Bevor das Internet weit verbreitet war, hat man Software auf physikalischen Speichermedien wie CDs oder Disketten gekauft. Von diesen konnte man die Programme installieren und dann benutzen. Doch da die Speichermedien oft kopiert oder an Freunde und Bekannte ausgeliehen wurden, haben Software-Hersteller jede verkaufte Kopie mit einer individuellen Nummer versehen. Nur wenn der verkaufte Key eingegeben wird, kann die Software auch genutzt werden.
Mittlerweile wird die meiste Software zum Download angeboten und die Zeit, als der Product Key auf eine CD- oder DVD-Hülle gedruckt wurde, ist lange vorbei. Da Betriebssysteme meist vorinstalliert sind, wenn man einen Desktop-PC oder Laptop kauft, ist es auch zunächst nicht mehr nötig, den Product Key zu wissen. Wer jedoch die Festplatte aufgrund von Schadsoftware oder aus Performance-Gründen formatieren will, muss bei der Windows-7-Neuinstallation den Product Key eingeben, um das Betriebssystem anschließend wieder nutzen zu können.