Google Workspace: besserer Workflow, orts­un­ab­hän­gi­ge Team­ar­beit

Was ist Google Workspace? Unter diesem Namen bündelt Google ver­schie­dens­te An­wen­dun­gen, die über eine cloud­ba­sier­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form nutzbar sind und eine virtuelle Ar­beits­um­ge­bung schaffen. Google Workspace ist eine mul­ti­funk­tio­na­le Col­la­bo­ra­ti­on-Software, die über eine Cloud zur Verfügung gestellt wird. Die Google-Cloud erlaubt es Teams, mittels einer In­ter­net­ver­bin­dung und einem Browser über räumliche Distanzen hinweg auf Daten, digitale Ter­min­ka­len­der und Pro­jekt­plä­ne zu­zu­grei­fen und Aufgaben ab­zu­stim­men. Sharing-Funk­tio­nen sowie eine Echtzeit-Syn­chro­ni­sa­ti­on er­mög­li­chen das ge­mein­sa­me Be­ar­bei­ten eines Do­ku­men­tes.

Das Ge­samt­pa­ket mit Da­tei­ab­la­ge, Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gram­men und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools ist auch als Google Apps for Business bekannt. 2016 erfolgte ein Re­bran­ding: Google fasste ver­schie­de­ne Apps unter dem neuen Namen Google Workspace zusammen und er­wei­ter­te die Serie um neue Features. Mit dieser Maßnahme wett­ei­fer­te Google mit Microsoft. Viele Kom­po­nen­ten der App-Reihe ähneln Office-An­wen­dun­gen und der ebenfalls cloud­ba­sier­ten Lösung Microsoft 365 von Microsoft. Seither bietet Google seine Tools zu­sam­men­ge­fasst in einem Abo-Modell an. Zur be­zah­lungs­pflich­ti­gen Google Workspace zählen folgende Dienste:

• Gmail (E-Mail-Programm)
• Google Drive (Cloud-Speicher)
• Google Kalender (On­line­pla­ner)
• Google Hangouts (Vi­deo­kon­fe­renz- und Messenger-Dienst)
• Tools zur Text­ver­ar­bei­tung, Prä­sen­ta­ti­on, Formular- und Ta­bel­len­er­stel­lung
• digitaler No­tiz­block
• Google Vault und Admin (Ar­chi­vie­rungs- und Ver­wal­tungs­funk­ti­on)
• Google Sites (Tool zum Erstellen öf­fent­li­cher und interner Webseiten)
• App Maker (Ent­wick­lungs­platt­form)

Zwar stehen viele einzelne Leis­tun­gen wie das E-Mail-Programm Gmail oder der Google Kalender privaten Nutzern auch kos­ten­frei zur Verfügung, jedoch oftmals als ab­ge­speck­te Version. Auch durch andere Merkmale un­ter­schei­det sich die Google Workspace von einem privaten Google-Account. So ist es bei­spiels­wei­se nur über ein Google Workspace­Kon­to möglich, ein Gmail-Un­ter­neh­mens­kon­to ein­zu­rich­ten und eine fir­men­ei­ge­ne E-Mail-Adresse zu verwenden.

Die Abo­va­ri­an­te richtet sich an kleine und mittlere Un­ter­neh­men, aber auch an große Konzerne oder Selbst­stän­di­ge. Gegen eine monatlich oder jährlich zu ent­rich­ten­de Gebühr bekommen Sie im Prinzip ein Rundum-sorglos-Paket. Dabei können Sie die gesamte Palette un­ein­ge­schränkt nutzen und pro­fi­tie­ren von zu­sätz­li­chen Ma­nage­ment-Tools. Letztere erlauben es Pro­jekt­lei­tern, Ad­mi­nis­tra­to­ren und Vor­ge­setz­ten, über ein zentrales Dashboard Frei­ga­be­op­tio­nen für bestimmte Dateien zu de­fi­nie­ren und ver­schie­de­ne Apps besser mit­ein­an­der zu verbinden. Zudem ist jederzeit ein te­le­fo­ni­scher Support er­reich­bar.

Die Business- und Premium-Varianten räumen Un­ter­neh­men einen nahezu un­be­grenz­ten Spei­cher­platz ein. Auch die Kom­pa­ti­bi­li­tät mit Software-Lösungen anderer Anbieter ist ver­bes­sert, sodass sich bei­spiels­wei­se externe Ar­chi­vie­rungs­funk­tio­nen in­te­grie­ren lassen. Wer auf mehr Da­ten­si­cher­heit wert legt, erhält zu­sätz­li­che Si­cher­heits­op­tio­nen. So erschwert etwa ein mehr­stu­fi­ges Au­then­ti­fi­zie­rungs­ver­fah­ren den Zugriff Un­be­fug­ter.

Mit der Cloud-Lösung hat sich Google Workspace dem Groupware-Gedanken ver­schrie­ben. Ob im Ho­me­of­fice oder auf Dienst­rei­se: Alle Mit­ar­bei­ter arbeiten im digitalen Workspace un­ab­hän­gig von Zeit und Raum. Die An­wen­dun­gen sind in jedem Fall für mobile Endgeräte optimiert. Dank Cloud-Computing können Un­ter­neh­men ihre IT-In­fra­struk­tur in die virtuelle Wolke auslagern und gleich­zei­tig auf eine un­er­schöpf­li­che Spei­cher­ka­pa­zi­tät zu­rück­grei­fen. Einzige Vor­aus­set­zung ist eine schnelle In­ter­net­ver­bin­dung, denn das volle Leis­tungs­spek­trum ist nur online nutzbar. Al­ter­na­tiv ist es möglich, Daten auf dem PC oder im eigenen Re­chen­zen­trum zu speichern und offline zu be­ar­bei­ten.

Es lohnt sich, die einzelnen Tools der Google Workspace einmal genauer zu be­trach­ten. Auf diese Weise können Sie besser ein­schät­zen, ob das ge­büh­ren­pflich­ti­ge Software-Paket Ihnen den Ar­beits­all­tag er­leich­tert würde und inwiefern sich einzelne Apps von gängigen Microsoft-Office-Tools und anderen An­wen­dun­gen un­ter­schei­den.

Gmail

Das bekannte E-Mail-Programm ist auch als Un­ter­neh­mens­va­ri­an­te und Teil der Google Workspace er­hält­lich. Nach dem Log-in greifen Mit­ar­bei­ter auf Ihre E-Mails zu und sehen den neuesten Stand ihrer Kor­re­spon­denz, egal von welchem Gerät und Standort aus sie zugreifen. Zudem können Ad­mi­nis­tra­to­ren die Konten an einer Stelle verwalten. Anders als bei einem privaten Account ist es möglich, in­di­vi­dua­li­sier­te Adressen zu verwenden und den Un­ter­neh­mens­na­men in der Domain un­ter­zu­brin­gen. Darüber hinaus ist die bezahlte Version komplett werbefrei.

Weitere Features erweisen sich als ebenso praktisch. So verfügt der Post­ein­gang über eine Chat­funk­ti­on. Da Gmail im Rahmen der Google Workspace auch mit Hangouts verbunden ist, können Sie al­ter­na­tiv Vi­deo­an­ru­fe tätigen, etwa um mit Kollegen gemeinsam wichtige Ge­schäfts­mails zu for­mu­lie­ren.

Google Kalender

Mit einem digitalen Kalender behalten einzelne Mit­ar­bei­ter die Übersicht über an­ste­hen­de Kun­den­ge­sprä­che und Deadlines und werden auf Wunsch an diese Termine recht­zei­tig erinnert. Ebenso können ganze Teams einen ge­mein­sa­men Kalender nutzen, um re­gel­mä­ßi­ge Grup­pen­mee­tings zu vermerken oder den Überblick über Urlaub und andere Ab­we­sen­hei­ten zu wahren. Anstatt um­ständ­lich Termine mit jedem Einzelnen ab­zu­stim­men, prüft das Tool au­to­ma­tisch, ob ein Kollege zu einer be­stimm­ten Zeit für ein Gespräch verfügbar ist. Google Kalender ist zudem mit einigen anderen On­line­pla­nern kom­pa­ti­bel, was Ihnen doppelte Ein­tra­gun­gen erspart.

Wenn Sie die gesamte Abteilung oder Part­ner­un­ter­neh­men über wichtige Events und Pro­jekt­ab­läu­fe auf dem Laufenden halten möchten, in­te­grie­ren Sie den Kalender in eine über Google Sites er­stell­ten In­tra­net­sei­te. Hierzu können Ver­ant­wort­li­che jederzeit bestimmen, wer Zugriff auf den Kalender hat und welche Details einsehbar sind. Als nützlich erweist sich auch die Funktion zur Raum­pla­nung. Sie können einen Plan freier Be­spre­chungs­räu­me in­te­grie­ren oder das Tool nach extern ver­füg­ba­ren Kon­fe­renz­räu­men suchen lassen und über Google Workspace re­ser­vie­ren.

Google Drive

Google Drive bildet das Herzstück der Google Workspace. Mit diesem Cloud-System erhalten Sie einen zentralen Ort, an dem Sie alle für die Zu­sam­men­ar­beit wichtigen Daten speichern und auf den Sie und Ihre Kollegen an­schlie­ßend orts­un­ab­hän­gig zugreifen können. Die Funktion ist fun­da­men­tal für das Teilen und ge­mein­sa­me Be­ar­bei­ten von in Echtzeit ak­tua­li­sier­ten Daten.

Wenn Sie kein fir­men­ei­ge­nes Re­chen­zen­trum aufbauen wollen, können Sie im Prinzip alles in die Cloud verlagern. Der Spei­cher­platz ist mit 1 TB pro Nutzer nahezu un­be­grenzt. Nur das Basic-Abon­ne­ment be­schränkt die Kapazität auf 30 GB. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Daten sämt­li­cher Tools auf Google Drive ge­spei­chert werden. Das bedeutet, dass auch alle über Gmail ver­wal­te­ten E-Mails dort abgelegt und dem­entspre­chend vom Spei­cher­kon­tin­gent abgezogen werden. Wenn Sie auf eine IT-In­fra­struk­tur ver­zich­ten wollen, kommen Sie mit der re­du­zier­ten Ba­sis­ver­si­on wahr­schein­lich nicht zurande.

Sie wollen wichtige Daten lieber lokal speichern und auf Desktop-Computern offline verfügbar machen? Auch dies ist möglich – die Daten werden dann au­to­ma­tisch mit der Cloud syn­chro­ni­siert. Ver­schie­de­ne Steu­er­ele­men­te erlauben es zudem, Frei­ga­be­op­tio­nen fest­zu­le­gen und den Zugang für einzelne Mit­ar­bei­ter und Ab­tei­lun­gen zu steuern. Zudem ist eine auf ma­schi­nel­lem Lernen ba­sie­ren­de Funktion in­te­griert, die selbst­stän­dig bewertet, welche Daten derzeit relevant sind, und diese für einen raschen Zugriff sichtbar macht. Der Spei­cher­platz lässt sich zudem zugunsten einer besseren Übersicht un­ter­tei­len. Wer bisher Microsoft Office genutzt hat, kann die Dokumente über ein Plug-in in Google Drive ohne um­ständ­li­che Da­ten­ein­ga­be über­neh­men.

Google Docs, Tabellen, Formulare, Prä­sen­ta­tio­nen und Notizen

Mit diesen An­wen­dun­gen bietet die Google Workspace ein kom­plet­tes Office-Paket, mit dem Sie Text­do­ku­men­te erstellen, Umfragen starten, Ta­bel­len­kal­ku­la­tio­nen teilen und Folien für ein Kun­den­mee­ting erstellen. Auch hierbei kommen Sie in den Genuss der Vorteile einer cloud­ba­sier­ten Lösung. Alle frei­ge­schal­te­ten Mit­ar­bei­ter können zeit­gleich an einem Dokument arbeiten. Die Än­de­run­gen sind un­mit­tel­bar für jeden sichtbar und lassen sich auch rück­gän­gig machen. Chat­funk­tio­nen ersparen es Ihnen, größere Da­ten­pa­ke­te hin und her zu versenden und über Kom­men­tar­funk­tio­nen Än­de­rungs­wün­sche mit­zu­tei­len. Sämtliche Tools sind auch im Off­line­mo­dus bedienbar, al­ler­dings nur über den Chrome-Browser.

Auf­ma­chung, Funk­tio­nen und Nut­zer­ober­flä­che ähneln sehr den Microsoft-An­wen­dun­gen. Wenn Sie also an Microsoft Word gewöhnt sind, werden Sie und Ihre Mit­ar­bei­ter bei einem Umstieg kaum Probleme haben. Abstriche müssen Sie al­ler­dings hin­sicht­lich des Leis­tungs­spek­trums machen. Spielen in Ihrem Bereich grafisch raf­fi­nier­te Prä­sen­ta­tio­nen und viel­fäl­ti­ge For­ma­tie­rungs­mög­lich­kei­ten eine große Rolle, kann die Google Workspace definitiv nicht mit dem Kon­kur­renz­pro­dukt Microsoft 365 mithalten. Wägen Sie also ab, ob Sie darauf ver­zich­ten können und die anderen Tools der Google Workspace diesen Nachteil aufwiegen. Da die Google-Reihe mit Office-An­wen­dun­gen kom­pa­ti­bel ist, können Sie diese auch zu­sätz­lich nutzen.

• Google Docs: Dieses Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm ähnelt stark Microsoft Word. Es verfügt über sämtliche Ba­sis­werk­zeu­ge zur Text­for­ma­tie­rung und zum Sei­ten­lay­out. Die Ge­stal­tungs­mög­lich­kei­ten sind jedoch deutlich be­grenz­ter. Dafür können Sie einige Schrift­ar­ten und weitere Elemente über Add-ons ergänzen. Viele Fremd­for­ma­te von Microsoft und Adobe können Sie pro­blem­los im­por­tie­ren bzw. Ihre Dokumente in diesen Formaten speichern.
   
• Tabellen: Kal­ku­la­tio­nen anstellen, Daten auswerten und als Diagramm vi­sua­li­sie­ren: Dies ist mit der Tabellen-App von Google Workspace möglich. Excel-Tabellen lassen sich in der Regel pro­blem­los im­por­tie­ren. Nur die Befehle zur For­mel­ein­ga­be un­ter­schei­den sich teilweise. Die Google-Kopie von Excel verfügt über alle gängigen Zell­for­meln. Al­ler­dings ist Excel für kom­pli­zier­te­re Tabellen nach wie vor die erste Wahl.
   
• Formulare: Mit diesem Tool erstellen Sie rasch eine Umfrage oder einen Fra­ge­bo­gen. Für ver­schie­de­ne Fra­ge­for­men stehen zahl­rei­che vor­ge­fer­tig­te Elemente zur Verfügung. Sie können Bilder hin­zu­fü­gen und das Un­ter­neh­mens­lo­go einbinden, um ein visuell an­spre­chen­des Formular zu erhalten. Auch hier zeigen sich die Vorteile eines Software-Pakets: Das Tabellen-Tool wertet Antworten in Echtzeit aus und stellt die Er­geb­nis­se grafisch dar.
   
• Prä­sen­ta­tio­nen: Mit dieser Funktion stellt jeder Mit­ar­bei­ter seine Pro­jekt­er­geb­nis­se in einem Diagramm dar oder ver­an­schau­licht seine Ideen durch Zeich­nun­gen, Videos oder Ani­ma­tio­nen. Anhand ver­schie­de­ner Vorlagen gelingt dies auch grafisch weniger ver­sier­ten Mit­ar­bei­tern. Hin­sicht­lich der Vor­la­gen­viel­falt und der Ge­stal­tungs­funk­tio­nen kann diese App Power­Point al­ler­dings nicht das Wasser reichen.
   
• Notizen: Einen Ge­dan­ken­blitz notieren und eine Mindmap für den Pro­jekt­auf­takt teilen, ohne Gefahr zu laufen, den No­tiz­zet­tel zu verlegen oder gar zu verlieren – all dies erlaubt Google Notizen. Zudem un­ter­stützt die App die Or­ga­ni­sa­ti­on: Sie haben etwa die Mög­lich­keit, To-do-Listen zu erstellen und Er­in­ne­rungs­funk­tio­nen für Aufgaben und Termine ein­zu­rich­ten. Sie können die Notizen farblich her­vor­he­ben sowie Fotos, Zeich­nun­gen und Au­dio­da­tei­en hin­zu­fü­gen. Als praktisch erweist sich auch die Such­funk­ti­on, mit der sich An­mer­kun­gen nach Farbe, Labels und anderen Ka­te­go­rien filtern lassen.
   

Google Hangouts

Mit diesem vir­tu­el­len Kon­fe­renz­raum sparen Sie Rei­se­kos­ten und wertvolle Zeit. Ist das Team über ver­schie­de­ne Standorte verteilt oder befinden sich einige Kollegen im Ho­me­of­fice, können Sie dennoch Meetings abhalten oder per­sön­li­che Gespräche führen. Hangouts umfasst Vi­deo­kon­fe­ren­zen, reine Sprach­bot­schaf­ten und text­ba­sier­te Chats. Wenn Sie andere Tools der Google Workspace einbinden, erinnert der Google Kalender an an­ste­hen­de Be­spre­chun­gen oder versendet über Gmail un­kom­pli­ziert Ein­la­dun­gen. Vom Internet ab­ge­schnit­te­ne Kollegen können sich unterwegs per in­di­vi­du­el­ler Ein­wahl­num­mer da­zu­schal­ten. Die Ver­bin­dun­gen sind einfach ein­zu­rich­ten.

Im Vergleich zum Microsoft-Dienst Skype weist Hangouts mehr Features auf. Al­ler­dings müssen Nutzer bei der Vi­deo­qua­li­tät Einbußen hinnehmen.

Google Sites

Auch ohne IT-Kennt­nis­se setzen Sie dank zahl­rei­cher Tools im Hand­um­dre­hen eine Website auf. Mit der Google Workspace gelingt dies im Rahmen einer viel­fäl­tig ver­netz­ten Plattform machen und Daten ge­ge­be­nen­falls rascher einbinden. Denkbar sind In­tra­net­sei­ten für einen klar um­ris­se­nen Nut­zer­kreis ebenso wie öf­fent­lich auf­ruf­ba­re Webseiten. Vorlagen für Layout und Be­nut­zer­flä­chen er­leich­tern das Erstellen. Dies ver­ein­facht es, für einzelne Projekte ein Schwarzes Brett, Kunden oder eine Ver­an­stal­tung, eine Be­nut­zer­ober­flä­che auf­zu­set­zen.

Google Vault

Diese App dient als Ver­wal­tungs­tool und ver­ein­facht es, Dateien, E-Mails und andere Inhalte zu ar­chi­vie­ren und rechts­si­cher auf­zu­be­wah­ren. Hierfür können Sie die über die Google Workspace ge­ne­rier­ten Daten in ver­schie­de­ne Pakete un­ter­tei­len, über­sicht­lich anordnen und ex­por­tie­ren. Zudem ist es möglich, Ver­laufs­pro­to­kol­le ein­zu­se­hen und Daten speziell für Audits zu sammeln. Darüber hinaus dient Google Vault dazu, Nut­zer­kon­ten zu verwalten. Um Da­ten­schutz­richt­li­ni­en ein­zu­hal­ten, können Sie Auf­be­wah­rungs­zeit­räu­me de­fi­nie­ren.

App Maker

Mit App Maker erstellen Sie ganz nach eigenen Vor­stel­lun­gen Apps, um eine nützliche Anwendung parat zu haben, die bei­spiels­wei­se die spe­zi­fi­sche Auf­ga­ben­ver­tei­lung innerhalb der Ab­tei­lun­gen und andere Ar­beits­pro­zes­se er­leich­tert. Das Tool ist als Low-Code-Ent­wick­lungs­platt­form kon­zi­piert, d. h. Sie ent­wi­ckeln Ihre App mithilfe ver­schie­de­ner Vorlagen, ohne zeit­auf­wen­dig Code schreiben zu müssen. Dabei ist es möglich, die App mit anderen An­wen­dun­gen der Google Workspace zu verbinden.

Die cloud­ba­sier­te Google Workspace besitzt viele Vorzüge, hat aber auch ihre Grenzen. Wie schwer die Nachteile wiegen, hängt vom je­wei­li­gen Un­ter­neh­men ab. Je nach Ge­schäfts­be­reich, Mit­ar­bei­ter­struk­tur und Un­ter­neh­mens­kul­tur benötigt jede Firma andere Software-Lösungen. Daher gilt es abzuwägen, ob sich die Google Workspace (ehemals Google Apps for Business) rentiert und tat­säch­lich Ar­beits­pro­zes­se ver­ein­facht. Als Ent­schei­dungs­hil­fe stellen wir Vor- und Nachteile gegenüber.

Vorteile der cloud­ba­sier­ten Plattform

Das Haupt­merk­mal von Google Workspace ist die komplette Ver­la­ge­rung von Da­ten­ab­la­ge und -ver­ar­bei­tung in eine Cloud. Dies un­ter­schei­det sie teilweise von Microsoft 365. Damit ist die Plattform für orts­un­ab­hän­gi­ge Team­ar­beit geradezu prä­de­sti­niert und ein nütz­li­ches Col­la­bo­ra­ti­on-Tool. Firmen, deren Mit­ar­bei­ter zwecks Kun­den­ab­spra­chen, Kon­fe­ren­zen oder Ver­triebs­auf­ga­ben häufig auswärts unterwegs sind, bleiben auf den neuesten Stand, greifen auf alle Daten zu und nehmen trotz räum­li­cher Ab­we­sen­heit an wichtigen Be­spre­chun­gen teil.

Wer es seinen Mit­ar­bei­tern er­mög­licht, im Ho­me­of­fice zu arbeiten, stellt ebenfalls sicher, dass diese auf dem Laufenden bleiben. Das Gleiche gilt für Un­ter­neh­men, die auf ver­schie­de­ne Standorte verteilt sind oder sich re­gel­mä­ßig mit externen Partnern, Dienst­leis­tern und Kunden ab­spre­chen müssen. Die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form mit dem Cloud-Spei­cher­platz stellt sicher, dass jeder frei­ge­schal­te­te Nutzer, wo auch immer er sich gerade befindet, zeit­gleich Zugriff hat, egal ob er einen Laptop, ein Tablet oder ein Smart­phone nutzt.

Ins­be­son­de­re Start-ups und kleinere Un­ter­neh­men schonen Res­sour­cen, wenn sie keine eigene Hard- und Software in­stal­lie­ren müssen; Da­ten­spei­che­rung und Re­chen­pro­zes­se extern erfolgen. Dies erübrigt ein fir­men­ei­ge­nes Re­chen­zen­trum und dessen Wartung. Aus eben­die­sem Grund kann Google Workspace auch für Selbst­stän­di­ge in­ter­es­sant sein, die häufig direkt mit Kunden kom­mu­ni­zie­ren und von außerhalb an Projekten mit­ar­bei­ten. In Sachen cloud­ba­sier­tes Zu­sam­men­ar­bei­ten hat die Google Workspace demnach die Nase vorn.

Im Vergleich zur Google Workspace stellt Microsoft 365 nur eine ru­di­men­tä­re Cloud-Lösung dar. Während die Google Workspace sämtliche Be­ar­bei­tungs­pro­zes­se in Echtzeit syn­chro­ni­siert, funk­tio­niert dies beim Microsoft-Pendant zumeist nur über einen Zwi­schen­schritt, in jedem Fall nicht au­to­ma­tisch. Grund­sätz­lich speichert Office zunächst lokal. Erst, wenn Sie das Dokument an­schlie­ßend beim Cloud-Speicher OneDrive oder dem Content-Ma­nage­ment-System Share­Point ein­stel­len oder Cloud-Funk­tio­nen ak­ti­vie­ren, ist es für andere einsehbar und be­ar­beit­bar. Microsoft 365 bietet demnach ebenfalls eine Schnitt­stel­le zur Cloud und besitzt Groupware-Funk­tio­nen, jedoch geschieht die Ver­net­zung nicht ganz au­to­ma­tisch.

Wer hingegen auf eine hybride Lösung setzt und eine Spei­che­rung auf Fest­plat­te und im Re­chen­zen­trum wünscht, braucht mit Office in dieser Hinsicht keine Nachteile zu be­fürch­ten. Die Kom­po­nen­te Zu­sam­men­ar­beit ist jedoch bei der Google Workspace stärker aus­ge­prägt.

Kehr­sei­ten des Cloud-Systems

Eine komplette Cloud-Lösung macht abhängig. Die Google Workspace setzt in jedem Fall eine schnelle In­ter­net­ver­bin­dung voraus. Gerade bei der Nutzung mobiler Endgeräte stößt das Modell an seine Grenzen. Sollte die Ver­bin­dung einmal gekappt sein, besteht bei vielen Funk­tio­nen al­ler­dings die Mög­lich­keit, in den Off­line­mo­dus über­zu­wech­seln und Dateien nach­träg­lich zu syn­chro­ni­sie­ren.

Wenn Sie auf lokale Kopien ver­zich­ten, werden diese allein bei einem externen Anbieter ge­spei­chert, in diesem Fall auf Googles Servern. Zwar be­schäf­tigt Google Si­cher­heits­exper­ten und besitzt als großer Konzern eine ent­spre­chend aus­ge­klü­gel­te In­fra­struk­tur, um Da­ten­ver­lust zu vermeiden. Al­ler­dings ist auch das beste System nicht hun­dert­pro­zen­tig vor tech­ni­schen Pannen, vor­über­ge­hen­dem Ser­ver­aus­fall, Da­ten­dieb­stahl und Ha­cker­an­grif­fen gefeit. Außerdem behält sich Google vor, den Account aus be­stimm­ten Gründen zu sperren, was jedoch eher ein Worst-Case-Szenario ist.

Überhaupt geben Sie als Nutzer der Google Workspace auch sensible Daten in die Hände des Konzerns und müssen darauf vertrauen, dass diese vor un­be­fug­tem Zugriff geschützt sind. Denn von Ihrem Kon­troll­recht können Sie kaum Gebrauch machen. Fakt ist auch, dass damit Ihre Daten auf den po­ten­zi­ell un­si­che­ren Servern eines Dritt­staa­tes landen, in dem generell andere Da­ten­schutz­be­stim­mun­gen gelten. Si­cher­heits­zer­ti­fi­zie­run­gen wie ISO 27001, das verbrieft, dass Google in­ter­na­tio­na­le Normen in Sachen IT-Si­cher­heit einhält, sollen die Bedenken ausräumen. Gleich­wohl zeigte gerade die NSA-Affäre, dass sich Ge­heim­diens­te an den Server-Stand­or­ten Zutritt zu Daten ver­schaf­fen können.

Zudem sind Googles Da­ten­schutz­be­stim­mun­gen nicht voll­stän­dig trans­pa­rent. Dies legt nahe, dass sich der Konzern gewisse Frei­hei­ten bewahren möchte – schließ­lich bildet die Wei­ter­ver­ar­bei­tung von Nut­zer­da­ten Googles größte ge­schäft­li­che Säule. Das ruft re­gel­mä­ßig Da­ten­schüt­zer auf den Plan.

Daneben ist es aber auch wichtig, dass Sie in Ihrem Un­ter­neh­men auf Da­ten­si­cher­heit achten. Ein ein­ma­li­ger Log-in ist praktisch, stellt aber für Hacker keine große Hürde dar. Ist das Passwort gehackt oder ver­se­hent­lich in falsche Hände geraten, sind viele Daten einsehbar, da sie schließ­lich auf Google Workspace gebündelt werden. Um für mehr Si­cher­heit zu sorgen, bietet Google al­ter­na­tiv mehr­stu­fi­ge Au­then­ti­fi­zie­rungs­ver­fah­ren und andere Si­cher­heits­funk­tio­nen an. Über das Admin-Konto können Sie zudem jederzeit die Zu­gangs­da­ten ändern. Über die Mo­bil­ge­rä­te­ver­wal­tung sichern Sie Daten von mobilen End­ge­rä­ten für den Fall, dass eines verloren geht. Teilweise erlaubt Google Workspace, zu­sätz­lich externe Si­cher­heits­tools ein­zu­be­zie­hen. Dies gilt bei­spiels­wei­se für Gmail, wo Sie auch eigene Zer­ti­fi­ka­te für die S/MIME-Ver­schlüs­se­lung der E-Mail-Kor­re­spon­denz verwenden können.

Auch intern ist es notwendig, über ver­schie­de­ne Ab­tei­lun­gen und Ebenen hinweg Ge­heim­nis­se zu bewahren und besonders ver­trau­li­che Daten zu­sätz­lich zu schützen, ins­be­son­de­re per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von Kunden und Mit­ar­bei­tern. Um dies zu ge­währ­leis­ten, können Sie bei­spiels­wei­se für jeden Nutzer in­di­vi­du­el­le Zu­griffs­rech­te festlegen, sodass nicht jeder alle Dokumente einsehen, be­ar­bei­ten und her­un­ter­la­den kann.

Die Google Workspace räumt Ad­mi­nis­tra­to­ren viele Mög­lich­kei­ten ein. So können diese die Chat­pro­to­kol­le der Mit­ar­bei­ter speichern sowie Nut­zer­kon­ten und per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten verwalten. Nach eigenen Angaben ent­spricht die Google Workspace EU-Da­ten­schutz­an­for­de­run­gen. Dennoch empfiehlt es sich, einmal von einem Rechts­exper­ten prüfen zu lassen, ob die eigene Ver­wen­dungs­wei­se der Plattform der DSGVO ent­spricht. Zudem gibt es Un­ter­neh­men, die mit Google hin­sicht­lich der Da­ten­ver­ar­bei­tung eigene Ver­trags­klau­seln ver­ein­bart haben.

Mehrere Tools aus einer Hand

Eine cloud­ba­sier­te Ar­beits­platt­form, die ver­schie­de­ne An­wen­dun­gen vereint, sorgt für einen besseren Workflow.

• Bessere Übersicht: Die Google Workspace er­leich­tert es, sämtliche Ar­beits­pro­zes­se zu ko­or­di­nie­ren und den Überblick über Meetings, Deadlines und Ar­beits­fort­schrit­te zu wahren. Gerade bei großen Teams und wenn Externe beteiligt sind, spart dies viel Zeit. Eine Plattform, die ver­schie­de­ne auf­ein­an­der ab­ge­stimm­te Ap­pli­ka­tio­nen vereint, stellt sicher, dass alle Mit­ar­bei­ter auf dem neuesten Stand sind. Such­funk­tio­nen erlauben es, aus einer Vielzahl an in der Cloud ge­spei­cher­ten Daten rasch relevante In­for­ma­tio­nen her­aus­zu­fil­tern.
   
• Einfach verwalten: Für Ad­mi­nis­tra­to­ren gibt es eine zentrale Stelle, die ohne zu­sätz­li­che Kon­fi­gu­ra­ti­ons­da­tei­en auskommt. Da alles über eine Cloud läuft, sparen sich Ad­mi­nis­tra­to­ren die Ver­wal­tung von Konten und Lizenzen für mehrere, über ver­schie­de­ne Server verteilte An­wen­dun­gen. Zudem gibt es ver­schie­de­ne Optionen zur Eva­lua­ti­on, Kontrolle und Ver­wal­tung von Zu­griffs­rech­ten.
   
• Leichte Bedienung: Ein Log-in genügt, um auf sämtliche Tools der Google Workspace und Dokumente zu­zu­grei­fen. Echtzeit-Updates erübrigen es, ver­schie­de­ne Dateien nach­träg­lich ak­tua­li­sie­ren und unter Kollegen aus­tau­schen zu müssen. Da die meisten Apps wie bei­spiels­wei­se Chat- und Text­ver­ar­bei­tungs­funk­tio­nen bekannten An­wen­dun­gen von Microsoft ähneln und das Gmail-Konto weit ver­brei­tet ist, können Sie die Google Workspace pro­blem­los in der eigenen Firma einführen. Zumeist sollte es nicht er­for­der­lich sein, Mit­ar­bei­ter im Umgang mit der Google Workspace zu schulen. Zudem gibt es zahl­rei­che Optionen, um über andere Dienste ge­ne­rier­te Daten auf die Google-Plattform zu über­tra­gen.
   
• Externe Tools in­te­grie­ren: Ob zur Da­ten­mi­gra­ti­on oder Funk­ti­ons­er­wei­te­rung: Die Google Workspace ist mit zahl­rei­chen externen Diensten kom­pa­ti­bel. Dazu gehören Customer-Re­la­ti­onship-Systeme ebenso wie Buch­hal­tungs­pro­gram­me. Eine Liste der in­te­grier­ba­ren Programme befindet sich auf Google Workspace Mar­ket­place. Darüber hinaus ist die Google Workspace mit sämt­li­chen Office-An­wen­dun­gen kom­pa­ti­bel. So lässt sich ein mit Google Docs er­stell­ter Text pro­blem­los als Word-Dokument speichern, was den ein oder anderen Nachteil aus­glei­chen könnte. Wer den Funk­ti­ons­um­fang der Office-An­wen­dun­gen vermisst, braucht nicht auf diese zu ver­zich­ten, sollte aber abwägen, ob sich Microsoft 365 allein eventuell mehr lohnt als eine in die Google Workspace in­te­grier­te Lösung. Auch fir­men­in­ter­ne Ent­wick­lun­gen können Sie über eine Schnitt­stel­le einbinden.

Abon­nen­ten können sich zwischen drei Modellen ent­schei­den. Diese un­ter­schei­den sich hin­sicht­lich des Leis­tungs­um­fangs. Mehr Funk­tio­nen schlagen sich ent­spre­chend im Preis nieder. Mitunter erfüllt aber auch schon die ab­ge­speck­te Version die An­for­de­run­gen. In jedem Fall lohnt es sich, die Versionen mit­ein­an­der zu ver­glei­chen.

• Google Workspace Basic: Die Ba­sis­ver­si­on kostet derzeit 4 Euro (Stand: Juli 2018) pro Nutzer und Monat. Sie umfasst alle wichtigen An­wen­dun­gen wie Vi­deo­kon­fe­renz und Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gram­me. Lediglich zur Ver­wal­tung stehen weniger Funk­tio­nen zur Verfügung. Zudem ist der Cloud-Spei­cher­platz auf 30 GB be­schränkt.
   
• Google Workspace Business: Hierfür fallen monatlich 8 Euro an. Der Vorteil ist der nahezu un­be­grenz­te Spei­cher­platz. Bis zu fünf Nutzer können jeder für sich maximal 1 TB nutzen. Zu den zu­sätz­li­chen Features gehören u. a. Tools zur Ar­chi­vie­rung und Ak­ti­vi­tä­ten­nach­ver­fol­gung sowie eine Low-Code-Plattform für die eigene App-Ent­wick­lung.
   
• Google Workspace En­ter­pri­se: Die Pre­mi­um­ver­si­on kostet 23 Euro pro Monat. Sie eignet sich für Un­ter­neh­men, die besondere Funk­tio­nen zur Da­ten­si­cher­heit und Ver­wal­tung benötigen. In diesem Bereich verfügt sie über deutlich mehr Optionen als die Busi­ness­ver­si­on.

Etwas geringer fallen die Google Workspace­Kos­ten aus, wenn Sie sich für den Jah­res­ta­rif ent­schei­den. Dies bedeutet jedoch, dass Sie sich für ein Jahr an die Google Workspace binden. Den Jah­res­be­trag ent­rich­ten Sie als mo­nat­li­che Rate. Ver­klei­nert sich ein Team, besteht erst nach Ablauf des Jah­res­abon­ne­ments die Mög­lich­keit, die Nut­zer­an­zahl zu re­du­zie­ren. Daher eignet sich dieses Ta­rif­mo­dell eher für Firmen mit kon­stan­ter Mit­ar­bei­ter­zahl. Mehr Spielraum gewährt Ihnen der flexible Tarif, bei dem Sie nach Belieben Nutzer hin­zu­fü­gen oder entfernen können und nur für die aktuelle Nut­zer­zahl Gebühren anfallen. Gerade für Firmen mit höherer Mit­ar­bei­ter­fluk­tua­ti­on ist dieses Ab­rech­nungs­mo­dell die bessere Wahl. Zudem ist jederzeit eine Kündigung möglich.

Ge­mein­nüt­zi­ge Or­ga­ni­sa­tio­nen können einen kos­ten­frei­en Zugang zur Plattform erhalten. Für Bil­dungs­ein­rich­tun­gen re­du­zie­ren sich die Kosten deutlich. „Google Workspace für Non-Profits“ und „Google Workspace for Education“ sind an mehrere Be­din­gun­gen geknüpft.