Microsoft 365 Apps for Business: Die MS Office-Suite im Abo

Der erste Teil unserer Serie beschäftigte sich mit der umfänglichen Auswahl an Lizenzmodellen sowie den verschiedenen Software-Komponenten von Microsoft 365. Nun soll es genauer um die verfügbaren Pläne für kleine und mittlere Unternehmen gehen. Wie unterscheiden sich die Pläne Microsoft 365 Apps for Business, Business Essentials oder Business Premium von den Angeboten für private Nutzer? Wodurch zeichnen sie sich jeweils aus? Beim Vergleich der drei Modelle stehen die jeweils enthaltenen Produkte und Features ebenso im Fokus wie der Kostenfaktor, die offerierten Zahlungsmöglichkeiten und die maximale Nutzeranzahl. Sie erhalten somit einen Überblick über die Microsoft-365-Business-Modelle, der Sie bei der Wahl des passenden Pakets für Ihr KMU unterstützt.

Mit Microsoft 365 hat Microsoft ein Konzept aus Abonnementplänen entwickelt, das die gesamte Breite an interessierten Nutzern mit den hauseigenen Office-Anwendungen bedienen soll. Während man den privaten Sektor hauptsächlich mit Paketen abdeckt, die die bekannten Programme wie Word, Excel und PowerPoint umfassen, enthalten die Pläne für Unternehmen zusätzliche bzw. businessoptimierte Dienste, die den gemeinschaftlichen Arbeitsprozess vereinfachen. So ersetzt Microsoft Teams zum Beispiel das standardmäßige Skype, wodurch Onlinekonferenzen für Hunderte Teilnehmer angesetzt, gesteuert und von den verschiedensten Geräten aus verfolgt werden können. Die Kommunikations-Software liefert Ihnen somit die perfekte Basis für unternehmensinterne und -externe Internet-Telefonie oder Videokonferenzen in HD-Qualität.

Zusätzlich existieren eine Reihe weiterer Services wie Exchange Online, zentrale Teamwebsites, der Cloud-Speicher OneDrive for Business oder das soziale Enterprise-Netzwerk Yammer, die die Zusammenarbeit im Büro- und Unternehmensalltag erheblich vereinfachen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit den Small-Business-Lösungen von Microsoft 365 einerseits die bekannten und vertrauten Microsoft-Anwendungen als Online-App bzw. installierbare Komponente erhalten. Andererseits gewährt Ihnen Microsoft Zugriff auf nützliche Tools und Programme, die Ihnen und Ihrem Unternehmen vor allem dabei helfen, gemeinsame Projekte zu erarbeiten, zu verwalten und voranzubringen, und außerdem die interne und externe Kommunikation vereinfachen.

Für kleine und mittlere Unternehmen bietet Microsoft drei verschiedene Microsoft-365-Modelle an: Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Apps for Business und Microsoft 365 Apps for Business Premium. Der Großkonzern gibt an, dass diese Pläne maximal auf 300 Benutzer begrenzt sind und verrät damit auch, bis zu welcher Größe eine Firma für die Office-Produkte als KMU zählt. Unternehmen mit mehr als 300 Mitarbeitern stehen spezielle Lösungen wie Microsoft 365 Apps for the Enterprise oder Microsoft 365 Enterprise zur Verfügung. Als sinnvolle Ergänzung bietet sich Exchange Online Plan 1 an, eine professionelle E-Mail-Server-Lösung mit Outlook-Unterstützung.

Alle Small-Business-Lösungen erfordern den Abschluss eines Abonnements, wobei Sie zwischen dem etwas teureren Monatsabonnement und dem Jahresabonnement wählen können. Ersteres bezahlen Sie monatlich, wobei Sie jederzeit kündigen können, ohne dass zusätzliche Kosten auf Sie zukommen. Bei der vorzeitigen Kündigung des Jahresabonnements, das Sie sowohl monatlich als auch jährlich bezahlen können, entstehen hingegen in der Regel zusätzliche Kosten (für bereits getätigte jährliche Zahlungen erhalten Sie keine Rückerstattung). Als Zahlungsmethode sind alle gängigen Kreditkarten zugelassen. Nutzer von Microsoft 365 Apps for Business Premium haben zusätzlich die Möglichkeit, per Rechnung zu bezahlen. Wie teuer sind die verschiedenen Pläne im Einzelnen und worin unterscheiden sie sich hinsichtlich ihres Produktumfangs?

Microsoft 365 Business Basic

Business Essentials ist das preisgünstigste Modell für kleine und mittelständische Unternehmen. Es bietet Ihnen den Zugriff auf die Onlineversionen der vier Komponenten Word, Excel, PowerPoint und OneNote über jeden gängigen Webbrowser. Alle Mitarbeiter können an Dateien dieser Programme jederzeit und von überall aus in Echtzeitarbeiten, insofern sie über einen Internetzugang verfügen. Dateien, die Sie mit den Onlineprogrammen erstellen, sind dabei mit den aktuellen Versionen der Desktop-Anwendungen kompatibel, sodass Sie eigene Dokumente verschicken bzw. externe Dokumente öffnen und bearbeiten können.

Der Fokus des Pakets Microsoft 365 Business Basic liegt jedoch eindeutig darauf, Sie und Ihr Unternehmen bei der Kommunikation und Zusammenarbeit zu unterstützen. Zu diesem Zweck enthält der Plan nützliche Onlinedienste, aus denen insbesondere Exchange Online heraussticht. Das vor Viren, Spam und Phishing-Angriffen geschützte E-Mail-System liefert eine zentrale Hosting-Plattform für den kompletten E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens. Versendete und erhaltene Nachrichten können somit von jedem Gerät aus und zu jedem Zeitpunkt über die Outlook-Web-App abgerufen und gelesen werden. Jeder Benutzer erhält ein Postfach mit 50 GB Speicherplatz und die Möglichkeit, Anlagen mit einer Größe von bis zu 150 MB zu verschicken. Wenn Sie zusätzlich eine installierbare Outlook-Version erwerben bzw. besitzen, können Sie Ihre Mails natürlich auch wie gewohnt über die Oberfläche der Clientanwendung abrufen. Ferner ist es möglich, gemeinsame Posteingänge und Kalender einzurichten.

Die weiteren Services von Microsoft 365 Business Basic im Überblick:

• Microsoft Teams: Mithilfe der Business-Variante des beliebten Instant-Messaging-Dienstes Skype kommunizieren Sie bequem per Sprache, Chat oder Video – intern oder mit Geschäftspartnern. Mithilfe der Outlook-Integration planen Sie Ihre Onlinebesprechungen im Voraus und versenden personalisierte Links für die Teilnahme. Das Tool überzeugt dabei mit erstklassiger Sound- und Videoqualität. Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern halten Sie beispielsweise in hervorragender Qualität bis zu HD 1080p ab.

• Yammer: Yammer ist eine Software, die alle Mitarbeiter und Geschäftspartner miteinander vernetzt. Da sie nahtlos in Office integriert ist, nutzen Sie die gewohnte Oberfläche, um Ankündigungen auf Unternehmensebene zu machen, Dateien freizugeben oder Projektgruppen zu erstellen.

• OneDrive for Business: Microsofts Cloud-Dienst OneDrive ist die perfekte Lösung, um die Daten Ihres Unternehmens zu speichern und zu verwalten. Sie erstellen individuelle Verzeichnisstrukturen und legen fest, welcher Nutzer Dateien anzeigen, erstellen oder bearbeiten kann. Alle Dateien sind online verfügbar, von überall aus und mit jedem Gerät abrufbar und dank Synchronisation für jeden Nutzer immer auf dem aktuellen Stand. Im Plan Microsoft 365 Business Basic steht jedem User 1 TB Speicherplatz zur freien Verfügung.

• SharePoint/Teamwebsites: Ein elementarer Bestandteil von OneDrive for Business ist zudem die Möglichkeit, Teamwebsites anzulegen. Diese stellen quasi einen Ordner für die Dateien eines bestimmten Projekts dar und sind mit 10 GB Basisspeicher ausgestattet. Jeder involvierte User kann auf die Teamdokumente zugreifen und bis zu 500 MB an eigenen Dateien freigeben.

• Sway: Microsoft bietet Ihnen mit Sway eine Applikation, mit der Sie problemlos eine Präsentation Ihrer neuesten Produkte, einen informierenden Newsletter oder eine Onlineschulung erstellen. Interaktiv und webbasiert lassen sich die kreierten „Sways“ unkompliziert teilen und auf den verschiedensten Display-Größen anzeigen.

Microsoft 365 Apps for Business

Auch der Plan Microsoft 365 Apps for Business erlaubt Ihnen, via Browser die Office-Online-Anwendungen Word, OneNote, PowerPoint und Excel zu nutzen. Darüber hinaus enthält das Paket die komplett installierbare Suite mit den neuen Office-2016-Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und Publisher (nur für Windows-Systeme). Zusätzlich stehen mobile Apps für iOS und Android zur Verfügung, um die Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint auch auf dem Tablet oder Smartphone ohne den Browser verwenden zu können. Jeder Nutzer kann die Suite mit seiner Lizenz auf bis zu fünf Windows- oder Mac-OS-X-Geräten sowie fünf Smartphones und fünf Tablets installieren.

Die installierbaren Anwendungen bieten Ihnen den Vorteil, dass Sie auch ohne bestehende Internetverbindung an Ihren Dokumenten arbeiten können. Da auch Microsoft 365 Apps for Business über eine Verknüpfung zur OneDrive-for-Business-Cloud verfügt, ist es dennoch möglich, alle Dateien in Echtzeit mit anderen Mitarbeitern zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Der Cloud-Dienst synchronisiert Ihre Dokumente nämlich spätestens, sobald Sie wieder über eine Internetverbindung verfügen – falls Sie Ihre Projekte in OneDrive abgelegt haben. Auch in diesem Business-Paket stellt Microsoft jedem Benutzer 1 TB Speicherplatz für die eigenen Dateien zur Verfügung.

Während das Präsentations-Tool Sway ebenfalls Teil des Business-Plans ist, gehören Microsoft Teams, Teamwebsites und Yammer nicht zum Umfang. In Sachen Projekt- und Unternehmenskommunikation gilt es also, alternative Lösungen einzurichten. Auch die Mail-Hosting-Umgebung Exchange Online ist in Microsoft 365 Apps for Business nicht enthalten. Für die Archivierung und Bereitstellung des E-Mail-Verkehrs benötigen Sie also eine eigene Mailserver-Lösung. Als Client können Sie natürlich dennoch die Outlook-Web-App bzw. die installierbare Desktop-Anwendung verwenden.

Microsoft 365 Apps for Business Premium

Microsoft 365 Apps for Business Premium vereint die Funktionen von Microsoft 365 Apps for Business und Microsoft 365 Business Basic in einem einzigen Plan. Damit beinhaltet das Paket sowohl die neuesten Microsoft-Office-Produkte als Online- und Desktop-Version als auch den Zugang zu den leistungsstarken Kommunikationsplattformen Exchange Online und Microsoft Teams. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie alle Tools, die Sie als modernes Kleinunternehmen für die Strukturierung und das gemeinsame Arbeiten an Projekten benötigen, von einem einzigen Anbieter beziehen. Auf zusätzliche Hard- oder Software, um beispielsweise einen E-Mail- oder einen File-Server zu betreiben, sind Sie nicht angewiesen.

Wie bei den anderen beiden Business-Plänen können Sie sich dabei auf die Funktionalität und Verfügbarkeit der Dienste verlassen: Microsoft garantiert eine hohe Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und ist bei kritischen Problemen mit der Software jederzeit telefonisch erreichbar. Alle Daten, die Sie auf den Microsoft-Servern ablegen, sind dabei durch modernste Sicherheitsmaßnahmen und proaktive Überwachung geschützt. Gleichzeitig gehören diese Daten zu jedem Zeitpunkt Ihnen und Ihrem Unternehmen – Microsoft scannt weder gespeicherte E-Mails noch Dokumente zu Werbezwecken. Um den Sicherheitsstandard zu gewährleisten, erhalten Sie alle neuen Versions-Upgrades und Funktionen kostenlos. Mithilfe der Active-Directory-Integration fügen Sie jederzeit problemlos neue Nutzer hinzu und verwalten die Anmeldeinformationen und Zugangsberechtigungen aller Mitarbeiter.