Insbesondere im geschäftlichen Umfeld ist die Bearbeitung von Dateien durch andere Nutzer in vielen Fällen nicht erwünscht. Dadurch vermeiden Sie die Entstehung unterschiedlicher Dateiversionen, das Vornehmen unautorisierter Änderungen sowie die Weitergabe von fehlerhaften Informationen. Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Sie .odt zu .pdf umwandeln und Dateien anderen Nutzern erst nach der Konvertierung zur Verfügung stellen.
Zu den wichtigsten Vorteilen von PDF-Dateien zählt die einheitliche Lesbarkeit auf jedem Gerät und Betriebssystem. Einzige Voraussetzung ist die Installation des Adobe Acrobat Reader. Diese Software ist kostenlos und daher auf vielen Computern bereits vorinstalliert. Anders als ODT-Dateien stellt das PDF-Format die korrekte Darstellung von Inhalten sicher. Ein PDF-Dokument ist vergleichbar mit einem virtuellen Ausdruck.
PDF-Dateien benötigen nur wenig Speicherplatz. Zudem bietet das Dateiformat verschiedeneSicherheitseinstellungen. Bei Bedarf lässt sich beispielsweise das Ausdrucken einer Datei verhindern. Elektronische Signaturen bestätigen die Authentizität und Gültigkeit von Dokumenten. Ist die Bearbeitung bestimmter Bereiche erwünscht, ermöglichen spezielle Formularfelder eine von Ihnen eingeschränkte Änderung durch andere Nutzer. Das PDF-Format zeichnet sich dementsprechend durch eine vielseitige und zugleich mit allen Geräten kompatible Anwendung aus.