Nicht jede E-Mail ist wichtig genug, dass man sie ständig abrufbereit im Posteingang haben muss. Doch löschen möchte man sie vielleicht auch nicht. Für Nachrichten, die in Zukunft als wichtige Referenzen dienen könnten, aber gerade nicht sonderlich relevant sind, halten die meisten E-Mail-Provider eine Archiv-Funktion bereit.
Im Archiv können Nutzer E-Mails speichern, sodass die Nachrichten jederzeit wieder auffindbar sind. Archive sind somit die beste Lösung, um übervolle Posteingänge aufzuräumen, ohne Mails löschen zu müssen. Auch mit Gmail können Mails archiviert werden. Wie Sie dabei am besten vorgehen und wie Sie in Gmail archivierte Mails finden, erklären wir Ihnen hier.
Obwohl Sie mit Gmail Mails archivieren können, gibt es in Ihrem Gmail-Account kein designiertes E-Mail-Archiv. Das klingt verwirrend, ist aber gar nicht weiter kompliziert. Denn alle E-Mails, die Sie mit Gmail archivieren, werden automatisch der Kategorie „Alle E-Mails“ zugeordnet. In diesem Ordner befinden sich Ihre E-Mails aus dem Posteingang sowie -ausgang und alle Entwürfe. In gewisser Weise ist der Ordner „Alle E-Mails“ also ein Gesamtarchiv Ihres Gmail-Accounts.
Nicht zufrieden mit den Funktionen von Gmail? Manche Gmail-Alternativen liefern möglicherweise passendere Optionen.
Sie finden den Ordner „Alle E-Mails“ etwas versteckt auf Ihrer Gmail-Benutzeroberfläche:
Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Gmail-Account wie gewohnt.
Durch den Klick auf „Mehr“ öffnet sich die Ordnerstruktur Ihres Gmail-Accounts weiter. Jetzt sehen Sie u. a. den Spam-Ordner, den Papierkorb, geplante E-Mails und eben auch die Kategorie „Alle E-Mails“.
Schritt 2: Klicken Sie auf „Alle E-Mails“.
Wenn Sie Gmail als App auf Ihrem Android-Gerät nutzen und das Gesamtarchiv suchen, finden Sie es wie folgt:
Schritt 1: Öffnen Sie die Gmail-App wie gewohnt.
Schritt 2: Tippen Sie auf „Alle E-Mails“.
Obwohl wahrscheinlich nur die wenigsten iPhone-Enthusiasten Gmail als E-Mail-Provider auf ihrem Apple-Gerät nutzen, steht Googles Mailing-App auch im App-Store zum Download zur Verfügung. Wenn Sie das Gmail-Archiv in der App auf Ihrem iPhone finden wollen, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1: Öffnen Sie die Gmail-App wie gewohnt.
Auch auf dem iPhone finden Sie unter „Alle E-Mails“ ein Quasi-Archiv.
Google Workspace mit IONOS
Zusammenarbeit neu definiert! Nutzen Sie Gmail mit Ihrer Domain und profitieren Sie von allen Google-Apps an einem zentralen Ort!
Überall arbeitenVideokonferenzenDaten teilenAuf dem Desktop, mit Ihrem Android-Gerät oder Ihrem iPhone können Sie E-Mails ganz einfach archivieren. Mit wenigen Klicks sind Nachrichten in den Ordner „Alle E-Mails“ verschoben – und Ihr Posteingang ist wieder aufgeräumt und ordentlich.
Die Google Workspace ist Googles moderne Office-Lösung, die sowohl von Unternehmen als auch Freelancern genutzt wird. Neben dem beliebten E-Mail-Provider Gmail beinhaltet die Google Workspace auch Features wie Google Docs, Google Sheets, Google Drive und viele andere hilfreiche Tools.
Schon lange verwalten die meisten Computernutzer die Musik ihrer Lieblingsband oder die Bilder des letzten Sommerurlaubs online bzw. auf dem eigenen Rechner. Anstatt umfangreiche Fotoalben und Plattensammlungen anzulegen, werden die Schnappschüsse in sozialen Netzwerken mit Bekannten geteilt und die Lieblingssongs an jedem beliebigen Ort gehört. Das papierlose Büro, das Pendant für die...
Tag für Tag werden unzählige E-Mails versendet und empfangen. An die Verwahrung all dieser Nachrichten in einem Archiv denken dabei die wenigsten. Doch gerade Unternehmen dürfen die Archivierung geschäftlicher E-Mails nicht vernachlässigen – sie sind sogar gesetzlich dazu verpflichtet. Mit dem Speichern aller Mails ist es aber nicht getan: Bei der geschäftlichen E-Mail-Archivierung sind genau...
Alte E-Mails, vergangene Termine und erledigte Aufgaben werden von Outlook nach einer vorkonfigurierten Ablauffrist automatisch archiviert. Die AutoArchivierung konfigurieren Sie bei Bedarf individuell. Ebenso bietet Outlook die Möglichkeit, ausgewählte Ordner manuell zu archivieren. Wir verraten Ihnen, wie Sie dabei vorgehen.
Das Pflegen mehrerer E-Mail-Accounts ist zeitaufwendig und unpraktisch. Gmail erlaubt die automatische Weiterleitung von Nachrichten an Ihr Hauptkonto. Wie die Gmail-Weiterleitung eingerichtet wird und wie das praktische Feature Synergien zwischen Ihrem hauptsächlich genutzten E-Mail-Account und dem Gmail-Account schafft, erklären wir Ihnen hier.
Eine Abwesenheitsnotiz – nicht nur bei Gmail – informiert Ihre Partner in der E-Mail-Kommunikation über zeitweilige Abwesenheiten. Eine solche Gmail-Abwesenheitsnotiz einzurichten, ist mit wenigen Schritten erledigt. Abwesenheitsbegründungen wie Geschäftsreisen, ein Urlaub oder eine Erkrankung haben sich inzwischen als fester Bestandteil der E-Mail-Etikette etabliert.
Schnell, sicher und State-of-the-Art – nutzen Sie unsere starke Plattform für Ihre Kunden
