Ihre El­tern­zeit oder Ihr Mut­ter­schutz stehen kurz bevor und Sie müssen noch tausend Dinge erledigen? Damit Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz für die El­tern­zeit nicht zu kurz kommt, haben wir das Wich­tigs­te zum Thema für Sie zu­sam­men­ge­fasst. Mit unseren Vorlagen für die Ab­we­sen­heits­no­tiz zur El­tern­zeit in Englisch und Deutsch sind Sie bestens gerüstet. Außerdem finden Sie hier wichtige Tipps zum Inhalt und zur Ein­rich­tung der E-Mail-Be­nach­rich­ti­gung.

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Ab­we­sen­heits­no­tiz zur El­tern­zeit: Wann und wie ein­rich­ten?

Kurz vor Beginn der El­tern­zeit bzw. des Mut­ter­schut­zes haben Sie beruflich wahr­schein­lich viel zu tun: Sie müssen Projekte ab­schlie­ßen oder übergeben, Ihre Ver­tre­tung ein­ar­bei­ten und Wünsche oder Geschenke ent­ge­gen­neh­men. Da gerät die Ab­we­sen­heits­no­tiz für den Mut­ter­schutz bzw. die El­tern­zeit schon einmal in Ver­ges­sen­heit. Sie sollten jedoch vermeiden, diese wichtige, au­to­ma­ti­sche E-Mail-Be­nach­rich­ti­gung erst kurz vor oder sogar erst zu Beginn Ihrer be­ruf­li­chen Auszeit zu erstellen. Im Idealfall beginnen Sie bereits ein paar Tage oder Wochen vor Ihrer El­tern­zeit mit dem For­mu­lie­ren und Ein­rich­ten der Nachricht. Die Ab­we­sen­heits­no­tiz müssen Sie dann lediglich noch ak­ti­vie­ren, wenn Sie Ihr Büro verlassen.

Hinweis

Je nach E-Mail-Programm gestaltet sich die Ein­rich­tung einer Ab­we­sen­heits­no­tiz anders. Nutzen Sie z. B. unsere Anleitung für die Ein­rich­tung einer Ab­we­sen­heits­no­tiz in Outlook, wenn Sie mit dem Microsoft-Client arbeiten.

Was sollte die Ab­we­sen­heits­no­tiz für El­tern­zeit/Mut­ter­schutz be­inhal­ten?

Aus dem Nach­rich­ten­text sollte klar her­vor­ge­hen, bis wann Sie in El­tern­zeit sind, dass Sie Ihre E-Mails bis zum Ende Ihrer El­tern­zeit nicht lesen und wer Ihre Ver­tre­tung übernimmt. Haben Sie in­ter­na­tio­na­le Kontakte? Dann ergänzen Sie als Service unter Ihrer deutschen Ab­we­sen­heits­no­tiz eine englische Version. Da Sie diese Ab­we­sen­heits­no­tiz erst zu Beginn Ihrer El­tern­zeit ak­ti­vie­ren, ist es nicht zwingend notwendig, den Anfang Ihrer El­tern­zeit zu kom­mu­ni­zie­ren.

Das sollte eine Ab­we­sen­heits­no­tiz enthalten:

  1. Datum, bis wann Sie vor­aus­sicht­lich in El­tern­zeit bzw. im Mut­ter­schutz sind
  2. Ihre Ver­tre­tung: Vor- und Fa­mi­li­en­na­me, E-Mail-Adresse und Te­le­fon­num­mer
  3. ggf. eine englische Version für in­ter­na­tio­na­le Kontakte

Was gehört nicht in die Ab­we­sen­heits­no­tiz für Mut­ter­schutz/El­tern­zeit?

Die Ab­we­sen­heits­no­tiz erreicht als au­to­ma­ti­sche E-Mail-Be­nach­rich­ti­gung sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Kollegen. Sie sollte deshalb pro­fes­sio­nell sein, dem Tonfall Ihres Un­ter­neh­mens ent­spre­chen und für alle Empfänger funk­tio­nie­ren. For­mu­lie­ren Sie Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz nicht zu flapsig oder informell und verwenden Sie am besten die förmliche Anrede (Sie).

Oft ver­zich­ten Eltern auf den Hinweis, wie sie während ihrer El­tern­zeit privat er­reich­bar sind. Sie können jedoch auch eine private E-Mail-Adresse, einen Social-Media-Account oder ein Profil in einem Business-Netzwerk angeben, wenn das mit Ihrem Ar­beit­ge­ber ab­ge­spro­chen und ar­beits­recht­lich erlaubt ist. Eher un­ge­wöhn­lich bzw. unpassend sind private Details, z. B. der Name Ihres Kinds oder Angaben zur fa­mi­liä­ren Situation.

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Ab­we­sen­heits­no­tiz für die El­tern­zeit: Vorlagen in Deutsch und Englisch

Sind Sie unsicher, wie Sie Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz für die El­tern­zeit for­mu­lie­ren sollen? Dann nutzen Sie unsere Vorlagen für die Anrede und den Text in Deutsch und Englisch, die Sie natürlich in­di­vi­du­ell anpassen sollten:

Vorlagen für die Anrede in Deutsch

  • Sehr geehrte Damen und Herren,
  • Guten Tag,
  • Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Ge­schäfts­part­ner und Kunden,
  • Hallo,

Vorlagen für die Anrede in Englisch

  • Dear Sir or Madam,
  • Hello,
  • Dear Sir or Madam, business partners and clients,
  • Hi,

Ab­we­sen­heits­no­tiz für die El­tern­zeit: Vorlagen in Deutsch

Kurz und knapp, ohne Anrede

Ich bin aktuell bis vor­aus­sicht­lich zum XX.XX.XXXX in El­tern­zeit. Meine E-Mails werden nicht wei­ter­ge­lei­tet oder gelesen. Wenden Sie sich bitte mit Ihrem Anliegen an meine Ver­tre­tung, [Vorname Nachname], die Sie per E-Mail an XX@XX.XX oder te­le­fo­nisch unter XXX-XXX XX XX erreichen.

Mit freund­li­chen Grüßen

XX

Etwas per­sön­li­cher

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht, die mich während meiner El­tern­zeit erreicht. Ich widme mich noch bis ein­schließ­lich XX.XX.XXXX ganz meiner Familie und kann Ihre E-Mail daher nicht lesen oder be­ant­wor­ten. Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen gern an meine Ver­tre­tung, [Vorname Nachname]. Sie erreichen sie per E-Mail an XX@XX.XX oder te­le­fo­nisch unter XXX-XXX XX XX.

Herzliche Grüße

XX

Eher informell, mit Kon­takt­mög­lich­keit

Hallo,

ich bin seit XX.XX.XXXX im Mut­ter­schutz mit an­schlie­ßen­der El­tern­zeit und habe das große Glück, mich ganz meinem neu­ge­bo­re­nen Kind widmen zu können. Deine/Ihre E-Mail kann ich in dieser Zeit nicht lesen oder be­ant­wor­ten. Das übernimmt meine wun­der­ba­re Ver­tre­tung [Vorname, Nachname]. Er/Sie ist er­reich­bar per E-Mail an XX@XX.XX oder te­le­fo­nisch unter XXX-XXX XX XX.

Wer mich privat kon­tak­tie­ren möchte, kann dafür folgende E-Mail-Adresse nutzen: XX@XX.XX.

Updates zum süßen Nachwuchs poste ich übrigens re­gel­mä­ßig auf Instagram: @XXXX.

Herzlich

Eure/Ihre XX XX bzw. Euer/Ihr XX XX

Ab­we­sen­heits­no­tiz für die El­tern­zeit: Vorlagen in Englisch

Kurz und knapp, ohne Anrede

I am currently on parental leave until XX/XX/XXXX and can’t read or answer your email. Please get in touch with my colleague [first name, last name] (email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX) for all enquiries and as­sis­tance.

Kind regards

XX

Etwas per­sön­li­cher

Hello

Thank you for your message. I’m currently on parental leave until XX/XX/XXXX and fully occupied with taking care of my little one. Please contact my colleague [first name, last name] (email: XX@XX, phone: XXX-XXX XX XX) who can assist and help you with any queries you might have. I am looking forward to being in touch on my return.

Best wishes

XX

Eher informell, mit Kon­takt­mög­lich­keit

Hi

I am super excited about the arrival of my child and will be on parental leave from XX/XX to XX/XX/XXXX.

As my little one will keep me busy, I won’t be able to read or answer my emails. For all enquiries and as­sis­tance, please contact my colleague [first name, last name] (email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX).

For all personal matters, you can reach me via email: XX@XX.XX.

If you would like to follow my journey as a new parent, you can follow me on Instagram @XXXX.

I’m looking forward to being in touch when I’m back at my desk.

Yours

XX XX

E-Mails während der El­tern­zeit

Haben Sie sich schon Gedanken gemacht, ob und wie Sie während Ihrer El­tern­zeit per E-Mail mit Freunden und Kollegen in Kontakt bleiben möchten? Da Sie Ihre be­ruf­li­che E-Mail-Adresse während dieser Zeit nicht nutzen können, sollten Sie sich früh­zei­tig über eine private Al­ter­na­ti­ve wie eine sichere und spamfreie E-Mail-Adresse von IONOS in­for­mie­ren und einen per­sön­li­chen E-Mail-Account ein­rich­ten, falls Sie das noch nicht gemacht haben.

Tipp

Falls Sie während Ihrer El­tern­zeit in Teilzeit z. B. von zu Hause wei­ter­ar­bei­ten, sind ef­fi­zi­en­te Software-An­wen­dun­gen, un­kom­pli­zier­te Zugriffe auf ge­mein­sa­me Daten und Da­ten­si­cher­heit besonders wichtig. Dafür bietet sich Hosted Microsoft Exchange von IONOS an.

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