Pivot-Tabellen: Excel smarter machen!

Es ist gar nicht so schwer, eine Pivot-Tabelle in Excel zu kreieren, wenn man versteht, auf welcher Grundlage Pivot funk­tio­niert. Basis einer Pivot-Tabelle ist immer ein Datensatz, der aus mehreren Spalten besteht. In der ersten Zeile der Spalte muss sich die Be­zeich­nung der je­wei­li­gen Kategorie befinden. Die Pivot-Tabelle bezieht daraus au­to­ma­tisch ihre In­for­ma­tio­nen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Tabelle als solche zu for­ma­tie­ren (mit der Funktion „Als Tabelle for­ma­tie­ren“) und dabei einen Ta­bel­len­na­men zu vergeben. Das macht die Arbeit, besonders mit mehreren Da­ten­sät­zen, im Anschluss leichter.

Zwei Wege führen bei Excel zu einer Pivot-Tabelle: Sie können entweder über den Reiter „Einfügen“ die Funktion Pi­vot­Ta­ble aufrufen oder Sie gehen über die Ta­bel­len­tools. Diese erhalten Sie al­ler­dings erst dann, wenn Sie Ihren Datensatz auch als Tabelle for­ma­tiert haben. Dort können Sie die Funktion „Mit Pi­vot­Ta­ble zu­sam­men­fas­sen“ wählen. Es öffnet sich das gleiche Fenster wie im anderen Weg, al­ler­dings haben Sie hier den ent­spre­chen­den Bereich bereits aus­ge­wählt. In der Maske können Sie außerdem ent­schei­den, wo die neue Pivot-Tabelle auf­tau­chen soll: innerhalb eines be­stehen­den oder eines neuen Ta­bel­len­blatts.

Pivot-Tabellen liefern zahl­rei­che Funk­tio­nen, die Ihnen beim Auswerten der Daten be­hilf­lich sind. Anhand eines Beispiels lässt sich die Vielfalt von Pivot in Excel gut be­schrei­ben. Die Pivot-Tabelle selbst haben wir bereits erstellt. Grundlage ist ein Datensatz, der Verkäufe eines Jahres aufführt. Dazu gehören auch die be­tei­lig­ten Mit­ar­bei­ter sowie Umsatz und Art des ver­kauf­ten Produkts. Man sollte beachten, dass es sich beim Datensatz um eine einfache Tabelle handelt, bei der nur die Spalten be­schrif­tet sind. Zeilen selbst haben keine Be­schrif­tung.

Das neue Ta­bel­len­blatt, in dem die Daten nun in einer Pivot-Tabelle er­schei­nen sollen, ist zu Anfang noch komplett leer. Al­ler­dings hat das Fenster eine neue Sei­ten­leis­te bekommen: Pi­vot­Ta­ble-Felder. Dort er­schei­nen alle Ka­te­go­rien, die Sie für die Spalten des Da­ten­sat­zes fest­ge­legt haben. Außerdem befinden sich in der Sei­ten­leis­te vier Bereiche, in die Sie die Pi­vot­Ta­ble-Felder ziehen können:

• Filter
• Spalten
• Zeilen
• Werte

Durch die Ver­tei­lung der Felder in diese Bereiche erstellen Sie die ei­gent­li­che Pivot-Tabelle. Generell ist es sinnvoll, ein Feld für die Be­zeich­nung der Spalten und eins für die Zeilen fest­zu­le­gen. Unter „Filter“ bestimmen Sie Ka­te­go­rien, die Sie im Verlauf z. B. isoliert be­trach­ten möchten. Der in­ter­es­san­tes­te Bereich befindet sich al­ler­dings unter „Werte“. Felder, die Sie dort eintragen, machen den Fokus der Tabelle aus.

In unserem Beispiel tragen wir die Monate in die Zeilen und die Mit­ar­bei­ter in die Spalten ein. Die Pivot-Tabelle ana­ly­siert au­to­ma­tisch die In­for­ma­tio­nen, die sie aus dem Datensatz erhält und stellt fest, dass zwölf ver­schie­de­ne Monate und vier ver­schie­de­ne Mit­ar­bei­ter beteiligt sind. Den Filter bestücken wir mit den beiden Pro­dukt­ar­ten, was uns die Mög­lich­keit gibt, die Aus­wer­tung der Tabelle nach Paket A oder Paket B zu filtern.

Den Umsatz legen wir schließ­lich unter „Werte“ ab. Excel erstellt die Tabelle au­to­ma­tisch: Aus der ur­sprüng­lich vier Spalten um­fas­sen­den Tabelle des Da­ten­sat­zes ist eine Tabelle mit Spalten- und Zei­len­be­zeich­nung ent­stan­den, deren Werte in Relation zur Kategorie stehen.

Für unseren Fall ermittelt Excel selbst­stän­dig die Menge an Verkäufen pro Monat und Mit­ar­bei­ter. Statt der ur­sprüng­li­chen Geldwerte entsteht durch die Plat­zie­rung unter „Werte“ aus dem Umsatz direkt „Anzahl von Umsatz“. Dies gibt dem Nutzer die Mög­lich­keit, die blanken Zahlen in einen Kontext zu setzen und so aus­zu­wer­ten: Laura hat im April zwei Verkäufe geschafft. Auch die Ge­samt­ergeb­nis­se zeigt die Pivot-Tabelle selbst­stän­dig an: Im Juni gab es drei Verkäufe, im ganzen Jahr 24.

Wenn es Sie nun aber mehr in­ter­es­siert, wie hoch der Umsatz jeweils war, und nicht so sehr, wie viele Ver­kaufs­vor­gän­ge statt­fan­den, können Sie dies ganz leicht ändern. Dafür klicken Sie in dem Bereich „Werte“ auf das „Umsatz“-Feld und gehen auf „Wert­feld­ein­stel­lun­gen“. Hier stellen Sie nun unter „Wertfeld zu­sam­men­fas­sen nach“ von „Anzahl“ auf „Summe“. Wie Sie sehen, können Sie auch viele andere Arten der Dar­stel­lung wählen (die Be­rech­nungs­ty­pen ent­spre­chen dabei den Excel-Funk­tio­nen).

Bei Geld­wer­ten ist es sinnvoll, diese auch in der ent­spre­chen­den Währung dar­zu­stel­len. Über den Button „Zah­len­for­mat“ gelangen Sie zu einem Fenster, in dem Sie Zellen for­ma­tie­ren können (dies ist auch bei der normalen Arbeit mit Excel verfügbar). Dort können Sie un­ter­schied­li­che Formate für die Zahlen wählen, so auch eine Währung.