Word-Vorlagen nutzen, erstellen und verändern

Auch wenn es einige kostenlose Alternativen zu Word gibt, so ist das Textverarbeitungsprogramm von Microsoft weiterhin das meistverwendete der Welt. Zu den wichtigsten Features von Word gehören die Formatvorlagen. Sie definieren Merkmale wie Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand und gewährleisten damit eine einheitliche Formatierung.

In Word sind bereits viele Formatvorlagen voreingestellt. Aber wie lassen sie sich optimal nutzen und bei Bedarf anpassen? Und wie kann man neue Vorlagen erstellen? Diese und andere Fragen beantworten wir in den folgenden Abschnitten.

Um einer Datei mit wenig Aufwand ein einheitliches Erscheinungsbild zu verleihen, bietet Microsoft vier Arten von Word-Vorlagen:

• Absatzformatvorlagen
• Zeichenformatvorlagen
• Tabellenformatvorlagen
• Listenformatvorlagen

Diese Formatvorlagen bestimmen das Aussehen eines Textes auf Absatzebene und ermöglichen die Formatierung großer Textabschnitte. Eine Absatzformatvorlage kann Formatierungsdefinitionen einer Zeichenformatvorlage enthalten, legt aber gleichzeitig die Gestaltung eines Absatzes fest. In einem neuen Word-Dokument ist für gewöhnlich die Absatzformatvorlage „Standard“ für den gesamten Text vordefiniert. Absatzformatvorlagen können z. B. folgende Attribute festlegen:

• Einzüge und Abstände
• Zeilen- und Seitenumbruch
• Rahmen und Schattierungen
• Listen
• Tabulatoren
• alle Zeichenattribute

In Word werden Vorlagen auf Absatzebene durch das ¶-Zeichen gekennzeichnet.

Sie bestimmen das Aussehen eines Textes auf Zeichenebene und werden vorwiegend zur Formatierung kleinerer Textabschnitte genutzt, z. B. um ein Wort hervorzuheben. Zeichenformatvorlagen beinhalten jedoch keine Formatierung, die sich auf Merkmale des gesamten Absatzes auswirkt. Zeichenformatvorlagen können z.B. folgende Attribute festlegen:

• Schriftart
• Schriftgröße
• Farbe
• Auszeichnung als fett, kursiv oder unterstrichen

Zeichenformatvorlagen sind in der Symbolleiste an dem a-Zeichen zu erkennen.

Tabellenformatvorlagen bestimmen das Aussehen von Tabellen und legen z. B. folgende Attribute fest:

• Überschriftzeilen
• Gitternetzlinien
• Akzentfarben

Sie bestimmen das Aussehen von Listen und definieren unter anderem folgende Attribute:

• Aufzählungsformat
• Nummerierungsformat
• Einzüge

Sowohl vordefinierte als auch selbst erstellte Formatvorlagen erleichtern die Arbeit an einem Textdokument. Das macht sich insbesondere bei der Bearbeitung komplexer Dokumente, wie etwa Abschlussarbeiten oder Manuskripten, bemerkbar. Zunächst wirkt die manuelle Formatierung am einfachsten und schnellsten. Doch bei längeren Texten ist es effizienter, Word-Formatvorlagen zu nutzen, statt immer wieder Textabschnitte separat zu formatieren. Folgende Gründe sprechen für die Nutzung von Vorlagen:

• Kontinuität: Durch die einheitliche Formatierung entsteht ein stimmiges Dokumenten-Layout.
   
• Effizienz: Ist die Formatvorlage einmal erstellt, lässt sie sich unverändert auf jeden Abschnitt des Dokuments anwenden.
   
• Anpassungsfähigkeit: Wird eine Formatvorlage kontinuierlich verwendet, muss bei Bedarf nur diese angepasst werden, um alle dadurch definierten Textabschnitte anzupassen.
   
• Navigation: Die Navigations-Funktion ermöglicht, schnell zwischen den einzelnen Abschnitten des Dokuments zu wechseln. Um die Funktion zu nutzen, gehen Sie auf die Registerkarte „Ansicht“ und wählen im Menü „Anzeigen“ die Option „Navigationsbereich“. Der Abschnitt des Dokuments, in dem Sie sich aktuell befinden, wird optisch hervorgehoben.
   
• Automatisierung: Bei der konsequenten Verwendung von Word-Vorlagen für Überschriften lässt sich automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen, das Sie bei Änderungen mit nur wenigen Klicks anpassen können.
   
• Gliederung: In der Gliederungs-Ansicht lassen sich einzelne Abschnitte eines Dokumentes übersichtlich verschieben. Sie befindet sich auf der Registerkarte „Ansicht“. In der Ansicht sind die Überschriften hierarchisch gegliedert. Steht vor der Überschrift ein Pluszeichen, gibt es darunter eine weitere Ebene. Bei einem Minuszeichen folgt nur Fließtext. In der Standardansicht werden alle Ebenen des Dokuments angezeigt. Zur besseren Übersicht kann man sich aber beispielsweise auch nur zwei Ebenen anzeigen lassen. Diese Ansicht eignet sich auch, um Korrekturen in der Struktur vorzunehmen und Textabschnitte innerhalb des Dokuments schnell zu verschieben. Sind die entsprechenden Ebenen mit einer Formatvorlage markiert, lassen sie sich in den Gliederungstools schnell und einfach an die gewünschte Stelle schieben.

Alternativ können Sie die Formatvorlagen für Überschriften auch per Shortcut zuweisen. Nutzen Sie dazu die Tastenkombination „Alt“ und die jeweilige Ebene der Überschrift:

Überschrift 1: „Alt“ + „1“

Überschrift 2: „Alt“ + „2“

1. Benennen Sie die Formatvorlage.
2. Legen Sie den Formatvorlagentyp fest. Sie können zwischen „Absatz“, „Zeichen“, „Verknüpft“ (Absatz und Zeichen), „Tabelle“ und „Liste“ wählen.
3. Soll die Vorlage auf einer bereits vorhandenen basieren, können Sie dies unter „Formatvorlage basiert auf“ festlegen.
4. Möchten Sie eine Vorlage für den folgenden Absatz festlegen, können Sie eine entsprechende „Formatvorlage“ für den folgenden Absatz bestimmen.
5. Legen Sie Schriftart und -größe sowie weitere mögliche Formatierungen fest.
6. Sobald Sie mit „OK“ bestätigen, finden Sie Ihre neu erstellte Vorlage im Menü „Formatvorlagen“.

Alternativ gelangen Sie auch direkt über den formatierten Text in das Menü:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text.
2. Wählen Sie in der sich öffnenden Minisymbolleiste die Option „Formatvorlagen“ und klicken Sie auf „Formatvorlage erstellen“.
3. Wählen Sie die Option „Ändern“.

4. Nehmen Sie die Formatierungsänderungen wie oben beschrieben vor.
5. Wählen Sie die Option „Zum Formatvorlagenkatalog hinzufügen“ aus, finden Sie die erstellte Formatvorlage zukünftig im visuellen Menü.
6. Bestätigen Sie mit „OK“.

In Word können Sie auch bestehende Vorlagen aus dem Formatvorlagenkatalog verändern. Die Anpassung ist auf zwei Arten möglich:

• Anpassung an die Formatierung eines Dokuments
• Manuelle Anpassung im Dialogfeld

3. Wählen Sie im unteren Bereich des Menüs die Option „Zum Formatvorlagenkatalog hinzufügen“, um später auf die Vorlage zurückgreifen zu können.