Nextcloud-Grup­pen­ord­ner anlegen und freigeben: So funk­tio­niert’s

Bei Nextcloud-Grup­pen­ord­nern handelt es sich um von Ad­mi­nis­tra­to­rin­nen und Ad­mi­nis­tra­to­ren kon­fi­gu­rier­te Ver­zeich­nis­se, die für alle Mit­glie­der eines oder mehrerer Teams frei­ge­ge­ben sind. Die prä­de­sti­nier­te App für das Ma­nage­ment ist „Team folders“. Mit der in­te­grier­ten Shares-Funktion und der Teams-App gibt es darüber hinaus spannende Al­ter­na­ti­ven zur ge­mein­sa­men Da­tei­nut­zung.

Was ist ein Nextcloud-Grup­pen­ord­ner?

Das Grup­pen­ord­ner-Feature er­mög­licht es Ihnen, in Nextcloud Ver­zeich­nis­se für Teams oder spe­zi­fi­sche Nut­zungs­grup­pen anzulegen und frei­zu­ge­ben. Al­ler­dings ist es lediglich Ad­mi­nis­tra­to­rin­nen und Ad­mi­nis­tra­to­ren möglich, Nextcloud-Grup­pen­ord­ner zu erstellen. Ad­mi­nis­trie­ren­de können de­tail­liert festlegen, welche Gruppen Zugriff auf das Ver­zeich­nis erhalten sollen, und wer Dateien be­ar­bei­ten, erstellen oder löschen darf. Daher erweist sich das Feature vor allem für die Zu­sam­men­ar­beit in festen Teams und hier­ar­chi­schen Gruppen als praktisch.

Es besteht zudem die Mög­lich­keit, Spei­cher­li­mits – so­ge­nann­te Quotas – für Grup­pen­ver­zeich­nis­se zu de­fi­nie­ren, um die kon­trol­lier­te Nutzung des Spei­cher­plat­zes zu ge­währ­leis­ten. Da ent­spre­chend kon­fi­gu­rier­te Ver­zeich­nis­se einer Gruppe zu­ge­ord­net sind, bleiben die Daten auch dann erhalten, wenn einzelne Grup­pen­mit­glie­der aus­schei­den. Um auf Grup­pen­ord­ner zugreifen zu können, ist ein Nextcloud-Account er­for­der­lich. Externe Freigaben lassen sich jedoch über die Teilen-Funktion rea­li­sie­ren.

Team folders: Die Nextcloud-App für Grup­pen­ord­ner

Für die Er­stel­lung und Ver­wal­tung von Grup­pen­ord­nern empfiehlt sich die Nutzung der App „Team folders“ (ehemals „Nextcloud Group folders”). Wie alle Nextcloud-Apps in­stal­lie­ren und ak­ti­vie­ren Sie auch diese Anwendung über den in­te­grier­ten App-Store der Cloud-Software. Dafür melden Sie sich mit Ad­mi­nis­tra­ti­ons­rech­ten an und na­vi­gie­ren zum Store. An­schlie­ßend tragen Sie „Team folders“ in das Suchfeld ein und in­stal­lie­ren das Plugin mit einem Klick auf „Her­un­ter­la­den und ak­ti­vie­ren“.

Close

Nextcloud-Grup­pen­ord­ner anlegen und freigeben: Schritt­wei­se Anleitung

Die nach­fol­gen­den Schritt-für-Schritt-An­lei­tun­gen ver­an­schau­li­chen, wie das Erstellen und Freigeben von Grup­pen­ver­zeich­nis­sen funk­tio­niert. Wenn Sie Nextcloud-Grup­pen­ord­ner anlegen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Loggen Sie sich über die Web­ober­flä­che in das Ver­wal­tungs­kon­to mit Ad­mi­nis­tra­ti­ons­rech­ten ein.
2. Klicken Sie erst auf Ihr Profil-Icon und dann auf den Eintrag „Ad­mi­nis­tra­ti­ons­ein­stel­lun­gen“. An­schlie­ßend na­vi­gie­ren Sie zum Bereich „Grup­pen­ord­ner“.
3. Tragen Sie die Be­zeich­nung des Grup­pen­ord­ners in das Feld „Ord­ner­na­me“ (links neben dem Plus­sym­bol) ein und be­stä­ti­gen Sie die Eingabe mit einem Klick auf „Erstellen“.
4. Der eben angelegte Ordner wird nun in der Liste der Grup­pen­ver­zeich­nis­se angezeigt.

Close

Nachdem Sie einen Nextcloud-Grup­pen­ord­ner erstellt haben, wird Ihnen als Gruppen-Zu­ge­hö­rig­keit der Eintrag None angezeigt. Möchten Sie den Nextcloud-Ordner für eine Gruppe freigeben, funk­tio­niert das fol­gen­der­ma­ßen:

1. Um die Gruppen-Zu­ge­hö­rig­keit zu be­ar­bei­ten, klicken Sie das Stift-Symbol.
2. Wählen Sie aus der Liste mit den Gruppen diejenige(n) aus, für die der Ordner frei­ge­ge­ben werden soll.
3. Als Nächstes stellen Sie die Be­rech­ti­gun­gen – Schreiben (Write), Teilen (Share) und Löschen (Delete) – wie gewünscht ein.
4. Im Anschluss laden Sie die Web­ober­flä­che im Brow­ser­fens­ter neu. Nun wird Ihnen im Abschnitt zur Gruppen-Zu­ge­hö­rig­keit die eben hin­zu­ge­füg­te Gruppe angezeigt.

Close

Welche Al­ter­na­ti­ven zu Nextcloud-Grup­pen­ord­nern gibt es?

Neben Grup­pen­ver­zeich­nis­sen bietet Nextcoud weitere Mög­lich­kei­ten, um Dateien oder Ordner für andere Personen frei­zu­ge­ben. Eine erste Al­ter­na­ti­ve stellt die in­te­grier­te Teilen-Funktion von Nextcloud dar, die sich über das Share-Icon (neben Dateien be­zie­hungs­wei­se Ordnern) nutzen lässt. Aus tech­ni­scher Sicht gleicht eine solche Freigabe jedoch einer sym­bo­li­schen Ver­knüp­fung, was zwei Nachteile mit sich bringt:

1. Shares gehören immer der teilenden Nutzerin bzw. dem teilenden Nutzer. Falls die ent­spre­chen­de Person aus dem Un­ter­neh­men aus­schei­det oder ihr Account gelöscht be­zie­hungs­wei­se gesperrt wird, sind die geteilten Inhalte anderen Usern nicht mehr zu­gäng­lich. Share-Emp­fän­ge­rin­nen und -Empfänger haben außerdem nicht die Mög­lich­keit, zu in­ter­ve­nie­ren, wenn wichtige Daten gelöscht werden.
2. Nut­ze­rin­nen und Nutzer können Shares ver­schie­ben und um­be­nen­nen, wodurch es sich im Worst-Case-Fall schwierig gestaltet, die frei­ge­ge­be­nen Inhalte zu finden. Da­hin­ge­gen sind Nextcloud-Grup­pen­ord­ner ein­heit­lich benannt und für alle User am selben Ort ge­spei­chert.

Eine weitere Al­ter­na­ti­ve für die nut­zer­über­grei­fen­de Or­ga­ni­sa­ti­on von Dateien ist die App „Teams“ (ehemals „Circles“). Die Er­wei­te­rung, die mitt­ler­wei­le stan­dard­mä­ßig in Nextcloud in­te­griert ist, bietet die Mög­lich­keit, Dateien und Ordner zwischen selbst­ver­wal­te­ten Teams zu teilen, ohne dass Ad­mi­nis­trie­ren­de in­ter­ve­nie­ren müssen. Dies er­mög­licht eine struk­tu­rier­te Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on, weshalb sich die App vor allem für Szenarien oder Projekte ohne klare Hier­ar­chie eignet. Grund­sätz­lich ist es allen Usern möglich, Teams zu erstellen. Al­ler­dings un­ter­liegt diese Variante denselben Nach­tei­len wie die klas­si­sche Da­tei­frei­ga­be.