E-Rechnung versenden: An­for­de­run­gen, Formate und wichtige Hinweise

E-Rech­nun­gen zu versenden, wird in Deutsch­land spä­tes­tens ab 2028 für alle Un­ter­neh­men im B2B-Bereich zur Pflicht. Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen müssen in einem struk­tu­rier­ten Format vorliegen, das eine au­to­ma­ti­sche und me­di­en­bruch­freie Wei­ter­ver­ar­bei­tung er­mög­licht. Zu den gängigen Standards für E-Rech­nun­gen zählen hier­zu­lan­de vor allem XRechnung und ZUGFeRD.

Wer muss eine E-Rechnung versenden?

Die Pflicht zur Aus­stel­lung und zum Versand von E-Rech­nun­gen betrifft alle Geschäfte zwischen in­län­di­schen Un­ter­neh­men (B2B-Bereich). Dem­zu­fol­ge besteht die Ver­pflich­tung, E-Rech­nun­gen zu versenden, sowohl für Ka­pi­tal­ge­sell­schaf­ten und Per­so­nen­ge­sell­schaf­ten als auch für Ein­zel­un­ter­neh­men, Selbst­stän­di­ge und Frei­be­ruf­le­rin­nen be­zie­hungs­wei­se Frei­be­ruf­ler. Als in­län­di­sche Un­ter­neh­men gelten all­die­je­ni­gen, die ihren Sitz, ihre Ge­schäfts­lei­tung oder am Umsatz be­tei­lig­te Be­triebs­stät­ten in Deutsch­land haben. Gibt es keinen Un­ter­neh­mens­sitz, wird der Wohnsitz be­zie­hungs­wei­se der ge­wöhn­li­che Auf­ent­halts­ort be­rück­sich­tigt.

Ur­sprüng­lich sollte die E-Rechnung-Pflicht auch Klein­un­ter­neh­me­rin­nen und Klein­un­ter­neh­mer betreffen. Im Jah­res­steu­er­ge­setz wurde dann jedoch be­schlos­sen, sie von der E-Rech­nungs­pflicht aus­zu­schlie­ßen. Klein­un­ter­neh­men­de müssen lediglich E-Rech­nun­gen empfangen und ver­ar­bei­ten können. Vereine un­ter­lie­gen der Ver­pflich­tung zur E-Rech­nungs­stel­lung nur, wenn sie un­ter­neh­me­risch aktiv sind. In diesem Fall gelten dieselben An­for­de­run­gen wie für Un­ter­neh­men.

Was ist vor dem Versand von E-Rech­nun­gen zu tun?

Die Um­stel­lung von Pa­pier­rech­nun­gen oder PDF-Rech­nun­gen auf E-Rech­nun­gen erfordert einige Vor­be­rei­tun­gen. Um zunächst her­aus­zu­fin­den, welche An­pas­sun­gen notwendig sind, müssen Un­ter­neh­men ihre be­stehen­den Rech­nungs­pro­zes­se ana­ly­sie­ren. Kundinnen und Kunden sollten zudem im Vorhinein darüber in­for­miert werden, dass sie fortan E-Rech­nun­gen versenden.

Darüber hinaus muss die not­wen­di­ge tech­ni­sche In­fra­struk­tur für das Erstellen, den Versand und die Ver­ar­bei­tung von E-Rech­nun­gen be­reit­ge­stellt werden – entweder durch Ak­tua­li­sie­rung be­stehen­der Systeme oder durch In­ves­ti­tio­nen in die er­for­der­li­che IT-In­fra­struk­tur. Es empfiehlt sich außerdem, Mit­ar­bei­ten­de zu schulen, damit diese mit den neuen Prozessen und ge­ge­be­nen­falls Systemen zu­recht­kom­men.

E-Rechnung-Format auswählen

Es besteht auch die Not­wen­dig­keit, ein ge­eig­ne­tes E-Rech­nungs­for­mat aus­zu­wäh­len, das die An­for­de­run­gen der eu­ro­päi­schen Norm EN 16931 erfüllt. Die Rechnung muss in einem struk­tu­rier­ten, ma­schi­nen­les­ba­ren Datensatz aus­ge­stellt werden, der sich au­to­ma­ti­siert und me­di­en­bruch­frei wei­ter­ver­ar­bei­ten lässt. In Deutsch­land werden meist das XRechnung- oder das ZUGFeRD-Format genutzt, um E-Rech­nun­gen zu versenden:

• Das E-Rechnung-Format XRechnung ist der of­fi­zi­el­le deutsche Standard für E-Rech­nun­gen und bei öf­fent­li­chen Aufträgen ver­pflich­tend. Bei diesem E-Rech­nungs­for­mat handelt es sich um einen reinen XML-Datensatz. Mithilfe eines so­ge­nann­ten XML-Viewers lassen sich die Rech­nungs­da­ten auch für Menschen lesbar machen.
• Das Hy­brid­for­mat ZUGFeRD stellt dagegen eine Kom­bi­na­ti­on aus XML-Daten und einer PDF-Datei dar. Aufgrund der visuellen Dar­stell­bar­keit sind die ZUGFeRD-Rech­nun­gen sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein PDF-Reader. Im separaten Artikel „XRechnung vs. ZUGFeRD“ gehen wir näher darauf ein, wodurch sich die beiden E-Rech­nungs­for­ma­te un­ter­schei­den.

E-Rechnung auf Voll­stän­dig­keit und Kor­rekt­heit kon­trol­lie­ren

Fehlende oder feh­ler­haf­te Angaben führen mög­li­cher­wei­se dazu, dass die E-Rechnung nicht rechts­kon­form ist und zu­rück­ge­wie­sen wird. Vor dem Versand sollte daher geprüft werden, ob sie alle Pflicht­an­ga­ben be­inhal­tet. Eine E-Rechnung muss dieselben Angaben wie klas­si­sche Pa­pier­rech­nun­gen enthalten. Dazu zählen vor allem:

• Name und Adresse der Ver­trags­par­tei­en
• Rech­nungs­da­tum, -nummer und -betrag
• Steu­er­num­mer oder Um­satz­steu­er-ID
• Be­schrei­bung der Leistung(en) und/oder Lieferung(en)
• Zah­lungs­kon­di­tio­nen (Fäl­lig­keits­da­tum)
• Bank­ver­bin­dung

Eine gute E-Rechnung-Software bietet Ihnen eine Funktion zur au­to­ma­ti­schen Va­li­die­rung. Diese stellt sicher, dass alle Pflicht­an­ga­ben vorhanden sind und die Syntax des XML-Da­ten­sat­zes der Norm ent­spricht.

Wie versendet man eine E-Rechnung sicher?

Um E-Rech­nun­gen zu versenden, lassen sich un­ter­schied­li­che Über­tra­gungs­we­ge nutzen. Es gibt dies­be­züg­lich keine ge­setz­li­chen Vorgaben. Die Über­mitt­lung ist bei­spiels­wei­se per E-Mail, über elek­tro­ni­sche Schnitt­stel­len, über den ge­mein­sa­men Zugriff auf einen zentralen Spei­cher­ort innerhalb eines Un­ter­neh­mens­ver­bun­des oder über ein In­ter­net­por­tal möglich.

Um zu ver­hin­dern, dass In­for­ma­tio­nen von Un­be­fug­ten ein­ge­se­hen oder miss­bräuch­lich verwendet werden, müssen beim Umgang mit E-Rech­nun­gen bestimmte Si­cher­heits­an­for­de­run­gen ein­ge­hal­ten werden. Ei­ner­seits ist si­cher­zu­stel­len, dass sich Inhalte nicht nach­träg­lich ma­ni­pu­lie­ren lassen und dass nur be­rech­tig­te Personen Zugriff auf die Rech­nun­gen erhalten. An­de­rer­seits muss ge­währ­leis­tet werden, dass die Dokumente jederzeit abrufbar sind – bei­spiels­wei­se für eine Be­triebs­prü­fung.

Warum ist eine pro­fes­sio­nel­le E-Mail-Adresse wichtig?

Obwohl sich grund­sätz­lich auch andere Optionen anbieten, ist davon aus­zu­ge­hen, dass viele Un­ter­neh­men und Selbst­stän­di­ge E-Rech­nun­gen per E-Mail ver­schi­cken werden. Dabei spielt eine pro­fes­sio­nel­le E-Mail-Adresse eine ent­schei­den­de Rolle. Ei­ner­seits ver­mit­telt eine Adresse mit einem in­di­vi­du­el­len Do­main­na­men – etwa rechnungen@ihrunternehmen.de – ein seriöses und ver­trau­ens­wür­di­ges Auftreten gegenüber Ge­schäfts­part­ne­rin­nen und Ge­schäfts­part­nern. An­de­rer­seits tragen pro­fes­sio­nel­le E-Mail-Lösungen erheblich zur Si­cher­heit Ihrer Kom­mu­ni­ka­ti­on bei.

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