Um einem Datenverlust vorzubeugen, sollte man Sicherheitskopien der Datenbanken auf externen Speichermedien erstellen. Mit diesen Kopien, die auch Backups genannt werden, kann der Zustand der Datenbank zum Zeitpunkt der Datensicherung wiederhergestellt werden.
Hierbei ist zunächst zwischen Online- und Offline-Backups zu unterscheiden: Online-Backups werden erzeugt, ohne dass die Datenbank heruntergefahren werden muss. Während des Sicherungsprozesses nimmt die Datenbank vorgenommene Änderungen in einen separaten Bereich auf und fügt sie erst im Anschluss an die Sicherung in die entsprechende Datei ein. Fährt man die Datenbank für die Zeit der Sicherung herunter, spricht man von einem Offline-Backup. Dieses Verfahren zur Datensicherung hat zwar den Vorteil, dass es relativ unkompliziert durchzuführen ist, bringt jedoch auch den Nachteil mit sich, dass die Anwendungen oder die Websites während des Backups nicht verfügbar sind. Daher sollte ein Offline-Backup möglichst in der Nacht bzw. zu Zeiten geringen Datenverkehrs durchgeführt werden.
Zusätzlich zur Unterteilung in Online- und Offline-Backup unterscheidet man beim Überspielen der Daten auf ein Sicherheitsmedium folgende drei Arten der Sicherung:
- Voll-Backup: Wie der Name schon verrät, werden bei dieser Art der Datensicherung immer sämtliche Daten überspielt. Das hat zur Folge, dass pro Backup zwar alle Dateien vorliegen, der benötigte Speicherplatz bei häufiger Sicherung jedoch sehr hoch ist. Für die Wiederherstellung wird nur das jeweilige Voll-Backup benötigt.
- Differentielles Backup: Bei einem differentiellen Backup wird zunächst ein Voll-Backup erstellt. Die folgenden Sicherungen unterscheiden sich von der ersten insofern, dass lediglich Dateien gesichert werden, die sich geändert haben oder neu hinzugekommen sind. Im Gegensatz zum Voll-Backup wird so Speicherplatz gespart. Allerdings werden geänderte und neue Dateien – bis zum nächsten Voll-Backup – bei jedem differentiellen Backup erneut kopiert. Die Recovery gelingt nur mit dem letzten Voll-Backup inklusive gewünschtem differentiellen Backup.
- Inkrementelles Backup: Im Anschluss an ein komplettes Backup werden bei der inkrementellen Datensicherung nur die Dateien kopiert, die sich seit der letzten Sicherung geändert haben oder neu hinzugekommen sind. Im Unterschied zu der differentiellen Methode bezieht sich ein inkrementelles Backup immer auf das vorherige (sowohl Voll-Backup als auch inkrementelles Backup). So wird jede Datei nur einmal gesichert und dadurch der Speicherplatz geschont. Um die gewünschten Dateien wiederherzustellen, werden allerdings alle Sicherungen vom Voll-Backup bis zum gewünschten Stand benötigt.
Es gibt also einige Optionen, Datenbanksysteme wie SQL-Datenbanken oder Microsoft Access zu sichern. Welche Sicherungsmethode jeweils am besten geeignet ist, hängt vom Anforderungsprofil des Users bzw. Unternehmens ab. Selten durchgeführte Sicherungen zum Sparen von Speicherplatz sollten aber niemals einen Lösungsweg darstellen. Externe Speichermedien wie z. B. Festplatten sollten zudem sicher und in einem separaten Bereich aufbewahrt werden, wo sie gegen Diebstahl, aber auch Brandschäden geschützt sind. Zusätzlich sollten die gesicherten Daten auch verschlüsselt werden, damit sie im Falle eines Diebstahls nicht von Dritten genutzt werden können.