Excel-Makros: So op­ti­mie­ren Sie Ihren Ar­beits­pro­zess mit der beliebten Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on

Wer re­gel­mä­ßig mit Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gram­men, Da­ten­bank­sys­te­men oder Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons-An­wen­dun­gen arbeitet, weiß, wie mühsam es sein kann, die gleichen An­wei­sun­gen immer und immer wieder eingeben zu müssen. Vor allem komplexe, mehr­stu­fi­ge Pro­gramm­ab­läu­fe werden so schnell zur ner­ven­auf­rei­ben­den Ge­dulds­pro­be. Abhilfe schaffen so­ge­nann­te Makros (engl. macro (in­s­truc­tion) = „Groß-Befehl“), die eine Folge von Befehlen auf­zeich­nen, sodass diese vom Nutzer der Software zu einem be­lie­bi­gen Zeitpunkt au­to­ma­tisch aus­ge­führt werden können. Obwohl Makros in einer Pro­gram­mier­spra­che ge­schrie­ben sind, sind Pro­gram­mier­kennt­nis­se in der Regel nicht notwendig, denn viele Programme – darunter auch Excel – können simple Makros auf­zeich­nen und so bei der Ent­wick­lung Hil­fe­stel­lun­gen geben. Für Mi­cro­softs Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­ons-Software Excel sind Makros eines der wich­tigs­ten Features.

Microsoft Excel gehört zu den ge­frag­tes­ten Lösungen, um Daten zu be­ar­bei­ten, zu ana­ly­sie­ren und zu prä­sen­tie­ren. Mit der Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on, die Teil der Microsoft-Office-Suite ist, arbeiten Windows-Nutzer seit Jahren, um bei­spiels­wei­se den Haus­halts­plan zu erstellen oder einen in­di­vi­du­el­len Kalender zu kreieren. Auch in Un­ter­neh­men kommt Excel zum Einsatz: Mit der Software sind Pro­jekt­plä­ne, Stun­den­lis­ten oder Bud­get­pla­nun­gen ebenso einfach rea­li­siert wie grafische Dar­stel­lun­gen von Um­satz­zah­len, Gewinnen oder Verlusten. Wer sich mit der Bedienung des Programms vertraut gemacht hat, lernt die zahl­rei­chen Funk­tio­nen zu schätzen – ent­wi­ckelt aber auch schnell eine nur schwer zu un­ter­drü­cken­de Abneigung gegen sich ständig wie­der­ho­len­de Rou­ti­ne­auf­ga­ben oder Aktionen, die sich nicht einfach mithilfe der Stan­dard­be­nut­zer­ober­flä­che ausführen lassen.

Es kommt also nicht von ungefähr, dass die Mög­lich­keit, Makros in Excel zu erstellen, zu den Kern­fea­tures des Kal­ku­la­ti­ons­pro­gramms zählt. Das zu diesem Zweck in­te­grier­te Tool zum Makro-Auf­zeich­nen bedient sich der Skript­spra­che Visual Basic for Ap­pli­ca­ti­ons (VBA), die auch in den Microsoft-Office-Pro­gram­men Word, Power­Point, Access und Outlook zum Einsatz kommt. Dank der Sprache können Sie un­kom­pli­ziert Ihre eigenen Excel-Makros erstellen, die erwähnten Rou­ti­ne­be­feh­le au­to­ma­tisch ausführen lassen oder der Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on neue Funk­tio­nen (z. B. Al­go­rith­men für die Da­ten­ana­ly­se) hin­zu­fü­gen.

Excel stellt die ver­schie­de­nen Elemente der Be­dien­ober­flä­che in Form von hier­ar­chisch or­ga­ni­sier­ten Programm-Objekten zur Verfügung. Diese besitzen jeweils spe­zi­fi­sche Ei­gen­schaf­ten und Methoden. Alle ver­füg­ba­ren Objekte stehen im hier­ar­chi­schen Ob­jekt­mo­dell mit­ein­an­der in Beziehung und spiegeln sich ungefähr in der visuellen Be­nut­zer­ober­flä­che wider, die Ihnen Schalt- und Ein­ga­be­flä­chen zur In­ter­ak­ti­on mit der Anwendung be­reit­stellt. Indem Sie die Ei­gen­schaf­ten festlegen und ihre Methoden aufrufen, be­ar­bei­ten Sie die ver­schie­de­nen Objekte. Für das Objekt „Workbook“ exis­tie­ren bei­spiel­wei­se die Methode „Close“, mit deren Hilfe Sie die aus­ge­wähl­te Ar­beits­map­pe schließen, sowie die Ei­gen­schaft „Ac­ti­ve­S­heet“, die das Blatt darstellt, das aktuell in der Ar­beits­map­pe aktiv ist.

Mithilfe von Auf­lis­tun­gen (Objekte, die durch Plural-S ge­kenn­zeich­net werden) können Makros darüber hinaus auch Aktionen auf eine ganze Gruppe von Objekten ausführen. Das Auf­lis­tungs­ob­jekt „Work­s­heets“ bewirkt in einem Makro bei­spiels­wei­se, dass die An­wei­sun­gen für alle Ar­beits­blät­ter gelten. Für die Aus­füh­rung eines Makros haben Sie folgende drei Optionen:

• Auswahl im Makromenü

• Mausklick auf eine in­di­vi­du­ell erstellte Schalt­flä­che

• In­di­vi­du­el­le Tas­ten­kom­bi­na­ti­on

Wenn Sie bisher – bewusst oder unbewusst – darauf ver­zich­tet haben, Makros in Excel zu erstellen, muss sich das nicht zwangs­läu­fig negativ auf das Ergebnis Ihrer Excel-Dateien aus­ge­wirkt haben. Al­ler­dings haben Sie damit den um­ständ­li­chen Weg für Ihre Arbeiten gewählt. Denn un­über­seh­bar bietet die Makro-Technik einige ent­schei­den­de Vorteile, die sie zum Pflicht­pro­gramm für jeden macht, der das Optimum aus der Kal­ku­la­ti­ons-Software her­aus­ho­len möchte:

• Makros ver­rin­gern die Feh­ler­quo­te: Mit jeder Anweisung, die Sie in Excel manuell eingeben, steigt auch die Wahr­schein­lich­keit, eine falsche Eingabe zu tätigen. Vor allem in komplexen Be­fehls­fol­gen und sich oft wie­der­ho­len­den Ar­beits­schrit­ten kann einem schnell ein Fehler un­ter­lau­fen, der die komplette Funk­tio­na­li­tät blockiert. Bei einem Makro birgt einzig der Er­stel­lungs­pro­zess Feh­ler­po­ten­zi­al. Haben sich hierbei keine Irrtümer ein­ge­schli­chen, funk­tio­niert das Excel-Makro bei jeder Nutzung feh­ler­frei.

• Makros re­du­zie­ren den Ar­beits­auf­wand: Makros erstellen Sie nur ein einziges Mal. An­schlie­ßend starten Sie die prak­ti­schen Be­fehls­zu­sam­men­fas­sun­gen so oft Sie wollen mit nur einem Klick bzw. mit der passenden Tas­ten­kom­bi­na­ti­on. Das spart Ihnen eine Menge Zeit, die Sie fortan in andere Ar­beits­be­rei­che stecken können.

• Makros erweitern Excel: Mit VBA können Sie nicht nur Makros pro­gram­mie­ren, die Befehle zu­sam­men­fas­sen, sondern auch neue Funk­tio­nen ent­wi­ckeln. So erweitern Sie die in­te­grier­te Funk­ti­ons­samm­lung um Ihre be­nut­zer­de­fi­nier­ten Ar­beits­blatt­funk­tio­nen und ver­ein­fa­chen Ihre Formeln erheblich. Prak­ti­scher­wei­se prä­sen­tiert Excel auch eigens erstellte Funk­tio­nen so, als würde es sich um native Funk­tio­nen handeln. Darüber hinaus haben Sie die Mög­lich­keit, sämtliche er­stell­ten Makros mit eigenen Schalt­flä­chen in der Sym­bol­leis­te zu ver­knüp­fen, über die sich diese starten lassen.

Damit Sie eine eigene Be­fehls­samm­lung erstellen können, müssen Sie zunächst den VBA-Editor ak­ti­vie­ren, der Teil der Ent­wick­ler­tools ist. Diese sind stan­dard­mä­ßig nicht über die Me­nü­leis­te (die in Microsoft-Office-An­wen­dun­gen auch „Menüband“ heißt) er­reich­bar, weshalb Sie die ent­spre­chen­de Re­gis­ter­kar­te im ersten Schritt hin­zu­fü­gen.

Sub steht hierbei für Sub­rou­ti­ne und somit für ein Makro, das an sich eine Art Un­ter­pro­gramm von Excel darstellt. Für das jeweilige Makro wird der gesamte Code aus­ge­führt, der zwischen Sub und End Sub steht. Für einen kleinen Test können Sie den Code des hier ver­wen­de­ten Beispiel-Makros „Hallo“ fol­gen­der­ma­ßen erweitern:

Per Klick auf die Schalt­flä­che „OK“ schließen Sie das Fenster und beenden die Aus­füh­rung des Makros. Speichern Sie an­schlie­ßend die Makro-Ar­beits­map­pe im VBA-Editor.

Hinweis: Al­ter­na­tiv können Sie auch eine Tas­ten­kom­bi­na­ti­on für die Aus­füh­rung des Makros festlegen („Ent­wick­ler­tools“ -> „Makros“ -> „Optionen“).

Bei den ersten vier Code­zei­len unter der Sub-Zeile, die jeweils mit einem Apostroph beginnen, handelt es sich um Kom­men­tar­zei­len. Diese haben keinerlei Einfluss auf die all­ge­mei­ne Funk­tio­na­li­tät des Makros und dienen in erster Linie der besseren Ver­ständ­lich­keit des Codes. Darüber hinaus kann man Code­zei­len mithilfe von Kom­men­ta­ren auch vor­über­ge­hend de­ak­ti­vie­ren. Für das Beispiel-Makro benötigen Sie die vier au­to­ma­tisch erzeugten Zeilen nicht, weshalb Sie diese be­den­ken­los löschen können.

Die nächste Zeile enthält die Select-Methode, das Auswählen von „Tabelle1“, das bei der manuellen Durch­füh­rung der Neu­be­nen­nung zunächst nötig war, bevor Sie dieser einen neuen Namen geben konnten. VBA-Skripte müssen Objekte jedoch nicht auswählen, um sie be­ar­bei­ten zu können, weshalb Sie auch diese Codezeile nicht für das Excel-Makro benötigen. Komplett über­ar­bei­tet sieht der Code fol­ge­rich­tig so aus:

VBA-Skripte er­mög­li­chen die Au­to­ma­ti­sie­rung ver­schie­dens­ter Excel-Aufgaben. Mithilfe der Auf­zeich­nungs­mög­lich­keit können Sie nicht nur auf einfache Weise versuchen, den eigenen Ar­beits­pro­zess zu ver­ein­fa­chen, sondern erwerben nebenbei auch Wissen über die leis­tungs­fä­hi­ge Pro­gram­mier­spra­che. Zögern Sie also nicht, das VBA-Tool zu nutzen, wenn Sie vermuten, dass ein Excel-Makro einen be­stimm­ten Ar­beits­schritt er­leich­tern kann.

Nachdem wir in den vor­an­ge­gan­ge­nen Absätzen die all­ge­mei­ne Vor­ge­hens­wei­se bei der Makro-Er­stel­lung vor­ge­stellt haben, sollen die folgenden zwei Beispiele Ihnen ganz konkret die Viel­sei­tig­keit der Be­fehls­au­to­ma­ti­sie­rung vor Augen führen.

Excel-Evergreen: Diagramm auf Basis eines Zell­be­reichs erstellen

Eine ver­brei­te­te Funktion von Excel-Tabellen ist die Vi­sua­li­sie­rung ein­ge­ge­be­ner Daten in Form eines Diagramms. Bei dieser oft mühsamen An­ge­le­gen­heit kann ein Makro wertvolle Hil­fe­stel­lung leisten. Erstellen Sie zu diesem Zweck zunächst ein Makro mit dem Namen „As­sor­ted­Tasks“ und de­kla­rie­ren die Variable für Ihr Dia­gramm­ob­jekt:

In der nächsten Zeile erstellen Sie dann ein Dia­gramm­ob­jekt, dem Sie diese mein­Dia­gramm-Variable zuweisen:

Im letzten Schritt füttern Sie das Dia­gramm­ob­jekt also mit Daten, die dann ent­spre­chend vi­sua­li­siert werden können. Dazu ist ei­ner­seits die Eingabe der Werte nötig, an­de­rer­seits eine weitere Anpassung des Excel-Makros, denn bisher fehlt diesem noch die In­for­ma­ti­on darüber, woher es die dar­zu­stel­len­den In­for­ma­tio­nen nehmen soll. Im Rahmen der Kon­struk­ti­on With … End With führen Sie aus diesem Grund nun die Set­Sour­ce­Da­ta-Methode ein und spe­zi­fi­zie­ren diese durch den Wert Selection, der bewirkt, dass beim Ausführen des Makros die Werte aller Zellen be­rück­sich­tigt werden, die markiert sind. Der Code des kom­plet­ten Makros sieht danach fol­gen­der­ma­ßen aus:

So erstellen Sie ein Dia­log­fens­ter für Nut­zer­ein­ga­ben

Mithilfe des Makro-Tools können Sie aber auch Ein­ga­be­mas­ken erstellen, über die der Nutzer mit Excel in­ter­agie­ren kann. Um z. B. ein In­ter­ak­ti­ons­fens­ter zu erstellen, dessen Ein­ga­be­wert au­to­ma­tisch in eine de­fi­nier­te Zelle ge­schrie­ben wird, beginnen Sie wie gewohnt mit dem Anlegen und Benennen des Makros. In unserem Beispiel geben wir der Be­fehls­samm­lung den Namen „Ein­ga­be­mas­ke“. An­schlie­ßend nennen Sie der Sub­rou­ti­ne den Zielort des später vom Nutzer ein­ge­ge­be­nen Wertes:

Das Makro sorgt also dafür, dass die Eingabe des Nutzers in die Zelle A1 der Tabelle1 über­tra­gen wird. Der Wert des Feldes (Value) muss diesem nun noch durch den zweiten Teil der Anweisung zugeteilt werden. Wir haben uns im Beispiel für das Kommando InputBox ent­schie­den, das dem MsgBox-Befehl, der im „Hallo“-Makro zum Einsatz kam, sehr ähnlich ist. Kom­bi­niert mit folgenden drei Ar­gu­men­ten, die im VBA-Code in An­füh­rungs­zei­chen stehen, entsteht ein zweck­mä­ßi­ges Ein­ga­be­fens­ter:

• Prompt: Mithilfe des ersten Arguments de­fi­nie­ren Sie den Text des Dia­log­fens­ters, der den Nutzer bei der Eingabe un­ter­stützt.

• Title: Das „Title“-Argument stellt die Über­schrift der Ein­ga­be­mas­ke dar.

• Default: Schließ­lich können Sie mit „Default“ auch eine Stan­dard­ein­ga­be vorgeben.

Ein möglicher Beispiel-Code des kom­plet­ten „Ein­ga­be­mas­ke“-Makros inklusive Box und Text sieht so aus:

Um nun ein Makro zu ex­por­tie­ren, öffnen Sie den Visual-Basic-Editor, klicken in der Me­nü­leis­te auf den Reiter „Datei“ und an­schlie­ßend auf „Datei ex­por­tie­ren“. Geben Sie Ihrer Makro-Sammlung einen aus­sa­ge­kräf­ti­gen Namen, wählen Sie das ge­wünsch­te Ver­zeich­nis aus und schließen Sie den Export mit „Speichern“ ab. Die ex­por­tier­te Datei ist nur wenige Bytes groß und lässt sich somit bequem via Mail oder über ein portables Spei­cher­me­di­um auf den ge­wünsch­ten Ziel­rech­ner trans­por­tie­ren. Um eine Makro-Datei zu im­por­tie­ren, gehen Sie zunächst gleich vor, wählen lo­gi­scher­wei­se aber „Datei im­por­tie­ren“ und geben an­schlie­ßend den Spei­cher­ort der Datei an.