Bei XRechnung und ZUGFeRD handelt es sich um Standards für E-Rech­nun­gen, die durch ihr struk­tu­rier­tes Format eine au­to­ma­ti­sier­te Wei­ter­ver­ar­bei­tung er­mög­li­chen. Während XRechnung aus­schließ­lich als ma­schi­nen­les­ba­rer XML-Datensatz kon­zi­piert ist, bietet ZUGFeRD dank Kom­bi­na­ti­on mit PDF auch eine visuelle Dar­stel­lung. Ob ZUGFeRD oder XRechnung besser geeignet sind, hängt von ver­schie­de­nen Faktoren ab.

Was sind XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung und ZUGFeRD sind gängige Standards für die Er­stel­lung und Ver­ar­bei­tung von E-Rech­nun­gen in Deutsch­land, die un­ab­hän­gig von­ein­an­der funk­tio­nie­ren und sich in ver­schie­de­nen Aspekten un­ter­schei­den. Beide Formate ent­spre­chen den Vorgaben der eu­ro­päi­schen Norm EN 16931, die für die ein­heit­li­che elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung innerhalb der Eu­ro­päi­schen Union ent­wi­ckelt wurde.

Doch welche An­for­de­run­gen gelten im Detail für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen? Die EN 16931 legt fest, dass E-Rech­nun­gen in einem struk­tu­rier­ten, ma­schi­nen­les­ba­ren Da­ten­for­mat angelegt sein müssen. Dadurch wird ge­währ­leis­tet, dass sich Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen elek­tro­nisch über­mit­teln, empfangen und me­di­en­bruch­frei sowie au­to­ma­ti­siert wei­ter­ver­ar­bei­ten lassen. Damit Maschinen den Inhalt von E-Rech­nun­gen voll­au­to­ma­tisch und feh­ler­frei auslesen können, haben alle Daten einen fest zu­ge­wie­se­nen Platz.

Hinweis

Seit dem 1. Januar 2025 besteht für alle in­län­di­schen Un­ter­neh­men eine E-Rechnung-Pflicht im B2B-Bereich. Da aktuell noch Über­gangs­fris­ten gelten, ist es aktuell aber lediglich er­for­der­lich, E-Rech­nun­gen empfangen und ver­ar­bei­ten zu können. Ab 2027 müssen Un­ter­neh­men dann auch E-Rech­nun­gen versenden.

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Was macht das Format XRechnung aus?

Mit dem XRechnung-Format hat Deutsch­land die Richt­li­nie 2014/55/EU umgesetzt und einen Standard zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­stel­lung im öf­fent­li­chen Sektor ent­wi­ckelt, der den An­for­de­run­gen der EU-Norm EN 16931 ent­spricht. Das E-Rechnung-Format wurde von der Ko­or­di­na­ti­ons­stel­le für IT-Standards (KoSIT) kon­zi­piert, die auch für die Wei­ter­ent­wick­lung des Rech­nungs­stan­dards ver­ant­wort­lich ist.

XRechnung basiert voll­stän­dig auf struk­tu­rier­ten XML-Da­ten­sät­zen, die für die au­to­ma­ti­sier­te Ver­ar­bei­tung durch Maschinen ausgelegt sind, jedoch keine visuelle Dar­stel­lung für Menschen bieten. Mithilfe spe­zi­el­ler Tools wie XML-Viewern besteht jedoch die Mög­lich­keit, die Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen zu vi­sua­li­sie­ren. Das funk­tio­niert er­fah­rungs­ge­mäß aber auch mit jeder guten Buch­hal­tungs­soft­ware.

Rech­nungs­da­ten werden nach einem fest­ge­leg­ten Schema ab­ge­bil­det. Das bedeutet, spe­zi­fi­sche In­for­ma­tio­nen wie die Rech­nungs­num­mer oder -po­si­tio­nen lassen sich immer an derselben Stelle im Datensatz finden. Damit Sie eine bessere Vor­stel­lung davon erhalten, wie eine XML-Datei aussieht, haben wir nach­fol­gend einen Aus­schnitt aus einer XRechnung eingefügt:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cec="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonExtensionComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
    <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
    <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
    <cbc:ID>2025-xy</cbc:ID>
    <cbc:IssueDate>2025-01-31</cbc:IssueDate>
    <cbc:DueDate>2025-02-15</cbc:DueDate>
    <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
    <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
    <cbc:BuyerReference>0</cbc:BuyerReference>
    <cac:AccountingSupplierParty>
[...]
</Invoice>
xml

Vorteile und Nachteile des XRechnung-Formats

Der XRechnung-Standard bringt sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich. Dazu zählen vor allem:

Vorteile des XRechnung-Formats Nachteile des XRechnung-Formats
Ge­set­zes­kon­for­me und stan­dar­di­sier­te E-Rech­nun­gen: Die XRechnung ent­spricht den An­for­de­run­gen der EU-Richt­li­nie 2014/55/EU und eignet sich daher optimal für Rech­nungs­aus­tausch mit öf­fent­li­chen In­sti­tu­tio­nen. Keine visuelle Dar­stel­lung: Die XRechnung be­inhal­tet keine PDF-Kom­po­nen­te und ist daher ohne zu­sätz­li­che Software unlesbar für Menschen.
Voll­au­to­ma­ti­sche Ver­ar­bei­tung: Da der Standard auf dem XML-Format basiert, lassen sich die Rech­nun­gen au­to­ma­ti­siert in Buch­hal­tungs­sys­te­men ver­ar­bei­ten, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Tech­ni­sche An­for­de­run­gen: Um das E-Rech­nungs­for­mat nutzen zu können, ist eine moderne IT-In­fra­struk­tur er­for­der­lich. Es besteht al­ler­dings auch die Mög­lich­keit, auf eine E-Rechnung-Software zu­rück­zu­grei­fen.
Nied­ri­ge­re Feh­ler­an­fäl­lig­keit: Aufgrund der au­to­ma­ti­sier­ten Wei­ter­ver­ar­bei­tung und des Wegfalls von Me­di­en­brü­chen sinkt das Risiko, dass es durch Da­ten­über­tra­gun­gen zu Fehlern kommt. Um­stel­lungs­auf­wand: Als Un­ter­neh­men auf die XRechnung um­zu­stel­len, zieht einen gewissen Aufwand nach sich. Das gilt vor allem für die­je­ni­gen, die bisher aus­schließ­lich mit Pa­pier­rech­nun­gen oder PDF-Do­ku­men­ten ge­ar­bei­tet haben.

Was macht das ZUGFeRD-Format aus?

Der ZUGFeRD-Standard ist ein bran­chen­über­grei­fen­des Da­ten­for­mat zum elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch. Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elek­tro­ni­sche Rechnung Deutsch­land“, von dem das Format mit Un­ter­stüt­zung des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Wirt­schaft und Kli­ma­schutz (BMWK) aus­ge­ar­bei­tet wurde.

Im Gegensatz zum XRechnung-Standard stellt ZUGFeRD ein Hy­brid­for­mat dar, bei dem ein XML-Datensatz in eine PDF-Datei ein­ge­bet­tet ist. Dies gestattet es, die Vorgaben für E-Rech­nun­gen zu erfüllen und gleich­zei­tig den visuellen Komfort klas­si­scher Rech­nun­gen zu bieten. Darüber hinaus lässt sich das ZUGFeRD-Format sehr flexibel nutzen.

ZUGFeRD bietet ver­schie­de­ne Profile, die sich in ihrem Umfang und ihrer Eignung für un­ter­schied­li­che Szenarien un­ter­schei­den:

  • Basic: Enthält nur grund­le­gen­de Rech­nungs­da­ten, ideal für kleine Un­ter­neh­men und einfache Rech­nun­gen.
  • Comfort: Erweitert um zu­sätz­li­che Details, passend für den stan­dar­di­sier­ten Rech­nungs­aus­tausch im B2B-Bereich.
  • Extended: Enthält sämtliche Daten der EN 16931 und ist für komplexe Rech­nun­gen mit spe­zi­fi­schen An­for­de­run­gen geeignet, z. B. im in­ter­na­tio­na­len Handel oder für große Un­ter­neh­men.
E-Mail-Ar­chi­vie­rung
Bewahren Sie E-Mails rechts­si­cher auf
  • Au­to­ma­ti­sche Ar­chi­vie­rung aus­ge­wähl­ter Post­fä­cher
  • Sicherung in deutschen Re­chen­zen­tren
  • Un­ter­stützt die Ein­hal­tung ge­setz­li­cher An­for­de­run­gen wie GoBD

Vorteile und Nachteile des ZUGFeRD-Formats

Das ZUGFeRD-Format hat ebenfalls Vor- und Nachteile. Die nach­fol­gen­de Übersicht listet die zentralen Stärken und Schwächen auf:

Vorteile des ZUGFeRD-Formats Nachteile des ZUGFeRD-Formats
Visuelle Dar­stel­lung inklusive: Da ZUGFeRD ein PDF be­reit­stellt, ist es für Menschen ohne zu­sätz­li­che Software möglich, Rech­nun­gen ein­zu­se­hen und zu be­ar­bei­ten. Die PDF-Kom­po­nen­te er­leich­tert zudem den Austausch mit Ge­schäfts­kon­tak­ten, die noch nicht oder nicht voll­stän­dig auf E-Rech­nun­gen um­ge­stellt haben. Tech­ni­sche Vor­aus­set­zun­gen: Um das Rech­nungs­for­mat in Gänze zu verwenden, benötigen Sie eine Software, die sowohl das Erstellen als auch das Auslesen der XML-Daten er­mög­licht. Dies zieht mög­li­cher­wei­se In­ves­ti­tio­nen nach sich.
Flexible Ein­satz­mög­lich­kei­ten: Das ZUGFeRD-Format lässt sich sowohl für Geschäfte mit anderen Un­ter­neh­men (B2B) als auch im öf­fent­li­chen Dienst (B2G) verwenden. In der Version 2.1 ent­spricht es voll­stän­dig den ge­setz­li­chen Be­stim­mun­gen der Rech­nungs­stel­lung im öf­fent­li­chen Sektor. Kom­ple­xi­tät durch Profile: Der Standard be­inhal­tet ver­schie­de­ne Profile (etwa Basic, Comfort und Extended), die sich in ihrem Funk­ti­ons­um­fang un­ter­schei­den. Um sich voll­stän­dig mit ZUGFeRD zu­recht­zu­fin­den, ist unter Umständen etwas Ein­ar­bei­tungs­zeit von Nöten.
Un­kom­pli­zier­te Um­stel­lung: Un­ter­neh­men, die bisher mit PDF-Rech­nun­gen ge­ar­bei­tet haben, pro­fi­tie­ren von einer ein­fa­che­ren Im­ple­men­tie­rung, da das PDF weiterhin Teil des Rech­nungs­for­mats bleibt. Akzeptanz: Obwohl ZUGFeRD im B2B weit ver­brei­tet ist, be­vor­zu­gen Bun­des­be­hör­den oftmals das XRechnung-Format.
Recht­kon­for­mi­tät: Wie die XRechnung erfüllt auch das ZUGFeRD-Format die An­for­de­run­gen der eu­ro­päi­schen Norm 16931, womit es eine ver­läss­li­che Basis für den Austausch elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen bietet. In­ter­ope­ra­bi­li­tät: Während XRechnung stan­dard­mä­ßig über das Peppol-Netzwerk versendet werden kann, ist dies bei ZUGFeRD nicht der Fall. Hier sind zu­sätz­li­che Kon­ver­tie­rungs­schrit­te oder al­ter­na­ti­ve Über­tra­gungs­me­tho­den ein­zu­pla­nen.

Die Un­ter­schie­de zwischen XRechnung und ZUGFeRD im Überblick

Kriterium XRechnung ZUGFeRD
Syntax Reiner XML-Datensatz XML + PDF
Visuelle Dar­stel­lung Nein Ja (PDF-Teil)
Ma­schi­nen­les­bar­keit Ja Ja
Ver­wen­dungs­be­reich Vor allem B2G Vor allem B2B
Ent­las­tung der Umwelt Ja, da komplett digital Möglich (durch XML-Kom­po­nen­te)
Ver­ar­bei­tungs­kos­ten Durch Au­to­ma­ti­sie­rung niedriger Durch Au­to­ma­ti­sie­rung niedriger
Ein­spa­rung von Res­sour­cen Ja Ja, wenn kein Ausdruck erstellt wird
Höhere Effizienz im Rech­nungs­we­sen Ja Ja

XRechnung vs. ZUGFeRD: Wann Sie welches Format verwenden sollten

Für Un­ter­neh­men stellt sich vor allem die Frage, welches Format im konkreten Ein­zel­fall besser geeignet ist. Um her­aus­zu­fin­den, ob sich eher ZUGFeRD oder XRechnung als E-Rech­nungs­for­mat anbietet, gilt es, ver­schie­de­ne Variablen zu be­rück­sich­ti­gen:

  • An­for­de­run­gen der ge­schäft­li­chen Kontakte
  • In­te­gra­ti­on in be­stehen­de IT-Ar­chi­tek­tur
  • Interne Un­ter­neh­mens­pro­zes­se
  • Recht­li­che Com­pli­ance
  • Lang­fris­ti­ges Ein­spar­po­ten­zi­al

Wenn Sie vorrangig mit öf­fent­li­chen In­sti­tu­tio­nen zu­sam­men­ar­bei­ten, empfiehlt es sich, den ge­setz­lich vor­ge­schrie­be­nen XRechnung-Standard zu verwenden. Für den B2B-Bereich bietet das ZUGFeRD-Format eine höhere Fle­xi­bi­li­tät. Falls sie sowohl Aufträge aus dem öf­fent­li­chen Sektor als auch von anderen Un­ter­neh­men annehmen, bietet sich ZUGFeRD in der Version 2.1 an, das die An­for­de­run­gen beider Segmente erfüllt.

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