E-Rechnung-Software: Die besten E-Rechnung-Programme im Überblick
E-Rechnung-Software ermöglicht es, E-Rechnungen unkompliziert zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Gute Programme erfüllen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern bieten auch hilfreiche Features wie automatisierte Workflows, Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und eine nutzerfreundliche Oberfläche.
Was macht eine gute Software für E-Rechnungen aus?
Gute Softwarelösungen für E-Rechnungen erfüllen alle rechtlichen Anforderungen und stellen praktische Funktionen bereit, um die elektronische Rechnungsstellung und -verwaltung zu optimieren. Entscheidend sind in diesem Zusammenhang vor allem folgende Kriterien:
- Umfangreiches Funktionsspektrum für E-Rechnungen: Mit der Software sollten sich E-Rechnungen nach Möglichkeit nicht nur erstellen, versenden und öffnen, sondern auch validieren und archivieren lassen. Empfehlenswerte Lösungen unterstützen zudem alle in Deutschland gängigen Formate – also sowohl das vom Koordinierungsrat für IT-Standards entwickelte E-Rechnung-Format XRechnung als auch das Hybridformat ZUGFeRD.
- Gesetzeskonformität: Die E-Rechnung-Software stellt sicher, dass Rechnungsdokumente gemäß der EN 16931 – der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung – angefertigt werden. Die Anwendung gewährleistet außerdem, dass E-Rechnungen revisionssicher und entsprechend den GoBD archiviert werden.
- Integration in andere Systeme: Gute E-Rechnung-Programme lassen sich nahtlos in gängige Buchhaltungsanwendungen und ERP-Systeme integrieren. Schnittstellen – etwa zu DATEV und ELSTER – vereinfachen die automatische Datenübertragung und reduzieren manuelle Arbeitsschritte.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienoberfläche sollte so gestaltet sein, dass sich auch weniger technisch versierte Nutzerinnen und Nutzer ohne großen Einarbeitungsaufwand zurechtfinden. Eine klare Menüführung und konfigurierbare Dashboards erleichtern die Handhabung.
- Hohes Sicherheitsniveau: Da Rechnungsdokumente sensible Informationen enthalten, müssen Programme für E-Rechnungen hohe Sicherheitsstandards einhalten. Dazu zählen beispielsweise eine sichere Datenübertragung und -speicherung sowie Zugriffskontrollen.
- Flexible Lizenzmodelle: Gute E-Rechnung-Software ist für gewöhnlich in verschiedenen Ausführungen verfügbar. Das Angebot umfasst meist eine kostenlose Testversion, eine Basisversion und Premiumvarianten mit zusätzlichen Funktionen wie automatisierten Workflows.
- Seit dem 1. Januar 2025 ist es für alle Unternehmen Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können
- Sicher: Schutz vor Viren und Spam
- Inklusive: eigene Domain
Die beste kostenlose und kostenpflichtige E-Rechnung-Software
Es existieren zahlreiche Softwarelösungen, mit denen sich E-Rechnungen versenden, empfangen und verwalten lassen. Es stehen sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Anwendungen zur Auswahl, die sich in ihrem Funktionsumfang teils erheblich unterscheiden. Kostenfreie Lösungen bieten in der Regel nur eine eingeschränkte Funktionalität.
Welche E-Rechnung-Software sich im konkreten Einzelfall anbietet, hängt vor allem von den individuellen Anforderungen ab. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der besten Tools vor und erläutern ihre jeweiligen Stärken sowie Schwächen.
sevdesk
Bei sevdesk handelt es sich um eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich für Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Rechtsformen eignet. Mit der Software lassen sich gesetzeskonforme E-Rechnungen unkompliziert erstellen und versenden. Eingangsrechnungen können automatisiert verbucht und revisionssicher archiviert werden. Die E-Rechnung-Software unterstützt sowohl das XRechnung- als auch das ZUGFeRD-Format. Die Anwendung bietet zudem eine benutzerfreundliche, intuitiv verständliche Oberfläche mit Schnittstellen zu DATEV und ELSTER sowie mobile Apps für unterwegs.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✓ Breites Funktionsspektrum | ✗ Kostenpflichtig, lediglich 14-tägige Testversion verfügbar |
| ✓ Einfache und intuitive Bedienung | ✗ Funktionsumfang vom gewählten Modell abhängig |
| ✓ Serverzentren in Deutschland | ✗ Keine Schnittstelle für Kassensysteme vorhanden |
| ✓ Schneller und kompetenter Support |
WISO MeinBüro Rechnungen
Mit dem in der Basisvariante kostenlos nutzbaren Online-Rechnungsprogramm WISO MeinBüro Rechnungen können Sie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD mit wenigen Klicks erstellen und versenden. Pflichtangaben wie die Rechnungsnummer ergänzt die Software automatisch. Als umfassende Lösung für E-Rechnungen bietet die Anwendung ebenso die Möglichkeit, Rechnungsdokumente zu verarbeiten, auf ihre Validität zu prüfen und vorschriftsgemäß aufzubewahren. Praktisch ist zudem, dass die E-Rechnung-Software Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen abgleicht.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✓ E-Rechnungen kostenlos erstellen und auslesen mit Basisvariante | ✗ Funktionsumfang der kostenlosen Version sehr eingeschränkt |
| ✓ Abo-Modelle für unterschiedliche Nutzungsgruppen | ✗ Support teilweise recht langsam |
| ✓ Schnittstellen zu DATEV und ELSTER | |
| ✓ Android- und iOS-App für mobile Verwendung |
- Automatische Archivierung ausgewählter Postfächer
- Sicherung in deutschen Rechenzentren
- Unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD
Lexware Office
Lexware Office ist eine vor allem für Selbstständige und kleinere Unternehmen ausgelegte E-Rechnung-Software, die sämtliche für die Verwaltung und Erstellung elektronischer Rechnungen benötigten Funktionen bereitstellt. Wie alle etablierten Programme für E-Rechnungen ist Lexware Office sowohl für das XRechnung- als auch das ZUGFeRD-Format ausgelegt und direkt in andere Buchhaltungsprozesse integrierbar. Dank der unterschiedlichen Preismodelle lässt sich die Funktionalität der Software zudem an die individuellen Bedürfnisse anpassen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✓ Umfangreiche Funktionalität | ✗ Kostenlos nur als 30-tägige Testversion |
| ✓ Hohe Nutzerfreundlichkeit | ✗ Erstellen von E-Rechnungen erst ab M-Tarif |
| ✓ Mobile Apps für Android und iOS | |
| ✓ Umfangreiche Automatisierungsfunktionen |
PDF24
Sie suchen zum Erstellen von E-Rechnungen eine Software, die kostenlos und ohne Anmeldung genutzt werden kann? Das E-Rechnung-Tool von PDF24 ermöglicht es Ihnen, direkt mit der Erstellung elektronischer Rechnungen zu beginnen, ohne erst ein Programm installieren oder einen Account anlegen zu müssen. Die Anwendung unterstützt verschiedene Ausgabeformate und gestattet es Ihnen außerdem, E-Rechnungen zu öffnen. Für die Aufbewahrung eignet sich das Tool jedoch nicht.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✓ Alle Funktionen des Tools kostenlos | ✗ Nicht mit der Funktionalität klassischer Buchhaltungssoftware vergleichbar |
| ✓ Keine Anmeldung erforderlich | ✗ Keine Archivierung von E-Rechnungen |
| ✓ Erstellen und Importieren von E-Rechnungen |
OpenZ
OpenZ ist eine Open-Source-ERP-Software, die neben Warenwirtschaft und Buchhaltung auch eine Funktion zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen bietet. Die Software unterstützt das XRechnung-Format und ermöglicht eine direkte Integration in Geschäftsprozesse. Durch den quelloffenen Ansatz lässt sich OpenZ flexibel an individuelle Anforderungen anpassen und eignet sich insbesondere für Unternehmen, die eine kostenlose, anpassbare Lösung suchen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| ✓ Open Source und kostenlos nutzbar | ✗ Technisches Knowhow für die Einrichtung und Anpassung erforderlich |
| ✓ Integriert in ein umfassendes ERP-System | ✗ Keine native ZUGFeRD-Unterstützung |
| ✓ Anpassbar durch eigene Erweiterungen | ✗ Begrenzter offizieller Support |
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Welche Vorteile bietet E-Rechnung-Software für Unternehmen?
Als Unternehmen eine professionelle E-Rechnung-Software einzusetzen, ist aus verschiedenen Gründen empfehlenswert. Zu den Vorteilen, die eine solche Lösung mit sich bringt, zählen vor allem:
- Automatische Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen: Alle gesetzlichen Bestimmungen werden ohne zusätzlichen Aufwand erfüllt. Führende Softwarelösungen gewährleisten, dass E-Rechnungen gesetzeskonform erstellt und revisionssicher aufbewahrt werden, was das Risiko rechtlicher Schwierigkeiten – etwa mit dem Finanzamt – minimiert.
- Zeit- und Kosteneinsparungen: Digitale Geschäftsprozesse tragen zu Effizienzsteigerungen bei. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Rechnungsprüfung, Datenübertragung und Archivierung lässt sich der manuelle Aufwand erheblich reduzieren, was die Kosten senkt. Effizientere Geschäftsprozesse führen außerdem dazu, dass Rechnungen schneller gestellt werden, wodurch sich die Liquidität des Unternehmens möglicherweise verbessert.
- Optimierte Buchhaltung: Die direkte Anbindung an ERP-Systeme und Buchhaltungsprogramme wie DATEV sorgt dafür, dass Daten fehlerfrei und schnell übertagen werden.
- Besserer Überblick und mehr Transparenz: Dank zentralisierter Dashboards und Reporting-Funktionen gestaltet es sich einfacher, Rechnungsprozesse zu überwachen und lückenlos zu dokumentieren.
Im Artikel „XRechnung vs. ZUGFeRD“ finden Sie detaillierte Informationen zu den Eigenschaften und Unterschieden der beiden gängigen Formate für E-Rechnungen in Deutschland.
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