Wenn man einen Remote-Desktop verwendet, verbindet man im Prinzip zwei verschiedene Computer miteinander. Der eine wird dann vom anderen aus gesteuert. Besonders beliebt ist das bei Servern – die meist gar nicht mit eigener Peripherie wie Monitor, Keyboard und Maus ausgestattet sind –, um Konfigurationen vorzunehmen. Administratoren nutzen dann ihren eigenen PC, um an die Einstellungen des Servers zu gelangen.
Auch im Kundensupport wird Remote-Desktop-Software immer beliebter: Nutzer müssen dann dem Supportmitarbeiter nicht alles umständlich erklären. Der Experte kann stattdessen direkt sehen, was das Problem auf dem anderen Computer ist und sogar gleich die richtigen Einstellungen vornehmen.
Aber auch bei normaler Bürotätigkeit wird die Technik eingesetzt. Mitarbeiter können so beispielsweise den heimischen Laptop dafür benutzen, sich per Remote-Desktop-Tool mit dem PC im Büro zu verbinden und diesen dann komplett zu steuern. Sie haben in dem Fall alle Dateien und Anwendungen zur Verfügung, die ihnen auch im Büro bereitstehen. Die Arbeit funktioniert demnach genauso, als würde man im Büro sitzen. Außerdem sind viele Programme aus dem Bereich auch für die Zusammenarbeit geeignet, indem sie beispielsweise Whiteboard- und Chat-Funktionen enthalten.