Office 365 kaufen: Die MS Office-Suite im Abo – Teil 1

Microsoft ist im Cloud-Business angekommen. Statt Lizenzen an Software-Produkte zu koppeln, die von Anwendern einmalig erworben werden, setzt das Unternehmen im Endkundengeschäft zunehmend auf Abonnements. Auch die beliebte Office-Suite steht Anwendern seit Jahren als Software-as-a-Service zur Verfügung. Lizenzen für das Abo-Modell Office 365 werden deutlich stärker beworben als alternative Vertriebswege. Die klassische Software-Suite als einmalig zu erwerbende Desktop-Installation scheint in den Hintergrund zu rücken. Doch worin liegt die Stärke einer cloudbasierten Software-Bereitstellung? Und lohnt sich der Umstieg für Privatanwender und Geschäftskunden?

Der Begriff „Cloud“ steht in diesem Zusammenhang für webbasierte Computerdienste, bei denen nicht die eigenen Hardware- und Software-Ressourcen, sondern die eines externen Anbieters in Anspruch genommen werden. Auch Office 365 arbeitet cloudbasiert. Datenspeicherung, Rechenprozesse und Software-Installationen erfolgen zum Großteil auf Servern des Microsoft-Rechenzentrums. Für Anwender hat dies den Vorteil, dass Office-365-Dienste praktisch überall verfügbar sind, wo eine Verbindung zum Internet besteht.

Der Nachteil dieser cloudbasierten Software-Nutzung ist jedoch, dass sensible Daten in Form von E-Mails, Dokumenten, Fotos oder Videos in einem externen Rechenzentrum gespeichert werden. Nutzer sind somit gezwungen, sich mit den Datenschutzbestimmungen von Microsoft zu arrangieren. Im Rahmen einer geschäftlichen Nutzung von Office 365 können zudem weitere Schritte wie ein umfassender Auftragsdatenverarbeitungsvertrag erforderlich sein.

Die Abo-Pakete der Produktivitäts-Software Office 365 werden von Microsoft in Form von „Plänen“ angeboten. Das Unternehmen hält verschiedene Pläne für Privatanwender, Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Behörden und gemeinnützige Organisationen bereit, die sich im Umfang der verfügbaren Anwendungen und Funktionen deutlich unterschieden.

Office 365 für Privatnutzer

Das Funktionsspektrum von Office 365 hängt mit der gewählten Abo-Variante – dem sogenannten Plan – zusammen. Für die private Nutzung sieht Microsoft folgende Pläne vor:

Office 365 Personal

Der Plan Office 365 Personal richtet sich an einzelne Benutzer, die die Produktivitäts-Software nur auf einem Computer nutzen möchten. Mit dem Erwerb des Software-Abonnements erhalten Anwender Zugriff auf die Programme Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access in der Version 2016. Diese stehen in Form von Office Online über den Webbrowser zur Verfügung und lassen sich auf einem PC oder Mac als Desktop-Anwendung installieren. Für die Nutzung auf jeweils einem Tablet und Smartphone wird eine optimierte Office-Oberfläche angeboten. Alle erstellten Dokumente lassen sich offline speichern. Zudem enthält das Abonnement 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher und 60 Freiminuten für Skype-Anrufe ins deutsche Festnetz und alle Mobilfunknetze.

Kosten: Ein Abonnement für Office 365 Personal kann für 69,00 € pro Jahr oder 7,00 € pro Monat erworben werden.

Office 365 Home

Mit dem Plan Office 365 Home nimmt Microsoft Familien und Privatnutzer mit mehreren Endgeräten ins Visier. Die im Abonnement enthaltenen Funktionen entsprechen denen der Version Office 365 Personal, stehen jedoch für bis zu fünf Benutzer zur Verfügung. Alle Anwendungen lassen sich auf bis zu fünf PCs oder Macs lokal installieren. Zudem werden je fünf Tablets und Smartphones unterstützt, die die Produktivitäts-Software auf einer für Mobilgeräte optimierten Oberfläche darstellen. Darüber hinaus gewährt Office 365 Home für bis zu fünf Benutzer jeweils 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher und 60 Freiminuten für Skype-Anrufe.

Kosten: Die Abo-Lizenz für Office 365 Home kaufen Anwender entweder für 99,00 € pro Jahr oder 10,00 € pro Monat.

Der zentrale Unterschied der beiden Office-365-Pläne für den privaten Einsatz liegt in der Anzahl der unterstützten Benutzer und Installationen. Während Office 365 Personal nur einen Benutzer vorsieht, lassen sich bei Office 365 Home bis zu fünf Benutzerkonten einrichten. Beide Pläne bieten Abonnenten einen technischen Support per Chat oder Telefon. Zudem sind im Abo-Model Aktualisierungen auf Nachfolgeversionen der Office-Anwendungen inklusive. Nutzer arbeiten somit immer mit modernster Software.

Office 365 für Businesskunden

Auch für Businesskunden bietet Microsoft Abo-Modelle, die je nach Plan die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen abdecken oder in Form von Enterprise-Plänen auf Großunternehmen zugeschnitten sind.

Eine detaillierte Gegenüberstellung der Business-Pläne von Microsoft und IONOS findet sich im zweiten Teil unserer Reihe über Office 365.

Office 365 für Behörden

Speziell für Behörden bietet Microsoft sogenannte Government-Pläne an. Dabei handelt es sich um Enterprise-Abonnements von Office 365 zu vergünstigten Preisen. Voraussetzung für den Vertragsabschluss ist jedoch ein Nachweis darüber, dass sämtliche Anspruchsvoraussetzungen für die Teilnahme als Behördenorganisation erfüllt werden.

Office 365 für Schüler, Studenten und Lehrkräfte

Für Voll- oder Teilzeitstudierende, Hochschullehrer und Universitätsangestellte hält Microsoft den Plan Office 365 University bereit, der für einen Zeitraum von vier Jahren einen vergünstigten Zugang zu Office-Anwendungen gewährt.

Office 365 University

Der Plan Office 365 University stellt immatrikulierten Studenten, Hochschullehrkräften und Universitätsangestellten die installierbare Vollversion der Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access in der aktuellsten Version zur Verfügung. Das Abonnement ist auf vier Jahre befristet und setzt einen Berechtigungsnachweis voraus. Office 365 University ermöglicht die Installation der Office-Oberfläche auf je zwei Computern (PC oder Mac), Tablets und Smartphones und enthält 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher sowie 60 Skype-Gesprächsminuten für Anrufe in Fest- und Mobilfunknetze.

Kosten: 79,00 € für 4 Jahre (etwa 1,65 € pro Monat)

Anwender, die Office 365 University kaufen, müssen die Software zunächst aktivieren, um diese zu benutzen. Diese Aktivierung umfasst einen Onlinenachweis der benötigten Berechtigung. Berechtigt sind ausschließlich Angehörige staatlich anerkannter Universitäten, technischer Hochschulen sowie Fachhochschulen und Berufsfachschulen. Vor dem Erwerb von Office 365 University sollten Interessenten jedoch prüfen, ob sie eventuell berechtigt sind, eine kostenlose Office-Version über ihre Bildungseinrichtung zu beziehen.

Staatlich anerkannte Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten haben die Möglichkeit, sich bei Microsoft zu registrieren, um Schülern, Studenten und Lehrkräften einen Zugang zu folgenden ausgewählten Plänen der Produktivitäts-Software zu gewähren. Diese werden als Produktlinie „Education“ vertrieben.

Office 365 Education

Mit Office 365 Education bietet Microsoft eine erweiterte Version von Office Online an. Neben den Office-Web-Apps Word, PowerPoint, Excel und OneNote stehen Schülern, Studenten und Lehrkräften 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher sowie das soziale Netzwerk Yammer und die Webanwendung SharePoint Websites kostenlos zur Verfügung.

Kosten: Kostenlos

Office 365 Education E5

Der Plan Office 365 Education E5 bietet Schülern, Studenten und Lehrkräften das volle Funktionsspektrum der Produktivitäts-Software zu vergünstigten Preisen. Voraussetzung ist wie bei Office 365 Education die Zugehörigkeit zu einer staatlich anerkannten Bildungseinrichtung. Anders als die kostenlose Variante enthält Office 365 Education E5 installierbare Vollversionen der Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher und OneNote sowie eine optimierte Office-Oberfläche für Tablets und Smartphones.

Kosten: Ein Abonnement von Office 365 Education E5 kostet für Schüler und Studenten 5,90 € im Monat. Lehrende zahlen monatlich 7,90 € (Preise zzgl. MwSt.).

Die Kosten für die Bereitstellung der Education-Pläne werden von der jeweiligen Bildungseinrichtung getragen. Schüler, Studenten oder Lehrkräfte beziehen Office 365 über eine offizielle E-Mail-Adresse ihrer Schule oder Universität.

Office 365 für gemeinnützige Organisationen

Auf die Bedürfnisse gemeinnütziger Organisationen hat Microsoft die Produktreihe „Non-Profit“ zugeschnitten. Diese orientiert sich an den Business- und Enterprise-Plänen, räumt gemeinnützigen Organisationen jedoch einen Preisnachlass ein. Ausgewählte Pläne stehen als Spende kostenlos zur Verfügung.

Um in den Genuss eines vergünstigten Abonnements oder einer Software-Spende zu kommen, müssen Organisationen jedoch nachweisen, dass sie im jeweiligen Heimatland den anerkannten Status einer gemeinnützigen Einrichtung besitzen.

Alle Pläne für die Bereich Business, Enterprise, Education oder Non-Profit bieten eine Active-Directory-Integration, die eine einfache Verwaltung von Benutzer-Anmeldeinformationen und -Berechtigungen ermöglicht. Für einsatzkritische Probleme stehen rund um die Uhr ein Websupport auf IT-Ebene und ein telefonischer Support zur Verfügung. Für alle Dienste garantiert Microsoft eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent.

Je nachdem, für welchen Plan sich ein Anwender entscheidet, stehen im Rahmen des Office-365-Abonnements eine Reihe professioneller Microsoft-Anwendungen zur Texterstellung, Tabellenkalkulation, Präsentation und Datenbankverwaltung zur Verfügung. Darüber hinaus bietet die cloudbasierte Produktivitäts-Software Zugang zu E-Mail- und Groupware-Funktionen, eine zentrale Datenablage sowie ein leistungsstarkes Tool für Instant-Messaging, Videokonferenzen, IP-Telefonie und Screen-Sharing.

Zahlreiche Neuerungen und Features werden exklusiv für das Abo-Modell angeboten und setzen ein Office-365-Konto voraus.

Abonnenten von Office 365 steht zudem der PowerPoint-Designer zur Seite. Dieses Exklusiv-Feature automatisiert den kreativen Prozess bei der Erstellung einer Präsentation, indem es für jedes neu eingefügte Element ansprechende Designideen vorschlägt. Ebenfalls nur im Office-365-Abonnement verfügbar ist die Animationsfunktion Morph, die Anwendern umfangreiche Möglichkeiten bei der Gestaltung des Folienübergangs bietet.

Wie bei Word und Excel setzt Microsoft auch bei der PowerPoint-Version 2016 auf eine zentrale Dateiverwaltung und synchrones Arbeiten im Team. Auch hier ist die Anbindung an OneDrive und SharePoint an ein Microsoft- oder Office-365-Konto geknüpft.

Access

Access ist Microsofts Datenbank-Management-System für Endbenutzer. Die Software kombiniert die Datenbank-Engine Jet mit einer integrierten Entwicklungsumgebung (integrated development environment, IDE). Diese steht über eine grafische Benutzeroberfläche zur Verfügung. Anwender erstellen mit Access auch ohne Programmierkenntnisse benutzerdefinierte Datenbank-Apps als Desktop-Anwendung oder für den Webbrowser. Dabei werden alle Daten im Backend auf SQL-Servern und der Microsoft-Azure-SQL-Datenbank gespeichert. Sie profitieren so von hoher Zuverlässigkeit, Datensicherheit und Skalierbarkeit.

Dank professionell gestalteter App-Vorlagen mit benutzerfreundlicher Oberfläche bietet Access auch Einsteigern einen schnellen Start in die Datenbankverwaltung. Erfahrene Anwender erstellen mit dem Programm in wenigen Schritten auch individuelle Apps.

Eine einfache Freigabe der Access-Anwendungen ermöglicht der optimale Dienst Access Services, eine Komponente von SharePoint Server, die in ausgewählten Plänen von Office 365 enthalten ist. Das Clientprogramm und alle Funktionen von Access lassen sich nur in Kombination mit einem Windows-PC nutzen.

Planner

Planner ist ein für Office 365 entwickeltes Projektmanagement-Tool zur Aufgabenverwaltung. Die Software vernetzt Teams in der Cloud und ermöglicht diesen, die gemeinsame Arbeit zu organisieren. Anwender erstellen mit Planner Projektpläne und Aufgaben, teilen diese Bearbeitern zu und setzen Abgabetermine fest. Statistiken und grafische Visualisierungen geben allen Beteiligten einen Überblick über den Fortschritt des Projekts. Die Kommunikation im Team erfolgt direkt via Planner. Zudem bietet die Software Anbindungen zu anderen Office-365-Anwendungen. Nutzer haben aus dem Programm heraus Zugriff auf E-Mails, Dokumente und Dateien im Cloud-Speicher. Mit diesen Funktionen etabliert sich Planner als Alternative zu vergleichbaren Produkten wie Trello oder Asana.

Sway

Mit Sway ergänzt Microsoft die Office-Suite um eine Webanwendung für das digitale Storytelling. Die Software ermöglicht es Anwendern, Text- und Multimedia-Elemente aus diversen Quellen wie dem eigenen Computer, der Suchmaschine Bing, dem Cloud-Speicher OneDrive, YouTube oder Facebook in interaktive Präsentationen zu integrieren. Sway-Projekte – auch einfach „Sways“ genannt – lassen sich über den Webbrowser bearbeiten, abspielen und online mit Freunden, Kollegen oder Geschäftspartnern teilen. Diese benötigen lediglich einen Freigabelink, um die Präsentation vom Microsoft-Server abzurufen und ohne Log-in oder Registrierung im Browser

Exchange Online

Exchange Online ist Microsofts cloudgestützte Alternative zur beliebten Groupware- und Mailserver-SoftwareExchange Server. Während der klassische Exchange Server als On-Premises-Software betrieben wird, bietet Microsoft mit Exchange Online ein Abo-Modell, bei dem die Server-Software nicht in den unternehmenseigenen Räumlichkeiten, sondern im Microsoft-Rechenzentrum gehostet wird – ein Modell, das sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur richtet. Exchange Online ist Teil des Office-365-Plans Business Premium sowie der Enterprise-Pläne E1, E3 und E5.

Bei OneDrive for Business handelt es sich um eine erweiterte Version des Onlinespeichers für den geschäftlichen Einsatz. Benutzerkonten für OneDrive for Business sind in den Business- und Enterprise-Plänen von Office 365 enthalten und werden Mitarbeitern durch ihren Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Anders als bei OneDrive handelt es sich somit um Mitarbeiterkonten, die nicht privat, sondern durch den System-Administrator des jeweiligen Unternehmens bzw. der Organisation verwaltet werden. Unternehmen haben so die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern unterschiedliche Zugriffsrechte auf Daten in der Cloud zu gewähren. Die Sicherheit von Geschäftsdaten stellt Microsoft bei OneDrive for Business durch erweiterte Verschlüsselungs- und Compliance-Funktionen sicher. Auch hier umfasst das Speicherkontingent 1 TB pro Benutzer.

Beide Versionen des Microsoft-Onlinespeichers lassen sich in andere Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint oder OneNote integrieren, sodass Nutzer auch aus den entsprechenden Programmen heraus in Echtzeit auf Daten in der Cloud zugreifen.

SharePoint Online

Bei SharePoint Online handelt es sich um eine cloudbasierte Alternative zu SharePoint Server, einer Software, mit der sich team- und projektorientierte Websites für die interne Zusammenarbeit erstellen und verwalten lassen. SharePoint Online fungiert als Content- und Dokumenten-Management-System und stellt ein Intranet-Portal für die organisationsinterne Veröffentlichung von Informationen und Neuigkeiten bereit. Mitarbeiter erstellen mit SharePoint Online Websites, Blogs oder Diskussionsportale, um Inhalte zentral zur Verfügung zu stellen und gemeinsam zu bearbeiten.

Anders als SharePoint Server wird die auf Kernfunktionen reduzierte Onlineversion nicht lokal installiert und bereitgestellt, sondern im Microsoft-Rechenzentrum gehostet. Dies hat für kleine und mittlere Unternehmen den Vorteil, dass die für den Dienst benötigte Infrastruktur nicht selbst angeschafft und verwaltet werden muss.

SharePoint Online ist in allen Office 365-Abonemments enthalten, die einzelnen Pläne unterschieden sich jedoch im Umfang der verfügbaren SharePoint-Funktionen. Eine detaillierte Übersicht findet sich in der SharePoint-Online-Dienstbeschreibung.

Um den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen einer Unternehmensanwendung gerecht zu werden, bietet SharePoint flexible Verwaltungsoptionen, mit denen sich einheitliche Richtlinien für sämtliche Prozesse und alle involvierten Mitarbeitergeräte definieren lassen.

Yammer

Bei Yammer handelt es sich um ein soziales Netzwerk für den Unternehmenseinsatz, das die offene Zusammenarbeit im Team fördern und Diskussionen an einem zentralen Ort zusammenführen soll. Mit Yammer lassen sich unternehmensinterne Mitarbeiter-Netzwerke sowie externe Netzwerke für die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern erstellen.

Der Dienst ist in zwei Versionen verfügbar: Yammer Basic und Yammer Enterprise. Eine Übersicht der verfügbaren Funktionen beider Versionen findet sich in der Beschreibung des Yammer-Dienstes. Yammer Basic lässt sich kostenlos aktivieren, um erweiterte Funktionen für das soziale Netzwerk in Office-Anwendungen zu integrieren. Yammer Enterprise ist Teil ausgewählter Business-, Enterprise- und Education-Pläne.