Gmail-Posteingang mit Suchoperatoren durchsuchen

In der (für die meisten) bekannten täglichen E-Mail-Flut den Überblick zu behalten – und vor allem, nach einigen Tagen eine einzelne E-Mail wiederzufinden – ist gar nicht so einfach. Doch Gmail hat sich dafür eine smarte Hilfe überlegt: die Gmail-Suchoperatoren. Das sind Begriffe und Symbole, die – richtig kombiniert – E-Mails sinnvoll filtern. Wie diese Gmail-Suche funktioniert und welche Operatoren es im Detail gibt, lesen Sie hier.

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Gmail-Suchfunktion nutzen: In aller Kürze

  1. Öffnen Sie Ihre Gmail-Postfach.
  2. Geben Sie in die Suchleiste am oberen Rand den oder die Gmail-Suchoperatoren ein. Eine vollständige Liste aller Operatoren finden Sie nachfolgend.

Alle verfügbaren Gmail-Suchoperatoren

Suchoperator Funktion/Suche nach Beispiel
from: Absender from:service@paypal.de
to: Empfänger to:info@gmail.de
cc:/bcc: Empfänger, die eine (Blind-)Kopie erhalten haben cc:info@gmail.de / bcc:info@gmail.de
subject: Wörter in einer Betreffzeile subject:service
label: Nachrichten mit einem bestimmten Label label:Posteingang
( ) Zusammenfassung mehrerer Suchbegriffe/Wörter subject:(Service Zahlung)
OR Mehrere Suchkriterien: entweder oder from:service@paypal.de OR from:zahlung@kundenservice.de
{ } Mehrere Suchkriterien: und {from:service@paypal.de from:zahlung@kundenservice.de}
" " Exakt festgelegte Wortgruppe bzw. ein bestimmtes Wort "Service zur Ihrer Bestellung xy"
+ Exakte Übereinstimmung mit einem Wort +Service
- Ausschluss eines Wortes -Service
AROUND Zwei Wörter, die sich in unmittelbarer Nähe zueinander befinden; der maximale Abstand kann über eine Zahl vorgegeben werden. Damit die Reihenfolge der Worte berücksichtigt wird, fügen Sie Anführungszeichen hinzu. "Service AROUND 10 Zahlung "
label:/category:/in: Bestimmte Ablageorte (Label oder Posteingang, Postausgang, Papierkorb ...) sowie Kategorien label:Arbeit in:spam
is: Bestimmter Zustand (wichtig, gelesen, ungelesen, markiert …) is: important Is: unread
has: Anhänge oder spezielle Dokumenttypen (Dateien aus Google Drive, YouTube-Link …) has:attachment has:youtube has:document
Filename: Anhänge mit bestimmtem Dokumentennamen oder -typ filename:info.txt filename:pdf
after:/before: older:/newer: older_than:/newer_than: Nachrichten, die innerhalb eines Zeitraums bzw. vor oder nach einem bestimmten Tag gesendet wurden; beachten Sie, dass verschiedene Datumsformatierungen möglich sind. after:2002/05/01 newer:10/07/2003 newer_than:7d
size: lager:/smaller: Nachrichten mit bestimmter Größe, kleiner oder größer als eine bestimmte Größe (in Byte) size:10000 smaller:25M
Hinweis

Suchoperatoren können Sie nicht nur für die gezielte Suche, sondern auch zum Anlegen einer Gmail-Regel verwenden. Über Regeln filtern Sie E-Mails und legen fest, was anschließend mit dieser Auswahl passieren soll.

Gmail-Suche richtig nutzen: Was sind Suchoperatoren?

Gmail-Suchoperatoren, auch Suchbefehle genannt, sind eine Kombination aus Wörtern und Symbolen – ähnlich den Befehlen, die in einigen Programmiersprachen vorkommen –, die Sie zur Spezifizierung der Ergebnisse innerhalb der Gmail-Suchfunktion nutzen können. Anstatt einfach einen beliebigen Suchbegriff einzugeben, der eventuell zu keinem aussagekräftigen Ergebnis führt, grenzen Gmail-Suchoperatoren gezielt das Ergebnis ein.

Ein Beispiel verdeutlich dies: Angenommen, Sie suchen nach einer Online-Rechnung eines bestimmten Absenders. Würden Sie in die Gmail-Suche lediglich „Online-Rechnung“ eingeben, würden Ihnen sämtliche E-Mails, die diesen Begriff (im Betreff oder Inhalt) enthalten, angezeigt. Fügen Sie einen (oder mehrere) Gmail-Suchoperatoren hinzu, können Sie das Ergebnis beispielsweise nach Absender, Versandzeitpunkt und anderen Kriterien eingrenzen. Sogar der gezielte Ausschluss bestimmter Begriffe oder Absender ist möglich.

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Warum sind Gmail-Suchoperatoren sinnvoll?

Zum einen spart die gezielte Verwendung der Suchoperatoren Ihnen Zeit und liefert eindeutige Ergebnisse – gerade bei einem sehr hohen E-Mail-Aufkommen ist das ein Segen. Zum anderen reicht es, nur einzelne Kriterien einer gesuchten E-Mail zu kennen, um dennoch zum Ergebnis zu kommen. Wissen Sie beispielsweise nur noch den Zeitraum und Absender, nicht aber den Betreff, können Sie darüber dennoch gezielt den Gmail-Posteingang durchsuchen.

Ein wichtiges Detail, damit die Gmail-Suche mit Operatoren problemlos funktioniert: Nutzen Sie diese direkt im browserbasierten Posteingang. Wenn Sie ein E-Mail-Programm verwenden, in das Sie Ihren Gmail-Account per IMAP integriert haben, werden ggf. nicht alle Ergebnisse richtig angezeigt.

Dass und wie beliebt Gmail als E-Mail-Programm ist, zeigen übrigens aktuelle Statistiken. Im August vergangenen Jahres wertete der E-Mail-Marketingtool-Anbieter Litmus rund 870 Millionen E-Mail-Öffnungen und welcher Dienst dafür verwendet wurde weltweit aus. Gmail landete dabei mit weitem Vorsprung auf Platz zwei (hinter Apple iPhone).

Infografik: Das iPhone hat das beliebteste Postfach | Statista Mehr Infografiken finden Sie bei Statista

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Anleitung: Gmail-Posteingang mit Operatoren durchsuchen

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Gmail-Postfach und klicken Sie ins Suchfeld oberhalb der Liste aller E-Mails.

Schritt 2: Geben Sie den Suchbefehl und den Wert ein, nach dem gesucht werden soll. Im Beispiel ist der Suchoperator „from“, also der Absender. Während Sie den Suchwert (in diesem Fall eine E-Mail-Adresse) eingeben, werden Ihnen bereits Absender vorgeschlagen und passende E-Mails-angezeigt.

Schritt 3: Vervollständigen Sie den Suchwert entweder durch Anklicken eines vorgeschlagenen Absenders oder indem Sie die E-Mail-Adresse manuell ausschreiben.

Schritt 4: Bestätigen Sie Ihre Suche, indem Sie [Enter] drücken.

Schritt 5: Ihnen werden alle zur Gmail-Suche passenden E-Mails angezeigt.

Schritt 6: Die Ergebnisliste können Sie weiter einschränken, beispielsweise durch die Auswahl eines Zeitraums.

Schritt 7: Über die erweiterte Suche lassen sich die Ergebnisse noch weiter einschränken. Wie diese funktioniert, erklären wir Ihnen weiter unten.

Mehrere Gmail-Suchoperatoren miteinander kombinieren

Manchmal führt die Auswahl eines einzelnen Suchbefehls noch nicht zu einem aussagekräftigen Ergebnis. Sie können dann mehrere Gmail-Suchoperatoren miteinander kombinieren. Geben Sie dafür die einzelnen Befehle hintereinander ein und lassen Sie jeweils nur einen Leerschritt zwischen den verschiedenen Werten. Das Beispiel zeigt die Kombination aus Absender (from:) und Ablageort (in:). Es ist außerdem möglich, mehrere mögliche Werte für einen Operator anzugeben – wie genau das aussieht, finden Sie als zusätzlichen Wert in der Tabelle aller Gmail-Suchoperatoren.

Gmail-Posteingang mit erweiterter Suche durchsuchen

Anstelle von Gmail-Suchoperatoren oder um die Ergebnisse einer solchen Suche zu verfeinern, bietet Gmail noch eine erweiterte Suche an.

Schritt 1: Klicken Sie dafür auf das Symbol neben dem Suchfeld oberhalb der Liste mit E-Mails.

Schritt 2: Ein Menü öffnet sich, in dem Sie verschiedene Suchkriterien eingeben können.

Schritt 3: Hier können Sie, ohne die genauen Gmail-Suchoperatoren kennen zu müssen, ebenfalls Einschränkungen zu Absender, Empfänger, Betreff usw. vornehmen.

Tipp

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