PowerPoint Gliederungsansicht: So strukturieren Sie Ihre Präsentation

Bei der Erstellung einer neuen Präsentation ist es empfehlenswert, vorab eine grobe Struktur der Inhalte festzulegen. Das geeignete Werkzeug dafür bietet PowerPoint mit der Gliederungsansicht. Mit dieser legen Sie die Struktur fest, überprüfen sie laufend und nehmen gegebenenfalls Anpassungen vor. Zu keinem Zeitpunkt ist dabei ein Wechsel in die normale Ansicht notwendig.

Die Gliederungsansicht in PowerPoint enthält folgende Elemente:

• Die ausgewählte Folie
• Eine nummerierte Übersicht über alle Folien
• Als Hauptpunkt: Folientitel
• Als Unterpunkte: Haupttexte der Folien

Um die Präsentationsansicht zu öffnen, starten Sie PowerPoint und wählen in der oberen Menüleiste den Reiter „Ansicht“ aus. Anschließend zeigt PowerPoint im Menüband alle Präsentationsansichten an. Wählen Sie mit einem Linksklick die Option „Gliederungsansicht“ aus. Im Folgenden zeigt PowerPoint alle Folien und deren Inhalte in der strukturierten Übersicht an:

Sie stellen in der Übersicht fest, dass die Reihenfolge Ihrer Inhalte nicht korrekt ist? In der PowerPoint-Gliederungsansicht haben Sie die Möglichkeit, die Sortierung anzupassen. Dazu klicken Sie auf das Rechteck neben der Folie, die Sie verschieben möchten, um diese auszuwählen (wird automatisch markiert). Anschließend ziehen Sie die Folie mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle in der Gliederung.

In der Gliederungsansicht lassen sich nicht nur die Struktur, sondern auch die Inhalte selbst verändern. Um beispielsweise einen Unterpunkt auf einer Folie zu ergänzen, bietet Ihnen PowerPoint zwei Möglichkeiten:

• Anpassung auf der Folie: Wählen Sie die entsprechende Folie in der Gliederung aus. Daraufhin öffnet PowerPoint diese auf der rechten Seite. Anschließend nehmen Sie die Änderungen auf der Folie wie in der normalen Ansicht vor.
• Anpassung in der Gliederung: Um die Inhalte direkt in der Gliederung im linken Bereich zu ändern, klicken Sie auf die entsprechende Stelle. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, Inhalte zu löschen oder zu ergänzen.

Ergänzen Sie viele Inhalte, ist es empfehlenswert, eine neue Folie zu erstellen. Auch das ist in der Gliederungsansicht von PowerPoint möglich. Um eine neue Folie einzufügen, haben Sie auch hier zwei Möglichkeiten:

• Über das Kontextmenü: Öffnen Sie in der Navigation mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie den Menüpunkt „Neue Folie“ aus:

• Über die Gliederung: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Folie in der Gliederung. Achten Sie darauf, dass Ihr Cursor am Ende des Titels steht. Drücken Sie anschließend die Enter-Taste auf Ihrer Tastatur. Daraufhin erstellt PowerPoint ein neues Element in Ihrer Gliederung. Dieses ist automatisch auf der gleichen hierarchischen Ebene wie das vorhergehende Element und entspricht daher einer neuen Folie.

Die Überschriften bzw. die Hauptpunkte sind den Inhalten bzw. Unterpunkten Ihrer Folien in der Gliederung automatisch übergeordnet. Sie haben die Möglichkeit, diese Hierarchie in der Gliederung zu ändern. Dazu wählen Sie im ersten Schritt die gewünschte Zeile aus. Klicken Sie anschließend auf die Tabulator-Taste (Tab-Taste) Ihrer Tastatur, um den ausgewählten Inhalt eine hierarchische Ebene nach unten zu verschieben. Um die Inhalte eine Ebene höher zu stufen, drücken Sie die Tab-Taste gleichzeitig mit der Umschalt-Taste.

Um die Hierarchie ohne Tastatur anzupassen, machen Sie einen Rechtsklick in die gewünschte Zeile. Daraufhin öffnet PowerPoint an dieser Stelle das Kontextmenü. Wählen Sie die Optionen „Höher stufen“ oder „Tiefer stufen“ aus, um die Hierarchie des Elements entsprechend anzupassen.