SMTP-Server: Was ist das eigentlich?

Der Weg einer E-Mail folgt nicht einer geraden Linie: Im Normalfall gelangt sie nicht direkt vom Absender zum Empfänger, sondern absolviert in einem klar geregelten Prozess mehrere Zwischenschritte. Hauptakteure sind dabei die beteiligten SMTP-Server, die streng nach Protokoll sicherstellen, dass die elektronische Post den Empfänger erreicht. Im Internet gibt es ein ganzes Netzwerk solcher Verteilerstationen oder auch Relays, die den E-Mail-Verkehr überhaupt erst möglich machen.

Als „SMTP-Server“ bezeichnet man einen Mailserver, der E-Mails von einem Absender an einen oder mehrere Empfänger gemäß den Regelungen des Netzwerkprotokolls SMTP ins Internet einspeist und weiterleitet. Eine wichtige Funktion des SMTP-Servers ist dabei die Vermeidung von Spam mittels Authentifizierungsmechanismen, durch die es nur befugten Nutzern möglich ist, E-Mails zu verschicken. Zu diesem Zweck unterstützen die meisten modernen Mailserver die Protokollerweiterung ESMTP mit SMTP-Auth.

Als sogenannte Relays stellen SMTP-Server das essenzielle Bindeglied bei der E-Mail-Übertragung dar, an der gleich mehrere Server beteiligt sind: der Postausgangsserver des Absenders, ein oder mehrere externe Weiterleitungsserver und der Posteingangsserver des Empfängers.

Nachdem der Absender seine E-Mail verschickt hat, wandelt die Webmail-Anwendung seines Providers beziehungsweise sein Mail-Programm (der SMTP-Client, auch „Mail User Agent“ genannt, kurz: MUA) diese in einen Header und einen Body um und lädt beide auf den Postausgangsserver – also einen SMTP-Server. Dieser verfügt über einen sogenannten „Mail Transfer Agent“ (MTA), der die Softwaregrundlage zum Versand und Empfang von E-Mails darstellt. Der MTA überprüft die Mail auf Größe sowie auf Spam und speichert sie dann ab. Um den MTA zu entlasten, ist ihm gelegentlich auch ein „Mail Submission Agent“ (MSA) vorgeschaltet, der die Validität der Mail im Vorfeld prüft. Anschließend sucht der MTA im „Domain Name System“ (DNS) nach der IP-Adresse des Empfänger-Mailservers.

Wenn die Empfänger-Domain mit demselben Mailserver verbunden ist wie der Absender, wird die E-Mail direkt ausgeliefert. Ist dies nicht der Fall, zerlegt sie der MTA in kleine Datenpakete, die auf dem kürzesten und zugleich Traffic-ärmsten Weg an den Ziel-SMTP-Server weitergeleitet werden. Dabei passieren die Pakete mitunter mehrere MTAs auf externen SMTP-Servern (im Fachjargon „Relays“ genannt), welche sich um die stetige Weiterleitung kümmern.

Posteingangsserver des Empfängers

Bei der Ankunft beim Ziel-SMTP-Server werden die Datenpakete wieder zu einer vollständigen E-Mail zusammengesetzt. Diese wird vom MSA und/oder MTA ein weiteres Mal auf Spam gecheckt und dann in den Nachrichtenspeicher des Posteingangsservers übertragen. Von dort aus übermittelt sie der sogenannte „Mail Delivery Agent“ (MDA) ins E-Mail-Postfach des Empfängers. Dann übernehmen andere Netzwerkprotokolle – entweder IMAP oder POP3 – das Herunterladen der elektronischen Post auf den SMTP-Client des Empfängers.

Rein technisch wäre es auch möglich, E-Mails direkt vom SMTP-Client des Absenders an den Client des Empfängers zu schicken. Der Einsatz eines SMTP-Servers bietet aber einen klaren Vorteil: Wenn der Posteingangsserver des Empfängers beschäftigt oder vorübergehend außer Betrieb ist und die E-Mail nicht zugestellt werden kann, versucht der zuständige SMTP-Server automatisch in regelmäßigen Abständen, die Mail zuzustellen. Das passiert so lange, bis die Lieferung gelingt oder die Mail als unzustellbar an den Absender zurückgeht.

Als Absender haben Sie grundsätzlich die Wahl zwischen den SMTP-Servern unterschiedlicher Anbieter, um Ihre E-Mails ins Netzwerk einzuspeisen und weiterzuleiten. Eine für viele durchaus interessante Alternative ist zudem, selbst einen eigenen Server einzurichten.

SMTP-Server von den etablierten Anbietern werden auch von anderen Providern als vertrauenswürdig anerkannt. Zudem gelten ihre Spamfilter aufgrund der großen abgewickelten Datenmengen als besonders stark. Jedoch müssen Sie sich bei kostenfreien Angeboten meist mit strengen Limitierungen bezüglich täglicher E-Mail-Anzahl, Anhang-Größe und Postfach-Speicherplatz arrangieren.

Die Angebote werden von verschiedenen Seiten unterbreitet:

• Internetdienstanbieter: „Internet Service Provider“ (ISP) wie IONOS bieten zu einem Internetanschluss oft auch eine E-Mail-Adresse an, mit der man Zugriff auf die konzerneigenen SMTP-Mailserver erhält.
   
• E-Mail-Provider: Die für Privatpersonen wohl typischste Art, E-Mails an Freunde und Verwandte zu schicken, besteht in der Verwendung der Webmail-Anwendung eines kostenlosen E-Mail-Providers wie Gmail, Yahoo, oder Web.de. Voraussetzung ist lediglich eine zur Domain passende E-Mail-Adresse, mit der man den SMTP-Server des Providers für die persönliche Korrespondenz nutzen kann. Ihr Postfach müssen Sie dazu lediglich für die korrekte SMTP-Server-Adresse konfigurieren – eine Übersicht der beliebtesten Provider und ihrer Adressen folgt weiter unten.
   
• Hosting-Dienstleister: In vielen Hosting-Paketen, wie etwa denen von IONOS, ist standardmäßig eine SMTP-Server-Nutzung enthalten, über die sich der unternehmensinterne und der externe Mailverkehr abwickeln lassen.
   
• Spezialisierte Anbieter: Einige Unternehmen haben sich auf die Vermietung von SMTP-Servern spezialisiert. Dazu gehören zum Beispiel Amazon SES und SparkPost, bei denen man entsprechende Hardware auf Wunsch mieten kann.

Mit etwas technischem Basiswissen ist es auch möglich, sich einen eigenen SMTP-Server einzurichten. Als Hardware-Grundlage kann zum Beispiel ein Raspberry Pi mit entsprechender Software dienen.

Die Vorteile sind offensichtlich: Keine Nutzungsbeschränkungen durch einen Provider, volle Kontrolle über alle Einstellungen und maximale Datenhoheit. Zudem eignet sich ein Server Marke Eigenbau perfekt dafür, sich mit den Hintergründen des E-Mail-Verkehrs vertraut zu machen. Aber es gibt auch Schattenseiten: Wegen der dynamischen IP-Adresse privater Internetzugänge werden private SMTP-Server von großen Mail-Providern oft als Spamverteiler eingestuft. Ein Problem, das man jedoch mit nur wenigen Umstrukturierungsmaßnahmen und/oder Zusatzkosten lösen kann. Will man seine E-Mails aber lediglich an einen anderen privaten Client schicken, ist ein eigener SMTP-Server auf jeden Fall eine gute Alternative.

Nachfolgend noch einmal zusammengefasst, welche Vor- und Nachteile Server von Anbietern im Vergleich zu selbst eingerichteten Servern mit sich bringen:

Wenn ein Fehler in der E-Mail-Übertragung vorliegt, lässt sich das Problem oft leichter lösen, wenn man die Adresse des genutzten SMTP-Servers kennt. Da die meisten Adressen in der Form „smtp.domain.de“ oder „mail.domain.de“ aufgebaut sind, lassen sie sich relativ leicht merken.

Welche Adresse für Ihr E-Mail-Konto die richtige ist, erfahren Sie in den Kontoeinstellungen Ihres Mail-Programms:

• In Outlook klicken Sie im Dateimenü auf „Kontoeinstellungen“, wählen Ihr Konto aus und klicken auf „Ändern“. Es öffnet sich dann eine Übersicht über die Benutzer-, Server- und Anmeldeinformationen.
• In Mozilla Thunderbird öffnen Sie per Rechtsklick auf Ihr Konto das Kontextmenü und klicken auf „Einstellungen“. Unter dem Menüpunkt „Postausgangsserver (SMTP)“ wählen Sie dann Ihren Mailserver aus und klicken auf „Bearbeiten“.

Benötigen Sie Ihre SMTP-Server-Adresse zum ersten Mal, etwa bei der manuellen Konfiguration Ihres Mail-Programms, werden Sie zumeist im Hilfe-Bereich der Homepage Ihres Anbieters fündig. Nachfolgend eine aktuelle Liste (Stand: März 2018) der wichtigsten E-Mail-Provider und Adressen ihrer öffentlich zugänglichen SMTP-Server:

Eine korrekte SMTP-Server-Adresse ist auch vonnöten, wenn die E-Mail-Übertragung nicht reibungslos funktioniert und Maßnahmen wie beispielsweise die Überprüfung des Verbindungsmodus‘ des Mail-Clients oder die Leerung des Posteingangs zu keiner Besserung geführt haben. Klarheit verschafft dann das Telnet-Tool, das auf allen gängigen Betriebssystemen verfügbar ist.

Mittels Telnet können Sie eine SMTP-Session manuell starten, um folgende Problemdiagnosen durchzuführen:

• Überprüfen der SMTP-Implementierung
• Überprüfen der Verfügbarkeit aller erforderlichen SMTP-Kommandos
• Feststellen von Verbindungsblockaden durch eine Firewall oder ein Antivirenprogramm
• Sicherstellen des Nachrichtenempfangs durch einen Benutzer oder eine bestimmte Provider-Domain

Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie Sie die SMTP-Verbindung von einem internen Client zu einem Server via Standardauthentifizierung unter Windows testen:

1. Öffnen Sie die Eingabeaufforderung (suchen Sie per Suchleiste nach dem Begriff „cmd“).
2. Geben Sie den Befehl „telnet smtp.beispiel.com 25“ ein, um eine Verbindung zum SMTP-Server über Port 25 herzustellen. Ersetzen Sie „smtp.beispiel.com“ durch die Adresse Ihres eigenen SMTP-Servers.
3. Ist der Server erreichbar, meldet er sich mit dem Statuscodes 220 und „smtp.beispiel.com ESMTP Postfix“ oder einer vergleichbaren Klartextmeldung zurück. Dies weist bereits darauf hin, dass seitens des SMTP-Servers kein Verbindungsfehler vorliegt.

Anschließend können Sie sich authentifizieren und gegebenenfalls eine Test-Mail versenden, um die Ursache des Problems weiter einzukreisen. Gelangt die E-Mail trotz funktionierender Verbindung nicht ans Ziel, liegt das Problem mit großer Wahrscheinlichkeit beim Provider oder Empfänger.

Kommt keine Antwort beziehungsweise nur eine Fehlermeldung vom Server, verhindern womöglich Ihre Firewall oder Ihr Antivirenprogramm die E-Mail-Übertragung. Alternativ können Sie den SMTP-Verbindungstest übrigens auch mit einem Online-Tool wie wormly durchführen.