Excel-Datei wiederherstellen

Wenn eine mühsam erstellte Excel-Tabelle plötzlich weg ist, waren häufig viele Arbeitsstunden umsonst investiert. Oft kommt es bereits zum Datenverlust, wenn das Tabellen-Programm abstürzt oder die Datei versehentlich überschrieben wird. In vielen Fällen gibt es jedoch die Möglichkeit, überschriebene bzw.nicht  gespeicherte  Excel-Dateien wiederherzustellen, ähnlich wie man es beispielsweise von der Wiederherstellung von Word-Dokumenten oder Wiederherstellung von Powerpoint-Dateien kennt.

Welche Lösungen es im Einzelnen gibt und wie Sie eine Excel-Datei Schritt für Schritt wiederherstellen können, zeigen wir in diesem Tutorial.

Überschriebene Excel-Datei wiederherstellen – mithilfe der Excel-Sicherung

In früheren Excel-Versionen wurde beim Speichern einer Datei automatisch eine Sicherungskopie angelegt. Diese Sicherungskopie schützte vor versehentlichen Änderungen, da sich im Notfall der letzte Stand der jeweiligen Excel wiederherstellen ließ. In aktuellen Excel-Versionen gibt es diese Funktion nach wie vor – sie ist hier jedoch gut versteckt. Sie müssen mittlerweile nämlich für jede Datei eigens festlegen, ob Sie eine Sicherungskopie beim Speichern anlegen möchten oder nicht. Diese Einstellung können Sie folgendermaßen anpassen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf „Speichern unter“.
  2. Wählen Sie im nächsten Fenster „Durchsuchen“ und den Ordner, in dem Sie die Datei speichern möchten.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ zunächst auf „Tools“ und dann auf „Allgemeine Optionen“.
  4. In diesem Dialogfeld setzen Sie das Häkchen bei „Sicherungsdatei erstellen“ und bestätigen mit „OK“.
Tipp

Die Option „Öffnen“ können Sie alternativ auch über die Excel-Tastenkombination [Strg]+[O] aufrufen.

Wenn Sie die Datei jetzt speichern, wird jedes Mal automatisch eine Sicherungskopie mit der Endung XLK angelegt.

Sie haben zwei Möglichkeiten, eine solche Sicherungsdatei wiederherzustellen: Entweder Sie ersetzen die Dateiendung der Sicherungsdatei durch XLSX und öffnen diese anschließend auf dem gewohnten Wege. Alternativ wählen Sie in Excel die Registerkarte „Datei“ aus und klicken auf „Öffnen“. Drücken Sie auf den Button „Durchsuchen“ und navigieren Sie zu dem Ordner, in dem sich die Datei befindet. Wählen Sie im Dateiauswahl-Dialog unten rechts statt „Alle Excel-Dateien“ die Option „Sicherungsdateien“ aus. Sie sehen nun alle Sicherungsdateien in diesem Ordner und können diese direkt öffnen, bearbeiten und wieder im Excel-Format speichern.

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Überschriebene Daten in Excel wiederherstellen – via OneDrive-Sicherung

Wenn Sie Ihre Excel-Dateien auf OneDrive speichern, um sie mit Kollegen zu teilen, gemeinsam zu bearbeiten oder auf mehreren Geräten nutzen zu können, haben Sie automatisch eine Sicherung der letzten gespeicherten Versionen. OneDrive verwendet eine einfache Versionsverwaltung, die es Ihnen ermöglicht, die letzten Sicherungsstände aller Dateien jederzeit abzurufen. Dafür gehen Sie einfach folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im OneDrive-Ordner (im Explorer) auf die gewünschte Datei.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü den „Versionsverlauf“ aus. Dort finden Sie die letzten Sicherungen der Datei.
  3. Klicken Sie bei der gewünschten Version rechts auf das Drei-Punkte-Icon. Dort können Sie die Excel-Datei unter ihrem ursprünglichen Namen wiederherstellen oder herunterladen und unter einem anderen Namen speichern, um die beiden Versionen zu vergleichen.

Überschriebenes Excel-Dokument wiederherstellen mit dem Windows-Dateiversionsverlauf

Der optional nutzbare Dateiversionsverlauf in Windows 10 speichert alle Dateien im eigenen Benutzerverzeichnis in regelmäßigen Abständen (sowie bei gravierenden Veränderungen) auf einem externen Laufwerk. Dies schützt nicht nur vor Verlusten durch Festplattenfehler oder Viren, sondern auch vor versehentlichem Überschreiben. Für die Sicherung sind externe USB-Speichermedien oder ein Netzlaufwerk erforderlich.

Haben Sie den Dateiversionsverlauf aktiviert, können Sie einen älteren Bearbeitungsstand einer Excel folgendermaßen wiederherstellen:

  1. Markieren Sie die Datei im Explorer und klicken Sie im Tab „Start“ auf die Schaltfläche „Verlauf“.
  2. Es öffnet sich ein neues Fenster, das die zuletzt gesicherte Version dieser Datei anzeigt. Mit den Pfeilsymbolen für Links und Rechts am unteren Fensterrand können Sie zwischen älteren Dateiversionen hin und her blättern. Auf diese Weise finden Sie leicht den gewünschten Änderungsstand der Datei.
  3. Ein Klick auf das Symbol mit dem runden Pfeil unten in der Mitte stellt die gewünschte Dateiversion wieder her. Dabei wird die aktuell vorhandene Dateiversion überschrieben. Klicken Sie alternativ oben rechts in der Ecke auf das Zahnrad und wählen Sie im Menü die Option „Wiederherstellen in“. So können Sie ein beliebiges Verzeichnis auswählen, in das die alte Dateiversion hineinkopiert werden soll.
Tipp

Um frühere Versionen einer bestimmten Excel-Datei zu finden, gibt es einen noch einfacheren Weg: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei im Explorer und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt „Eigenschaften“ aus. Auf der Registerkarte „Vorgängerversionen“ im nächsten Fenster sehen Sie alle gespeicherten Dateiversionen. Dort können Sie über den Button „Wiederherstellen“ die Datei wiederherstellen oder in einem anderen Ordner eine Kopie sichern.

Dateiversionsverlauf einrichten

Damit die im vorherigen Abschnitt beschriebene Methode funktioniert, müssen Sie den Dateiversionsverlauf in Windows zunächst einrichten:

  1. Rufen Sie das Untermenü „Sicherung“ im Einstellungen-Menü „Update und Sicherheit“ auf.
  2. Klicken Sie auf „Laufwerk hinzufügen“ und wählen Sie das gewünschte Sicherungslaufwerk aus. Ist eine externe Festplatte oder ein Netzwerklaufwerk verfügbar, das für den Dateiversionsverlauf geeignet ist, wird dieses Laufwerk automatisch vorgeschlagen.
  3. Aktivieren Sie die Option „Meine Dateien automatisch sichern“.
  4. Nach dem Einschalten wird der Dateiversionsverlauf im Hintergrund aktiviert.
  5. Klicken Sie auf „Weitere Optionen“ und dann auf „Jetzt sichern“, um vorhandene Daten sofort auf das Sicherungslaufwerk zu kopieren. Andernfalls werden Daten erst bei der nächsten Änderung kopiert.
Tipp

Die Excel-Datei lässt sich nicht öffnen? Die Lösung zu diesem Problem finden Sie in unserem "Excel-Datei lässt sich nicht öffnen" Artikel.

Zu sichernde Ordner auswählen

Der Dateiversionsverlauf sichert gezielt Dateien, die bei einem Verlust nicht wiederherzustellen wären, jedoch keine Programme oder Betriebssystemdateien. Typische Datenordner sind im eigenen Benutzerprofil automatisch zum Sichern ausgewählt. Unter „Sicherungsoptionen“ können Sie beliebige weitere Ordner hinzufügen, wenn Sie zum Beispiel Projektordner verwenden, die nicht im eigenen Benutzerordner auf der Festplatte liegen.

Nicht gespeicherte Excel-Datei wiederherstellen

Stürzt Excel während der Arbeit ab oder fällt der Strom aus, ist die gerade bearbeitete Datei meist nicht verloren. In der Regel lässt sie sich noch retten, selbst wenn sie vorher nicht gespeichert wurde. In allen Microsoft-Office-Programme ist nämlich eine automatische Sicherung eingebaut. Funktioniert Excel nicht mehr und stürzt ab, bietet das Programm beim Neustart die Möglichkeit, die Excel-Datei aus der automatischen Sicherung wiederherzustellen, falls das Programm beim letzten Mal nicht ordnungsgemäß beendet wurde.

Über das Startfenster stellen Sie die jeweilige Excel dann folgendermaßen wieder her:

  1. Klicken Sie auf „Wiederhergestellte Dateien anzeigen“, erscheint eine Liste aller zuletzt geöffneten und nicht richtig gespeicherten Dateien mit dem letzten Speicherdatum.
  2. Mit einem Klick können Sie die gewünschte Datei wiederherstellen.
  3. Speichern Sie die Sicherung anschließend unbedingt noch einmal als Excel-Datei ab, denn die automatische Wiederherstellung wird beim ordnungsgemäßen Verlassen von Excel gelöscht.

Sie können ein nicht gespeichertes Excel-Dokument auch zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen:

  1. Klicken Sie dazu im Menüband auf „Datei“ und im Bereich „Informationen“ auf „Arbeitsmappe verwalten“.
  2. Über den Menüpunkt „Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen“ finden Sie die nicht gespeicherten Excel-Dateien und können sie wiederherstellen. Excel legt die nicht gespeicherten Änderungen im Ordner „C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles“ ab. Dort haben Sie ebenfalls Zugriff auf die Dateien.
Tipp

Die Windows-Datei lässt sich nicht löschen? Finden Sie die passende Lösung in unserem Artikle zu diesem Thema!

Automatisches Speichern schützt vor Datenverlust

Excel verwendet eine eigene Datensicherung, die Ihren Zwischenstand automatisch in regelmäßigen Abständen speichert. Allerdings müssen Sie diese aktivieren:

  1. Rufen Sie hierfür den Reiter „Datei“ auf und klicken Sie auf „Optionen“.
  2. Wählen Sie im nächsten Fenster den Punkt „Speichern“ und setzen Sie ein Häkchen bei „AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle…“.
  3. Tragen Sie den gewünschten Zeitabstand ein, in dem Excel die Daten sichern soll.
  4. Aktivieren Sie die Option „Beim Schließen ohne Speichern die letzte automatisch gespeicherte Version beibehalten“. Dann lässt sich die zuletzt verwendete Excel-Datei leichter wiederherstellen, wenn das Programm unerwartet beendet wird.
Tipp

Sie wollen alle getätigten Änderungen in Ihrem Excel-Dokument sehen? Dann lesen Sie unseren Digital Guide Artikel "Excel: Änderungen nachverfolgen".


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