Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie leiten ein kleines Unternehmen oder eine Organisation, deren Mitarbeiter untereinander und mit einem kleinen Kundenkreis vorrangig über E-Mail kommunizieren. Solange das Aufkommen der recht individuellen Nachrichten vergleichsweise gering ist, spricht nichts dagegen, sämtliche anfallende Korrespondenz über einen großen Webmail-Provider abzuwickeln.
Ganz anders sieht die Lage aber aus, wenn Ihr Unternehmen und damit auch die Menge an E-Mails allmählich anwachsen. Um der alltäglichen Spam-Flut entgegenzuwirken, deckeln die meisten Internet- und E-Mail-Provider nämlich die Anzahl an Nachrichten, die pro Tag versendet werden dürfen. Bulk-Mails, Newsletter und automatische transaktionale Nachrichten wie Bestellbestätigungen, die an Tausende von Empfängern gehen sollen, benötigen also eine erschwingliche, skalierbare und verlässliche Versandplattform, die den speziellen Anforderungen eines wachsenden Unternehmens gewachsen ist.
Eine Option besteht darin, einen eigenen SMTP-Relay-Server einzurichten. Verwendet man jedoch seine eigene Hardware für die Massen an unternehmensexternen E-Mails, können die großen Datenmengen zulasten der Bandbreite gehen und die interne Peer-to-Peer-Korrespondenz behindern. Ein weiterer Nachteil besteht in den Anschaffungskosten und dem großen Arbeitsaufwand, der mit der Serveradministration verbunden ist. Hinzu kommt, dass E-Mails von fremden SMTP-Relay-Servern häufig als Spam eingestuft werden. Dasselbe gilt auch für solche mit dynamischer IP.
Aufgrund dieser Restriktionen wenden sich viele Unternehmen lieber an einen professionellen SMTP-Relay-Service, der einen eigenen Server für die Weiterleitung von E-Mails betreibt. Mailing-Pakete von Anbietern wie mailjet, sendinblue oder turboSMTP sind auf die Handhabung großer E-Mail-Massen spezialisiert, in ihrem Preismodell je nach Nachrichtenaufkommen skalierbar und haben in der Regel eine einwandfreie Reputation bei Internet- und Mail-Providern, da sie mit diesen eng zusammenarbeiten. Nachdem Sie den jeweiligen Dienst eingerichtet haben, können Sie wie gewohnt Ihre E-Mail-Anwendung (z. B. Microsoft Outlook) nutzen, um Nachrichten zu verschicken und zu empfangen.
Darüber hinaus bieten viele SMTP-Relay-Services einen zusätzlichen Mehrwert wie etwa eine Reporting-Funktion: Indem der SMTP-Relay-Server des Providers automatisch einen Link-Tracker in den Body jeder E-Mail einfügt, können Sie wirtschaftlich wertvolle Daten wie Open-, Click- und Bounce-Rates sowie Feedback zum Sendeprozess oder zu Ihrem Newsletter (z. B. Spam-Beschwerden oder Abonnement-Kündigungen) sammeln. Richtig interpretiert und verwertet, können diese Informationen als Grundlage für die Anpassung und Modifizierung Ihrer E-Mail-Marketing-Kampagnen dienen.