Unterschrift in Word einfügen

Häufig wird auch offizielle Korrespondenz im privaten oder beruflichen Rahmen per E-Mail versendet. Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, ein Word-Dokument einfach zu unterschreiben. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Unterschrift in Word einfügen.

Oftmals gehört es nicht nur zum guten Stil, ein Dokument mit einer Unterschrift zu versehen, sondern kann auch eine rechtliche Notwendigkeit sein. Sie garantiert die Echtheit eines Dokuments und bestätigt, dass der Unterzeichnende den Inhalt verstanden hat und sein Einverständnis gibt. Auch bei der Korrespondenz im digitalen Raum ist eine Unterschrift unter Umständen aus eben diesen Gründen notwendig. Daher können Sie Ihre Signatur bei Microsoft Word einfügen und das entsprechende Dokument dann wahlweise per E-Mail verschicken oder ausdrucken. Es gibt unterschiedliche Methoden, um ein Word-Dokument zu unterschreiben, die drei gängigsten und einfachsten erklären wir Ihnen im Folgenden.

Bei neueren Microsoft-Office-Versionen können Sie auch das Touchpad Ihres Tablets oder Smartphones verwenden und damit Ihre Unterschrift in Word einfügen. Auch mit einem entsprechenden Grafiktablett und einem digitalen Stift können Sie Ihre Signatur händisch setzen.

1. Hierfür wählen Sie zunächst die Freihandoption aus. Bei Bedarf fügen Sie hier einen Stift hinzu oder zeichnen mit dem Finger.
2. Wählen Sie für Ihre digitale Unterschrift in Word schwarze oder blaue Farbe aus. Diese sind gut lesbar und sehen professioneller aus als zu helle oder intensive Töne.
3. Auch die Schriftstärke legen Sie selbst fest. Mit dem Plus- und Minuszeichen passen Sie die Stärke an.
4. Nun unterschreiben Sie Ihr Word Dokument. Am einfachsten ist es, wenn Sie die Signatur bereits an die vorgesehene Stelle setzen.

Wenn Sie Ihre Unterschrift in Word einfügen, gibt es ein paar Punkte, die Sie beachten sollten. Falls Sie das Dokument nicht ausdrucken, sondern direkt per E-Mail versenden oder es hochladen, speichern Sie es am besten als PDF ab. Das ist sicherer und verhindert, dass Ihre Angaben nachträglich noch verändert werden können. Wenn Sie ein Dokument bereits umgewandelt haben und die Unterschrift nachträglich einfügen möchten, ist es auch problemlos möglich, das PDF selbst zu unterschreiben.

Gerade bei sensiblen Dokumenten, die eine Unterschrift benötigen, kann es sinnvoll sein, weitere Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Ein Wasserzeichen oder ein Verschlüsselungsverfahren sorgen dafür, dass Ihre Unterlagen von ungewollten Änderungen oder einem unerlaubten Zugriff verschont bleiben.

Während häufig die oben beschriebene einfach elektronische Signatur ausreichend ist, gibt es Fälle, in denen Sie eine zertifizierte Signatur benötigen. Kündigungen von Arbeits- oder Mietverträgen sowie Bürgschaften und Darlehen sind zum Beispiel nur mit einer zertifizierten Signatur gültig.

Bei den meisten anderen Verträgen hat allerdings die digitale Signatur die volle rechtliche Wirksamkeit. Alternativ haben Sie allerdings immer auch die Option, die Dokumente mit Microsoft Word zu verfassen, eine Signaturzeile einzufügen und Ihre Unterschrift dann nach dem Ausdrucken zu setzen. Damit sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.