Auch wenn es einige kostenlose Alternativen zu Word gibt, so ist das Textverarbeitungsprogramm von Microsoft weiterhin das meistverwendete der Welt. Zu den wichtigsten Features von Word gehören die Formatvorlagen. Sie definieren Merkmale wie Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand und gewährleisten damit eine einheitliche Formatierung.
In Word sind bereits viele Formatvorlagen voreingestellt. Aber wie lassen sie sich optimal nutzen und bei Bedarf anpassen? Und wie kann man neue Vorlagen erstellen? Diese und andere Fragen beantworten wir in den folgenden Abschnitten.
Um einer Datei mit wenig Aufwand ein einheitliches Erscheinungsbild zu verleihen, bietet Microsoft vier Arten von Word-Vorlagen:
Diese Formatvorlagen bestimmen das Aussehen eines Textes auf Absatzebene und ermöglichen die Formatierung großer Textabschnitte. Eine Absatzformatvorlage kann Formatierungsdefinitionen einer Zeichenformatvorlage enthalten, legt aber gleichzeitig die Gestaltung eines Absatzes fest. In einem neuen Word-Dokument ist für gewöhnlich die Absatzformatvorlage „Standard“ für den gesamten Text vordefiniert. Absatzformatvorlagen können z. B. folgende Attribute festlegen:
In Word werden Vorlagen auf Absatzebene durch das ¶-Zeichen gekennzeichnet.
Sie bestimmen das Aussehen eines Textes auf Zeichenebene und werden vorwiegend zur Formatierung kleinerer Textabschnitte genutzt, z. B. um ein Wort hervorzuheben. Zeichenformatvorlagen beinhalten jedoch keine Formatierung, die sich auf Merkmale des gesamten Absatzes auswirkt. Zeichenformatvorlagen können z.B. folgende Attribute festlegen:
Zeichenformatvorlagen sind in der Symbolleiste an dem a-Zeichen zu erkennen.
Tabellenformatvorlagen bestimmen das Aussehen von Tabellen und legen z. B. folgende Attribute fest:
Sie bestimmen das Aussehen von Listen und definieren unter anderem folgende Attribute:
Sowohl vordefinierte als auch selbst erstellte Formatvorlagen erleichtern die Arbeit an einem Textdokument. Das macht sich insbesondere bei der Bearbeitung komplexer Dokumente, wie etwa Abschlussarbeiten oder Manuskripten, bemerkbar. Zunächst wirkt die manuelle Formatierung am einfachsten und schnellsten. Doch bei längeren Texten ist es effizienter, Word-Formatvorlagen zu nutzen, statt immer wieder Textabschnitte separat zu formatieren. Folgende Gründe sprechen für die Nutzung von Vorlagen:
In der Gliederungs-Ansicht ist die Markierung wichtig. Ist nur die Überschrift markiert, aber der gesamte Fließtext eingeblendet, geht Word davon aus, dass nur die Überschrift verschoben werden soll. Ist der Text ausgeblendet, wird hingegen der gesamte Abschnitt verschoben.
Bereits bestehende Formatvorlagen in Word finden Sie in dem Menü „Formatvorlagen“, auf der Registerkarte „Start“. Um eine Formatvorlage aus dem Formatvorlagenkatalog anzuwenden, markieren Sie den jeweiligen Text und klicken danach auf die entsprechende Vorlage. Die aktuell genutzte Vorlage ist durch eine Umrandung markiert.
Um sich weitere Word-Formatvorlagen anzeigen zu lassen, nutzen Sie den Pfeil auf der rechten Seite des Menüs „Formatvorlagen“ oder öffnen mit einem Klick auf den Menüpfeil das entsprechende Menü.
Alternativ können Sie die Formatvorlagen für Überschriften auch per Shortcut zuweisen. Nutzen Sie dazu die Tastenkombination „Alt“ und die jeweilige Ebene der Überschrift:
Überschrift 1: „Alt“ + „1“
Überschrift 2: „Alt“ + „2“
Beim Zuweisen von Absatzformatvorlagen muss der Cursor entweder im Absatz stehen und es darf kein Zeichen markiert seinoder Sie müssen den gesamten Absatz markieren. Wenn Sie nur einen Teilbereich markieren, wird nicht der gesamte Absatz formatiert. Anders ist das beim Zuweisen von Zeichenformatvorlagen: Dabei müssen Sie alle entsprechenden Zeichen markieren. Nur den Cursor ins Wort zu setzen, reicht nicht aus.
Wünschen Sie sich Formatierungsoptionen, die nicht in den Word-Vorlagen verfügbar sind, können Sie diese problemlos selbst erstellen und dem Formatvorlagenkatalog hinzufügen:
Alternativ gelangen Sie auch direkt über den formatierten Text in das Menü:
Ein entscheidender Vorteil bei der Nutzung von Formatvorlagen: Sie ermöglicht, automatisch ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Um ein Inhaltsverzeichnis über eine Word-Vorlage zu erstellen, gehen Sie auf die Registerkarte „Verweise“ und wählen in dem Menü „Inhaltsverzeichnis“ eine Formatvorlage für ein automatisches Verzeichnis aus. Verändern Sie die Textstruktur nachträglich, bringen Sie das Inhaltsverzeichnis über die Option „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“ innerhalb kürzester Zeit auf den neusten Stand.
Sie können das Layout und die Textformatierung einer Word-Vorlage für Inhaltsverzeichnisse auch Ihren Wünschen anpassen:
Auch die Darstellung des Textes im Inhaltsverzeichnis lässt sich über eine Word-Vorlage anpassen:
In Word können Sie auch bestehende Vorlagen aus dem Formatvorlagenkatalog verändern. Die Anpassung ist auf zwei Arten möglich:
Wurde bereits eine Word-Vorlage auf den Text angewendet, dann kann man diese anpassen und die angepasste Vorlage in den Formatvorlagenkatalog aufnehmen:
Durch die Anpassung der Vorlage werden alle Textteile, denen diese zugewiesen ist, automatisch angepasst.
Eine Formatvorlage aus dem Formatvorlagenkatalog lässt sich auch manuell verändern. Dieser Vorgang ist unabhängig von dem Text im Dokument möglich:
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