Desktop-Anwendung oder für den Webbrowser. Dabei werden alle Daten im Backend auf SQL-Servern und der Microsoft-Azure-SQL-Datenbank gespeichert. Sie profitieren so von hoher Zuverlässigkeit, Datensicherheit und Skalierbarkeit.

Dank professionell gestalteter App-Vorlagen mit benutzerfreundlicher Oberfläche bietet Access auch Einsteigenden einen schnellen Start in die Datenbankverwaltung. Erfahrene Anwenderinnen und Anwender erstellen mit dem Programm in wenigen Schritten auch individuelle Apps.

Publisher

Bei Publisher handelt es sich um die Desktop-Publishing-Software im Microsoft-Universum. Das Programm bietet Funktionen, um professionelle Druckpublikationen, Onlinepräsentationen oder Websites zu erstellen, erreicht dabei aber nicht die Komplexitäten einschlägiger Branchensoftware wie Adobe InDesign oder QuarkXPress. Das für Einsteigerinnen und Einsteiger geeignete Programm überzeugt jedoch durch eine einfache Handhabung und diverse Vorlagen.

Sind Nutzende mit einem Microsoft- oder Microsoft-365-Konto angemeldet, werden alle mit Publisher erstellten Präsentationen automatisch in der Cloud gespeichert und lassen sich so per Freigabelink teilen und gemeinsam bearbeiten. Publisher ist nur für Windows-PCs verfügbar.

Planner

Planner ist ein für Microsoft 365 entwickeltes Projektmanagement-Tool zur Aufgabenverwaltung und eignet sich vor allem für Unternehmen. Die Software vernetzt Teams in der Cloud und ermöglicht diesen, die gemeinsame Arbeit zu organisieren. Nutzende erstellen mit Planner Projektpläne und Aufgaben, teilen diese Bearbeitenden zu und setzen Abgabetermine fest. Statistiken und grafische Visualisierungen geben allen Beteiligten einen Überblick über den Fortschritt des Projekts.

Die Kommunikation im Team erfolgt direkt in Planner. Zudem bietet die Software Anbindungen zu anderen Microsoft-365-Anwendungen. Nutzerinnen und Nutzer haben aus dem Programm heraus Zugriff auf E-Mails, Dokumente und Dateien im Cloud-Speicher. Mit diesen Funktionen etabliert sich Planner als Alternative zu vergleichbaren Produkten wie Trello oder Asana.

Sway

Mit Sway ergänzt Microsoft die Office-Suite um eine Webanwendung für das digitale Storytelling. Die Software ermöglicht es, Text- und Multimedia-Elemente aus diversen Quellen wie dem eigenen Computer, der Suchmaschine Bing, dem Cloud-Speicher OneDrive, YouTube oder Facebook in interaktive Präsentationen zu integrieren.

Sway-Projekte, auch einfach „Sways“ genannt, lassen sich über den Webbrowser bearbeiten, abspielen und online mit Freundinnen und Freunden oder Kolleginnen und Kollegen teilen. Diese benötigen lediglich einen Freigabelink, um die Präsentation vom Microsoft-Server abzurufen; ein Login oder eine Registrierung sind nicht notwendig.

Exchange Online

Exchange Online ist Microsofts cloud-gestützte Alternative zur beliebten Groupware- und Mailserver-Software Exchange Server. Während der klassische Exchange Server als On-Premises-Software betrieben wird, bietet Microsoft mit Exchange Online ein Abo-Modell, bei dem die Server-Software nicht in den unternehmenseigenen Räumlichkeiten, sondern im Microsoft-Rechenzentrum gehostet wird. Ein Modell, das sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur richtet. Exchange Online ist Teil des Microsoft-365-Plans Business Premium sowie der Enterprise-Pläne E1, E3 und E5.

OneDrive und OneDrive for Business

OneDrive ist der Name für Microsofts Cloud-Speicher-Plattform. Im Rahmen der Microsoft-365-Pläne Home, Personal und Education bietet Microsoft Benutzerinnen und Benutzern 1 Terabyte Cloud-Speicher im Microsoft-Rechenzentrum. Abonnentinnen und Abonnenten von Microsoft 365 haben somit die Möglichkeit, Dokumente, Fotos oder andere Dateien zentral abzulegen, mit anderen zu teilen oder gemeinsam zu bearbeiten. Durch integrierte Synchronisationsoptionen lassen sich ausgewählte OneDrive-Ordner zudem offline verfügbar machen.

Bei OneDrive for Business handelt es sich um eine erweiterte Version des Onlinespeichers für den geschäftlichen Einsatz. Benutzerkonten für OneDrive for Business sind in den Business- und Enterprise-Plänen von Microsoft 365 enthalten und werden Mitarbeitenden von ihren Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern zur Verfügung gestellt.

Anders als bei OneDrive handelt es sich somit um Mitarbeiterkonten, die nicht privat, sondern durch den System-Administrator des jeweiligen Unternehmens bzw. der Organisation verwaltet werden. Unternehmen haben so die Möglichkeit, den Mitarbeitenden unterschiedliche Zugriffsrechte auf Daten in der Cloud zu gewähren. Die Sicherheit von Geschäftsdaten stellt Microsoft bei OneDrive for Business durch erweiterte Verschlüsselungs- und Compliance-Funktionen sicher. Auch hier umfasst das Speicherkontingent 1 TB pro Benutzerin bzw. Benutzer.

Beide Versionen des Microsoft-Onlinespeichers lassen sich in andere Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint oder OneNote integrieren, sodass Nutzerinnen und Nutzer auch aus den entsprechenden Programmen heraus in Echtzeit auf Daten in der Cloud zugreifen.

Tipp

Möchten Sie Microsoft 365 kündigen? Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihr Abo beenden.

Skype und Microsoft Teams

Seit 2011 gehört auch Skype zur Microsoft-Produktpalette. Der kostenlose Onlinedienst unterstützt Instant Messaging, Videokonferenzen, IP-Telefonie, Dateiübertragung sowie Screen-Sharing und steht Nutzenden über den Browser oder als separates Anwendungsprogramm zur Verfügung. Während Internettelefonate zwischen verschiedenen Skype-Benutzenden kostenlos sind, fallen bei Anrufen ins Festnetz oder auf Mobiltelefone Gebühren an. Diese werden in Form von Gesprächsminuten abgerechnet.

Die Microsoft-365-Pläne Home, Personal und University beinhalten 60 Skype-Gesprächsminuten pro User. Mit diesen führen Abonnierende Anrufe in mehr als 60 Festnetze weltweit und in einige Mobilfunknetze. Mobilfunknummern in Deutschland werden jedoch nicht unterstützt. Ungenutzte Gesprächsminuten verfallen zudem am Ende des Monats. Um Anrufe aus herkömmlichen Telefonnetzen entgegenzunehmen, haben Skype-Nutzende die Möglichkeit, eine Festnetznummer für ihr Skype-Konto zu erwerben.

Während sich der kostenlose Onlinedienst Skype an Privatnutzende, Selbstständige und kleine Unternehmen richtet, nimmt Microsoft mit Microsoft Teams Großkunden ins Visier. Teams erweitert die Anzahl an Personen, die in Onlinekonferenzen eingebunden werden können, und bietet Unternehmen erweiterte Sicherheitsfunktionen sowie die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterkonten.

Zudem lässt sich Microsoft Teams in andere Office-Anwendungen wie Outlook einbinden. Microsoft Teams ist in ausgewählten Business- und Enterprise-Plänen von Microsoft 365 enthalten.

SharePoint Online

Bei SharePoint Online handelt es sich um eine cloudbasierte Alternative zu SharePoint Server, einer Software, mit der sich team- und projektorientierte Websites für die interne Zusammenarbeit erstellen und verwalten lassen. SharePoint Online fungiert als Content- und Dokumenten-Management-System und stellt ein Intranet-Portal für die organisationsinterne Veröffentlichung von Informationen und Neuigkeiten bereit.

Anders als SharePoint Server wird die auf Kernfunktionen reduzierte Onlineversion nicht lokal installiert und bereitgestellt, sondern im Microsoft-Rechenzentrum gehostet. Dies hat für kleine und mittlere Unternehmen den Vorteil, dass die für den Dienst benötigte Infrastruktur nicht selbst angeschafft und verwaltet werden muss.

SharePoint Online ist in allen Microsoft-365-Abonemments enthalten, die einzelnen Pläne unterscheiden sich jedoch im Umfang der verfügbaren SharePoint-Funktionen.

Um den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen einer Unternehmensanwendung gerecht zu werden, bietet SharePoint flexible Verwaltungsoptionen, mit denen sich einheitliche Richtlinien für sämtliche Prozesse und alle involvierten Mitarbeitergeräte definieren lassen.

Yammer

Bei Yammer handelt es sich um ein soziales Netzwerk für den Unternehmenseinsatz, das die offene Zusammenarbeit im Team fördern und Diskussionen an einem zentralen Ort zusammenführen soll. Mit Yammer lassen sich unternehmensinterne Mitarbeiternetzwerke sowie externe Netzwerke für die Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnerinnen und -partnern erstellen.

Der Dienst ist in nur als Bestandteil von Microsoft 365 erhältlich und Teil der Pläne E1, E3 und E5.

Was kostet Microsoft 365?

Die Kosten für das Abonnement von Microsofts Komplettlösung unterscheiden sich je nach gewähltem Plan. Dabei werden Pläne für die private Nutzung und für die Nutzung im Unternehmenskontext unterschieden.

Für Privatpersonen ist Microsoft 365 bereits ab 69 Euro im Jahr oder 7 Euro im Monat erhältlich. Unternehmen haben je nach gewünschtem Funktionsumfang die Auswahl zwischen verschiedenen Plänen, die sich natürlich auch preislich unterscheiden. Der kostengünstigste Business Plan ist bereits ab 5,10 Euro pro User und Monat erhältlich. Für Großunternehmen beginnen die Microsoft-365-Preise ab 12,80 Euro pro User und Monat.

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