KI-Te­le­fon­an­sa­gen: So entlasten Sie Ihr Team und steigern die Er­reich­bar­keit

Eine KI-Te­le­fon­an­sa­ge nimmt Anrufe au­to­ma­tisch entgegen, be­ant­wor­tet häufige Fragen und leitet Anliegen struk­tu­riert an Ihr Team weiter – rund um die Uhr. So verpassen Sie keine Anfragen, entlasten Ihre Mit­ar­bei­ten­den und bieten Kundinnen und Kunden schnellen Service, auch bei hohem An­ruf­auf­kom­men oder außerhalb der Öff­nungs­zei­ten.

Wie KI-Te­le­fon­an­sa­gen funk­tio­nie­ren

Eine KI-Te­le­fon­an­sa­ge ist eine au­to­ma­tisch erzeugte oder dynamisch ge­steu­er­te Sprach­an­sa­ge, die Anrufende begrüßt, in­for­miert oder durch ein Te­le­fon­me­nü führt. Bei her­kömm­li­chen Te­le­fon­an­sa­gen wird meist per Text-to-Speech (TTS) eine Audio-Datei erzeugt, die dann beim Anruf au­to­ma­tisch ab­ge­spielt wird. Ein in­tel­li­gen­ter Te­le­fon­as­sis­tent bringt al­ler­dings Künst­li­che In­tel­li­genz in den Kun­den­ser­vice und geht deutlich weiter: Er kom­bi­niert unter anderem Sprach­er­ken­nung und Sprach­ver­ständ­nis, um Rück­fra­gen zu stellen, Antworten zu geben und Gespräche zu steuern. Er führt mit den An­ru­fen­den ein na­tür­li­ches Gespräch und erkennt anhand der Anfrage, welche hin­ter­leg­ten In­for­ma­tio­nen er ausgeben soll.

Typische An­wen­dungs­zwe­cke

KI-Te­le­fon­an­sa­gen eignen sich vor allem überall dort, wo wie­der­keh­ren­de In­for­ma­tio­nen pro­fes­sio­nell und kon­sis­tent kom­mu­ni­ziert werden sollen. Das ist bei­spiels­wei­se bei Te­le­fon­as­sis­ten­ten in Arzt­pra­xen oder bei KI-Te­le­fon­as­sis­ten­ten für Hand­wer­ker der Fall. In der Begrüßung kann eine KI-Ansage je nach Uhrzeit, Standort oder Abteilung variieren und Anrufende direkt an die richtige Stelle leiten. In der War­te­schlei­fe lassen sich Öff­nungs­zei­ten, Lie­fer­sta­tus-Hinweise oder Infos zu al­ter­na­ti­ven Kon­takt­we­gen ein­spie­len, ohne dass jemand manuell Audio schneiden muss.

Als An­ruf­be­ant­wor­ter kann KI nicht nur eine Nachricht aufnehmen, sondern sie auch struk­tu­rie­ren, zu­sam­men­fas­sen und an das Team wei­ter­ge­ben. Das ist besonders hilfreich, wenn viele Anrufe außerhalb der Ge­schäfts­zei­ten eingehen. Moderne As­sis­ten­ten können außerdem typische Fragen zu Preisen, Ver­füg­bar­keit oder Lie­fer­zei­ten direkt be­ant­wor­ten, sodass Anrufende nicht warten müssen und Teams spürbar entlastet werden.

KI-Te­le­fon­an­sa­gen: In der Regel nicht kos­ten­frei

In der Praxis sind KI-Te­le­fon­an­sa­gen meist kos­ten­pflich­tig, weil hinter einer pro­fes­sio­nel­len Lösung nicht nur eine Stimme, sondern auch Telefonie-In­fra­struk­tur, Hosting, Wartung und Support stehen. Kostenlos bekommt man in der Regel höchstens Test­ver­sio­nen, mit denen sich die Stim­men­qua­li­tät und Ba­sis­funk­tio­nen aus­pro­bie­ren lassen. Diese sind aber oft klar limitiert durch:

• eine geringe Anzahl an Minuten/Anrufen
• ein­ge­schränk­te Stim­men­aus­wahl
• Was­ser­zei­chen
• fehlende Features wie Wei­ter­lei­tun­gen, Team­zu­gän­ge oder Aus­wer­tun­gen
• schlechte In­te­gra­ti­on in Te­le­fon­an­la­gen oder Prozesse

Bezahlte Abos lohnen sich also vor allem dann, wenn viele Stan­dard­an­fra­gen rein­kom­men oder Anrufe außerhalb der Öff­nungs­zei­ten nicht verloren gehen sollen. Je nach Anbieter und Funk­ti­ons­um­fang können Ein­stiegs­plä­ne bereits bei kleineren zwei­stel­li­gen Beträgen pro Monat beginnen. Spe­zia­li­sier­te Lösungen liegen al­ler­dings häufig im drei­stel­li­gen Bereich pro Monat.

Anbieter

Am Markt lassen sich grob drei Arten un­ter­schei­den:

• reine Voice-/Text-to-Speech-Ge­ne­ra­to­ren für einzelne Ansage-Audios
• Contact-Center-Platt­for­men, die flexibel, aber mit Im­ple­men­tie­rungs­auf­wand einher gehen
• fertige Business-As­sis­ten­ten, die ohne große Ei­gen­ent­wick­lung produktiv ein­satz­be­reit sind

Ent­schei­dend sind bei der Auswahl vor allem Stim­men­qua­li­tät, Mehr­spra­chig­keit, Wei­ter­lei­tun­gen/Es­ka­la­ti­on an Mit­ar­bei­ten­de, In­te­gra­ti­ons­mög­lich­kei­ten, Reporting und ein be­last­ba­res Da­ten­schutz-Setup. Die folgenden Anbieter fallen allesamt in die Kategorie der fertigen Business-As­sis­ten­ten.

Kos­ten­le­gen­de: + = günstig | ++ = mittel | +++ = teuer

Slang.ai

Slang.ai ist ein fertiger KI-Te­le­fon­as­sis­tent, der sehr klar auf die Gas­tro­no­mie zu­ge­schnit­ten ist. Die KI nimmt 24/7 ein­ge­hen­de Anrufe au­to­ma­tisch an, be­ant­wor­tet typische Fragen zu Öff­nungs­zei­ten, Allergene oder Aktionen und kann Re­ser­vie­run­gen direkt am Telefon abwickeln. Der Fokus liegt darauf, dass Re­stau­rants weniger Anrufe verlieren und Mit­ar­bei­ten­de am Tresen entlastet werden. Praktisch ist außerdem, dass Slang.ai of­fi­zi­el­le In­te­gra­tio­nen mit gängigen Re­stau­rant-Systemen anbietet, darunter OpenTable und weitere Tools wie Se­ven­Rooms. Die Ein­rich­tung wird als schnell be­schrie­ben und es gibt Aus­wer­tun­gen zu An­ruf­vo­lu­men, häufigen Fragen oder Re­ser­vie­rungs-Insights. Wenn die KI eine Anfrage nicht sauber lösen kann, sind Wei­ter­lei­tun­gen bzw. Es­ka­la­tio­nen an das Team vor­ge­se­hen.

Yelp Host und Yelp Re­cep­tio­nist

Bei Yelp gibt es zwei fertige KI-Lösungen mit un­ter­schied­li­chem Schwer­punkt. Yelp Host richtet sich an Re­stau­rants und soll Anrufe au­to­ma­ti­siert annehmen, Re­ser­vie­run­gen te­le­fo­nisch verwalten, War­te­zei­ten nennen, Son­der­wün­sche aufnehmen und Fragen zum Re­stau­rant be­ant­wor­ten. Zu­sätz­lich er­mög­licht das System Links zu Menüs oder War­te­lis­ten per SMS. Host ist ohne großen In­stal­la­ti­ons­auf­wand direkt nutzbar und mit Yelp-Daten vor­trai­niert. Zu­sätz­lich kann der Yelp Guest Manager in­te­griert werden, um Re­ser­vie­run­gen, War­te­lis­ten und SMS-Follow-ups zu steuern. Yelp Host wird als Abo-Modell angeboten und kostet für Neu­kun­din­nen und Neukunden etwas mehr – wer ein be­stehen­des Yelp Guest Manager-Abo besitzt, spart. Das Angebot umfasst bis zu 500 Anrufe pro Monat. Darüber hinaus werden Kosten pro zu­sätz­li­chem Anruf ab­ge­rech­net.

Yelp Re­cep­tio­nist ist breiter für lokale Busi­nesses gedacht: Die KI nimmt Anrufe an, stellt in­tel­li­gen­te Rück­fra­gen, filtert Spam, fasst Nach­rich­ten zusammen und kann je nach Use Case Leads vor­qua­li­fi­zie­ren. Das Tool kann unter anderem auch Auf­zeich­nun­gen, Tran­skrip­te und Zu­sam­men­fas­sun­gen in der Yelp-for-Business-Inbox ausgeben.

Goodcall

Goodcall po­si­tio­niert sich als KI-Te­le­fo­na­gent, der sich ohne Aufwand schnell kon­fi­gu­rie­ren lässt. Die Idee: Wie­der­keh­ren­de Anfragen in Service und Vertrieb werden au­to­ma­ti­siert be­ant­wor­tet, während Ihr Team nur noch die kom­ple­xe­ren Fälle übernimmt. Für die Praxis sind vor allem die Workflow-Funk­tio­nen wichtig: Goodcall hebt unter anderem Zu­sam­men­fas­sun­gen, Tran­skrip­te und Analytics hervor, damit Teams nach­voll­zie­hen können, was am Telefon passiert ist und wo sich Prozesse ver­bes­sern lassen. Außerdem lässt sich der Agent mit be­stehen­den Tools wie CRM- und Ka­len­der­sys­te­men verbinden, damit aus einem Anruf direkt ein nach­voll­zieh­ba­rer Fol­ge­pro­zess wird.

PolyAI

PolyAI setzt auf Voicebots, die echte Gespräche führen können: Anrufende dürfen frei for­mu­lie­ren, während der Agent Anliegen erkennt und je nach Use Case FAQs be­ant­wor­tet, Anrufe routet, Be­stel­lun­gen verwaltet, Zahlungen ent­ge­gen­nimmt oder durch Au­then­ti­fi­zie­rungs­pro­zes­se führt. Wenn ein Fall zu komplex wird, kann PolyAI den Anruf an Mit­ar­bei­ten­de übergeben und dabei Kon­text­da­ten mit­schi­cken, damit die Kundinnen und Kunden nicht alles wie­der­ho­len müssen. Zu­sätz­lich bietet PolyAI Bausteine wie Agent Assist, eine Live-Un­ter­stüt­zung für Service-Teams während des Gesprächs, und Speech Analytics zur Aus­wer­tung von Ge­sprä­chen.

IONOS KI-Te­le­fon­as­sis­tent

Der IONOS KI-Te­le­fon­as­sis­tent ist eine sofort ein­satz­be­rei­te Business-Lösung, mit der Sie Ihre Te­le­fon­kom­mu­ni­ka­ti­on nicht nur über Ansagen, sondern über echte Dialoge au­to­ma­ti­sie­ren können. Der Assistent nimmt Anrufe 24/7 entgegen, be­ant­wor­tet häufige Fragen direkt im Gespräch und lässt sich über ein Dashboard in­di­vi­du­ell an Ihr Un­ter­neh­men anpassen. So können Rück­fra­gen oder Regeln für Wei­ter­lei­tun­gen definiert und Ihre Mit­ar­bei­ten­den ein­ge­bun­den werden. Praktisch für den Alltag: In allen Paketen ist eine As­sis­ten­ten-Te­le­fon­num­mer, eine An­ruf­his­to­rie sowie eine Zu­sam­men­fas­sung per E-Mail nach jedem Anruf enthalten. Dabei werden Kun­den­da­ten 100 % DSGVO-konform und aus­schließ­lich innerhalb der EU ver­ar­bei­tet.

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