Unterschrift in Word einfügen

Häufig wird auch offizielle Korrespondenz im privaten oder beruflichen Rahmen per E-Mail versendet. Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, ein Word-Dokument einfach zu unterschreiben. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Unterschrift in Word einfügen.

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Warum sollte man eine Signatur in Word einfügen?

Oftmals gehört es nicht nur zum guten Stil, ein Dokument mit einer Unterschrift zu versehen, sondern kann auch eine rechtliche Notwendigkeit sein. Sie garantiert die Echtheit eines Dokuments und bestätigt, dass der Unterzeichnende den Inhalt verstanden hat und sein Einverständnis gibt. Auch bei der Korrespondenz im digitalen Raum ist eine Unterschrift unter Umständen aus eben diesen Gründen notwendig. Daher können Sie Ihre Signatur bei Microsoft Word einfügen und das entsprechende Dokument dann wahlweise per E-Mail verschicken oder ausdrucken. Es gibt unterschiedliche Methoden, um ein Word-Dokument zu unterschreiben, die drei gängigsten und einfachsten erklären wir Ihnen im Folgenden.

Unterschrift in Word als Grafik einfügen

Sie können Ihre Unterschrift als Grafik in das fertige Dokument einfügen. Diese Methode ist ganz leicht durchzuführen, allerdings benötigen Sie dafür einen Scanner oder ein Smartphone. Um Ihr Word-Dokument zu unterschreiben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Setzen Sie Ihre Unterschrift auf ein weißes Stück Papier. Nutzen Sie einen Kugelschreiber oder Füllfederhalter, damit die Signatur sich gut abhebt.
  2. Nun scannen Sie die Unterschrift ab. Wählen Sie zum Abspeichern ein gängiges Bildformat, wie PNG oder JPG. Sofern Ihr Scanner oder das Programm auf Ihrem Smartphone die Möglichkeit bietet, nur einen bestimmten Bereich zu scannen, wählen Sie nur den kleinen Ausschnitt mit Ihrer eigentlichen Unterschrift aus. Die Qualität Ihres Scans sollte mindestens 300 dpi betragen.
  3. Öffnen Sie das Bild und schneiden Sie es zu. Es sollten möglichst nur kleine weiße Ränder bleiben. So lässt sich die Unterschrift in Word besser einfügen. Wenn Sie das Bild fertig bearbeitet haben, speichern Sie es erneut in einem Bildformat. Sie können diese Unterschrift auch in Zukunft für andere Dokumente verwenden.
  4. Öffnen Sie das Word Dokument, das Sie unterschreiben möchten, klicken Sie in der oberen Leiste auf „Einfügen > Bilder“ (oder „Einfügen > Bilder > Bild aus Datei“, wenn Sie einen Mac benutzen) und wählen Sie das Bild Ihrer Signatur aus.
  1. Jetzt platzieren Sie die Unterschrift an der entsprechenden Stelle und speichern das Dokument ab. Hierfür verwenden Sie entweder die Option „Datei > Speichern“ oder die entsprechenden ((Word-Tastenkombinationen für Windows oder Mac. Sollte die Signatur noch zu groß sein, können Sie diese ein wenig verkleinern. Achten Sie dabei aber auf die Lesbarkeit.

Signatur bei Word einfügen mit Touchpad

Bei neueren Microsoft-Office-Versionen können Sie auch das Touchpad Ihres Tablets oder Smartphones verwenden und damit Ihre Unterschrift in Word einfügen. Auch mit einem entsprechenden Grafiktablett und einem digitalen Stift können Sie Ihre Signatur händisch setzen.

  1. Hierfür wählen Sie zunächst die Freihandoption aus. Bei Bedarf fügen Sie hier einen Stift hinzu oder zeichnen mit dem Finger.
  2. Wählen Sie für Ihre digitale Unterschrift in Word schwarze oder blaue Farbe aus. Diese sind gut lesbar und sehen professioneller aus als zu helle oder intensive Töne.
  3. Auch die Schriftstärke legen Sie selbst fest. Mit dem Plus- und Minuszeichen passen Sie die Stärke an.
  4. Nun unterschreiben Sie Ihr Word Dokument. Am einfachsten ist es, wenn Sie die Signatur bereits an die vorgesehene Stelle setzen.

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Signaturzeile anlegen

Während die beiden genannten Methoden sich gerade auch dann anbieten, wenn Sie das unterzeichnete Dokument per E-Mail versenden möchten, ist die folgende Option gut geeignet, wenn Sie das Dokument ausdrucken wollen. Microsoft Word bietet Ihnen dann nämlich die Möglichkeit, eine Signaturzeile einzufügen. Diese sorgt dafür, dass Ihr Dokument gut strukturiert bleibt und Ihre Unterschrift den nötigen Raum bekommt.

  1. Zunächst stellen Sie Ihr Dokument fertig. Beachten Sie dabei auch den benötigten Platz für Fuß- oder Endnoten.
  2. Klicken Sie auf die Stelle, an der Ihre Signatur stehen soll und wählen dann „Einfügen > Signaturzeile“.
  3. Nun klicken Sie die Option „Microsoft Office-Signaturzeile“ an.
  4. Sie haben die Möglichkeit festzulegen, was unter Ihrer Unterschrift stehen soll. Bei privaten Dokumenten gehört hier Ihr Name hin. Versenden Sie ein berufliches Dokument, geben Sie unter Umständen zusätzlich Ihre Position im Unternehmen an.
  5. Jetzt wird an der entsprechenden Stelle eine Signaturzeile angezeigt. Drucken Sie das Dokument nun aus und unterzeichnen es im Anschluss. Alternativ können Sie Ihre Unterschrift direkt in Word einfügen, wie oben erklärt.

Was gibt es zu beachten, wenn Sie in Word Ihre Unterschrift einfügen?

Wenn Sie Ihre Unterschrift in Word einfügen, gibt es ein paar Punkte, die Sie beachten sollten. Falls Sie das Dokument nicht ausdrucken, sondern direkt per E-Mail versenden oder es hochladen, speichern Sie es am besten als PDF ab. Das ist sicherer und verhindert, dass Ihre Angaben nachträglich noch verändert werden können. Wenn Sie ein Dokument bereits umgewandelt haben und die Unterschrift nachträglich einfügen möchten, ist es auch problemlos möglich, das PDF selbst zu unterschreiben.

Gerade bei sensiblen Dokumenten, die eine Unterschrift benötigen, kann es sinnvoll sein, weitere Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Ein Wasserzeichen oder eine Verschlüsselung sorgen dafür, dass Ihre Unterlagen von ungewollten Änderungen oder einem unerlaubten Zugriff verschont bleiben.

Tipp

Wenn Sie Ihre Dokumente bestmöglich schützen möchten, aber dabei trotzdem einen optimalen und reibungslosen Workflow anstreben, ist ein sicherer Online-Speicher die beste Wahl. Mit dem HiDrive Cloud-Speicher, sind all Ihre Dokumente sicher und zentral gespeichert und lassen sich problemlos bearbeiten und teilen.

Während häufig die oben beschriebene einfach elektronische Signatur ausreichend ist, gibt es Fälle, in denen Sie eine zertifizierte Signatur benötigen. Kündigungen von Arbeits- oder Mietverträgen sowie Bürgschaften und Darlehen sind zum Beispiel nur mit einer zertifizierten Signatur gültig.

Bei den meisten anderen Verträgen hat allerdings die digitale Signatur die volle rechtliche Wirksamkeit. Alternativ haben Sie allerdings immer auch die Option, die Dokumente mit Microsoft Word zu verfassen, eine Signaturzeile einzufügen und Ihre Unterschrift dann nach dem Ausdrucken zu setzen. Damit sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Tipp

Lesen Sie auch den Digital Guide Artikel "PDF unterschreiben".

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