Managed File Transfer (MFT) ist eine Software-Lösung, die den internen und externen Da­ten­aus­tausch in Un­ter­neh­men er­leich­tert. Mit MFT können Trans­fer­pro­zes­se au­to­ma­ti­siert, kon­fi­gu­riert und verwaltet werden. Dabei wird ein hohes Maß an Trans­pa­renz und Si­cher­heits­stan­dards ge­währ­leis­tet. Erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile MFT hat und für welche Aufgaben es ein­ge­setzt wird.

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Wie funk­tio­niert MFT?

Managed File Transfer ist eine Tech­no­lo­gie, die als On-Premises-Anwendung oder als Cloud Service (SaaS) angeboten wird. Dadurch un­ter­schei­det es sich von reinen Netz­werk­pro­to­kol­len wie dem File Transfer Protocol (FTP) oder SSH Transfer Protocol (SFTP). Als Erstes werden die Dateien im MFT-System hoch­ge­la­den und ver­schlüs­selt. Dazu werden als Ver­bin­dun­gen sichere Pro­to­kol­le wie FTPS, SFTP oder HTTPS verwendet. Diese über­mit­teln die Daten an das Ziel­sys­tem oder an weitere An­wen­dun­gen. Alle Ak­ti­vi­tä­ten werden dabei pro­to­kol­liert, um si­cher­zu­stel­len, dass sie den Com­pli­ance-An­for­de­run­gen gerecht werden. Ebenso ver­ein­facht die Ar­chi­vie­rung eine spätere Nach­kon­trol­le.

Die nach­fol­gen­de Grafik ver­deut­licht, wie der Da­ten­aus­tausch mit MFT zwischen internen und externen Systemen funk­tio­niert:

Bild: Infografik Managed File Transfer (MFT)
Sche­ma­ti­sche Dar­stel­lung von Managed File Transfer (MFT)

Was sind die Vorteile von MFT?

Vorteil 1: Si­cher­heit

MFT-Lösungen umfassen in der Regel kryp­to­gra­fi­sche Verfahren wie End-to-End-Ver­schlüs­se­lung (E2EE) zum Schutz von Daten während des Transfers und im Ru­he­zu­stand. Damit ist MFT zu­ver­läs­si­ger und be­inhal­tet weniger Risiken als FTP. Hinzu kommen re­gel­mä­ßi­ge Si­cher­heits­kon­trol­len und Echt­zeit­über­wa­chung, die kost­spie­li­gen Da­ten­schutz­ver­let­zun­gen vorbeugen.

Vorteil 2: Effizienz

Daten werden sicher und effizient zwischen ver­schie­de­nen Systemen und Stand­or­ten aus­ge­tauscht. Auch größere Da­ten­men­gen sind un­pro­ble­ma­tisch. Zu­sätz­lich un­ter­stützt Managed File Transfer Er­wei­te­run­gen für eine Vielzahl von Platt­for­men, mobilen Geräten, Da­ten­ban­ken und An­wen­dun­gen wie ERP und CRM.

Vorteil 3: Com­pli­ance

Un­ter­neh­men können MFT kon­fi­gu­rie­ren, um strenge Si­cher­heits­stan­dards zu erfüllen. Dies be­inhal­tet ge­setz­li­che Re­ge­lun­gen wie die Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO), Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS), Basel II, Health Insurance Por­ta­bi­li­ty and Ac­coun­ta­bi­li­ty Act (HIPAA) sowie den Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Vorteil 4: Sicht­bar­keit

Aufgrund der hohen Trans­pa­renz durch die Pro­to­kol­lie­rung von Prozessen können Risiken besser ein­ge­schätzt werden. Fehler bei Da­ten­über­tra­gun­gen lassen sich somit schneller beheben oder ganz ver­hin­dern.

Was sind die Nachteile von MFT?

Nachteil 1: Kosten

MFT ist meist teurer, als einen FTP-Server ein­zu­rich­ten, da spe­zia­li­sier­te Hardware- und Software-Kom­po­nen­ten für die um­fang­rei­chen Funk­tio­na­li­tä­ten nötig sind.

Nachteil 2: Kom­ple­xi­tät

Als Software-Plattform ist MFT auf­wen­di­ger zu im­ple­men­tie­ren und erfordert ein gewisses tech­ni­sches Ver­ständ­nis. Mit­ar­bei­ten­de müssen erst in das System ein­ge­wie­sen werden.

Nachteil 3: Wartung

Lokale MFT-Systeme müssen re­gel­mä­ßig gewartet werden, damit sie sicher bleiben. Dies ist oftmals res­sour­cen­in­ten­siv und zeit­auf­wen­dig. Al­ler­dings gibt es Managed File Transfer auch als SaaS, wodurch die Ak­tua­li­sie­rung und Wartung au­to­ma­tisch durch den Anbieter über­nom­men wird.

Tipp

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Was sind typische Ein­satz­ge­bie­te von MFT?

Managed File Transfer eignet sich ins­be­son­de­re für Un­ter­neh­men, die große Mengen sensibler Daten verwalten und über­tra­gen müssen. In folgenden Bereichen kommt MFT häufig zum Einsatz:

  • Fi­nanz­dienst­leis­tun­gen: Mithilfe von MFT können ver­trau­li­che Fi­nanz­in­for­ma­tio­nen wie Kon­to­da­ten, Trans­ak­tio­nen oder Kre­dit­kar­ten­da­ten sicher über­mit­telt werden.
  • Ge­sund­heits­we­sen: Kran­ken­häu­ser oder Arzt­pra­xen können durch MFT elek­tro­ni­sche Pa­ti­en­ten­ak­ten, La­bor­er­geb­nis­se oder Rönt­gen­bil­der gemäß den Si­cher­heits­stan­dards verwalten und über­tra­gen.
  • Re­gie­rungs­be­hör­den: Re­gie­rungs­ein­rich­tun­gen pro­fi­tie­ren von Managed File Transfer bei der Über­mitt­lung geheimer und klas­si­fi­zier­ter In­for­ma­tio­nen wie Steuer- oder Zolldaten.
  • E-Commerce: Im Bereich E-Commerce fallen häufig hohe Da­ten­men­gen wie Be­stel­lun­gen, Rech­nun­gen und Trans­ak­ti­ons­da­ten an, die effizient mit MFT pro­to­kol­liert und zwischen Un­ter­neh­men und Kunden aus­ge­tauscht werden können.
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