Rechts­si­che­re E-Mail-Ar­chi­vie­rung: Viele Klein­un­ter­neh­men fürchten die Steu­er­prü­fung

Haben Sie schon einmal von rechts­si­che­rer Ar­chi­vie­rung von E-Mails gehört? Wenn nicht, geht es Ihnen wie drei Viertel der Be­schäf­tig­ten in deutschen Klein­un­ter­neh­men, die ebenfalls nicht mit dem Thema vertraut sind. Dies ergab eine YouGov-Umfrage im Auftrag der Hosting-Provider STRATO und IONOS, bei der über 500 Be­schäf­tig­te in deutschen Un­ter­neh­men mit weniger als 50 Mit­ar­bei­ten­den zum Thema “Rechts­si­che­re E-Mail-Ar­chi­vie­rung”  befragt wurden.

Weltweit werden im Jahr 2021 vor­aus­sicht­lich geschätzt 319,6 Mil­li­ar­den private und ge­schäft­li­che E-Mails täglich ver­schickt und empfangen. Um Post­fä­cher nicht unnötig zu füllen und den Überblick zu behalten, gibt es ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten, um Mails und Anhänge zur sortieren und auf­zu­be­wah­ren. Dies reicht von E-Mails aus­dru­cken und abheften, über Backup erstellen auf einem separaten Spei­cher­me­di­um wie externer Fest­plat­te, Cloud-Speicher oder Mail Server bis hin zur spe­zi­el­len Software-Lösung für die E-Mail-Ar­chi­vie­rung. 

Sind E-Mails schon älter oder ist die An­ge­le­gen­heit geklärt, wandern sie oft in den Pa­pier­korb oder ver­blei­ben im Postfach. Laut Umfrage löschen 37 Prozent der Befragten E-Mails, die älter als ein Jahr sind. 39 Prozent lassen diese in der Inbox und nur 17 Prozent nutzen für die Ar­chi­vie­rung der Mails ein externes Spei­cher­me­di­um. Bei privaten E-Mails ist dies nicht weiter von Bedeutung. Jeder kann selbst ent­schei­den, ob und wie lange er Nach­rich­ten speichern möchte. Bei ge­schäft­li­cher Kom­mu­ni­ka­ti­on sind hingegen wichtige recht­li­che Punkte zu beachten.

Die GoBD regelt auch, welche ge­schäft­li­chen E-Mails ar­chi­viert werden müssen. Der 2. Absatz im Paragraph 238 des Han­dels­ge­setz­buch­ein­trags über die Buch­füh­rungs­pflicht bringt Licht ins Dunkel:

“Der Kaufmann ist ver­pflich­tet, eine mit der Urschrift über­ein­stim­men­de Wie­der­ga­be der ab­ge­sand­ten Han­dels­brie­fe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wie­der­ga­be des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Da­ten­trä­ger) zu­rück­zu­be­hal­ten.”

Dies bedeutet über­tra­gen auf den elek­tro­ni­schen Schrift­ver­kehr, dass alle E-Mails, die einem Han­dels­brief ent­spre­chen, auch ar­chi­viert werden müssen. Das gilt für alle Mails, die der Ge­schäfts­kor­re­spon­denz eines Un­ter­neh­mens dienen und nach § 147 AO auch für jene, die mit steu­er­recht­li­chem Bezug der Ar­chi­vie­rungs­pflicht un­ter­lie­gen. Das bedeutet, dass der komplette E-Mail-Verkehr, der ge­schäft­lich relevant ist (z. B. Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Verträge, Rech­nun­gen, Re­kla­ma­ti­ons­schrei­ben uvm.) inklusive Anhängen im Original ab­ge­spei­chert werden muss. Aus­führ­li­che In­for­ma­tio­nen finden Sie im Digital Guide Artikel “E-Mail-Ar­chi­vie­rung: Was müssen Un­ter­neh­men beachten?“.

Diese ge­setz­li­chen Vorgaben über die E-Mail-Ar­chi­vie­rung im Un­ter­neh­men sind laut YouGov-Umfrage 54 Prozent, und somit mehr als der Hälfte der Befragten, nicht bekannt.

Jede fünfte ge­wer­be­trei­ben­de Person fürchtet sich dem­entspre­chend vor einer Steu­er­prü­fung im Un­ter­neh­men: 21 Prozent der Be­schäf­tig­ten denken, dass ihre Art der E-Mail-Ar­chi­vie­rung eine Steu­er­prü­fung nicht bestehen würde. Knapp die Hälfte der Befragten (47 Prozent) geht davon aus, einer etwaigen Prüfung stand­zu­hal­ten und jeder Dritte (32 Prozent) ist unsicher oder enthält sich dazu. Doch was können kleine Un­ter­neh­men tun, um bei einer Steu­er­prü­fung auf der sicheren Seite sein?

Es gibt zwar keine ge­setz­li­che Vor­schrift, wo genau die ge­schäft­li­chen E-Mails abgelegt werden müssen, solange die Re­vi­si­ons­si­cher­heit - also die Voll­stän­dig­keit, Ma­ni­pu­la­ti­ons­si­cher­heit, Ver­füg­bar­keit und ma­schi­nel­le Les­bar­keit - gegeben ist. Um dies zu ge­währ­leis­ten, müssen die Daten jedoch ent­spre­chend abgelegt werden. Das konnten in der Ver­gan­gen­heit oft nur größere Un­ter­neh­men mit ent­spre­chen­den Ab­tei­lun­gen oder spe­zi­el­len Software-Lösungen leisten. In­zwi­schen gibt es auch für kleine Un­ter­neh­men zahl­rei­che Programme zur au­to­ma­ti­schen E-Mail-Ver­wah­rung, die GoBD- und DSGVO-konform sind, wie bei­spiels­wei­se die E-Mail-Ar­chi­vie­rung von IONOS. Aktuell nutzt al­ler­dings nicht einmal ein Fünftel der Um­fra­ge­teil­neh­mer (19 Prozent) solch eine spezielle Software-Lösung für die rechts­si­che­re Ar­chi­vie­rung.

Das Interesse daran ist jedoch groß und könnte die Eta­blie­rung rechts­si­che­rer E-Mail-Ar­chi­vie­rung bei Klein­un­ter­neh­men vor­an­trei­ben. Der Umfrage zufolge können sich 60 Prozent der Befragten, die aktuell keine spezielle Software verwenden, die Nutzung einer solchen Lösung vor­stel­len.