Der Spamfilter in Outlook

Spam-Mails – auch als Junk-Mails bezeichnet – sind nicht nur lästig. Auch wenn diese unaufgefordert zugesandten, unerwünschten Nachrichten bisweilen wie harmlose Werbung daherkommen, enthalten sie nicht seltenMalware-Anhänge oder Links auf Webseiten mit gefährlichen Inhalten. Doch zum Glück verfügt Outlook, wie auch andere E-Mail-Programme, über einen Spamfilter, der empfangene Spam-Mails automatisch entfernt bzw. in den Junk-Ordner verschiebt. So nutzen Sie ihn in Ihrer Outlook-Version.

Wie funktioniert ein typischer Spamfilter?

Spamfilter erkennen Spam-Mails anhand typischer Inhalte wie häufig verwendeter Links oder den von Spammern gerne verwendeten Tracking-Pixels. Die bekannten Mailserver, die für Spamversand genutzt werden, werden von den E-Mail-Anbietern auf sogenannte Grey Lists gesetzt und direkt vom Mailserver abgefangen. So gelangen sie gar nicht erst auf den eigenen PC und müssen daher vom Outlook-Spamfilter auch nicht mehr überprüft werden. Daher ist Greylisting das ressourcenschonendste Verfahren gegen Spam. Die Methode basiert auf sogenannten Domain Name System-based Blackhole Lists (DNSBL), in Echtzeit abrufbaren Schwarzen Listen für dubiose Absender-E-Mail-Adressen.

Weiterhin ist es wichtig, dass der Junk-Filter in Outlook vom Nutzer trainiert wird, um seine Erkennungsratezuverbessern. Bekommen Sie Spam-Mails in Ihren Posteingang, löschen Sie diese nicht einfach, sondern markieren Sie sie im Mailprogramm als Spam. Anhand dieser Markierungen kann der Spamfilter dazulernen und seine Trefferquote erhöhen. Das Gleiche gilt für E-Mails, die versehentlich als Spam identifiziert wurden. Markieren Sie diese als „Kein Spam“, damit der Spamfilter ähnliche E-Mails in Zukunft nicht mehr filtert. Sie können den Spamfilter auch so einstellen, dass bestimmte E-Mail-Adressen grundsätzlich blockiert werden.

Den Spamordner sollten Sie regelmäßig überprüfen und die Regeln des Spamfilters anpassen, wenn E-Mails falsch erkannt werden. Wie das funktioniert, hängt von der verwendeten Outlook-Version ab. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Outlook-Junk-Filter optimal konfigurieren.

Spamfilter in Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 und Outlook in Microsoft 365 nutzen

In den neueren Outlook-Versionen mit der Menüband-Oberfläche gehen Sie folgendermaßen vor, um den Spamfilter einzurichten:

Schritt 1: Klicken Sie im Menüband auf „Junk-E-Mail“ und wählen Sie „Junk-E-Mail-Optionen“.

Schritt 2: Stellen Sie im nächsten Fenster den Spamfilter auf „Niedrig“ oder „Hoch“. Welche Option die bessere ist, testen Sie am besten einfach in den nächsten Tagen oder Wochen. Bleibt zu viel Spam im Posteingang, schalten Sie auf „Hoch“. Werden dagegen zu viele normale E-Mails, etwa abonnierte Newsletter, fälschlicherweise als Spam gefiltert, schalten Sie wieder auf „Niedrig“.

Hinweis

Die Option „Nur sichere Absender und Empfänger“ ist in den meisten Fällen nicht empfehlenswert, da Sie so alle sicheren Absender zuerst in eine Liste eintragen müssen. Alle E-Mails von Absendern, die nicht in dieser Liste stehen, werden dann automatisch als Spam gefiltert. Und darunter sind dann erfahrungsgemäß auch viele durchaus erwünschte E-Mails, z. B. von interessierten Neukunden, die ein Angebot einholen möchten.

Schritt 3: In der Liste „Blockierte Absender“ sehen Sie alle Absender, die bereits blockiert wurden. Sie können die Blockierung einzelner Absender über den Button „Entfernen“ auch wieder aufheben.

Schritt 4: Viele Spamversender verwenden als Absenderadresse Domains aus eher unbekannten Ländern, etwa von kleinen Inselstaaten in der Südsee, wo Domains billig zu registrieren sind. Auf der Registerkarte „International“ der „Junk-E-Mail-Optionen“ können Sie bestimmte Länderdomains, von denen Sie voraussichtlich nie eine sinnvolle E-Mail erhalten werden, automatisch als Spam markieren.

Schritt 5: Wird eine Spam-E-Mail nicht automatisch als Spam erkannt, markieren Sie sie im Posteingang und klicken oben im Outlook-Menüband auf „Junk-E-Mail“. Wählen Sie anschließend „Absender sperren“ – dann werden Sie in Zukunft von allen E-Mails dieses Absenders verschont.

Schritt 6: Der Outlook-Junk-Filter verfrachtet sämtliche Spam-E-Mails in den Ordner „Junk“ des jeweiligen E-Mail-Kontos. Prüfen Sie regelmäßig, ob normale E-Mails versehentlich dort gelandet sind.

Schritt 7: Bei einer fehlerhaft als Spam erkannten E-Mail klicken Sie am besten ebenfalls oben im Outlook-Menüband auf „Junk-E-Mail“. Dann können Sie diese einzelne E-Mail als „Keine Junk-E-Mail“ markieren. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, den Absender oder sogar dessen ganze Domain, wenn es sich um eine Firma und nicht um einen der großen E-Mail-Anbieter handelt, grundsätzlich vom Sperren auszunehmen (hierzu auf „Absender nie sperren“ klicken).

Tipp

Kostenlose E-Mail-Adressen von GMX, Web.de oder Gmail sind im privaten Bereich sehr beliebt. Bei geschäftlichen E-Mails machen E-Mail-Adressen mit einer Firmendomain allerdings einen professionelleren Eindruck. Bei IONOS können Sie Ihre E-Mail-Adresse mit eigener Domain erstellen. Auch für Kleinbetriebe, die keine eigene Website haben, sind E-Mail-Adressen mit eigenem Domain-Namen kostengünstig erhältlich.

Spamfilter in Outlook 2007 und Outlook 2003 nutzen

In den Outlook-Versionen, die noch über die klassische Oberfläche mit Pull-down-Menüs verfügen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Wählen Sie im Menü „Aktionen“ > „Junk-E-Mail“ > „Junk-E-Mail-Optionen“.

Schritt 2: Schalten Sie im nächsten Fenster auf der Registerkarte „Optionen“ den Spamfilter auf „Niedrig“ oder „Hoch“. Welche Option die bessere ist, probieren Sie auch hier am besten aus. Schauen Sie in nächster Zeit regelmäßig im Junk-Ordner nach: Wenn dort zu viele „normale“ E-Mails landen, stellen Sie den Outlook-Spamfilter auf „Niedrig“. Wird Ihr Postfach hingegen mit nervigem Spam geflutet, stellen Sie um auf „Hoch“.

Die Option „Nur sichere Absender und Empfänger“ ist wie auch bei neueren Outlook-Versionen für die meisten Nutzer eher unpraktisch. Sie müssten hier zunächst alle in Frage kommenden erwünschten Absender-E-Mail-Adressen manuell in eine Liste sicherer Absender eintragen.

Schritt 3: In der Liste „Blockierte Absender“ sehen Sie alle Absender, die bereits blockiert wurden. Über den Button „Entfernen“ können Sie die dort erfassten E-Mail-Adressen auch wieder von der Liste blockierter Absender nehmen.

Schritt 4: Dank der Registerkarte „International“ besteht auch in diesen Outlook-Versionen die Möglichkeit, Domains bestimmter Staaten automatisch als Spam zu deklarieren. Wenn sich Ihre Firma etwa auf Wartungsdienste für Ölheizungen in Nordrhein-Westfalen spezialisiert hat, wird es eher unwahrscheinlich sein, dass Sie eine E-Mail-Anfrage aus Vanuatu erhalten, bei der es sich nicht um Spam handelt.

Schritt 5: Wird eine Junk-E-Mail vom Outlook-Spamfilter nicht automatisch als solche erkannt und landet in Ihrem normalen Posteingang, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü „Junk-E-Mail“ > „Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen“. Somit gehen zukünftig alle E-Mails dieses Absenders direkt in den Spam-Ordner.

Schritt 6: Die Spam-E-Mails werden im Ordner „Junk“ im jeweiligen E-Mail-Konto abgelegt. Sie sollten regelmäßig nachsehen, ob nicht doch erwünschte E-Mails dort hineingeraten sind.

Schritt 7: Klicken Sie bei einer fehlerhaft als Spam erkannten E-Mail mit der rechten Maustaste auf diese und wählen Sie im Kontextmenü „Junk-E-Mail“ > „Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen“, damit E-Mails dieses Absenders in Zukunft nicht mehr als Spam gefiltert werden.

Tipp

Microsoft 365, die Office-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, enthält neben Word, Excel und PowerPoint auch Outlook mit vorkonfiguriertem Spamfilter. Alle Office-Programme werden automatisch immer in der aktuellen Version zur Verfügung gestellt. Zusätzlich sind 1 TB Speicherplatz auf OneDrive für Ihre Daten enthalten.

Spamfilter in der Web-App Outlook.com nutzen

In der browserbasierten Web-App Outlook.com gehen Sie folgendermaßen vor, um den Spamfilter zu konfigurieren:

Schritt 1: Hier ist der Spamfilter automatisch aktiv. Klicken Sie oben rechts auf das Einstellungen-Symbol und dann ganz unten auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.

Schritt 2: Im Bereich „Junk-E-Mail“ finden Sie sowohl die Liste der blockierten als auch die der sicheren Absender und Domains. Dort können Sie weitere E-Mail-Adressen und Domains hinzufügen und auch fälschlicherweise eingetragene wieder entfernen.

Schritt 3: Wird eine Spam-E-Mail nicht automatisch als Spam erkannt, klicken Sie in der Ansicht dieser Mail oben in der Symbolleiste auf „Junk-E-Mail“. In diesem Menü können Sie auch einen Absender komplett sperren.

Schritt 4: Auf dem gleichen Weg können Sie die Junk-E-Mail-Markierung einer fehlerhaft als Spam erkannten E-Mail wieder aufheben.

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