KI-Telefonansagen: So entlasten Sie Ihr Team und steigern die Erreichbarkeit

Eine KI-Telefonansage nimmt Anrufe automatisch entgegen, beantwortet häufige Fragen und leitet Anliegen strukturiert an Ihr Team weiter – rund um die Uhr. So verpassen Sie keine Anfragen, entlasten Ihre Mitarbeitenden und bieten Kundinnen und Kunden schnellen Service, auch bei hohem Anrufaufkommen oder außerhalb der Öffnungszeiten.

Wie KI-Telefonansagen funktionieren

Eine KI-Telefonansage ist eine automatisch erzeugte oder dynamisch gesteuerte Sprachansage, die Anrufende begrüßt, informiert oder durch ein Telefonmenü führt. Bei herkömmlichen Telefonansagen wird meist per Text-to-Speech (TTS) eine Audio-Datei erzeugt, die dann beim Anruf automatisch abgespielt wird. Ein intelligenter Telefonassistent bringt allerdings Künstliche Intelligenz in den Kundenservice und geht deutlich weiter: Er kombiniert unter anderem Spracherkennung und Sprachverständnis, um Rückfragen zu stellen, Antworten zu geben und Gespräche zu steuern. Er führt mit den Anrufenden ein natürliches Gespräch und erkennt anhand der Anfrage, welche hinterlegten Informationen er ausgeben soll.

Typische Anwendungszwecke

KI-Telefonansagen eignen sich vor allem überall dort, wo wiederkehrende Informationen professionell und konsistent kommuniziert werden sollen. Das ist beispielsweise bei Telefonassistenten in Arztpraxen oder bei KI-Telefonassistenten für Handwerker der Fall. In der Begrüßung kann eine KI-Ansage je nach Uhrzeit, Standort oder Abteilung variieren und Anrufende direkt an die richtige Stelle leiten. In der Warteschleife lassen sich Öffnungszeiten, Lieferstatus-Hinweise oder Infos zu alternativen Kontaktwegen einspielen, ohne dass jemand manuell Audio schneiden muss.

Als Anrufbeantworter kann KI nicht nur eine Nachricht aufnehmen, sondern sie auch strukturieren, zusammenfassen und an das Team weitergeben. Das ist besonders hilfreich, wenn viele Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten eingehen. Moderne Assistenten können außerdem typische Fragen zu Preisen, Verfügbarkeit oder Lieferzeiten direkt beantworten, sodass Anrufende nicht warten müssen und Teams spürbar entlastet werden.

KI-Telefonansagen: In der Regel nicht kostenfrei

In der Praxis sind KI-Telefonansagen meist kostenpflichtig, weil hinter einer professionellen Lösung nicht nur eine Stimme, sondern auch Telefonie-Infrastruktur, Hosting, Wartung und Support stehen. Kostenlos bekommt man in der Regel höchstens Testversionen, mit denen sich die Stimmenqualität und Basisfunktionen ausprobieren lassen. Diese sind aber oft klar limitiert durch:

• eine geringe Anzahl an Minuten/Anrufen
• eingeschränkte Stimmenauswahl
• Wasserzeichen
• fehlende Features wie Weiterleitungen, Teamzugänge oder Auswertungen
• schlechte Integration in Telefonanlagen oder Prozesse

Bezahlte Abos lohnen sich also vor allem dann, wenn viele Standardanfragen reinkommen oder Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten nicht verloren gehen sollen. Je nach Anbieter und Funktionsumfang können Einstiegspläne bereits bei kleineren zweistelligen Beträgen pro Monat beginnen. Spezialisierte Lösungen liegen allerdings häufig im dreistelligen Bereich pro Monat.

Anbieter

Am Markt lassen sich grob drei Arten unterscheiden:

• reine Voice-/Text-to-Speech-Generatoren für einzelne Ansage-Audios
• Contact-Center-Plattformen, die flexibel, aber mit Implementierungsaufwand einher gehen
• fertige Business-Assistenten, die ohne große Eigenentwicklung produktiv einsatzbereit sind

Entscheidend sind bei der Auswahl vor allem Stimmenqualität, Mehrsprachigkeit, Weiterleitungen/Eskalation an Mitarbeitende, Integrationsmöglichkeiten, Reporting und ein belastbares Datenschutz-Setup. Die folgenden Anbieter fallen allesamt in die Kategorie der fertigen Business-Assistenten.

Slang.ai

Slang.ai ist ein fertiger KI-Telefonassistent, der sehr klar auf die Gastronomie zugeschnitten ist. Die KI nimmt 24/7 eingehende Anrufe automatisch an, beantwortet typische Fragen zu Öffnungszeiten, Allergene oder Aktionen und kann Reservierungen direkt am Telefon abwickeln. Der Fokus liegt darauf, dass Restaurants weniger Anrufe verlieren und Mitarbeitende am Tresen entlastet werden. Praktisch ist außerdem, dass Slang.ai offizielle Integrationen mit gängigen Restaurant-Systemen anbietet, darunter OpenTable und weitere Tools wie SevenRooms. Die Einrichtung wird als schnell beschrieben und es gibt Auswertungen zu Anrufvolumen, häufigen Fragen oder Reservierungs-Insights. Wenn die KI eine Anfrage nicht sauber lösen kann, sind Weiterleitungen bzw. Eskalationen an das Team vorgesehen.

Slang.ai rechnet pro Standort ab. Nutzerinnen und Nutzer haben außerdem die Möglichkeit, einen individuellen Vertrag auszuhandeln und optionale Add-ons für Bilingual Support oder Private-Events dazu zubuchen. Die normalen Abonnement-Optionen sind die folgenden:

• Das Core-Paket kostet bei monatlicher Zahlung 399 US-Dollar pro Standort und Monat und bei jährlicher Zahlung 379 Dollar pro Standort und Monat.
• Das Premium-Paket kostet bei monatlicher Zahlung 599 US-Dollar pro Standort und Monat und bei jährlicher Zahlung 539 Dollar pro Standort und Monat.

Yelp Host und Yelp Receptionist

Bei Yelp gibt es zwei fertige KI-Lösungen mit unterschiedlichem Schwerpunkt. Yelp Host richtet sich an Restaurants und soll Anrufe automatisiert annehmen, Reservierungen telefonisch verwalten, Wartezeiten nennen, Sonderwünsche aufnehmen und Fragen zum Restaurant beantworten. Zusätzlich ermöglicht das System Links zu Menüs oder Wartelisten per SMS. Host ist ohne großen Installationsaufwand direkt nutzbar und mit Yelp-Daten vortrainiert. Zusätzlich kann der Yelp Guest Manager integriert werden, um Reservierungen, Wartelisten und SMS-Follow-ups zu steuern. Yelp Host wird als Abo-Modell angeboten und kostet 149 US-Dollar pro Monat für Neukunden und 99 Dollar im Monat, wenn man ein bestehendes Yelp Guest Manager-Abo besitzt. Das Angebot umfasst bis zu 500 Anrufe pro Monat. Darüber hinaus werden 0,25 Dollar pro zusätzlichen Anruf abgerechnet.

Yelp Receptionist ist breiter für lokale Businesses gedacht: Die KI nimmt Anrufe an, stellt intelligente Rückfragen, filtert Spam, fasst Nachrichten zusammen und kann je nach Use Case Leads vorqualifizieren. Das Tool kann unter anderem auch Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen in der Yelp-for-Business-Inbox ausgeben. Yelp Receptionist kostet 99 Dollar im Monat und umfasst ebenfalls 500 Anrufe. Auch hier kostet jeder zusätzliche Anruf 0,25 Dollar.

Goodcall

Goodcall positioniert sich als KI-Telefonagent, der sich ohne Aufwand schnell konfigurieren lässt. Die Idee: Wiederkehrende Anfragen in Service und Vertrieb werden automatisiert beantwortet, während Ihr Team nur noch die komplexeren Fälle übernimmt. Für die Praxis sind vor allem die Workflow-Funktionen wichtig: Goodcall hebt unter anderem Zusammenfassungen, Transkripte und Analytics hervor, damit Teams nachvollziehen können, was am Telefon passiert ist und wo sich Prozesse verbessern lassen. Außerdem lässt sich der Agent mit bestehenden Tools wie CRM- und Kalendersystemen verbinden, damit aus einem Anruf direkt ein nachvollziehbarer Folgeprozess wird.

Goodcall bietet ein kostenpflichtiges Abo, das nach einzigartigen Anrufern bzw. Telefonnummern pro Monat abgerechnet wird. Wird das jeweilige Kontingent überschritten, fallen für jeden weiteren einzigartigen Kontakt 0,50 Dollar zusätzlich an. Dadurch bleiben die Kosten auch dann gut kalkulierbar, wenn einzelne Gespräche länger dauern. Zur Auswahl stehen die Tarife Starter, Growth und Scale:

• Das Starter-Paket liegt je nach Abrechnungsart bei 66 oder 79 Dollar pro Agenten und Monat und umfasst 100 einzigartige Kundinnen und Kunden.
• Das Growth-Paket liegt je nach Abrechnungsart bei 108 oder 129 Dollar pro Agenten und Monat und beinhaltet 250 einzigartige Kundinnen und Kunden.
• Das Scale-Paket liegt je nach Abrechnungsart bei 209 oder 249 Dollar pro Agenten und Monat und deckt 500 einzigartige Kundinnen und Kunden ab.

PolyAI

PolyAI setzt auf Voicebots, die echte Gespräche führen können: Anrufende dürfen frei formulieren, während der Agent Anliegen erkennt und je nach Use Case FAQs beantwortet, Anrufe routet, Bestellungen verwaltet, Zahlungen entgegennimmt oder durch Authentifizierungsprozesse führt. Wenn ein Fall zu komplex wird, kann PolyAI den Anruf an Mitarbeitende übergeben und dabei Kontextdaten mitschicken, damit die Kundinnen und Kunden nicht alles wiederholen müssen. Zusätzlich bietet PolyAI Bausteine wie Agent Assist, eine Live-Unterstützung für Service-Teams während des Gesprächs, und Speech Analytics zur Auswertung von Gesprächen.

Preislich arbeitet PolyAI nicht mit einer öffentlich einsehbaren Preisliste, sondern erstellt individuelle Angebote. Die Abrechnung erfolgt typischerweise minutenbasiert und kann je nach Umfang auch Leistungen wie Wartung, laufende Optimierungen und Support einschließen. Wie hoch die Kosten konkret ausfallen, hängt daher vor allem vom Gesprächsvolumen ab, also davon, wie viele Anrufe pro Monat eingehen und wie lange diese im Schnitt dauern.

IONOS KI-Telefonassistent

Der IONOS KI-Telefonassistent ist eine sofort einsatzbereite Business-Lösung, mit der Sie Ihre Telefonkommunikation nicht nur über Ansagen, sondern über echte Dialoge automatisieren können. Der Assistent nimmt Anrufe 24/7 entgegen, beantwortet häufige Fragen direkt im Gespräch und lässt sich über ein Dashboard individuell an Ihr Unternehmen anpassen. So können Rückfragen oder Regeln für Weiterleitungen definiert und Ihre Mitarbeitenden eingebunden werden. Praktisch für den Alltag: In allen Paketen ist eine Assistenten-Telefonnummer, eine Anrufhistorie sowie eine Zusammenfassung per E-Mail nach jedem Anruf enthalten. Dabei werden Kundendaten 100 % DSGVO-konform und ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet.

Auch hier sind drei unterschiedliche Abos erhältlich:

• Der KI-Telefonassistent S kostet 19 Euro im Monat für 30 Anrufe.
• Der KI-Telefonassistent M kostet 49 Euro im Monat für 100 Anrufe.
• Der KI-Telefonassistent L kostet 199 Euro im Monat für 500 Anrufe.

Danach wird jeder weitere Anruf mit 1 Euro abgerechnet.

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