Office-Programme: Bü­ro­soft­ware im Überblick

Der Bü­ro­all­tag stellt alle Be­tei­lig­ten vor diverse Her­aus­for­de­run­gen. Ob die Or­ga­ni­sa­ti­on und Be­wäl­ti­gung aller of­fen­ste­hen­den Aufgaben, die Planung und Ein­hal­tung von Terminen und Deadlines oder die Ge­stal­tung interner und externer Kom­mu­ni­ka­ti­on: Ohne die passenden Hilfs­mit­tel stehen Sie schnell auf ver­lo­re­nem Posten, weshalb Bü­ro­soft­ware für PC, Smart­phone und Co. aus dem modernen Office-Leben nicht mehr weg­zu­den­ken ist. Dabei ist das Angebot heut­zu­ta­ge al­ler­dings so viel­fäl­tig, dass es schwer­fällt, die ge­eig­ne­ten Office-Programme für die eigenen An­for­de­run­gen zu finden. Wir zeigen Ihnen die wich­tigs­ten Ka­te­go­rien ver­füg­ba­rer Office-Software und stellen Ihnen jeweils einige eta­blier­te Lösungen im Kurz­por­trät vor.

Nicht selten stehen Un­ter­neh­men bei der Suche nach der passenden Software vor dem Problem, dass ei­gent­lich gar nicht so klar ist, welche Office-Programme ei­gent­lich für den rei­bungs­lo­sen Ge­schäfts­ab­lauf benötigt werden. Speziell für diesen Zweck bieten so­ge­nann­te Office-Suites (auch: Office-Pakete) eine Kol­lek­ti­on ele­men­ta­rer An­wen­dun­gen, die den Bü­ro­all­tag bran­chen­über­grei­fend ver­ein­fa­chen. Für ge­wöhn­lich enthalten solche Suites bei­spiels­wei­se Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gram­me, Ta­bel­len­kal­ku­la­tio­nen, Prä­sen­ta­ti­ons­tools, Datenbank-Ma­nage­ment-Systeme und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools. Klassiker und un­an­ge­foch­te­ner Markt­füh­rer ist dabei die bereits seit 1989 von Microsoft ver­öf­fent­lich­te Suite Microsoft Office, für die es mitt­ler­wei­le aber auch erst­klas­si­ge kos­ten­pflich­ti­ge und kos­ten­lo­se Al­ter­na­ti­ven gibt.

Dass eine Office-Suite nicht zwangs­läu­fig etwas kosten muss, zeigt das Open-Source-Paket Libre­Of­fice. Die Ab­spal­tung der ebenfalls frei li­zen­zier­ten, be­kann­te­ren Suite Open­Of­fice wird seit 2010 un­ab­hän­gig wei­ter­ent­wi­ckelt, wobei das Team sogar ver­schie­de­ne Versionen für Windows, macOS und Linux zur Verfügung stellt. Obwohl die in Libre­Of­fice ent­hal­te­ne Bü­ro­soft­ware kostenlos nutzbar ist, steht diese der Microsoft-Lösung in nichts nach: Die Office-Programme wie der Text­edi­tor Writer oder das Zei­chen­pro­gramm Draw ähneln den pro­prie­tä­ren An­wen­dun­gen nicht nur hin­sicht­lich ihrer Bedienung, sondern auch ihrer Funk­tio­na­li­tät. Da die Libre­Of­fice-Programme zudem viele Microsoft-Formate wie .docx oder .xlsx un­ter­stüt­zen, ist auch die Zu­sam­men­ar­beit mit Nutzern der Microsoft-Suite pro­blem­los möglich.

Seit 2016 bietet auch der Such­ma­schi­nen­rie­se Google ein Office-Paket an: Die so­ge­nann­te Google Workspace hebt sich dabei von den zuvor genannten Lösungen insofern ab, dass sie aus­schließ­lich cloud­ba­siert ist. Die ver­schie­de­nen Tools zum ge­mein­sa­men Be­ar­bei­ten von Do­ku­men­ten und Planen von Aufgaben und Terminen werden also nicht auf dem PC bzw. auf dem Mo­bil­ge­rät in­stal­liert, sondern lassen sich einfach ohne In­stal­la­ti­on mit dem Browser der Wahl starten und nutzen. Eine aktive In­ter­net­ver­bin­dung benötigen Sie al­ler­dings nur, um Daten oder den aktuellen Ar­beits­stand zu syn­chro­ni­sie­ren, denn der Großteil der in Google Workspace ent­hal­te­nen Office-Programme verfügt auch über einen Off­line­mo­dus. Wie bei Microsoft Office ist der Abschluss eines mo­nat­li­chen Abon­ne­ments (ab 5,20 Euro pro Nutzer) er­for­der­lich, um Google Workspace nutzen zu können.

Auch ein halbes Jahr­hun­dert nach ihrer Erfindung ist die E-Mail nicht als Kom­mu­ni­ka­ti­ons­form aus den Büros weg­zu­den­ken. Schät­zungs­wei­se 196 Mil­li­ar­den Mails werden weltweit am Tag versendet, wobei es sich bei etwa der Hälfte um be­ruf­li­che Nach­rich­ten handelt. Ein E-Mail-Programm, mit dem Sie Mails empfangen, schicken und ar­chi­vie­ren können, darf daher auf keinem Ar­beits­ge­rät fehlen – ins­be­son­de­re, da diese Clients in den meisten Fällen auch als Personal In­for­ma­ti­on Manager (PIM) fungieren, indem sie das Verwalten von Terminen, Kontakten, Aufgaben und Notizen er­mög­li­chen.

Wenn Sie nach kos­ten­lo­ser Bü­ro­soft­ware suchen, werden Sie auch in der Sparte der E-Mail-Clients fündig: Das von der Mozilla Foun­da­ti­on ent­wi­ckel­te Open-Source-Programm Thun­der­bird zählt zu den besten Outlook-Al­ter­na­ti­ven und ist darüber hinaus gänzlich kos­ten­frei. Der Client ist stan­dard­mä­ßig auf das E-Mail-Geschehen be­schränkt, lässt sich aber mithilfe von Add-ons um diverse Funk­tio­nen erweitern. So fügen Sie bei­spiels­wei­se mit dem Add-on Lightning einen Kalender hinzu, um an­ste­hen­de Aufgaben und Termine direkt in Thun­der­bird managen zu können. Ebenfalls beliebt und sehr nützlich: Die Er­wei­te­rung Re­min­der­Fox, mit der sich Listen von Er­in­ne­run­gen und Aufgaben anzeigen und verwalten lassen.

Termine und Deadlines ein­zu­hal­ten, zählt zu den wich­tigs­ten Tugenden im Bü­ro­all­tag. Die Be­zie­hun­gen mit Ge­schäfts­part­nern leiden nämlich schnell, wenn Sie in diesem Punkt nicht die not­wen­di­ge Pro­fes­sio­na­li­tät an den Tag legen. Und auch innerhalb des eigenen Un­ter­neh­mens spielt das Einhalten zeit­li­cher Vorgaben eine ele­men­ta­re Rolle, um die ge­steck­ten Ziele erreichen zu können. Zögern Sie daher nicht, zu Kalender-Software bzw. Ter­min­pla­nern zu greifen, um Ihren Ta­ges­ab­lauf optimal zu planen und keinen Ihrer Termine zu verpassen. Derartige Spe­zi­al­pro­gram­me bieten nämlich noch einmal einen deutlich größeren Funk­ti­ons­rah­men als bei­spiels­wei­se die in­te­grier­ten Ka­len­der­lö­sun­gen von E-Mail-Clients.

Mit der Kalender-Ap­pli­ka­ti­on Rain­len­dar behalten Sie alle wichtigen Events und Aufgaben im Blick. Zu diesem Zweck prä­sen­tiert das Tool ent­spre­chen­de Listen direkt auf Ihrem Desktop, sodass Sie diese jederzeit einsehen können. Der grafische Stil dieser Listen, deren Anzahl prin­zi­pi­ell un­be­grenzt ist, lässt sich mithilfe ver­schie­de­ner Skins in­di­vi­du­ell gestalten. Rain­len­dar ist verfügbar für Windows, macOS und Linux und speichert sämtliche Daten im stan­dar­di­sier­ten iCalendar-Format (RFC 2445). Es ist also pro­blem­los möglich, Ihre Termine und Aufgaben in ein anderes Programm zu ex­por­tie­ren. Das Office-Programm zur Ter­min­pla­nung ist wahlweise als kos­ten­freie Lite-Version oder als kos­ten­pflich­ti­ge Pro-Version (9,95 Euro) verfügbar. Letztere gibt Ihnen u. a. die Mög­lich­keit, andere Kalender wie den Google-Kalender ein­zu­bin­den.

Weit mehr als ein einfacher Kalender ist das von Astonsoft Ltd. ent­wi­ckel­te Office-Programme Es­sen­ti­al­PIM. Die Software für Windows, iOS und Android glänzt durch diverse weitere Features zur Or­ga­ni­sa­ti­on des Ar­beits­all­tags, weshalb sie sich auch – wie bereits im Namen er­sicht­lich – als Personal In­for­ma­ti­on Manager (PIM) einstufen lässt. Sie können nämlich auch Aufgaben eintragen und Notizen erstellen, Kontakte verwalten und sogar E-Mail-Konten einbinden. Außerdem ist ein Passwort-Manager in der Bü­ro­soft­ware in­te­griert. Grund­sätz­lich kos­ten­frei lässt sich Es­sen­ti­al­PIM jederzeit auf die kos­ten­pflich­ti­ge Pro-Edition (ab ca. 36 Euro) upgraden, um Zugriff auf ein riesiges Syn­chro­ni­sie­rungs­pa­ket (u. a. Google, iCloud, Outlook, CalDAV und CardDAV), starke Ver­schlüs­se­lungs­me­tho­den oder eine No­tiz­zet­tel-Funktion für den Desktop zu erhalten.

Ein un­ver­zicht­ba­res Utensil für den Bü­ro­all­tag, das auch bestens aus dem privaten Alltag bekannt sein dürfte, ist die To-do-Liste. Eine solche Auf­lis­tung aller zu er­le­di­gen­den Aufgaben er­leich­tert die Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on bzw. die Arbeit im Team erheblich und bildet darüber hinaus die ent­schei­den­de Grundlage für ein er­folg­rei­ches Zeit­ma­nage­ment. Die einzelnen Punkte der Liste lassen sich dabei gezielt be­stimm­ten Personen zuweisen und abhaken, sobald sie erledigt sind – fallen neue Aufgaben an, fügen Sie diese einfach hinzu. Anstatt Ihre To-do-Liste auf einem Blatt Papier oder auf einem Flipchart zu führen, können Sie dies dank ent­spre­chen­der Office-Software auch auf Ihrem PC bzw. Mo­bil­ge­rät erledigen.

Ein Urgestein unter den To-do-Listen-Tools ist das Office-Programm ToDoList. Die kos­ten­lo­se Software für Windows erfordert keinerlei In­stal­la­ti­on – Sie laden einfach die aus­führ­ba­re Pro­gramm­da­tei herunter und starten den Auf­ga­ben­pla­ner per Dop­pel­klick. ToDoList prä­sen­tiert Ihnen an­ste­hen­de Aufgaben in einer über­sicht­li­chen Baum­struk­tur, wobei Sie für jeden Task beliebig viele Un­ter­auf­ga­ben erstellen und Kom­men­ta­re setzen können, die sich zur besseren Über­sicht­lich­keit ein- bzw. aus­klap­pen lassen. Zudem können Sie für jede Aufgabe u. a. folgende Ein­stel­lun­gen festlegen:

• Priorität
• Zeit­auf­wand
• Deadline
• Status
• Ver­ant­wort­li­che Person
• Kategorie

Zudem können Sie in ToDoList Links zu Res­sour­cen hin­ter­le­gen, die für eine Aufgabe bzw. einen Auf­ga­ben­zweig benötigt werden. Hierfür geben Sie einfach die Netzwerk- bzw. In­ter­net­adres­se an.