Mit Wiki-Software zur eigenen Wissensdatenbank

Seit über einem Jahrzehnt existiert die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia, die heute für viele Internetnutzer die erste Anlaufstelle zur Klärung von Wissensfragen darstellt. Die Struktur der Plattform ist seit jeher unverändert: Auf der Basis eines vereinfachten Content-Management-Systems, einer sogenannten Wiki-Software, kann jeder zugelassene Autor Beiträge direkt im Webbrowser erstellen und bearbeiten. Die einzelnen Bearbeitungsstufen erzeugen unterschiedliche Versionen, sodass die Veränderungen leicht nachvollzogen und diskutiert werden können. Per Suchfunktion lässt sich das digitale Lexikon gezielt nach dem gewünschten Begriff durchsuchen. Im Gegensatz zu herkömmlichen CMS bietet Wiki-Software nur spärliche Optionen bezüglich Layout und Design.

Wikipedia stellt eine beispielhafte Variante dar, wie ein Wiki (hawaiisch für „schnell“) mithilfe einer leistungsstarken Wiki-Software zur Aufbereitung und Verwaltung von Informationen genutzt werden kann. Unabhängig davon ist es möglich, ein eigenes Wiki zu erstellen und so das Wissensmanagement des eigenen Unternehmens, Vereins oder der Community auf einfache Art und Weise zu vereinfachen.

Wikifarm – die betreute Lösung für kleinere Projekte

Um eine umfangreiche Wissensdatenbank anzulegen, sind Sie nicht nur auf die richtige Anwendung angewiesen. Für die Installation und Verwendung der Software benötigen Sie außerdem die passende Wiki-Hosting-Umgebung inklusive entsprechenden Zugriffsrechten. Allerdings gibt es für Projekte kleineren Umfangs eine interessante und ressourcenschonende Alternative.

Ähnlich wie bei Weblogs existieren im Internet diverse Möglichkeiten, ein Wiki zu erstellen, bei dem Sie sich nicht um Installation, Einrichtung und Hosting zu sorgen brauchen. Zahlreiche Anbieter offerieren zu diesem Zweck sogenannte Wikifarmen. Diese Server, auf denen bereits eine Wiki-Software installiert ist, bieten den verschiedenen Kunden die Basis für das eigene Wiki. Die Einrichtung findet über eine Benutzeroberfläche direkt im Browser statt. Wenn es sich bei Ihrem Wiki um ein kurzfristiges bzw. überschaubares Projekt handelt, stellen diese Dienste eine exzellente und kostengünstige Lösung dar. Bedenken Sie allerdings, dass die Inhalte gegebenenfalls öffentlich verfügbar sind und Sie die Kontrolle über Ihre Daten aus der Hand geben.

Bei kommerziellen Anbietern wie PBworks oder WikiHoster.net variieren die Kosten für Ihr eigenes Wiki, je nachdem für welches Paket (Speicherplatz, Anzahl der Wikis etc.) Sie sich entscheiden und welche Wiki-Software verwendet wird. Daneben existieren auch kostenfreie Dienste wie die Entertainment-Farm Wikia, bei denen Sie allerdings keinerlei Anspruch auf Server-Verfügbarkeit und langfristige Archivierung haben.

Wiki-Software in Eigenregie

Planen Sie eine umfangreiche Wissensdatenbank, ist es empfehlenswert, die jeweilige Wiki-Software auf Ihrem eigenen oder einem gemieteten Server zu installieren und zu konfigurieren. Dadurch können Sie das Wiki optimal an Ihre eigenen Wünsche und Anforderungen anpassen und besitzen die volle Kontrolle über Verfügbarkeit und Sicherheit Ihrer Daten. Im Gegenzug ist es mit einem höheren Zeit- und Kostenaufwand verbunden, ein Wiki selbst einzurichten und zu verwalten. Zusätzlich benötigen Sie auch das notwendige Know-how in Sachen Server-Administration. So können Sie Ihr selbst betreutes eigenes Wiki aufbauen:

Das passende Programm finden

Abhängig vom konkreten Einsatzzweck, dem zur Verfügung stehenden Budget und den eigenen Ansprüchen an das geplante Wiki kommen unterschiedliche Programme in Frage. Anhand von Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Wissensmanagement-Funktionen, Benutzerrechte-Verwaltung sowie Verbreitung und Kosten finden Sie schnell eine geeignete Wiki-Software. Neben der von Wikipedia genutzten MediaWiki zählen DokuWiki, TWiki und PmWiki zu den gefragtesten Wiki-Lösungen. Eine Liste weiterer Vertreter finden Sie hier.

Wiki-Hosting planen

Schaffen Sie die benötigten Server-Voraussetzungen (Hard- und Software) für Ihr gewähltes Wiki-Programm. Die meisten Wiki-Anwendungen sind recht genügsam. Voraussetzung ist ein Webspace mit PHP oder einer anderen Skriptsprache; eine Datenbank wie MySQL ist dagegen nicht für alle Wiki-Programme notwendig. Manche Hoster stellen ihren Kunden vorkonfigurierte Installationspakete für Wikis zur Verfügung, die mit einem Klick eingerichtet sind; so zählt etwa Tiki zu den IONOS Click&Build-Anwendungen. Problematisch ist nur, dass Wikis anfällig für Spam sein können, wenn Sie wie in der Wikipedia allen Internetnutzern Schreibrechte geben – das kann zu Ärger mit dem Anbieter führen.

Wiki-Software installieren

Laden Sie das entsprechende Software-Paket von der Herstellerseite und entpacken es in das Webverzeichnis auf Ihrem Server. Benennen Sie den hochgeladenen Ordner in den gewünschten Wiki-Namen um – dieser wird in der Folge der URL Ihrer Website angehangen. Erstellen Sie anschließend (falls erforderlich) eine Datenbank für Ihr Wiki und starten die Installation auf die vom Hersteller angegebene Art und Weise. Füllen Sie im Anschluss das jeweilige Wiki-Informations-Formular aus, wodurch Sie die grundlegenden Eigenschaften des Wikis wie Name, Sprache, Lizenzen oder das Administrator-Konto bestimmen und Ihre Wissensmanagement-Plattform mit der angelegten Datenbank verknüpfen.

Wiki konfigurieren

Haben Sie Ihr eigenes Wiki erstellt, können Sie damit beginnen, es Ihren Vorstellungen entsprechend anzupassen. Mit einigen (wenn auch begrenzten) Möglichkeiten wie benutzereigenen Skins und CSS-Kodierungen verändern Sie das Aussehen der Plattform und binden beispielsweise ein passendes Logo ein. Sind Sie mit der optischen Darstellung zufrieden, geht an die für die erwünschte Arbeitsweise der Wissensdatenbank notwendigen Strukturen. Abhängig von der ausgewählten Wiki-Software haben Sie einige oder alle der folgenden Konfigurationsmöglichkeiten:

Zugriffsberechtigungen bestimmen: Erstellen Sie unterschiedliche Benutzerprofile wie z. B. Administratoren mit umfassenden und Autoren mit eingeschränkten Rechten. Egal ob es sich um ein internes oder ein öffentliches Wiki handelt, behalten Sie so die Kontrolle und schützen die Einträge Ihres Wikis vor ungewollten Zugriffen.
Kategorien erstellen: Indem Sie Kategorieseiten und (sofern benötigt) Unterseiten der Kategorien anlegen, können Sie verwandte Themen ordnen und Ihr Wiki übersichtlicher machen. Empfehlenswert sind darüber hinaus auch organisatorische Seiten wie eine Startseite oder eine FAQ-Seite.
Vorlagen konfigurieren: Mit Vorlagen, die anderen existierenden Seiten hinzugefügt werden können, können die Nutzer des Wikis Artikel oder Textpassagen markieren bzw. etwaige Anmerkungen mitteilen.

Die Besonderheiten eines öffentlichen Wikis

Egal ob Sie Ihre Wissensdatenbank auf einer Wikifarm oder auf dem eigenen Server hosten: Wenn Ihr eigenes Wiki öffentlich zugänglich ist und Sie auf der Suche nach Mitstreitern sind, gibt es einige wichtige Aufgaben, die weit über die optische und strukturelle Bearbeitung der Plattform hinausgehen.

Wollen Sie für Ihr öffentliches Wiki neue Mitautoren gewinnen, ist es zunächst Ihre Aufgabe, interessante Beiträge zu schreiben, die andere Leute auf Ihren Wiki aufmerksam machen. Auch das Bewerben in sozialen Netzwerken, Blogs und Foren ist eine Option, um Ihr Wiki ins Gespräch zu bringen. Stimmen Qualität und Konzept, werden Sie schon bald Nutzer gewinnen, die ihren Teil zur Vergrößerung des Wikis beitragen möchten. Es ist empfehlenswert, im Vorhinein Richtlinien für den Schreibstil, den Qualitätsstandard der Artikel oder das Verlinken der Seiten auszuformulieren und den neuen Autoren vorzulegen.

Wächst die Community Ihres Wikis, sollten Sie die Rechte bewährter Mitglieder hochstufen und z. B. Administratoren benennen. Indem Sie die Verantwortung auf mehrere Schultern verteilen, sichern Sie die kontinuierliche Instandhaltung der existierenden Artikel und die Einhaltung der ausgerufenen Standards. Auch wenn Sie die Initialzündung gegeben haben, ist ein Wiki auf lange Sicht nur dann erfolgreich, wenn es ein Gemeinschaftsprojekt seiner Mitglieder ist.