Ho­me­of­fice einführen: Er­folg­reich zu Hause arbeiten

Ho­me­of­fice ein­zu­füh­ren, stellt sowohl für Ar­beit­neh­mer als auch für Ar­beit­ge­ber eine echte Her­aus­for­de­rung dar. Jedoch war es noch nie so einfach wie momentan, die Mit­ar­bei­ter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Wer die Ho­me­of­fice-Regelung jetzt durch­set­zen möchte, kann dies zügig und or­ga­ni­siert erledigen. Wichtig hierfür sind eine gute Vor­be­rei­tung und ein um­fang­rei­ches Know-how über alle Re­ge­lun­gen und Gesetze, die zu beachten sind.

Bei Ar­beit­neh­mern wird Ho­me­of­fice generell immer beliebter. Man spart sich den Weg ins Büro, in der Mit­tags­pau­se kann man frisch kochen und Job und Familie lassen sich viel besser unter einen Hut bekommen. Durch die Ruhe in der eigenen Wohnung arbeiten viele auch freier und pro­duk­ti­ver.

Grund­sätz­lich ist es also auch für den Ar­beit­ge­ber von Vorteil, Ho­me­of­fice ein­zu­füh­ren: Viele Mit­ar­bei­ter sind pro­duk­ti­ver, da sie weniger abgelenkt sind, sich besser kon­zen­trie­ren können und auch seltener krank sind. Die Ho­me­of­fice-Re­ge­lun­gen können sich sehr stark auf ein Un­ter­neh­men auswirken. Mit­ar­bei­ter im Ho­me­of­fice sind generell zu­frie­de­ner und loyaler.

Wer das Ho­me­of­fice einführen möchte, muss die tech­ni­schen und per­sön­li­chen Aspekte be­rück­sich­ti­gen, die mit dieser Um­stel­lung des Ar­beits­plat­zes verbunden sind. Tech­ni­sche An­for­de­run­gen kann man durchaus in sehr kurzer Zeit erfüllen und auch mit wenig Ei­gen­leis­tung auf­recht­erhal­ten. Die per­sön­li­che Kom­po­nen­te hingegen bedarf einer ständigen Auf­merk­sam­keit. Genauso wie im Büro selbst sollte man das offene Gespräch mit den An­ge­stell­ten suchen und sie auch ent­spre­chend mo­ti­vie­ren.

Vor­ge­setz­te und Chefs sollten darauf achten, dass sie nicht dem Kon­troll­wahn erliegen. Der größte Nachteil bei Mit­ar­bei­tern im Ho­me­of­fice für das Un­ter­neh­men ist zwar, dass man keine exakte Über­prü­fung hat, ob und wie lange der Mit­ar­bei­ter sich wirklich mit der ihm über­tra­ge­nen Aufgabe be­schäf­tigt. Al­ler­dings gibt es ver­schie­de­ne Tools, die genutzt werden können, um die Ak­ti­vi­tä­ten der Mit­ar­bei­ter besser zu erfassen. Dies ist nicht nur sinnvoll, um zu sehen, wie produktiv die Mit­ar­bei­ter im Ho­me­of­fice arbeiten, sondern auch, um den Ar­beits­auf­wand besser ein­schät­zen zu können. Wer genau weiß, wie lange die Aufgaben im Einzelnen dauern, kann ent­spre­chend exaktere Angebote schreiben oder Rech­nun­gen stellen. Der Ar­beit­neh­mer wiederum kann sich auf diese Weise davor schützen, im Ho­me­of­fice zu viel zu arbeiten – was durch die räumliche Nähe von Beruf und Pri­vat­sphä­re schneller passieren kann, als mancher glaubt.

Im Ho­me­of­fice ist man genauso auf die für die Arbeit wichtigen Daten – ins­be­son­de­re Dokumente aller Art – an­ge­wie­sen wie im ei­gent­li­chen Büro. Eine ef­fi­zi­en­te Art, Daten zu speichern, zu teilen und zu sichern ist ein Cloud-Speicher. In der Cloud können alle Mit­ar­bei­ter auf abgelegte Daten zugreifen und diese mit den Kollegen teilen – direkt über das Internet. Darüber hinaus kann eine au­to­ma­ti­sche Syn­chro­ni­sa­ti­on der Daten mit einem Cloud-Backup ein­ge­stellt werden, um einem Verlust be­triebs­re­le­van­ter Un­ter­la­gen schon im Vorfeld ent­ge­gen­zu­wir­ken.

Auch wenn man Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit gibt, im Ho­me­of­fice zu arbeiten, sollten nur fir­men­ei­ge­ne Geräte genutzt werden. Private Rechner sind oft zu anfällig für Malware und somit auch nicht sicher vor Da­ten­dieb­stahl.

Wer Ho­me­of­fice einführt und es generell mit einer Menge sensibler Fir­men­da­ten zu tun hat, sollte dem Verlust der Daten durch eine hohe Si­cher­heits­stu­fe vorbeugen. Der wich­tigs­te Punkt ist hierbei die best­mög­li­che Fest­plat­ten­ver­schlüs­se­lung, die im Falle eines Dieb­stahls auch von der Meldung bei der Da­ten­schutz­be­hör­de entbindet.

Sobald Mit­ar­bei­ter die Arbeit im Ho­me­of­fice einführen, muss eine intensive Schulung zum Da­ten­schutz geschehen. Hierbei sollte es u. a. darum gehen, den Mit­ar­bei­tern zu helfen, das private Netzwerk ab­zu­si­chern. Ins­be­son­de­re die Emp­feh­lung von Verfahren bzw. Tools, die ein sicheres Passwort ge­ne­rie­ren, sollte auf der Ta­ges­ord­nung stehen.

Darüber hinaus muss den Mit­ar­bei­tern mit­ge­teilt werden, dass Un­ter­neh­mens­da­ten nicht auf externen Spei­cher­me­di­en wie USB-Sticks oder Fest­plat­ten ge­spei­chert werden dürfen. Eine sichere Lösung für das Speichern, Versenden und Sichern von Daten sollte im Gegenzug vom Un­ter­neh­men vor­ge­ge­ben und ent­spre­chend ein­ge­rich­tet werden.

Auch Themen wie Phishing und Pharming sollten an­ge­spro­chen werden: Die all­ge­mei­ne Ver­un­si­che­rung im Umgang mit ver­däch­ti­gen Mails und Seiten kann zu einem un­vor­sich­ti­gen Umgang mit In­for­ma­tio­nen im Internet führen. Ein Hinweis, auf SSL-Zer­ti­fi­ka­te von Webseiten zu achten, kann sich für die Mit­ar­bei­ter ebenfalls als wertvoll erweisen.

Ein VPN (Virtual Private Network) zu nutzen, ist für die Arbeit im Ho­me­of­fice in vielen Un­ter­neh­men un­ver­zicht­bar. Auf die vir­tu­el­len Netzwerke kann man von jedem Ort aus zugreifen, al­ler­dings braucht man auch die ent­spre­chen­den Be­rech­ti­gun­gen dafür. Das Internet dient den Mit­ar­bei­tern im Ho­me­of­fice als Ver­län­ge­rung, um auf das fir­men­in­ter­ne VPN-Netz zu­zu­grei­fen. Dadurch kann si­cher­ge­stellt werden, dass nur befugte Mit­ar­bei­ter bzw. Ge­schäfts­part­ner Zugriff auf Dateien oder In­for­ma­tio­nen im Intranet bzw. auf dem Un­ter­neh­mens­ser­ver haben.

Für Un­ter­neh­men ist die Nutzung eines Intranets generell eine gute Idee. Darüber können Dateien in Archiven für die Mit­ar­bei­ter zur Verfügung gestellt und auch eigene Wiki-Seiten über Prozesse und Methoden erstellt werden. Or­ga­ni­sa­ti­on und Kom­mu­ni­ka­ti­on stehen bei einem Intranet immer an erster Stelle, was das interne Netzwerk zu einem nahezu un­ver­zicht­ba­ren Tool für die Arbeit im Ho­me­of­fice macht.

Dank passend gewählter Col­la­bo­ra­ti­on-Tools lassen sich auch im Ho­me­of­fice un­kom­pli­ziert Meetings abhalten und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge ver­ein­fa­chen. Mit Tools wie Slack, Google Hangouts oder WebEx setzen Sie bequem virtuelle Meetings auf und halten Vi­deo­kon­fe­ren­zen oder Prä­sen­ta­tio­nen in guter Qualität ab. Die meisten Software-Lösungen lassen sich platt­form­über­grei­fend auf Laptops, Tablets und Smart­phones in­stal­lie­ren. Daneben kann man auch ganz klassisch te­le­fo­nie­ren. Mit einer Software ist es möglich, den Te­le­fon­an­schluss auch auf dem Computer zu nutzen und über seine normale Nummer Anrufe zu empfangen und zu tätigen.

Wer ständige Projekt-Updates und Mi­le­sto­nes benötigt, muss keine re­gel­mä­ßi­gen Berichte ein­for­dern. Mit Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools kann jeder Mit­ar­bei­ter auch bei ein­ge­führ­tem Ho­me­of­fice neue Updates zu Projekten selbst eintragen und zum rei­bungs­lo­sen Ablauf innerhalb des Un­ter­neh­mens von zu Hause aus beitragen. Mitt­ler­wei­le gibt es viele Angebote für kleine und auch große Un­ter­neh­men, mit ver­schie­de­nen Funk­tio­nen – teilweise auch komplett kostenlos.

Was besonders wichtig ist, wenn man das Ho­me­of­fice einführen will, ist die Mo­ti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter. Nicht jeder möchte und nicht jeder kann im Ho­me­of­fice arbeiten. Als Vor­ge­setz­ter oder Ge­schäfts­füh­rer kann man al­ler­dings auf bestimmte Methoden zu­rück­grei­fen, um die Ar­beits­mo­ral und Pro­duk­ti­vi­tät zu erhöhen.

Wenn man sich nicht re­gel­mä­ßig sieht, ist es schwierig zu wissen, ob die eigene Arbeit korrekt aus­ge­führt wird. Re­gel­mä­ßi­ge Feedback-Gespräche sind sehr wichtig für Ar­beit­neh­mer im Ho­me­of­fice. Der re­gel­mä­ßi­ge Austausch hilft dabei, Ziele zu setzen und nach­zu­voll­zie­hen, auf welchem Stand Projekte und Mit­ar­bei­ter sind.

Viele Un­ter­neh­men nutzen Stand-up-Meetings am Morgen, um einen kurzen Überblick über Mi­le­sto­nes und Projekte zu geben bzw. zu erhalten. Alle Mit­ar­bei­ter und Füh­rungs­kräf­te ver­mit­teln sich so ge­gen­sei­tig, dass die Arbeit wei­ter­geht, auch wenn man nicht am selben Ort ist.

Wö­chent­li­che Con­fe­rence-Calls sollte man nutzen, um ein ge­ne­rel­les Feedback an das Team zu geben, etwa um darüber zu in­for­mie­ren, was in der Woche geschafft wurde. Darüber hinaus kann man diese Calls nutzen, um per­sön­li­che Er­fah­run­gen aus dem Ho­me­of­fice zu teilen. Die Mit­ar­bei­ter können sich so un­ter­ein­an­der Tipps geben und mo­ti­vie­ren. Das stärkt den Teamgeist auch über Distanzen hinweg.

Wer im Vorfeld Kern­ar­beits­zei­ten und Pausen in Regeln festhält, kann den Mit­ar­bei­tern auch im Ho­me­of­fice eine ent­spre­chen­de Struktur vorgeben. Es mag auf den ersten Blick un­be­deu­tend wirken, hat jedoch eine sehr hohe psy­cho­lo­gi­sche Bedeutung für die Ar­beit­neh­mer. Durch einen struk­tu­rier­ten Zeit­rah­men lässt sich der Tag auch in den eigenen vier Wänden einfacher planen.

Bevor das Ho­me­of­fice ein­ge­führt wird, sollte man über­prü­fen, ob die Ar­beit­neh­mer alle ent­spre­chen­den Ma­te­ria­li­en haben. Ein er­go­no­mi­scher Stuhl und eine gute tech­ni­sche Aus­stat­tung sind nicht nur wichtig für die Aus­füh­rung der Arbeit, sondern haben auch einen großen psy­cho­lo­gi­schen Wert. Optimal ist ein eigenes, ab­schließ­ba­res Zimmer mit Schreib­tisch und Bürostuhl. Wenn man sich als Vor­ge­setz­ter das Ho­me­of­fice-Setup ansieht, kann man schnell ein­schät­zen, ob weitere Aus­stat­tung notwendig ist.

Die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwischen den Kollegen ist wichtig für die Ar­beits­mo­ral und einen funk­tio­nie­ren­den Teamgeist. Im Ho­me­of­fice fällt das kleine Gespräch an der Kaf­fee­ma­schi­ne weg und viele fühlen sich schnell isoliert. Als Vor­ge­setz­ter ist es wichtig, die Kom­mu­ni­ka­ti­on un­ter­ein­an­der durch Chat-Programme zu eta­blie­ren und zu fördern. Durch kurze Gespräche und den Austausch un­ter­ein­an­der fühlen sich die Mit­ar­bei­ter im Ho­me­of­fice wohler und arbeiten letztlich pro­duk­ti­ver.

Wer erstmals im Ho­me­of­fice arbeitet, kann sich anfangs verloren fühlen. Dann ist es besonders wichtig, Aufgaben zu struk­tu­rie­ren. To-do-Listen helfen enorm, die normalen Struk­tu­ren und Abläufe auch im Ho­me­of­fice zu eta­blie­ren.